FIȘĂ DE POST MANAGER APROVIZIONARE

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:MANAGER APROVIZIONARE

1.2. Cod C.O.R.:132450

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu departamentele de producție, vânzări, finanțe, achiziții, depozit și logistică pentru optimizarea fluxurilor și asigurarea disponibilității materialelor. Externe: Colaborează cu furnizori, transportatori, agenții de consultanță în domeniul aprovizionării, auditori și potențiali parteneri pentru negocierea contractelor, monitorizarea performanței și identificarea de noi surse de aprovizionare.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

„Managerul Aprovizionare este responsabil pentru planificarea, organizarea și coordonarea activităților de achiziție de bunuri și servicii necesare funcționării optime a companiei. El/Ea va negocia cu furnizorii, va urmări evoluția prețurilor, va gestiona stocurile, va asigura respectarea contractelor și va optimiza procesele de aprovizionare, având ca scop reducerea costurilor, asigurarea calității și menținerea unei relații bune cu furnizorii. De asemenea, va monitoriza indicatorii de performanță și va propune soluții pentru îmbunătățirea eficienței generale a activității de aprovizionare.”

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Gestionarea ciclului complet de aprovizionare, de la identificarea necesităților până la livrare.
Elaborarea și implementarea strategiei de aprovizionare, în concordanță cu obiectivele companiei.
Identificarea, evaluarea și selectarea furnizorilor, pe baza criteriilor de calitate, preț și termeni de livrare.
Negocierea contractelor de furnizare, asigurând condiții avantajoase pentru companie.
Monitorizarea performanței furnizorilor și gestionarea relațiilor contractuale.
Optimizarea stocurilor, minimizând costurile de depozitare și riscul de obsolescență.
Gestionarea fluxului de materiale și asigurarea respectării termenelor de livrare.
Analiza pieței de furnizare și identificarea de noi oportunități de reducere a costurilor.
Implementarea și monitorizarea indicatorilor de performanță (KPI) pentru activitatea de aprovizionare.
Gestionarea bugetului alocat activității de aprovizionare și controlul cheltuielilor.
Coordonarea activității echipei de aprovizionare și oferirea de suport tehnic.
Implementarea și respectarea procedurilor interne privind achizițiile.
Gestionarea riscurilor asociate lanțului de aprovizionare (întreruperi, fluctuații de preț).
Utilizarea eficientă a sistemelor informatice de gestiune a aprovizionării (ERP, MRP).
Raportarea periodică a activității de aprovizionare către managementul companiei.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii superioare în domeniul economic (Administrație, Economie, Comerț Internațional) sau inginerie industrială.
Masterat în Managementul Lanțului de Aprovizionare, Logistica, Achiziții sau domenii conexe reprezintă un avantaj.
Certificări profesionale în domeniul achizițiilor (de exemplu, Certified Purchasing Manager – CPM, Certified Professional in Supply Management – CPSM) constituie un atuu.
Cunoștințe solide de contabilitate și finanțe.
Cunoștințe aprofundate privind principiile și practicile de supply chain management.
Experiență în utilizarea sistemelor ERP (Enterprise Resource Planning) și MRP (Material Requirements Planning).
Cunoștințe avansate de utilizare a pachetului Microsoft Office (Excel, PowerPoint, Word).
Cunoștințe de limbi străine (engleza obligatorie, alte limbi reprezintă un avantaj).
Cunoștințe despre legislația în vigoare referitoare la achizițiile publice și contractele comerciale.
Abilități de negociere, comunicare și leadership.
Cunoștințe despre tehnici de analiză a datelor și raportare.
Cunoștințe despre indicatori de performanță (KPI) utilizați în managementul lanțului de aprovizionare.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență profesională de minimum 5 ani în domeniul achizițiilor, logisticii sau supply chain management.
Experiență anterioară în poziții de conducere, cu responsabilități de management al unei echipe.
Experiență demonstrată în negocierea și administrarea contractelor cu furnizorii.
Experiență în implementarea și optimizarea proceselor de aprovizionare.
Experiență în utilizarea sistemelor ERP (Enterprise Resource Planning) și MRP (Material Requirements Planning).
Experiență în analiza datelor de aprovizionare și identificarea oportunităților de reducere a costurilor.
Experiență în gestionarea riscurilor asociate lanțului de aprovizionare.
Experiență în auditarea furnizorilor și evaluarea performanței acestora.
Experiență în implementarea de soluții tehnologice pentru automatizarea proceselor de aprovizionare.
Experiență în colaborarea cu alte departamente (producție, vânzări, financiar) pentru a asigura o aprovizionare eficientă.
Experiență în gestionarea stocurilor și minimizarea costurilor de depozitare.
Experiență în gestionarea fluxului de materiale și asigurarea respectării termenelor de livrare.
Experiență în elaborarea de rapoarte și prezentări privind activitatea de aprovizionare.
Experiență în identificarea și implementarea de îmbunătățiri continue în procesele de aprovizionare.
Experiență în conformarea cu legislația în vigoare referitoare la achizițiile publice și contractele comerciale.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Cunoștințe avansate de operare a pachetului Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint).
