FIȘĂ DE POST SEF BIROU IMPORT-EXPORT

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:SEF BIROU IMPORT-EXPORT

1.2. Cod C.O.R.:132453

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu Directorul General, șefii de departamente (financiar, producție, vânzări, logistică), agenții de transport intern, personalul vamal intern, echipa de conformitate. Externe: Colaborează cu agenții de transport internațional, brokeri vamali, furnizori, clienți, bănci, autorități vamale străine, consultanți specializați în comerț internațional, avocați, parteneri de distribuție.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Șeful Biroului Import-Export coordonează și supervizează activitățile de import și export ale companiei, asigurând respectarea legislației în vigoare și optimizarea fluxurilor comerciale. Responsabilitățile includ gestionarea documentelor vamale, negocierea contractelor cu furnizori și clienți, monitorizarea piețelor internaționale, identificarea de noi oportunități de afaceri și raportarea către conducerea companiei. Scopul principal este creșterea eficienței operațiunilor de import-export și maximizarea profitabilității, conform strategiilor stabilite de conducere."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Planificarea și coordonarea activităților de import și export, asigurând respectarea procedurilor interne și a reglementărilor vamale și comerciale.
Elaborarea și implementarea strategiilor de import-export, în concordanță cu obiectivele generale ale companiei.
Gestionarea și optimizarea fluxurilor de mărfuri, de la furnizori până la clienți, inclusiv transportul, depozitarea și manipularea.
Negocierea și finalizarea contractelor comerciale internaționale, asigurând condiții avantajoase pentru companie.
Supravegherea întregului proces de documentare vamală, inclusiv întocmirea declarațiilor vamale și a altor documente necesare.
Monitorizarea și analiza piețelor internaționale, identificarea de noi oportunități de afaceri și evaluarea riscurilor.
Gestionarea relațiilor cu furnizorii și clienții externi, menținerea unei comunicări eficiente și rezolvarea eventualelor probleme.
Supervizarea echipei de specialiști în import-export, oferind suport, instruire și feedback.
Controlul costurilor asociate activităților de import-export, identificarea de modalități de reducere a cheltuielilor.
Asigurarea conformității cu legislația în vigoare, inclusiv reglementările privind clasificarea tarifară, originarea mărfurilor și certificatele necesare.
Gestionarea aspectelor financiare legate de import-export, inclusiv plata tarifelor vamale, a taxelor și a impozitelor.
Raportarea periodică către conducerea companiei cu privire la performanța activităților de import-export, identificarea de oportunități de îmbunătățire.
Implementarea și monitorizarea indicatorilor de performanță (KPI) pentru activitățile de import-export.
Participarea la negocieri cu autoritățile vamale și alte instituții guvernamentale.
Gestionarea riscurilor valutare și a fluctuațiilor de curs de schimb."

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii superioare în domeniul economic, preferabil specializarea Comerț Internațional, Economie, Științe Administrative sau profil similar.
Certificare în domeniul import-export, constituie un avantaj.
Cunoștințe aprofundate de legislație vamală și comercială internațională, inclusiv acorduri bilaterale și multilaterale.
Cunoștințe solide de clasificare tarifară (Sistematizarea Armonizată) și determinare a originii geografice a mărfurilor.
Cunoștințe avansate de utilizare a sistemelor informatice specifice activităților de import-export (ex: software de management al transportului, sisteme de gestionare a depozitului).
Cunoștințe de contabilitate și finanțe, cu accent pe aspectele legate de tranzacțiile internaționale.
Cunoștințe de limbi străine (engleză obligatoriu, alte limbi constituie un avantaj).
Experiență profesională relevantă de minimum 5 ani în domeniul import-export, preferabil în poziții de conducere.
Cunoștințe de negociere comercială și management de proiect.
Certificări în domeniul logisticii internaționale (ex: Certified International Trade Professional - CITP).
Cunoștințe despre incoterms și aplicarea lor în practica comercială.
Abilități de analiză și interpretare a datelor statistice privind comerțul internațional.
Cunoștințe despre procedurile de obținere a certificatelor de origine.
Cunoștințe despre procedurile de evaluare a riscurilor în comerțul internațional.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență de minimum 5 ani în activități de import și export, cu responsabilități crescânde.
Experiență demonstrată în negocierea și finalizarea contractelor comerciale internaționale.
Experiență în gestionarea relațiilor cu furnizori și clienți externi, inclusiv rezolvarea conflictelor.
Experiență în supravegherea și coordonarea activităților de transport, depozitare și manipulare a mărfurilor.
Experiență în gestionarea documentelor vamale și asigurarea conformității cu legislația în vigoare.
Experiență în analiza piețelor internaționale și identificarea de noi oportunități de afaceri.
Experiență în gestionarea riscurilor valutare și a fluctuațiilor de curs de schimb.
Experiență în utilizarea sistemelor informatice specifice activităților de import-export.
Experiență în gestionarea echipelor de specialiști în import-export.
Experiență în elaborarea și implementarea strategiilor de import-export.
Experiență în monitorizarea și controlul costurilor asociate activităților de import-export.
Experiență în raportarea performanței activităților de import-export către conducerea companiei.
Experiență în interacțiunea cu autoritățile vamale și alte instituții guvernamentale.
Experiență în aplicarea incoterms și interpretarea corectă a acestora în tranzacții.
Experiență în determinarea originii geografice a mărfurilor și aplicarea corectă a certificatelor de origine.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Cunoștințe avansate de operare a pachetului Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint).
Utilizarea eficientă a sistemelor informatice de gestionare a transportului (TMS).
Utilizarea sistemelor de gestionare a depozitului (WMS).
Cunoștințe aprofundate de utilizare a platformelor de comerț electronic (ex: Alibaba, Amazon).
Utilizarea sistemelor de planificare a resurselor întreprinderii (ERP) pentru gestionarea fluxurilor de mărfuri și a documentelor asociate.
Utilizarea software-urilor de clasificare tarifară (ex: Harmonized System).
Cunoștințe despre utilizarea sistemelor de urmărire a transporturilor (tracking & tracing).
Utilizarea platformelor de comunicare online (ex: Skype, Zoom) pentru colaborare cu parteneri internaționali.
Cunoștințe despre utilizarea sistemelor de analiză a datelor (ex: Power BI, Tableau) pentru monitorizarea performanței activităților de import-export.
Utilizarea software-urilor de gestionare a documentelor (DMS).
Cunoștințe despre utilizarea sistemelor de securitate a informațiilor și protecția datelor.
Utilizarea eficientă a motoarelor de căutare pentru identificarea de noi furnizori și piețe.
Cunoștințe despre utilizarea sistemelor de management al calității (ISO).
Utilizarea software-urilor de contabilitate pentru înregistrarea tranzacțiilor comerciale.
Cunoștințe despre utilizarea sistemelor de management al proiectelor (ex: Jira, Asana).
Utilizarea platformelor de colaborare online (ex: Google Workspace).
Cunoștințe despre utilizarea sistemelor de criptare a datelor.
Utilizarea software-urilor de analiză a riscurilor valutare.
Cunoștințe despre utilizarea sistemelor de management al relațiilor cu clienții (CRM).
Utilizarea eficientă a sistemelor de gestionare a fluxului de lucru (Workflow Management Systems).

