FIȘĂ DE POST MANAGER FARMACII

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:MANAGER FARMACII

1.2. Cod C.O.R.:132449

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu farmacistii, tehnicienii farmaceutici, personalul de vânzări, administratorul, contabilul, responsabilul cu achizițiile, și personalul de recepție pentru asigurarea funcționării optime a farmaciilor și respectarea procedurilor interne. Externe: Colaborează cu reprezentanții companiilor farmaceutice, distribuitorii de medicamente, autoritățile de reglementare (ANMDM, DSP), auditorii, furnizorii de servicii IT, și clienții farmaciilor pentru a menține relații profesionale și a asigura conformitatea legală.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Managerul farmaciei este responsabil pentru buna funcționare a unității farmaceutice, asigurând respectarea legislației în vigoare și a standardelor de calitate. Gestionează eficient stocul de medicamente și alte produse, coordonează personalul, optimizează fluxul de lucru și asigură o experiență pozitivă pentru clienți. Monitorizează indicatorii de performanță, identifică oportunități de creștere și contribuie la atingerea obiectivelor strategice ale companiei, cu accent pe respectarea eticii profesionale și a confidențialității datelor pacienților."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Gestionarea activității farmaceutice și a personalului, conform legislației în vigoare.
Supravegherea și controlul tranzacțiilor farmaceutice, asigurând respectarea normelor GMP și GDP.
Responsabilitatea pentru gestionarea eficientă a stocului de medicamente, materiale sanitare și alte produse farmaceutice, inclusiv monitorizarea datelor de vânzări și a termenelor de valabilitate.
Optimizarea proceselor de achiziție, negocierea cu furnizorii și monitorizarea costurilor.
Coordonarea activității personalului farmaceutic (farmaciști, farmaciste, personal auxiliar), inclusiv stabilirea obiectivelor de performanță, evaluarea și formarea profesională.
Asigurarea respectării procedurilor operaționale standard (SOP) și a politicilor interne.
Monitorizarea indicatorilor de performanță a farmaciilor (KPI), analizarea datelor și elaborarea de rapoarte.
Gestionarea reclamațiilor clienților și rezolvarea problemelor legate de serviciile farmaceutice.
Implementarea și monitorizarea programelor de fidelizare a clienților.
Asigurarea respectării normelor de securitate și sănătate în muncă.
Participarea la inventarele periodice și la verificarea stocului.
Gestionarea documentelor farmaceutice (facturi, ordine de livrare, etc.).
Colaborarea cu alte departamente (marketing, vânzări, achiziții) pentru a îmbunătăți performanța generală a farmaciilor.
Asigurarea conformității cu reglementările privind confidențialitatea datelor pacienților (GDPR).
Participarea la audituri interne și externe privind calitatea serviciilor farmaceutice.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Licență în Farmacie.
Certificat de acces la medicamente cu prescripție medicală.
Certificat de formare continuă în domeniul farmaceutic (conform legislației în vigoare).
Cursuri de management și leadership (avantaj).
Cunoștințe avansate de legislație farmaceutică (Legea nr. 360/2002, HG nr. 1448/2007, etc.).
Cunoștințe de bune practici de distribuție (GDP) și bune practici clinice (GCP).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor informatice utilizate în farmacie (SISA, gestiune stoc, etc.).
Cunoștințe de contabilitate și fiscalitate farmaceutică (avantaj).
Experiență profesională relevantă în domeniul farmaceutic (minim 3 ani).
Certificare în domeniul managementului calității (avantaj).
Cunoștințe de marketing farmaceutic (avantaj).
Certificare în domeniul securității informațiilor (avantaj).
Cunoștințe de limbi străine (engleză – nivel avansat, alte limbi – avantaj).

5.2. Experiență Profesională:

Experiență de minim 3 ani în domeniul farmaceutic, preferabil în roluri cu responsabilități de conducere.
Experiență în gestionarea stocului de medicamente și alte produse farmaceutice, inclusiv utilizarea sistemelor de gestiune a stocurilor.
Experiență în negocierea cu furnizorii și gestionarea relațiilor contractuale.
Experiență în implementarea și monitorizarea procedurilor operaționale standard (SOP).
Experiență în gestionarea echipei, inclusiv stabilirea obiectivelor, evaluarea performanței și oferirea de feedback.
Experiență în analiza datelor de vânzări și identificarea tendințelor pieței.
Experiență în gestionarea bugetului farmaciilor și controlul costurilor.
Experiență în raportarea către conducerea superioară și prezentarea de rapoarte de performanță.
Experiență în gestionarea reclamațiilor clienților și rezolvarea problemelor.
Experiență în audituri interne și externe privind calitatea serviciilor farmaceutice.
Experiență în implementarea programelor de fidelizare a clienților.
Experiență în conformarea cu reglementările privind confidențialitatea datelor pacienților (GDPR).
Experiență în managementul proiectelor (avantaj).
Experiență în marketing farmaceutic (avantaj).
Experiență în gestionarea farmaciilor cu volum mare de vânzări (avantaj).