Experiență în utilizarea sistemelor ERP (SAP, Oracle, Microsoft Dynamics).
Cunoștințe aprofundate de utilizare a sistemelor MRP (Material Requirements Planning).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de Business Intelligence (BI) pentru analiza datelor de aprovizionare.
Experiență în utilizarea platformelor de e-procurement și de gestionare a furnizorilor.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al transportului (TMS).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al depozitului (WMS).
Experiență în utilizarea instrumentelor de analiză a datelor (SQL, Python, R).
Cunoștințe de utilizare a platformelor de colaborare online (SharePoint, Google Workspace).
Experiență în utilizarea instrumentelor de vizualizare a datelor (Tableau, Power BI).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al documentelor (DMS).
Experiență în utilizarea instrumentelor de automatizare a proceselor (RPA).
Cunoștințe de utilizare a platformelor de gestionare a proiectelor (MS Project, Jira).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al calității (ISO 9001).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al mediului (ISO 14001).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al sănătății și securității ocupaționale (OHSAS 18001).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al riscului (COSO).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al performanței (KPI).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de comunicare video (Zoom, Microsoft Teams).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de securitate cibernetică.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilități excelente de comunicare (scrisă și verbală).
Capacitate de negociere și persuasiune.
Abilități de leadership și de motivare a echipei.
Orientare către rezultate și performanță.
Gândire analitică și abilități de rezolvare a problemelor.
Capacitate de luare a deciziilor în situații complexe.
Abilități de planificare și organizare.
Gestionarea eficientă a timpului și prioritizarea sarcinilor.
Adaptabilitate la schimbare și reziliență în fața obstacolelor.
Abilități de lucru în echipă și colaborare.
Gestionarea conflictelor și abilități de mediere.
Atitudine proactivă și inițiativă.
Abilități de prezentare și de influențare.
Capacitate de a lucra sub presiune și de a respecta termene limită.
Orientare către client și înțelegerea nevoilor acestuia.
Abilități de networking și de construire a relațiilor.
Gândire strategică și capacitate de a anticipa tendințele pieței.
Abilități de delegare și responsabilizare a echipei.
Etică profesională și respectarea confidențialității.
Abilități de gestionare a schimbării și de implementare a noilor procese.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Reducerea costurilor de achiziție, nivelul de conformitate cu termenele de livrare, rata de onorare a comenzilor, reducerea stocului de siguranță, îmbunătățirea eficienței procesului de aprovizionare, reducerea numărului de întreruperi în lanțul de aprovizionare, creșterea satisfacției furnizorilor, reducerea numărului de reclamații din partea clienților, îmbunătățirea predictibilității cererii, creșterea gradului de automatizare a proceselor, reducerea timpului de ciclu al comenzilor, optimizarea nivelului de servicii, îmbunătățirea acurateței prognozelor, reducerea pierderilor și a rebuturilor, creșterea eficienței utilizării capitalului de lucru, îmbunătățirea fluxului de numerar, creșterea gradului de utilizare a capacității de producție, reducerea costurilor de transport, creșterea gradului de utilizare a contractelor negociate.
6.2. Indicatori Calitativi: Calitatea relațiilor cu furnizorii, eficiența comunicării interne, gradul de respectare a politicilor de achiziție, nivelul de implicare în optimizarea proceselor, capacitatea de a gestiona riscurile lanțului de aprovizionare, gradul de aliniere cu strategia companiei, calitatea documentației de aprovizionare, nivelul de inovare în procesele de achiziție, capacitatea de a antrena și dezvolta echipa, gradul de adaptabilitate la schimbările din piață, calitatea rapoartelor de performanță, eficiența soluționării conflictelor, gradul de colaborare cu alte departamente, calitatea negocierilor, eficiența în gestionarea contractelor, gradul de respectare a termenelor limită, calitatea deciziilor luate, eficiența în gestionarea stocurilor, gradul de respectare a standardelor de calitate, capacitatea de a identifica oportunități de îmbunătățire.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă, orientare către rezultate, capacitate de a lucra sub presiune, abilități de comunicare eficientă, flexibilitate, rezolvarea problemelor, luarea deciziilor, leadership, colaborare, planificare strategică, adaptabilitate, gestionarea timpului, atenție la detalii, etică profesională, proactivitate, gândire analitică, negociere, delegare, gestionarea conflictelor, reziliență.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : NU

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator, telefon mobil, laptop, imprimantă, scaner, software de planificare a resurselor întreprinderii (ERP), software de management al depozitului (WMS), software de business intelligence (BI), tableta, sistem de videoconferință, software de colaborare online, scaner de coduri de bare, dispozitiv de stocare extern, software de gestionare a contractelor..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.