FIȘĂ DE POST SEF OFICIU ZONAL POSTA

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:SEF OFICIU ZONAL POSTA

1.2. Cod C.O.R.:133041

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu șefii de oficiu, agenții de sortare, personalul de livrare, economul, responsabilul cu securitatea, personalul administrativ, pentru optimizarea fluxurilor operaționale și asigurarea respectării procedurilor. Externe: Colaborează cu reprezentanții Poștei Române centrale, autoritățile locale, furnizorii de servicii, partenerii logistici și clienții instituționali, pentru coordonarea activităților și rezolvarea problemelor.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

„Șeful Oficiu Zonal Poște are responsabilitatea generală de a asigura buna funcționare și eficiența activităților din cadrul unității poștale aflate în subordine. Aceasta include gestionarea personalului, optimizarea proceselor de livrare și colectare a corespondenței, asigurarea respectării normelor de siguranță și a reglementărilor legale, precum și monitorizarea indicatorilor de performanță. De asemenea, șeful oficiului zonal poște are rolul de a reprezenta Poșta Română în relația cu autoritățile locale și cu clienții, promovând o imagine pozitivă a serviciilor oferite.”

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Planificarea, coordonarea și supervizarea activităților din cadrul Oficiului Zonal Poște, conform politicilor și procedurilor Companiei.
Gestionarea resurselor umane, inclusiv recrutare, evaluare, formare și motivare a personalului din subordine.
Asigurarea respectării indicatorilor de performanță (KPI) stabiliți pentru unitatea poștală, monitorizarea și raportarea rezultatelor.
Optimizarea fluxurilor de lucru și a proceselor operaționale pentru creșterea eficienței livrărilor și colectărilor.
Gestionarea bugetului alocat unității poștale, controlul cheltuielilor și identificarea oportunităților de reducere a costurilor.
Asigurarea respectării normelor de siguranță și securitate a informațiilor, prevenirea fraudelor și a pierderilor.
Implementarea și monitorizarea politicilor de calitate a serviciilor, gestionarea reclamațiilor clienților și propunerea de soluții.
Coordonarea activităților de inventariere și control a stocurilor de timbre, colete și alte materiale necesare desfășurării activității.
Reprezentarea Oficiului Zonal Poște în relația cu alte unități poștale, cu autoritățile locale și cu partenerii contractuali.
Asigurarea respectării reglementărilor legale și a instrucțiunilor interne privind activitatea poștală.
Monitorizarea și analiza pieței locale, identificarea oportunităților de creștere a volumului de corespondență și a veniturilor.
Elaborarea de rapoarte periodice privind activitatea unității poștale, cu evidențierea problemelor întâmpinate și a soluțiilor propuse.
Gestionarea relației cu furnizorii de servicii auxiliare (curierat, transport, securitate), negocierea contractelor și monitorizarea performanței.
Participarea la elaborarea planurilor de dezvoltare a unității poștale, identificarea investițiilor necesare și justificarea acestora.
Asigurarea respectării procedurilor de tranzitare a corespondenței și a coletelor, inclusiv a celor internaționale, conform convențiilor poștale.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii universitare de nivel licență, preferabil în domeniul economic, administrativ sau tehnic.
Experiență profesională relevantă de minimum 3 ani în domeniul serviciilor poștale, preferabil într-o poziție de conducere.
Cunoștințe solide privind reglementările și procedurile specifice activității poștale, inclusiv legislația privind serviciile universale.
Cunoștințe avansate de operare a sistemelor informatice utilizate în activitatea poștală (ex: sisteme de management al livrărilor, sisteme de facturare).
Abilități de management al resurselor umane, inclusiv planificare, organizare, delegare și motivare a personalului.
Cunoștințe de contabilitate și bugetare, precum și abilități de analiză financiară.
Cunoștințe de marketing și vânzări, pentru promovarea serviciilor poștale și creșterea volumului de corespondență.
Certificat de formare profesională în domeniul managementului calității (ex: ISO 9001) – reprezintă un avantaj.
Cunoașterea limbii engleze – nivel minim conversațional, pentru comunicare cu partenerii internaționali.
Atestat profesional în domeniul serviciilor poștale – reprezentă un avantaj competitiv.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență minimă de 5 ani în domeniul serviciilor poștale, dintr-o poziție cu responsabilități de conducere.
Experiență demonstrată în gestionarea unui volum semnificativ de personal, inclusiv recrutare, evaluare și dezvoltare.
Experiență în optimizarea proceselor operaționale și în implementarea de soluții pentru creșterea eficienței livrărilor și colectărilor.
Experiență în gestionarea bugetelor și în controlul costurilor, cu rezultate pozitive în reducerea cheltuielilor.
Experiență în implementarea și monitorizarea indicatorilor de performanță (KPI) și în raportarea rezultatelor către management.
Experiență în gestionarea relațiilor cu clienții și cu partenerii contractuali, inclusiv negocieri și rezolvarea conflictelor.
Experiență în utilizarea sistemelor informatice specifice activității poștale, inclusiv sisteme de management al livrărilor și sisteme de facturare.
Experiență în gestionarea inventarului și în controlul stocurilor de materiale necesare desfășurării activității poștale.
Experiență în analiza datelor statistice privind activitatea poștală și în identificarea tendințelor pieței.
Experiență în raportarea către autoritățile de control și în respectarea reglementărilor legale privind activitatea poștală.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Cunoștințe avansate de operare a sistemelor de management al livrărilor (ex: SAP, Oracle).
Abilități de utilizare a software-ului de facturare și contabilitate (ex: QuickBooks, Xero).
Cunoștințe solide de operare a sistemelor de gestionare a inventarului și a stocurilor.
Experiență în utilizarea aplicațiilor de analiză statistică a datelor poștale (ex: Excel, SPSS).
Cunoștințe de utilizare a platformelor de colaborare online (ex: Microsoft Teams, Slack).
Abilități de utilizare a sistemelor de raportare și de monitorizare a performanței (ex: Power BI, Tableau).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al documentelor electronice (DMS).
Experiență în utilizarea aplicațiilor de geolocalizare și de optimizare a rutelor de livrare (GIS).
Cunoștințe de operare a echipamentelor de automatizare a sortării poștale.
Abilități de utilizare a sistemelor de securitate a informațiilor și de prevenire a fraudei.
Cunoștințe de operare a echipamentelor de etichetare și de imprimare a documentelor.
Experiență în utilizarea aplicațiilor de videoconferință și de prezentare a informațiilor.
Cunoștințe de operare a sistemelor de control acces și de supraveghere video (CCTV).
Abilități de utilizare a instrumentelor de diagnosticare și de depanare a echipamentelor IT.
Cunoștințe de operare a sistemelor de backup și de recuperare a datelor.
Experiență în utilizarea platformelor de e-commerce și de marketing digital.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de gestionare a proiectelor (ex: Jira, Asana).
Abilități de utilizare a instrumentelor de analiză a traficului web și a rețelelor sociale.
Cunoștințe de operare a echipamentelor de comunicații (ex: telefonia IP, VoIP).
Experiență în utilizarea sistemelor de management al bazei de date (DBMS).

