FIȘĂ DE POST SEF SERVICIU EXPLOATARE POSTALA

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:SEF SERVICIU EXPLOATARE POSTALA

1.2. Cod C.O.R.:133031

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu șefii de departamente, personalul de sortare, agenții de livrare, personalul administrativ, auditorii interni, specialiștii IT, personalul de securitate, personalul responsabil de achiziții, șefii de serviciu, agenții de vânzări, personalul de relații cu clienții. Externe: Colaborează cu autoritățile locale, furnizorii de servicii de curierat, companiile de asigurări, clienții instituționali, autoritățile de reglementare, furnizorii de echipamente, companiile de consultanță, partenerii de distribuție, companiile de tehnologie, organizațiile profesionale, instituțiile financiare.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

„Șeful Serviciului Exploatare Poștală coordonează și supervizează activitățile de sortare, distribuție și manipulare a corespondenței și a coletelor, asigurând respectarea standardelor de calitate și a termenelor de livrare. Responsabilitățile includ gestionarea personalului, optimizarea fluxurilor de lucru, monitorizarea indicatorilor de performanță și rezolvarea problemelor operative. De asemenea, asigură respectarea normelor de siguranță și securitate a informațiilor, contribuind la buna funcționare a serviciilor poștale și la satisfacerea cerințelor clienților.”

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Planificarea activităților de sortare și distribuție a trimiterilor, optimizând fluxurile de lucru și asigurând respectarea indicatorilor de performanță.
Supervizarea personalului din cadrul serviciului, inclusiv stabilirea obiectivelor, evaluarea performanței și gestionarea conflictelor.
Monitorizarea indicatorilor cheie de performanță (KPI), precum timpul de tranzit, rata de livrare corectă și costul pe trimitere.
Implementarea și menținerea sistemelor de sortare automatizate, asigurând funcționarea eficientă și minimizarea erorilor.
Gestionarea resurselor materiale și umane, optimizând utilizarea acestora pentru a răspunde cerințelor operaționale.
Analiza datelor privind volumul de trimiteri și adaptarea resurselor în funcție de fluctuații sezoniere sau evenimente speciale.
Coordonarea cu alte servicii din cadrul unității poștale (ex: vânzări, finanțe) pentru a asigura o colaborare eficientă.
Implementarea și respectarea procedurilor de securitate a informațiilor și a bunurilor materiale.
Gestionarea reclamațiilor clienților și rezolvarea problemelor legate de livrarea trimiterilor.
Realizarea de rapoarte privind activitatea serviciului și prezentarea acestora conducerii.
Participarea la elaborarea și implementarea politicilor și procedurilor operaționale.
Asigurarea respectării legislației în vigoare privind serviciile poștale.
Gestionarea contractelor cu furnizorii de servicii auxiliare (ex: transport, curățenie).
Participarea la procesul de bugetare și control al costurilor.
Dezvoltarea și implementarea de soluții inovatoare pentru îmbunătățirea eficienței operaționale.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii superioare, preferabil în domeniul economic, inginerie industrială, transporturi sau management.
Certificat de absolvire a unui curs de management al operațiunilor sau de formare profesională în domeniul poștal (avantaj).
Experiență profesională relevantă de minimum 5 ani în domeniul serviciilor poștale, din care cel puțin 2 ani într-o poziție de conducere.
Cunoștințe solide de operare a sistemelor informatice utilizate în domeniul poștal (ex: sisteme de gestionare a trimiterilor, sisteme de optimizare a rutelor).
Cunoștințe aprofundate privind legislația specifică domeniului serviciilor poștale și a transporturilor.
Abilități de planificare, organizare, coordonare și control a activităților.
Abilități de comunicare, negociere și relaționare interpersonale.
Cunoștințe de limbi străine (engleză – avantaj).
Certificare în domeniul managementului calității (ex: ISO 9001 – avantaj).
Cunoștințe de contabilitate și analiză financiară (avantaj).
Abilități de analiză a datelor și de elaborare de rapoarte.
Certificat de absolvire a unui curs de securitate și sănătate în muncă (avantaj).
Cunoștințe de securitate a informațiilor (avantaj).
Atestat de formare profesională în domeniul securității și protecției împotriva incendiilor (avantaj).
Permis de conducere categoria B (avantaj).

