FIȘĂ DE POST MANAGER RELATIA CU FURNIZORII

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:MANAGER RELATIA CU FURNIZORII

1.2. Cod C.O.R.:132451

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu departamentele Achiziții, Financiar, Juridic, Calitate, Producție, Vânzări, Logistică și IT pentru alinierea strategiilor și optimizarea proceselor. Externe: Colaborează cu furnizori, consultanți externi, auditori, reprezentanți ai asociațiilor de profil și alte părți interesate pentru negocierea contractelor, monitorizarea performanței și gestionarea riscurilor.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

Managerul relația cu furnizorii este responsabil pentru gestionarea eficientă a relațiilor cu toți furnizorii companiei. Scopul principal este asigurarea unui flux continuu de bunuri și servicii de calitate, la prețuri avantajoase și în conformitate cu politicile interne. Această poziție implică negocierea contractelor, monitorizarea performanței furnizorilor, rezolvarea eventualelor probleme și menținerea unei comunicări transparente și constructive. De asemenea, managerul contribuie la identificarea de noi furnizori și la optimizarea proceselor de achiziție, contribuind la eficiența generală a companiei.

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Gestionarea portofoliului de furnizori, optimizarea costurilor și asigurarea continuității aprovizionării.
Negocierea condițiilor contractuale (prețuri, termene de livrare, penalități) cu furnizorii strategici.
Monitorizarea performanței furnizorilor (calitate, termene, costuri) prin indicatori de performanță (KPI).
Analiza costurilor totale de proprietate (TCO) pentru identificarea oportunităților de reducere a costurilor.
Evaluarea și selecția de noi furnizori, realizând studii de fezabilitate și analize comparative.
Gestionarea relațiilor contractuale, asigurând respectarea clauzelor și actualizarea documentelor.
Identificarea și gestionarea riscurilor legate de lanțul de aprovizionare (geopolitice, financiare, de calitate).
Implementarea și monitorizarea proceselor de achiziție, conform politicilor interne și reglementărilor legale.
Colaborarea cu departamentele interne (achiziții, financiar, producție, calitate) pentru a asigura alinierea obiectivelor.
Gestionarea reclamațiilor și a disputelor cu furnizorii, căutând soluții eficiente și durabile.
Participarea la revizuirea și optimizarea proceselor de achiziție, utilizând metodologii Lean sau Six Sigma.
Elaborarea de rapoarte periodice privind performanța furnizorilor și tendințele pieței.
Gestionarea documentelor contractuale, inclusiv contracte, oferte, comenzi și facturi.
Participarea la audituri interne și externe ale furnizorilor.
Dezvoltarea și implementarea de strategii de reducere a riscurilor în lanțul de aprovizionare.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Absolvire studii superioare (licență/master) în științe economice, management, inginerie industrială sau domenii conexe.
Certificare în domeniul achizițiilor (de exemplu, Certified Professional in Supply Management - CPSM, sau echivalent).
Cunoștințe solide de legislație în domeniul achizițiilor publice și private.
Experiență în negocierea contractelor și gestionarea relațiilor cu furnizorii (minim 3-5 ani).
Cunoștințe avansate de utilizare a sistemelor ERP (Enterprise Resource Planning) și a aplicațiilor de e-achiziții.
Cunoștințe de contabilitate și analiză financiară, pentru evaluarea performanței furnizorilor.
Cunoștințe de metodologii de management al calității (de exemplu, ISO 9001).
Cunoștințe de instrumente statistice și de analiză a datelor, pentru monitorizarea performanței.
Abilități de comunicare excelentă, atât verbală, cât și scrisă, în limba română și engleză.