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Leadership și capacitate de a motiva echipe.
Abilități excelente de comunicare, atât verbală, cât și scrisă.
Capacitate de a lua decizii în situații de presiune și incertitudine.
Orientare către rezultate și focus pe atingerea obiectivelor stabilite.
Abilități de negociere și rezolvare a conflictelor.
Gândire strategică și capacitate de a anticipa tendințele pieței.
Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări.
Abilități de planificare și organizare a activităților.
Orientare către client și abilitatea de a construi relații de încredere.
Capacitate de a lucra în echipă și de a colabora cu diverse departamente.
Abilități de delegare și monitorizare a performanței.
Gândire analitică și abilitatea de a interpreta date și informații.
Inițiativă și proactivitate în identificarea și rezolvarea problemelor.
Gestionarea timpului și prioritizarea sarcinilor.
Etică profesională și respectarea normelor de conduită.
Capacitate de a gestiona situații de criză și de a lua măsuri corective.
Abilități de prezentare și de influențare a interlocutorilor.
Empatie și capacitate de a înțelege perspectivele altora.
Rezistență la stres și abilitatea de a menține calmul în situații dificile.
Abilități de ascultare activă și de feedback constructiv.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Volumul de livrări procesate zilnic, rata de livrare la timp, numărul de reclamații clienți, costul operațional pe livrare, gradul de utilizare a capacității de sortare, eficiența colectării, numărul de angajați sub conducere, rata de fluctuație a personalului, numărul de audituri interne și externe, gradul de respectare a reglementărilor legale, cifra de afaceri generată, profitabilitatea activității, rata de eroare în procesarea datelor, numărul de incidente de securitate, timpul mediu de răspuns la solicitări, gradul de satisfacție a angajaților, numărul de proiecte implementate, eficiența utilizării materialelor de consum, numărul de parteneriate dezvoltate.
6.2. Indicatori Calitativi: Respectarea procedurilor operaționale, acuratețea datelor introduse, gradul de conformitate cu reglementările de securitate, calitatea interacțiunilor cu clienții, eficiența comunicării interne, gradul de implicare în îmbunătățirea proceselor, capacitatea de a gestiona situații de criză, respectarea termenelor limită, calitatea rapoartelor întocmite, nivelul de profesionalism în relațiile cu partenerii, eficiența colaborării cu alte departamente, gradul de inițiativă în identificarea problemelor, capacitatea de a lua decizii corecte, calitatea feedback-ului oferit personalului, respectarea politicilor de confidențialitate, gradul de adaptabilitate la schimbări, calitatea documentației create, eficiența implementării soluțiilor, respectarea standardelor de calitate, gradul de inovare în abordare.
6.3. Indicatori Comportamentali: Orientare către client, rezolvarea problemelor, luarea deciziilor, leadership, comunicare, delegare, gestionarea timpului, organizare, flexibilitate, adaptabilitate, inițiativă, proactivitate, gândire strategică, lucrul în echipă, gestionarea conflictelor, rezistență la stres, etică profesională, capacitate de a motiva, gândire analitică, empatie, ascultare activă, gestionarea schimbărilor, colaborare, orientare către rezultate, gestionarea riscurilor, gândire critică, negociere, planificare, prioritizare, gestionarea performanței, conducere, influență, raportare, transparență, responsabilitate.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator, imprimantă, scaner, fax, telefon, terminal de plată, cititor de coduri de bare, sistem de management al tranzacțiilor, software de optimizare a rutelor de livrare, software de gestionare a personalului, sistem de monitorizare a performanței, stație de lucru, echipamente de protecție personală, sistem de stocare electronică, mijloace de transport (autoturism/autoutilitară), echipamente de comunicare radio, aplicații mobile de raportare, sistem de securitate a informațiilor, sistem de control acces, echipamente de manipulare a corespondenței..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.