5.2. Experiență Profesională:

Experiență de minimum 5 ani în domeniul serviciilor poștale, cu accent pe operațiuni de exploatare.
Experiență demonstrată în gestionarea echipelor de lucru, inclusiv recrutare, formare, evaluare și motivare.
Experiență în optimizarea fluxurilor de lucru și a proceselor operaționale, utilizând metodologii Lean sau Six Sigma (avantaj).
Experiență în implementarea și utilizarea sistemelor informatice de gestionare a trimiterilor și a datelor operaționale.
Experiență în negocierea și gestionarea contractelor cu furnizorii de servicii auxiliare (ex: transport, curățenie, întreținere).
Experiență în monitorizarea indicatorilor de performanță (KPI) și în identificarea oportunităților de îmbunătățire.
Experiență în gestionarea reclamațiilor clienților și în rezolvarea problemelor legate de livrarea trimiterilor.
Experiență în elaborarea de rapoarte privind activitatea serviciului și în prezentarea acestora conducerii.
Experiență în gestionarea bugetului serviciului și în controlul costurilor.
Experiență în implementarea și respectarea procedurilor de securitate a informațiilor și a bunurilor materiale.
Experiență în gestionarea riscurilor operaționale și în implementarea măsurilor de prevenire.
Experiență în coordonarea activităților de audit intern și extern.
Experiență în lucrul cu autorități de reglementare (ex: ANRC – Autoritatea Națională pentru Reglementare în Comunicacții).
Experiență în gestionarea proiectelor de îmbunătățire a eficienței operaționale.
Experiență în implementarea de soluții tehnologice inovatoare pentru optimizarea proceselor de exploatare.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare avansată a pachetelor Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Cunoașterea și operarea sistemelor informatice de gestionare a fluxurilor poștale (ex: TMS – Transport Management System).
Utilizarea eficientă a sistemelor de urmărire a trimiterilor (tracking systems).
Cunoștințe de utilizare a echipamentelor de sortare automată (ex: sortatoare liniare, sortatoare rotative).
Utilizarea sistemelor de raportare și analiză a datelor operaționale (ex: Business Intelligence tools).
Cunoștințe de operare a sistemelor de gestionare a stocurilor de materiale consumabile (ex: etichete, ambalaje).
Utilizarea sistemelor de optimizare a rutelor de transport (routing optimization software).
Cunoștințe de utilizare a echipamentelor de cântărire și măsurare a trimiterilor.
Operarea sistemelor de gestionare a documentelor electronice (DMS – Document Management System).
Utilizarea eficientă a platformelor de colaborare online (ex: Microsoft Teams, Slack).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de securitate a informațiilor (ex: firewall, antivirus).
Operarea sistemelor de control acces (ex: carduri, coduri).
Utilizarea sistemelor de gestionare a alarmelor și a evenimentelor neprevăzute.
Cunoștințe de utilizare a echipamentelor de supraveghere video (CCTV).
Operarea sistemelor de management al energiei (EMS – Energy Management System).
Utilizarea eficientă a aplicațiilor mobile pentru raportare și comunicare.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de gestionare a cererilor de service (ticketing systems).
Operarea sistemelor de telemetrie pentru monitorizarea performanței echipamentelor.
Utilizarea platformelor de e-commerce pentru gestionarea comenzilor online (avantaj).
Cunoștințe de programare (ex: SQL, Python) pentru automatizarea proceselor (avantaj).

