FIȘĂ DE POST SEF OFICIU SPECIAL POSTA

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:SEF OFICIU SPECIAL POSTA

1.2. Cod C.O.R.:133042

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu șefii de departament, agenții de sortare, personalul tehnic, auditorii interni, economul, șeful de securitate, personalul administrativ și conducerea unității pentru optimizarea fluxurilor operaționale și asigurarea respectării procedurilor. Externe: Colaborează cu reprezentanți ai altor operatori poștali, furnizori de servicii logistice, autorități de reglementare, clienți importanți și parteneri contractuali pentru coordonarea transporturilor, rezolvarea problemelor și menținerea relațiilor comerciale.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Șeful oficiu special poștal are rolul de a asigura buna funcționare și eficiența activităților desfășurate în cadrul unității, conform reglementărilor interne și legislative. Responsabilitățile includ gestionarea personalului, optimizarea proceselor operaționale, asigurarea respectării indicatorilor de performanță, rezolvarea problemelor întâmpinate și reprezentarea oficiului special poștal în relația cu autoritățile și clienți. Scopul principal este de a oferi servicii poștale de calitate, în conformitate cu standardele stabilite și de a contribui la atingerea obiectivelor generale ale Companiei Poștale."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

1. Asigură conducerea, coordonează și controlează activitățile din cadrul oficiului special poștal, conform prevederilor legale și ale instrucțiunilor interne.
2. Organizează și optimizează fluxurile de lucru pentru procesarea eficientă a volumelor de corespondență, atât interne, cât și externe.
3. Gestionează personalul, inclusiv recrutare, evaluare, formare și motivare, conform politicilor de resurse umane.
4. Monitorizează indicatorii de performanță (KPI) specifici activității de sortare, livrare și distribuție, analizând deviațiile și implementând măsuri corective.
5. Asigură respectarea normelor de siguranță a muncii, prevenirea accidentelor și protecția mediului în cadrul unității.
6. Gestionează bugetul alocat oficiului special poștal, asigurând utilizarea eficientă a resurselor financiare și optimizarea costurilor operaționale.
7. Evaluează și propune îmbunătățiri ale proceselor operaționale, cu scopul de a crește productivitatea și de a reduce erorile.
8. Asigură respectarea procedurilor de securitate a informațiilor și a datelor confidențiale, conform politicilor interne.
9. Reprezintă oficiul special poștal în relația cu alte unități poștale, cu autoritățile publice și cu clienții, asigurând o comunicare eficientă și profesionistă.
10. Gestionează reclamațiile și solicitările clienților, asigurând o rezolvare promptă și eficientă.
11. Implementează și monitorizează planurile de acțiune pentru îmbunătățirea calității serviciilor poștale.
12. Asigură respectarea reglementărilor privind transportul și manipularea coletelor și a trimiterilor speciale.
13. Coordonează activitățile de inventariere și de control al stocurilor de materiale și echipamente.
14. Analizează tendințele pieței și propune strategii de dezvoltare a serviciilor poștale în zona de responsabilitate.
15. Raportează periodic conducerii Companiei Poștale cu privire la activitatea desfășurată și la indicatorii de performanță."

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

1. Studii medii complete, cu diplomă de bacalaureat.
2. Studii postliceale sau de specializare în domeniul poștal, logistică sau management (constituie un avantaj).
3. Certificat de absolvire a cursului de formare profesională în domeniul managementului operațiunilor poștale (recomandat).
4. Cunoștințe solide de operare a sistemelor informatice utilizate în activitatea poștală (ex: software de management al fluxurilor de corespondență, sisteme de urmărire a trimiterilor).
5. Certificare în domeniul securității informațiilor (ex: ISO 27001) - constituie un avantaj.
6. Cunoștințe de limba engleză – nivel minim conversațional (necesar pentru comunicare cu parteneri externi).
7. Atestat de securitate (în funcție de specificul activității).
8. Experiență profesională relevantă în domeniul poștal, logistică sau management (minim 3 ani, preferabil în poziții de conducere).
9. Cunoștințe aprofundate a legislației poștale și a reglementărilor interne specifice.
10. Certificat de absolvire a unui curs de management al proiectelor (constituie un avantaj).
11. Cursuri de formare în domeniul managementului resurselor umane (constituie un avantaj).
12. Abilități de conducere, organizare, planificare și coordonare a activităților.
13. Capacitate de analiză și luare a deciziilor în situații complexe.
14. Abilități de comunicare eficientă, atât verbală, cât și scrisă.