Cunoștințe de limbi străine (engleză obligatoriu, alte limbi constituie un avantaj).
Certificare în domeniul managementului proiectelor (de exemplu, PRINCE2, PMP) - constituie un avantaj.
Cunoștințe despre instrumente și tehnici de benchmarking - constituie un avantaj.
Experiență în implementarea de sisteme de management al riscului în lanțul de aprovizionare - constituie un avantaj.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență minimă de 5 ani în domeniul achizițiilor, cu focus pe gestionarea relațiilor cu furnizorii.
Experiență demonstrată în negocierea și administrarea contractelor cu furnizori, inclusiv clauze de performanță și penalități.
Experiență în evaluarea și selectarea de noi furnizori, realizând studii de fezabilitate și analize comparative.
Experiență în monitorizarea performanței furnizorilor, utilizând indicatori de performanță (KPI) relevanți.
Experiență în identificarea și gestionarea riscurilor legate de lanțul de aprovizionare (geopolitice, financiare, de calitate).
Experiență în utilizarea sistemelor ERP (Enterprise Resource Planning) pentru gestionarea datelor legate de furnizori și contracte.
Experiență în colaborarea cu alte departamente (producție, financiar, calitate) pentru a optimiza procesele de aprovizionare.
Experiență în rezolvarea disputelor și gestionarea reclamațiilor cu furnizorii, căutând soluții constructive.
Experiență în implementarea și respectarea politicilor interne de achiziții și a reglementărilor legale.
Experiență în analiza costurilor totale de proprietate (TCO) și identificarea oportunităților de reducere a costurilor.
Experiență în implementarea de metodologii Lean sau Six Sigma pentru optimizarea proceselor de achiziție.
Experiență în elaborarea de rapoarte privind performanța furnizorilor și tendințele pieței.
Experiență în auditarea furnizorilor, atât internă, cât și externă.
Experiență în gestionarea portofoliului de furnizori, inclusiv segmentarea și prioritizarea acestora.
Experiență în utilizarea instrumentelor de business intelligence pentru analiza datelor legate de furnizori.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Cunoașterea avansată a sistemelor ERP (SAP, Oracle, Microsoft Dynamics) – modulul de achiziții și managementul furnizorilor.
Operare fluentă a aplicațiilor de e-achiziții și platforme de licitații electronice.
Utilizarea eficientă a pachetelor Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook).
Cunoașterea și utilizarea instrumentelor de business intelligence (BI) pentru analiza datelor (ex: Power BI, Tableau).
Utilizarea software-ului de management al documentelor (DMS) pentru stocarea și organizarea contractelor.
Cunoașterea și utilizarea sistemelor de management al riscului (ex: GRC).
Utilizarea instrumentelor de colaborare online (ex: Microsoft Teams, Slack).
Cunoașterea și utilizarea sistemelor CRM (Customer Relationship Management).
Abilitatea de a utiliza software de analiză statistică (ex: SPSS, R).
Cunoștințe de programare (ex: SQL) pentru interogarea bazelor de date.
Utilizarea aplicațiilor de videoconferință (ex: Zoom, Google Meet).
Cunoașterea și utilizarea sistemelor de gestionare a proiectelor (ex: Jira, Asana).
Utilizarea instrumentelor de automatizare a fluxurilor de lucru (RPA).
Cunoașterea platformelor de cloud computing (AWS, Azure, Google Cloud).
Utilizarea sistemelor de monitorizare a performanței (ex: dashboards).
Cunoașterea și utilizarea sistemelor de management al identității și accesului (IAM).
Utilizarea aplicațiilor de geolocalizare pentru monitorizarea transporturilor.
Cunoașterea și utilizarea sistemelor de blockchain pentru trasabilitatea lanțului de aprovizionare.
Utilizarea instrumentelor de analiză a datelor de piață (ex: Gartner, Forrester).
Cunoașterea sistemelor de gestionare a resurselor umane (HRM).