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Leadership și capacitate de a motiva echipe.
Abilități excelente de comunicare verbală și scrisă.
Capacitate de a lua decizii în situații de presiune.
Orientare către rezultate și performanță.
Gândire analitică și capacitate de a rezolva probleme complexe.
Abilități de planificare și organizare a activităților.
Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări.
Capacitate de a lucra în echipă și de a colabora cu diverse departamente.
Abilități de negociere și de a gestiona conflicte.
Orientare către client și capacitate de a oferi servicii de calitate.
Gestionarea timpului și prioritizarea sarcinilor.
Spirit de inițiativă și proactivitate.
Capacitate de a delega sarcini și de a monitoriza progresul.
Abilități de prezentare și de a influența.
Gestionarea stresului și reziliență.
Capacitate de a învăța rapid și de a se adapta la noile tehnologii.
Abilități de a construi și menține relații profesionale.
Gândire strategică și capacitate de a anticipa tendințele pieței.
Responsabilitate și etică profesională.
Abilități de a oferi feedback constructiv.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Timpul mediu de procesare a unei expediții, Volumul de expediții procesate pe zi, Nivelul de acuratețe în sortare, Costul operațional per expediție, Numărul de reclamații clienți legate de întârzieri sau deteriorări, Rata de utilizare a capacității echipamentelor de sortare, Gradul de respectare a termenelor limită pentru livrare, Nivelul de satisfacție al angajaților, Rata de eroare în procesarea datelor, Costul total al materialelor de ambalare, Timpul mediu de răspuns la incidente, Nivelul de respectare a standardelor de siguranță, Rata de utilizare a sistemelor de management al performanței, Gradul de implementare a îmbunătățirilor proceselor, Costul de întreținere a echipamentelor, Nivelul de respectare a bugetului alocat, Rata de rotație a personalului, Nivelul de conformitate cu reglementările legale, Gradul de automatizare a proceselor, Rata de recuperare a expeditiilor pierdute.
6.2. Indicatori Calitativi: Respectarea procedurilor operaționale, Nivelul de profesionalism în interacțiunea cu clienții, Calitatea raportării incidentelor, Eficiența comunicării cu departamentele conexe, Gradul de implicare în îmbunătățirea proceselor, Nivelul de conformitate cu politicile interne, Capacitatea de a gestiona situații de criză, Calitatea documentației proceselor, Nivelul de respect pentru standardele de siguranță, Eficiența colaborării cu furnizorii, Calitatea instruirii personalului, Nivelul de inovare în soluționarea problemelor, Respectarea termenelor de raportare, Gradul de transparență în comunicare, Calitatea auditurilor interne, Nivelul de atenție la detalii, Capacitatea de a motiva echipa, Respectarea confidențialității informațiilor, Nivelul de adaptabilitate la schimbări, Calitatea relațiilor cu autoritățile locale. {$rezultat_calit['response']}
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă în identificarea și implementarea de soluții, Abilitatea de a lua decizii în situații de incertitudine, Capacitatea de a delega responsabilități și de a monitoriza progresul, Abilitatea de a gestiona conflicte și de a promova colaborarea, Orientare către rezultate și performanță, Abilitatea de a motiva și inspira echipa, Capacitatea de a comunica eficient și concis, Abilitatea de a lucra sub presiune și de a respecta termenele limită, Capacitatea de a anticipa și gestiona riscurile, Abilitatea de a oferi feedback constructiv și de a stimula dezvoltarea personală, Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări, Capacitatea de a gândi strategic și de a identifica oportunități, Abilitatea de a construi și menține relații profesionale, Orientare către client și capacitate de a oferi servicii de calitate, Responsabilitate și etică profesională, Abilitatea de a gestiona situații de criză, Capacitatea de a învăța rapid și de a se adapta la noile tehnologii, Abilitatea de a lua decizii etice și responsabile, Capacitatea de a demonstra leadership și influență. {$rezultat_comport['response']}

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator, Imprimantă, Scaner, Terminal de operare, Cititor de coduri de bare, Echipament de sortare automată, Sistem de management al performanței, Software de monitorizare a fluxurilor de date, Aplicații de comunicare internă, Telefon, Sistem de supraveghere video, Echipamente de protecție personală (mănuși, încălțăminte de siguranță), Software de analiză a datelor, Sistem de control acces, Dispozitive de stocare a datelor, Software de planificare a resurselor, Sistem de management al documentelor, Aplicații de optimizare a rutelor de livrare..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.