5.2. Experiență Profesională:

1. Experiență minimă de 3 ani în domeniul poștal, logistică sau management, cu focus pe activități operaționale.
2. Experiență în conducerea unei echipe de minim 10 angajați, demonstrând abilități de motivare, delegare și evaluare a performanței.
3. Experiență în optimizarea proceselor operaționale, identificând și implementând soluții pentru creșterea eficienței și reducerea costurilor.
4. Experiență în gestionarea bugetelor, monitorizarea cheltuielilor și respectarea planurilor financiare.
5. Experiență în utilizarea sistemelor informatice specifice activității poștale, inclusiv software de management al fluxurilor de corespondență și sisteme de urmărire a trimiterilor.
6. Experiență în implementarea și monitorizarea indicatorilor de performanță (KPI) pentru evaluarea eficienței operaționale.
7. Experiență în gestionarea situațiilor de urgență și a problemelor operaționale, asigurând continuitatea activității.
8. Experiență în relaționarea cu parteneri externi, furnizori și autorități publice.
9. Experiență în gestionarea stocurilor de materiale și echipamente, optimizând nivelul de inventar și reducând pierderile.
10. Experiență în implementarea măsurilor de securitate fizică și cibernetică, protejând activele companiei și asigurând confidențialitatea datelor.
11. Experiență în analiza datelor și elaborarea de rapoarte privind performanța operațională.
12. Experiență în gestionarea contractelor cu furnizorii de servicii de transport și depozitare.
13. Experiență în îmbunătățirea continuă a proceselor, utilizând metodologii Lean sau Six Sigma (constituie un avantaj).
14. Experiență în gestionarea reclamațiilor clienților și rezolvarea conflictelor (constituie un avantaj).
15. Experiență în conducerea de proiecte de îmbunătățire a infrastructurii și a echipamentelor (constituie un avantaj).

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

1. Operare fluentă a sistemelor de operare Windows și Linux (pentru administrare servere).
2. Cunoștințe avansate de utilizare a suitei Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
3. Experiență în utilizarea sistemelor informatice de management al corespondenței (SIMCO).
4. Cunoștințe solide de operare a sistemelor de urmărire a trimiterilor (tracking systems).
5. Experiență în utilizarea software-ului de gestiune a depozitului (WMS).
6. Cunoștințe de programare SQL (pentru interogarea bazelor de date).
7. Experiență în utilizarea sistemelor ERP (Enterprise Resource Planning).
8. Cunoștințe de administrare a serverelor de e-mail (ex: Microsoft Exchange, Postfix).
9. Experiență în utilizarea sistemelor de videoconferință (ex: Zoom, Microsoft Teams).
10. Cunoștințe de securitate cibernetică, inclusiv identificarea și prevenirea amenințărilor (firewall, antivirus).
11. Experiență în utilizarea sistemelor de raportare (ex: Power BI, Tableau).
12. Cunoștințe de administrare a rețelelor de calculatoare (LAN, WAN).
13. Experiență în utilizarea sistemelor de management al documentelor (DMS).
14. Cunoștințe de utilizare a echipamentelor de scanare și imprimare de volum.
15. Experiență în utilizarea sistemelor de management al identității și accesului (IAM).
16. Cunoștințe de utilizare a software-ului de gestionare a proiectelor (ex: Microsoft Project, Jira).
17. Experiență în utilizarea sistemelor de Business Intelligence (BI).
18. Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de analiză a datelor (Data Analytics).
19. Experiență în utilizarea platformelor de colaborare online (ex: SharePoint, Google Workspace).
20. Cunoștințe de utilizare a sistemelor de automatizare a proceselor robotizate (RPA) (constituie un avantaj).