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare PC – nivel avansat.
Cunoștințe avansate de utilizare a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
Utilizarea eficientă a sistemelor informatice utilizate în farmacie (SISA, gestiune stoc, etc.).
Cunoștințe de utilizare a programelor de analiză statistică (avantaj).
Utilizarea eficientă a platformelor de e-commerce (avantaj).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de raportare (Business Intelligence – BI).
Utilizarea eficientă a instrumentelor de comunicare online (e-mail, videoconferință).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de gestionare a documentelor electronice (GED).
Utilizarea eficientă a sistemelor de securitate cibernetică (antivirus, firewall).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de gestionare a relațiilor cu clienții (CRM).
Utilizarea eficientă a platformelor de social media (pentru promovare, dacă este cazul).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de gestionare a proiectelor (Project Management Software).
Utilizarea eficientă a sistemelor de gestionare a resurselor umane (HRM).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de control al accesului (pentru medicamente cu regim special).
Utilizarea eficientă a sistemelor de monitorizare a temperaturii și umidității (pentru condiții de păstrare specifice).
Cunoștințe de utilizare a echipamentelor de măsurare a temperaturii și umidității.
Utilizarea eficientă a sistemelor de telemedicină (dacă este cazul).
Cunoștințe de utilizare a echipamentelor de sterilizare (dacă este cazul).
Utilizarea eficientă a sistemelor de inventariere automată (dacă este cazul).
Cunoștințe de utilizare a software-ului de facturare electronică.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Leadership și capacitate de a motiva echipa.
Abilități excelente de comunicare (scrisă și orală).
Capacitate de a lua decizii și de a rezolva probleme.
Orientare către client și abilități de a gestiona relațiile cu clienții.
Abilități de negociere și persuasiune.
Gestionarea eficientă a timpului și prioritizare.
Adaptabilitate și flexibilitate în fața schimbărilor.
Gândire analitică și capacitate de a interpreta date.
Abilități de planificare strategică și organizare.
Orientare către rezultate și determinare.
Lucru în echipă și colaborare.
Gestionarea conflictelor și rezolvarea situațiilor dificile.
Responsabilitate și etică profesională.
Inițiativă și proactivitate.
Abilități de delegare și monitorizare.
Gestionarea stresului și reziliență.
Capacitate de a lucra sub presiune.
Gândire critică și atenție la detalii.
Abilități de a oferi feedback constructiv.
Capacitate de a învăța continuu și de a se adapta la noile tehnologii.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Venituri totale ale farmaciei, Marja brută, Grad de utilizare a stocului, Nivelul de satisfacție a clienților, Rata de retenție a clienților, Numărul de reclamații, Costuri operaționale, Nivelul de conformitate cu reglementările, Rata de rotație a personalului, Gradul de realizare a obiectivelor de vânzări, Valoarea medie a coșului de cumpărături, Numărul de prescripții procesate, Nivelul de erori în procesul de livrare, Gradul de realizare a planului de marketing, Profitabilitatea pe angajat, Numărul de audituri trecute cu succes, Nivelul de inventar neutilizat, Timpul mediu de procesare a comenzilor, Numărul de clienți noi achiziționați.
6.2. Indicatori Calitativi: Respectarea reglementărilor privind bunele practici farmaceutice (BPF), Calitatea serviciilor oferite clienților, Nivelul de satisfacție al personalului, Eficiența proceselor interne, Gradul de conformitate cu politicile farmaciei, Nivelul de expertiză al personalului, Capacitatea de a gestiona situații de urgență (ex: retrageri de medicamente), Calitatea raportării datelor, Nivelul de implicare în îmbunătățirea continuă, Respectarea confidențialității datelor pacienților, Calitatea comunicării cu autoritățile de reglementare, Nivelul de profesionalism al personalului, Capacitatea de a identifica și gestiona riscurile, Nivelul de inovare în oferirea de servicii, Calitatea relațiilor cu furnizorii, Respectarea standardelor de curățenie și igienă, Nivelul de implicare în programe de educație farmaceutică, Capacitatea de a implementa strategii de marketing eficiente, Nivelul de satisfacție al clienților cu informațiile primite, Respectarea drepturilor de proprietate intelectuală.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă în identificarea oportunităților de îmbunătățire a eficienței operaționale, Abilitatea de a delega responsabilități și de a monitoriza progresul, Capacitatea de a lua decizii bazate pe date și analize, Abilitatea de a gestiona conflicte și de a construi relații de lucru pozitive, Abilitatea de a motiva și de a dezvolta personalul, Abilitatea de a comunica eficient cu clienții și cu alte părți interesate, Abilitatea de a se adapta la schimbări și de a gestiona situații de criză, Abilitatea de a planifica și de a organiza activități, Abilitatea de a lucra sub presiune și de a respecta termene limită, Abilitatea de a învăța din experiență și de a aplica noi cunoștințe, Abilitatea de a oferi feedback constructiv și de a primi feedback, Abilitatea de a lucra independent și în echipă, Abilitatea de a demonstra integritate și profesionalism, Abilitatea de a respecta confidențialitatea și etica profesională, Abilitatea de a demonstra leadership și viziune, Abilitatea de a identifica și rezolva probleme, Abilitatea de a demonstra atenție la detalii, Abilitatea de a gestiona timpul eficient.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator, Software de gestiune a stocului medicamentos, Software de facturare, Terminal POS (Point of Sale), Scanner de coduri de bare, Imprimantă de etichete, Aparatură de măsură (ex: tensiometru, glucometru), Sistem de comunicații (telefon, e-mail), Software de analiză a datelor, Software de raportare, Dispozitive de stocare a datelor (ex: USB, hard disk extern), Software de securitate cibernetică, Dispozitive de protecție personală (mănuși, mască), Telefoane mobile, Tablete, Sisteme de videoconferință..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.