FIȘĂ DE POST SEF BIROU EXPLOATARE POSTALA

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:SEF BIROU EXPLOATARE POSTALA

1.2. Cod C.O.R.:133011

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu șefii ierarhici superiori, personalul de sortare, agenții de transport, personalul contabil, șefii de depozit, personalul de securitate, tehnicienii de întreținere, personalul de resurse umane. Externe: Colaborează cu parteneri logistici, furnizori de servicii IT, autorități de reglementare, clienți importanți, alte oficii poștale, reprezentanți ai primăriei, companii de asigurări.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

„Șeful Biroului Exploatare Poștală coordonează și supervizează activitățile de operare, manipulare, sortare și distribuire a corespondenței și a coletelor, asigurând respectarea reglementărilor interne și a celor legale. Responsabilitatea include gestionarea personalului, optimizarea fluxurilor de lucru, monitorizarea indicatorilor de performanță și rezolvarea problemelor operative. Scopul principal este de a asigura o exploatare poștală eficientă, sigură și în conformitate cu standardele de calitate, contribuind la satisfacerea nevoilor clienților și la buna funcționare a serviciilor poștale.”

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Planificarea și coordonarea activităților de sortare, expediere și livrare a trimiterilor poștale.
Supervizarea personalului din biroul de exploatare, inclusiv șef de echipă, operatori de sortare și agenți de livrare.
Gestionarea fluxului de informații și documente referitoare la operațiunile de exploatare poștală.
Optimizarea proceselor de sortare, manipulare și distribuție a corespondenței și a coletelor, utilizând sisteme informatice și echipamente specializate.
Monitorizarea indicatorilor de performanță (KPI) ai biroului de exploatare, cum ar fi timpul de sortare, rata de livrare la timp și numărul de reclamații ale clienților.
Analiza datelor statistice privind volumul de trimiteri și identificarea tendințelor pentru a ajusta resursele și planurile de lucru.
Implementarea și respectarea procedurilor interne și a reglementărilor legale privind serviciile poștale.
Gestionarea stocurilor de materiale consumabile (etichete, ambalaje, formulare) și solicitarea de achiziții.
Asigurarea securității trimiterilor și prevenirea pierderilor sau deteriorărilor.
Raportarea către superiorul direct cu privire la activitatea biroului și la eventualele probleme întâmpinate.
Gestionarea reclamațiilor și a solicitărilor clienților, asigurând o rezolvare promptă și eficientă.
Participarea la elaborarea și implementarea politicilor și procedurilor de îmbunătățire a calității serviciilor poștale.
Coordonarea activităților de inventariere a trimiterilor și a materialelor.
Gestionarea relațiilor cu partenerii externi (curieri, transportatori).
Asigurarea respectării normelor de protecție a muncii și de prevenire a incendiilor în biroul de exploatare.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii medii complete, preferabil studii postliceale în domeniul economic, tehnic sau în managementul operațiunilor.
Certificat de absolvire a cursului de formare profesională în domeniul serviciilor poștale, constituie un avantaj.
Experiență profesională de minimum 3 ani în domeniul serviciilor poștale, din care cel puțin 1 an în funcții de conducere sau supervizare.
Cunoștințe aprofundate a reglementărilor și procedurilor interne specifice serviciilor poștale.
Cunoștințe solide de operare a sistemelor informatice utilizate în activitatea de exploatare poștală (ex: sisteme de gestionare a fluxurilor de trimiteri, sisteme de urmărire a coletelor).
Abilități de planificare, organizare și coordonare a activităților.
Capacitate de a lua decizii și de a rezolva probleme în mod eficient.
Abilități de comunicare și relaționare interpersonale.
Cunoștințe de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
Certificat de absolvire a unui curs de management al calității, constituie un avantaj.
Cunoașterea unei limbi străine (engleză, preferabil), constituie un avantaj.
Certificat de securitate și sănătate în muncă, valabil.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență de minimum 3 ani în domeniul serviciilor poștale, cu focus pe activități de operare și manipulare a trimiterilor.
Experiență în supervizarea și coordonarea echipelor de lucru implicate în sortarea, expedierea și livrarea trimiterilor.
Experiență în gestionarea fluxului de informații și documente referitoare la operațiunile de exploatare poștală, inclusiv utilizarea sistemelor informatice specifice.
Experiență în optimizarea proceselor de sortare, manipulare și distribuție a corespondenței și a coletelor, cu scopul de a crește eficiența și de a reduce costurile.
Experiență în monitorizarea indicatorilor de performanță (KPI) ai biroului de exploatare și în identificarea oportunităților de îmbunătățire.
Experiență în gestionarea reclamațiilor și a solicitărilor clienților, asigurând o rezolvare promptă și eficientă.
Experiență în implementarea și respectarea procedurilor interne și a reglementărilor legale privind serviciile poștale.
Experiență în gestionarea stocurilor de materiale consumabile și în solicitarea de achiziții.
Experiență în utilizarea echipamentelor și sistemelor informatice utilizate în activitatea de exploatare poștală (ex: sortatoare automate, cititoare de coduri de bare, sisteme de urmărire a coletelor).
Experiență în analiza datelor statistice privind volumul de trimiteri și în identificarea tendințelor.
Experiență în raportarea către superiorul direct și către alte departamente din cadrul organizației.
Experiență în gestionarea bugetului alocat activităților de exploatare poștală, constituie un avantaj.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare fluentă a sistemelor de gestionare a fluxurilor de trimiteri (ex: SAP, Oracle).
