FIȘĂ DE POST SEF FORMATIE COMUNICATII
Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]
SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI
1.1. Denumirea postului:SEF FORMATIE COMUNICATII
1.2. Cod C.O.R.:133023
1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]
1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare
1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]
SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE
2.1. Relații ierarhice (de subordonare):
Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]
2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):
Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]
2.3. Relații funcționale (de colaborare):
Interne: Colaborează cu Directorul General, Directorul de Marketing, echipele de PR, departamentul juridic, departamentul de resurse umane, departamentele operaționale, pentru asigurarea coerenței mesajelor și a alinierii strategiei de comunicare cu obiectivele organizaționale. Externe: Colaborează cu agenții de PR și de comunicare, influenceri, jurnaliști, parteneri media, furnizori de servicii de comunicare, pentru gestionarea relațiilor cu presa și promovarea imaginii companiei.
SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI
"Șeful Formatiei de Comunicații are responsabilitatea generală de a coordona și implementa strategia de comunicare a instituției, asigurând fluxul coerent și eficient al informațiilor către publicul țintă. Această poziție implică gestionarea echipei de comunicare, elaborarea de comunicate de presă, organizarea de evenimente media, monitorizarea percepției publice și gestionarea crizelor de imagine. De asemenea, șeful formatiei contribuie la consolidarea reputației instituției și la promovarea obiectivelor sale, respectând întotdeauna principiile etice și legale."
SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE
Planificarea strategică a activităților de comunicare, în concordanță cu obiectivele organizaționale.
Elaborarea și implementarea planurilor de comunicare internă și externă, utilizând diverse canale media.
Gestionarea echipei de specialiști în comunicare, inclusiv stabilirea obiectivelor, evaluarea performanței și dezvoltarea profesională.
Coordonarea creării de conținut comunicativ (texte, imagini, video) pentru diverse platforme (site web, rețele sociale, comunicate de presă).
Supervizarea relațiilor cu mass-media, inclusiv gestionarea interviurilor, conferințelor de presă și a răspunsurilor la solicitările jurnalistice.
Monitorizarea constantă a fluxului informațional și a percepției publice despre organizație, identificând oportunități și amenințări.
Gestionarea situațiilor de criză de imagine, elaborând strategii de comunicare adecvate și asigurând răspunsuri rapide și transparente.
Dezvoltarea și menținerea identității vizuale și a tonului comunicativ al organizației, asigurând coerență și profesionalism.
Analiza indicatorilor de performanță a activităților de comunicare (KPIs), raportând rezultatele și propunând îmbunătățiri.
Gestionarea bugetului alocat activităților de comunicare, optimizând resursele și respectând reglementările financiare.
Asigurarea respectării legislației în vigoare privind publicitatea, drepturile de autor și protecția datelor cu caracter personal.
Colaborarea cu alte departamente din organizație pentru a asigura o comunicare internă eficientă și o imagine unitară.
Reprezentarea organizației în relația cu partenerii externi, participând la evenimente și conferințe.
Implementarea de sisteme de monitorizare a notorietății online și offline a organizației.
Evaluarea eficienței campaniilor de comunicare și ajustarea strategiilor în funcție de rezultate.
SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI
5.1. Studii și Calificări:
Studii universitare de nivel licență, preferabil în domeniul Comunicare și Relații Publice, Jurnalism, Marketing sau științe sociale conexe.
Avantaj constituie studii postuniversitare (masterat) în domenii similare, cu specializare în managementul comunicării sau managementul de proiect.
Certificări profesionale în domeniul comunicării, relațiilor publice, marketing digital sau managementului de proiect constituie un avantaj competitiv.
Experiență profesională relevantă de minimum 5 ani în domeniul comunicării, relațiilor publice sau marketing, din care minimum 2 ani în roluri de conducere.
Cunoștințe aprofundate privind principiile și tehnicile de comunicare strategică, managementul crizelor de imagine și relații cu mass-media.
Cunoștințe avansate de operare a pachetelor Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) și a platformelor de social media.
Cunoștințe de limbi străine (engleza fluent) reprezintă un avantaj.
Abilități excelente de leadership, managementul echipei și luarea deciziilor.
Abilități de comunicare scrisă și orală deosebite, adaptate diferitelor audiențe.
Capacitate de a analiza informații complexe și de a sintetiza concluzii clare și concise.
Orientare către rezultate, proactivitate și inițiativă.
Abilități de negociere și persuasiune.
Cunoștințe despre legislația privind mass-media, publicitatea și protecția datelor cu caracter personal.
5.2. Experiență Profesională:
Experiență de minimum 5 ani în managementul comunicării, cu accent pe elaborarea și implementarea strategiilor de comunicare.