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Comunicare eficientă, atât verbală, cât și scrisă, cu interlocutori din diverse culturi și nivele ierarhice.
Negociere avansată, cu abilitatea de a obține rezultate avantajoase pentru companie.
Leadership și capacitate de a influența decizii, chiar și în absența autorității formale.
Orientare către rezultate și determinare în atingerea obiectivelor stabilite.
Abilitatea de a lucra sub presiune și de a gestiona situații de criză.
Gândire analitică și capacitate de a rezolva probleme complexe.
Abilități de planificare și organizare, cu atenție la detalii.
Capacitate de a construi și menține relații profesionale solide.
Adaptabilitate la schimbări și flexibilitate în abordare.
Orientare către client și înțelegerea nevoilor acestuia.
Lucru în echipă și colaborare eficientă cu alte departamente.
Gestionarea conflictelor și abilitatea de a găsi soluții constructive.
Capacitate de a lua decizii informate și de a asuma responsabilitate.
Empatie și abilitatea de a înțelege perspectivele altora.
Inițiativă și proactivitate în identificarea și rezolvarea problemelor.
Creativitate și abilitatea de a găsi soluții inovatoare.
Inteligență emoțională și autocontrol.
Gestionarea timpului și prioritizare eficientă a sarcinilor.
Abilități de prezentare și persuasiune.
Capacitate de a învăța rapid și de a se adapta la noi tehnologii.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Reducerea costurilor totale de achiziție, procent de reducere a termenelor de plată, creșterea gradului de satisfacție a furnizorilor, scăderea numărului de reclamații, îmbunătățirea conformității contractuale, optimizarea nivelului stocurilor, creșterea procentului de livrări la timp, scăderea numărului de incidente legate de calitate, creșterea procentului de contracte negociate cu succes, îmbunătățirea scorului de risc al furnizorilor, creșterea gradului de utilizare a contractelor cadru, reducerea numărului de furnizori critici, creșterea procentului de furnizori strategici, îmbunătățirea eficienței proceselor de achiziție, reducerea timpului de procesare a facturilor, creșterea gradului de utilizare a portalului furnizorilor, scăderea numărului de dispute contractuale, creșterea procentului de furnizori sustenabili, îmbunătățirea scorului de evaluare a performanței furnizorilor, creșterea procentului de contracte cu clauze de performanță.
6.2. Indicatori Calitativi: Calitatea comunicării cu furnizorii, eficacitatea negocierilor, gradul de respectare a termenelor de plată, acuratețea datelor din contracte, nivelul de conformitate cu politicile interne, gradul de satisfacție al furnizorilor, calitatea documentației de suport, promptitudinea răspunsurilor la solicitări, claritatea și completitudinea rapoartelor, eficiența colaborării interdepartamentale, respectarea confidențialității informațiilor, gestionarea eficientă a riscurilor, calitatea relațiilor cu furnizorii strategici, acuratețea prognozelor de cerere, gradul de inovare în procesele de achiziție, calitatea soluțiilor de rezolvare a disputelor, gradul de aliniere cu obiectivele strategice ale companiei, eficiența implementării contractelor, calitatea gestionării schimbărilor, gradul de implicare în dezvoltarea furnizorilor.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă în identificarea de oportunități de optimizare a costurilor, perseverență în negocierea condițiilor contractuale avantajoase, flexibilitate în adaptarea la schimbările din piață, capacitate de a gestiona situații de criză legate de furnizori, abilitatea de a construi relații de încredere cu furnizorii, orientare către rezultate și depășirea obiectivelor stabilite, comunicare eficientă și clară în interacțiunile cu diverse părți interesate, abilitatea de a lua decizii informate și de a asuma responsabilitate, proactivitate în identificarea și rezolvarea problemelor, capacitate de a influența deciziile și de a obține sprijin, gestionarea eficientă a timpului și prioritizare a sarcinilor, adaptabilitate la schimbări și reziliență în fața obstacolelor, capacitate de a lucra atât independent, cât și în echipă, orientare către client și înțelegerea nevoilor acestuia, capacitate de a motiva și inspira furnizorii, etică profesională și respectarea confidențialității, capacitatea de a învăța rapid și de a se adapta la noi tehnologii, abordare pragmatică și orientată spre soluții, capacitatea de a gestiona conflicte și de a găsi soluții constructive, asumarea responsabilității pentru acțiunile și deciziile luate.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Computer desktop/laptop, telefon mobil, imprimantă, scaner, software CRM, software ERP, aplicații de colaborare online (ex: Microsoft Teams, Slack), platformă de e-licitații, software de analiză de date, sistem de management al documentelor, aplicații de videoconferință, tableta grafică (opțional), dispozitiv de stocare extern, monitor suplimentar..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.