Utilizarea eficientă a cititoarelor de coduri de bare și a scanerelor de documente.
Cunoașterea și utilizarea sortatoarelor automate și a echipamentelor de paletizare.
Utilizarea software-ului de urmărire a coletelor și a serviciilor de localizare a trimiterilor.
Cunoașterea și aplicarea principiilor de etichetare a trimiterilor, conform standardelor internaționale.
Utilizarea eficientă a Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Cunoașterea și utilizarea sistemelor de raportare statistică a volumului de trimiteri.
Utilizarea sistemelor de gestionare a stocurilor de materiale consumabile (ex: hârtie de ambalare, etichete).
Cunoașterea și aplicarea principiilor de securitate a datelor și a confidențialității informațiilor.
Utilizarea sistemelor de comunicare internă (ex: e-mail, intranet, telefoane IP).
Cunoașterea și aplicarea procedurilor de gestionare a documentelor electronice.
Utilizarea sistemelor de control al accesului și de securitate fizică a biroului de exploatare.
Cunoașterea și aplicarea principiilor de ergonomie în mediul de lucru.
Utilizarea software-ului de optimizare a rutelor de livrare, constituie un avantaj.
Cunoașterea sistemelor de management al calității (ex: ISO 9001), constituie un avantaj.
Utilizarea sistemelor de gestionare a proiectelor, constituie un avantaj.
Cunoașterea principiilor de automatizare a proceselor, constituie un avantaj.
Utilizarea software-ului de analiză a datelor, constituie un avantaj.
Cunoașterea sistemelor de Business Intelligence (BI), constituie un avantaj.
Utilizarea platformelor de colaborare online (ex: Microsoft Teams, Slack), constituie un avantaj.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Leadership și capacitate de a motiva o echipă.
Abilități excelente de comunicare verbală și scrisă.
Capacitate de a lua decizii în situații de presiune.
Orientare către rezultate și performanță.
Abilități de planificare și organizare a activităților.
Capacitate de a gestiona conflicte și de a găsi soluții eficiente.
Gândire analitică și abilitate de a identifica probleme și oportunități.
Adaptabilitate la schimbări și flexibilitate în abordare.
Orientare către client și capacitate de a construi relații de încredere.
Abilități de delegare și monitorizare a activităților.
Spirit de echipă și colaborare eficientă.
Capacitate de a lucra independent și de a-și asuma responsabilități.
Gestionarea timpului și prioritizarea sarcinilor.
Negociere și persuasiune.
Rezolvarea problemelor și luarea deciziilor în condiții de incertitudine.
Abilități de prezentare și comunicare publică.
Gândire strategică și capacitate de a anticipa tendințele pieței.
Gestionarea stresului și menținerea calmului în situații dificile.
Inițiativă și proactivitate în identificarea și implementarea de îmbunătățiri.
Empatie și capacitate de a înțelege perspectivele celorlalți.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Volumul de trimiteri procesate zilnic, rata de eroare în sortare, timpul mediu de procesare a unei trimiteri, costul operațional pe trimitere, numărul de reclamații clienți, gradul de respectare a termenelor de livrare, indicatorul de satisfacție a angajaților, numărul de incidente de siguranță, respectarea bugetului alocat, eficiența utilizării resurselor umane, rata de îndeplinire a obiectivelor de performanță, numărul de audituri interne/externe cu rezultate pozitive, indicatorul de utilizare a capacității de procesare, rata de îndeplinire a planului de investiții, numărul de propuneri de îmbunătățire a proceselor implementate, gradul de automatizare a proceselor, indicatorul de reducere a costurilor operaționale, rata de retenție a angajaților, numărul de proiecte de îmbunătățire finalizate la timp și în buget.
6.2. Indicatori Calitativi: Respectarea procedurilor operaționale standard, gradul de acuratețe în gestionarea documentelor, calitatea comunicării cu echipele interne și externe, respectarea termenelor de raportare, eficiența în gestionarea situațiilor de urgență, calitatea relațiilor cu partenerii logistici, gradul de implicare în îmbunătățirea continuă a proceselor, calitatea supervizării echipei, eficiența în rezolvarea conflictelor, respectarea politicilor de securitate, gradul de conformitate cu reglementările legale, calitatea documentației de lucru, eficiența în gestionarea resurselor, respectarea standardelor de mediu, calitatea implementării politicilor companiei, gradul de adaptare la schimbările din piață, calitatea supervizării activităților de formare a personalului, eficiența în gestionarea riscurilor, respectarea confidențialității informațiilor.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă, orientare către rezultate, adaptabilitate, gândire strategică, rezolvarea problemelor, luarea deciziilor, comunicare eficientă, leadership, lucrul în echipă, gestionarea timpului, organizare, planificare, delegare, negociere, persuasiune, gestionarea stresului, empatie, flexibilitate, proactivitate, responsabilitate, atenție la detalii, gestionarea conflictelor, orientare către client, gândire analitică, capacitate de a influența, reziliență, capacitate de a învăța, etică profesională, capacitate de a motiva, gândire inovatoare, gestionarea schimbărilor.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator, imprimantă, scaner, terminal de lucru, cititor de coduri de bare, stație de sortare, echipamente de identificare și sortare a trimiterilor, sistem de management al tranzacțiilor, telefon, fax, echipamente de protecție personală, software de management al operațiunilor postale, sistem de control acces, echipamente de monitorizare a performanței, dispozitive de comunicare radio, echipamente de stingere a incendiilor, sistem de supraveghere video, instrumente de măsurare a performanței, stație de încărcare pentru dispozitive mobile..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.