Experiență demonstrată în gestionarea echipelor de specialiști în comunicare, inclusiv stabilirea obiectivelor, evaluarea performanței și dezvoltarea profesională.
Experiență în gestionarea relațiilor cu mass-media, inclusiv negocierea interviurilor, organizarea conferințelor de presă și gestionarea răspunsurilor la solicitările jurnalistice.
Experiență în gestionarea situațiilor de criză de imagine, elaborând strategii de comunicare adecvate și asigurând răspunsuri rapide și transparente.
Experiență în crearea și implementarea campaniilor de comunicare, atât online cât și offline, cu rezultate măsurabile.
Experiență în utilizarea instrumentelor de analiză a datelor pentru a evalua eficacitatea comunicării și a optimiza strategiile.
Experiență în gestionarea bugetelor de comunicare și în alocarea eficientă a resurselor.
Experiență în colaborarea cu alte departamente din organizație pentru a asigura o comunicare internă coerentă și o imagine unitară.
Experiență în reprezentarea organizației în relația cu partenerii externi și în participarea la evenimente de profil.
Experiență în utilizarea platformelor de social media pentru a construi și a gestiona reputația online a organizației.
Experiență în monitorizarea fluxului informațional și a percepției publice despre organizație, identificând oportunități și amenințări.
Experiență în redactarea de comunicate de presă, discursuri și alte materiale de comunicare.
Experiență în utilizarea instrumentelor de gestionare a proiectelor pentru a organiza și a urmări activitățile de comunicare.
Experiență în utilizarea instrumentelor de analiză a sentimentelor pentru a măsura percepția publicului asupra organizației.
5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):
Cunoștințe avansate de operare a pachetelor Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Stăpânirea platformelor de social media (Facebook, Instagram, LinkedIn, Twitter, YouTube) și a instrumentelor de management al acestora (Hootsuite, Buffer).
Cunoștințe solide de SEO/SEM și de optimizare a conținutului pentru motoarele de căutare.
Experiență în utilizarea instrumentelor de analiză web (Google Analytics, Adobe Analytics) și de raportare a datelor.
Cunoștințe despre CMS (Content Management Systems) precum WordPress, Drupal sau Joomla.
Abilitatea de a utiliza software de editare foto și video (Adobe Photoshop, Adobe Premiere Pro, Final Cut Pro).
Cunoștințe despre instrumente de monitorizare a presei și a social media (Mention, Brandwatch, Meltwater).
Experiență în utilizarea platformelor de email marketing (Mailchimp, Constant Contact).
Abilitatea de a utiliza instrumente de creare a prezentărilor interactive (Prezi, Canva).
Cunoștințe despre instrumente de colaborare online (Google Workspace, Microsoft Teams, Slack).
Experiență în utilizarea software-ului de gestionare a proiectelor (Asana, Trello, Jira).
Cunoștințe despre instrumente de analiză a sentimentelor și de monitorizare a reputației online.
Experiență în utilizarea software-ului de editare a textului (Microsoft Word, Google Docs).
Cunoștințe despre tehnici de redactare SEO-friendly și copywriting.
Abilitatea de a utiliza instrumente de creare a graficelor și a infograficelor (Adobe Illustrator, Canva).
Cunoștințe despre standardele de accesibilitate web (WCAG).
Experiență în utilizarea instrumentelor de videoconferință (Zoom, Microsoft Teams, Google Meet).
Cunoștințe despre instrumente de automatizare a marketingului (HubSpot, Marketo).
Abilitatea de a utiliza software de creare a animațiilor și a conținutului interactiv.
Cunoștințe despre tehnici de securitate cibernetică și de protecție a datelor.
5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):
Leadership și capacitate de a motiva și de a coordona o echipă de specialiști.
Comunicare excelentă, atât verbală, cât și scrisă, în limba română și, eventual, într-o limbă străină.
Abilitatea de a construi și menține relații profesionale solide cu diverse părți interesate.
Gândire strategică și capacitate de a dezvolta planuri de comunicare pe termen lung.
Capacitate de a lua decizii rapide și eficiente, chiar și în situații de criză.
Abilitatea de a gestiona situații de conflict și de a găsi soluții constructive.
Orientare către rezultate și capacitate de a atinge obiectivele stabilite.
Creativitate și abilitatea de a genera idei inovatoare.
Adaptabilitate și flexibilitate în fața schimbărilor.
Gestionarea eficientă a timpului și a priorităților.
Abilitatea de a lucra atât independent, cât și în echipă.
Empatie și capacitate de a înțelege perspectivele altora.
Negociere și persuasiune.
Abilitatea de a prezenta informații complexe într-un mod clar și concis.