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilitatea de a negocia contracte comerciale internaționale, obținând condiții avantajoase.
Capacitatea de a conduce și motiva o echipă de specialiști în import-export.
Abilitatea de a lua decizii strategice în condiții de incertitudine.
Capacitatea de a gestiona situații de conflict cu furnizori și clienți.
Abilitatea de a comunica eficient în limbi străine (engleză obligatoriu, alte limbi constituie un avantaj).
Capacitatea de a lucra sub presiune și de a respecta termene limită.
Abilitatea de a analiza informații complexe și de a trage concluzii pertinente.
Capacitatea de a construi și menține relații profesionale solide.
Abilitatea de a se adapta la schimbări și de a învăța rapid.
Capacitatea de a gândi strategic și de a identifica oportunități de creștere.
Abilitatea de a delega sarcini și de a monitoriza progresul.
Capacitatea de a oferi feedback constructiv și de a stimula performanța.
Abilitatea de a lucra autonom și de a-și asuma responsabilități.
Capacitatea de a rezolva probleme și de a găsi soluții creative.
Abilitatea de a gestiona timpul eficient și de a prioritiza sarcinile.
Capacitatea de a lucra colaborativ și de a contribui la succesul echipei.
Abilitatea de a prezenta informații complexe într-un mod clar și concis.
Capacitatea de a asculta activ și de a înțelege perspectivele altora.
Abilitatea de a menține o atitudine pozitivă și profesionistă în orice situație.
Capacitatea de a gestiona eficient stresul și de a menține echilibrul emoțional.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Volumul total al importurilor/exporturilor (în valoare și cantitate), Marja de profit obținută pe tranzacții, Numărul de contracte noi încheiate, Gradul de respectare a termenelor de livrare, Numărul de reclamații de la clienți/furnizori, Nivelul de satisfacție al clienților (măsurat prin sondaje), Costul logisticii pe unitate, Timpul mediu de procesare a documentelor vamale, Nivelul de inventar (rotație), Reducerea costurilor operaționale, Creșterea cotei de piață, Numărul de furnizori calificați, Nivelul de conformitate cu reglementările vamale, Valoarea contractelor reînnoite, Reducerea pierderilor din avarii/furturi, Eficiența utilizării spațiului de depozitare, Gradul de automatizare a proceselor, Numărul de audituri vamale trecute cu succes, Timpul de răspuns la solicitările clienților, Creșterea numărului de parteneriate strategice.
6.2. Indicatori Calitativi: Calitatea negocierilor contractuale, Eficiența comunicării cu clienții și furnizorii, Nivelul de conformitate cu reglementările interne și externe, Gradul de inovare în procesele de import/export, Capacitatea de a gestiona situații de criză, Calitatea documentației și a rapoartelor, Eficiența colaborării cu alte departamente, Nivelul de satisfacție al echipei, Calitatea relațiilor cu autoritățile vamale, Capacitatea de a identifica și gestiona riscuri, Nivelul de profesionalism în interacțiunile cu partenerii, Gradul de respectare a eticii de afaceri, Calitatea strategiei de dezvoltare a pieței, Eficiența procesului de selecție a furnizorilor, Nivelul de îmbunătățire continuă a proceselor, Calitatea planificării și a organizării activităților, Nivelul de adaptare la schimbările legislative, Calitatea prezentării rezultatelor și a propunerilor, Nivelul de implicare în dezvoltarea echipei, Calitatea gestionării resurselor umane.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă, Orientare spre rezultate, Abilități de leadership, Capacitate de decizie, Abilități de comunicare, Orientare către client, Gândire strategică, Abilități de negociere, Rezolvare de probleme, Adaptabilitate, Lucru în echipă, Gestionarea timpului, Atenție la detalii, Etică profesională, Abilități de planificare, Gestionarea conflictelor, Persuasiune, Motivație, Reziliență, Abilități de delegare.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Computer, Software de gestionare a import-export, Software CRM, Software ERP, Telefon, Scanner, Imprimantă, Telex/Fax, Aparat de marcat, Balanță electronică, Software de analiză de date, Software de contabilitate, Dispozitiv de stocare extern, Echipamente de protecție personală (în funcție de natura mărfurilor), Sistem de videoconferință, Software de traducere automată..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.