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

1. Leadership și capacitate de a motiva o echipă.
2. Abilități excelente de comunicare, atât verbală, cât și scrisă.
3. Capacitate de a lua decizii, chiar și în situații de presiune.
4. Orientare către rezultate și eficiență.
5. Abilități de rezolvare a problemelor și gândire analitică.
6. Capacitate de a gestiona conflicte și de a găsi soluții constructive.
7. Abilități de negociere și influență.
8. Orientare către client și capacitate de a construi relații de încredere.
9. Adaptabilitate și flexibilitate în fața schimbărilor.
10. Capacitate de a lucra în echipă și de a colabora cu diverse departamente.
11. Abilități de planificare și organizare.
12. Atenție sporită la detalii și acuratețe.
13. Capacitate de a prioritiza sarcinile și de a respecta termenele limită.
14. Abilități de delegare și monitorizare a performanței echipei.
15. Gândire strategică și capacitate de a identifica oportunități de îmbunătățire.
16. Capacitate de a gestiona situații de criză și de a lua măsuri corective rapide.
17. Abilități de a asculta activ și de a înțelege perspectivele diferite.
18. Empatie și capacitate de a construi relații interpersonale pozitive.
19. Abilități de a oferi feedback constructiv și de a susține dezvoltarea profesională a angajaților.
20. Integritate și respectarea valorilor organizaționale.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Număr de expedieri procesate corect pe zi, Reducerea timpului de tranzit mediu, Gradul de satisfacție a clienților (scor NPS), Numărul de reclamații primite, Costul operațional pe expediere, Timpul mediu de răspuns la solicitări, Nivelul de eroare în procesarea expedierilor, Respectarea termenelor de livrare, Volumul de expedieri procesate fără intervenție manuală, Nivelul de utilizare a echipamentelor automatizate, Reducerea pierderilor de colete, Gradul de utilizare a sistemelor informatice, Eficiența utilizării resurselor umane, Numărul de audituri reușite, Nivelul de respectare a procedurilor interne, Gradul de implementare a îmbunătățirilor propuse, Reducerea timpului de procesare a documentelor, Nivelul de conformitate cu reglementările legale, Costul total al operațiunilor de sortare și distribuție.
6.2. Indicatori Calitativi: Respectarea procedurilor operaționale standard, Calitatea documentației și a rapoartelor, Gradul de conformitate cu normele de siguranță, Eficiența comunicării cu echipele operative, Nivelul de implicare în identificarea și rezolvarea problemelor, Calitatea relațiilor de colaborare cu alte departamente, Nivelul de respectare a termenelor de raportare, Capacitatea de a gestiona situații de urgență, Calitatea procesului de instruire a personalului, Nivelul de profesionalism în interacțiunile cu clienții, Capacitatea de a iniția și implementa îmbunătățiri, Nivelul de atenție la detalii în verificarea expedierilor, Capacitatea de a adapta procesele la cerințele specifice, Nivelul de respectare a politicilor de confidențialitate, Calitatea analizei datelor și a concluziilor, Nivelul de inițiativă în identificarea riscurilor, Capacitatea de a gestiona conflictele interne, Calitatea procesului de feedback către angajați, Nivelul de profesionalism în reprezentarea unității, Respectarea standardelor de curățenie și ordine.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă în identificarea ineficiențelor, Orientare către soluții, Abilitatea de a lua decizii în situații de incertitudine, Capacitatea de a gestiona situații de criză, Abilitatea de a motiva echipa, Capacitatea de a lucra sub presiune, Abilitatea de a delega sarcini, Capacitatea de a oferi feedback constructiv, Abilitatea de a asculta activ, Abilitatea de a construi relații profesionale, Flexibilitate în adaptarea la schimbări, Abilitatea de a prioritiza sarcini, Abilitatea de a rezolva probleme, Abilitatea de a lucra în echipă, Abilitatea de a comunica eficient, Abilitatea de a negocia, Abilitatea de a influența, Abilitatea de a gestiona conflicte, Abilitatea de a planifica și organiza, Abilitatea de a analiza date și de a trage concluzii.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Computer, Imprimantă, Scaner, Cititor de coduri de bare, Terminal de operare, Sistem de gestionare a expedierilor, Software de analiză a datelor, Aplicații de comunicare internă, Dispozitiv de stocare externă, Telefon, Echipamente de protecție personală (mănuși, vestă reflectorizantă), Instrumente de măsurare (riglă, cântar), Echipamente de ridicare și transport (manuală sau mecanică), Software de contabilitate, Aplicații de gestionare a resurselor umane, Sistem de control acces, Aplicații de monitorizare a performanței, Software de securitate cibernetică..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.