Gestionarea stresului și reziliență.
Capacitate de a învăța rapid și de a se adapta la noile tehnologii și tendințe.
Abilitatea de a oferi feedback constructiv și de a primi feedback.
Spirit de inițiativă și proactivitate.
Etică profesională și respectarea confidențialității.
Abilitatea de a influența și de a convinge.
SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI
Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.
6.1. Indicatori Cantitativi: Număr de comunicate de presă publicate, Volum de engagement pe platformele sociale, Trafic generat de campaniile de comunicare, Acoperire media (număr de apariții în presă), Grad de satisfacție al părților interesate, Număr de evenimente organizate, Costul campaniilor de comunicare, ROI (Return on Investment) al campaniilor, Număr de vizitatori pe site-ul companiei, Creșterea notorietății brandului (măsurată prin sondaje), Număr de abonați la newsletter, Număr de lead-uri generate prin comunicare, Grad de implicare a angajaților în inițiativele de comunicare internă, Număr de interviuri acordate, Număr de articole publicate pe blogul companiei, Creșterea traficului organic către site, Număr de download-uri de materiale promoționale, Număr de participanți la evenimente online, Număr de mențiuni pozitive în social media.6.2. Indicatori Calitativi: Calitatea comunicatelor de presă, Coerența mesajelor pe toate canalele, Impactul emoțional al campaniilor, Acuratețea informațiilor transmise, Creativitatea campaniilor, Profesionalismul relațiilor cu mass-media, Claritatea și concizia mesajelor, Relevanța conținutului pentru publicul țintă, Adaptabilitatea comunicării la schimbările contextului, Eficiența gestionării crizelor de comunicare, Respectarea identității vizuale și a tonului de voce al brandului, Impactul asupra percepției brandului, Calitatea relațiilor cu influencerii, Nivelul de implicare al publicului, Coerența strategiei de comunicare cu obiectivele organizaționale, Profesionalismul echipei de comunicare, Calitatea materialelor promoționale, Impactul asupra imaginii companiei.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă în identificarea oportunităților de comunicare, Capacitatea de a lucra sub presiune și în situații de criză, Abilitatea de a delega eficient sarcini, Capacitatea de a motiva și inspira echipa, Abilitatea de a construi și menține relații de colaborare cu alte departamente, Abilitatea de a gestiona conflicte și de a găsi soluții constructive, Abilitatea de a lua decizii rapide și eficiente, Abilitatea de a prioritiza sarcini și de a respecta termene limită, Abilitatea de a se adapta la schimbări și de a învăța rapid, Abilitatea de a oferi feedback constructiv și de a primi feedback, Abilitatea de a lucra independent și în echipă, Abilitatea de a comunica clar și concis, Abilitatea de a prezenta informații complexe într-un mod accesibil, Abilitatea de a analiza date și de a trage concluzii, Abilitatea de a identifica și a rezolva probleme, Abilitatea de a gestiona bugetul alocat comunicării, Abilitatea de a negocia contracte cu furnizori de servicii de comunicare, Abilitatea de a monitoriza și evalua eficiența campaniilor de comunicare, Abilitatea de a anticipa tendințele din domeniul comunicării, Abilitatea de a construi o imagine pozitivă a companiei.
SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI
7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.
7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].
7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.
7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA
7.5. Echipamente din dotare:
Calculator, Software de procesare a textului (Microsoft Word sau echivalent), Software de prezentare (Microsoft PowerPoint sau echivalent), Software de editare imagini (Adobe Photoshop sau echivalent), Software de editare video (Adobe Premiere Pro sau echivalent), Software de gestionare a proiectelor (Microsoft Project sau echivalent), Software de analiză a datelor (Google Analytics sau echivalent), Aplicații de comunicare instantanee (Slack, Microsoft Teams sau echivalent), Aplicații de videoconferință (Zoom, Google Meet sau echivalent), Telefon mobil, Cameră foto/video, Microfon, Echipamente de înregistrare audio, Monitoare multiple, Software de gestionare a relațiilor cu presa (Cision, Meltwater sau echivalent), Platforme de social media (Facebook, Instagram, LinkedIn, Twitter, etc.)..
SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI
8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)
Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:
- Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
- Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
- Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
- Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
- Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
- Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
- Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
- Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
- Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
- Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
- Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
- Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
8.2. Situații de Urgență (SU)
Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.
- Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
- Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
- Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
- Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
- Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
- Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
- Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
- Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
- Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
- Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
- Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.
8.3. Protecția Mediului
Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:
- Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
- Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
- Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
- Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
- Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.
8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)
Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.
SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII
Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:
- Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
- Tichete de masă.
- Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
- Asigurare de viață/accidente.
- [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
- Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
- Decontarea transportului (dacă este cazul).
SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE
Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.