FIȘĂ DE POST SEF BIROU APROVIZIONARE-DESFACERE

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:SEF BIROU APROVIZIONARE-DESFACERE

1.2. Cod C.O.R.:132443

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu directorul general, directorul financiar, șeful departamentului vânzări, șeful departamentului producție, șeful departamentului logistică, șeful departamentului achiziții, contabili, personalul de depozit, personalul de vânzări, personalul de producție.
Externe: Colaborează cu furnizori, clienți, auditori, consultanți, transportatori, reprezentanți ai instituțiilor de control, potențiali furnizori.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

„Șeful Biroului Aprovizionare-Desfacere are ca scop principal coordonarea eficientă a activităților de achiziție de bunuri și servicii necesare funcționării întreprinderii, precum și gestionarea canalelor de distribuție a produselor finite. Responsabilitățile includ negocierea contractelor cu furnizori, optimizarea stocurilor, monitorizarea fluxurilor de mărfuri, analiza pieței și identificarea de noi oportunități de vânzare. Scopul final este asigurarea unui flux continuu de materiale și produse, menținerea costurilor sub control și creșterea volumului de vânzări, în conformitate cu strategia generală a companiei.”

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Planificarea și coordonarea activităților de aprovizionare și desfacere, asigurând eficiența proceselor și optimizarea costurilor.
Elaborarea și implementarea strategiei de aprovizionare, în concordanță cu cerințele de producție și obiectivele de vânzări.
Gestionarea relațiilor cu furnizorii, negocierea termenilor contractuali și monitorizarea performanței acestora.
Analiza pieței de furnizori și identificarea de noi oportunități de aprovizionare.
Optimizarea stocurilor de materii prime, materiale consumabile și produse finite, minimizând costurile de depozitare și riscul de obsolescență.
Monitorizarea indicatorilor de performanță (KPI) ai proceselor de aprovizionare și desfacere (ex: nivelul stocurilor, timpul de livrare, costul de achiziție).
Gestionarea fluxurilor de mărfuri, asigurând transportul eficient și la timp al materialelor și produselor.
Supervizarea echipei de aprovizionare și desfacere, alocarea sarcinilor și evaluarea performanței.
Analiza datelor privind vânzările și prognozarea cererii, în vederea ajustării planurilor de aprovizionare.
Gestionarea contractelor de vânzare cu distribuitorii și clienții, asigurând respectarea termenilor contractuali.
Implementarea și monitorizarea sistemelor informatice de gestionare a stocurilor (ERP).
Asigurarea conformității cu reglementările legale și interne privind achizițiile publice și private.
Evaluarea riscurilor legate de lanțul de aprovizionare și implementarea de măsuri de mitigare.
Participarea la elaborarea bugetului de aprovizionare și desfacere.
Raportarea periodică a activităților către managementul superior.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii superioare de specialitate în domeniul economic (Administrație și Management, Comerț, Economie, Inginerie Industrială).
Masterat în Managementul Lanțului de Aprovizionare (Supply Chain Management) – constituie un avantaj.
Certificări profesionale în domeniul achizițiilor (ex: Certified Professional in Supply Management - CPSM).
Cunoștințe avansate de operare a sistemelor ERP (Enterprise Resource Planning), cu accent pe modulele de achiziții și stocuri.
Cunoștințe solide de utilizare a instrumentelor de analiză a datelor (ex: Excel, Power BI).
Cunoștințe temeinice privind legislația în domeniul achizițiilor publice și private.
Cunoștințe aprofundate privind tehnicile de negociere și managementul relațiilor cu furnizorii.
Cunoștințe privind principiile logisticii și transportului.
Abilități de planificare strategică și management al proiectelor.
Competențe de conducere și motivare a echipei.
Cunoștințe de limbi străine (engleză – obligatoriu, alte limbi – constituie un avantaj).
Experiență profesională relevantă în domeniul aprovizionării și desfacere (minim 5 ani).
Cunoștințe de contabilitate și finanțe, pentru a înțelege impactul costurilor de aprovizionare asupra rezultatelor financiare ale companiei.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență managerială demonstrabilă în domeniul aprovizionării și desfacere (minim 3 ani).
Experiență în negocierea contractelor cu furnizori, obținerea de condiții comerciale avantajoase.
Experiență în gestionarea stocurilor, optimizarea nivelurilor de inventar și minimizarea costurilor de depozitare.
Experiență în implementarea și utilizarea sistemelor ERP pentru gestionarea lanțului de aprovizionare.
Experiență în analiza datelor privind vânzările și prognozarea cererii, utilizând tehnici statistice și instrumente software.
Experiență în gestionarea relațiilor cu distribuitorii și clienții, asigurând respectarea termenilor contractuali și rezolvarea problemelor.
Experiență în evaluarea riscurilor legate de lanțul de aprovizionare și implementarea de măsuri de mitigare (ex: diversificarea furnizorilor, asigurarea transportului).
Experiență în conducerea unei echipe, motivarea angajaților și evaluarea performanței.
Experiență în elaborarea și implementarea de strategii de aprovizionare și desfacere, în concordanță cu obiectivele companiei.
Experiență în auditarea proceselor de aprovizionare și desfacere, identificarea de oportunități de îmbunătățire și implementarea de soluții.
Experiență în colaborarea cu alte departamente (ex: producție, marketing, vânzări) pentru a asigura o coordonare eficientă a activităților.
Experiență în gestionarea bugetelor de aprovizionare și monitorizarea cheltuielilor.
Experiență în analiza costurilor de transport și identificarea de soluții pentru optimizarea logisticii.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Cunoștințe avansate de operare a sistemelor ERP (SAP, Oracle, Microsoft Dynamics – constituie un avantaj).
Utilizare avansată a suitei Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint).
Utilizare avansată a instrumentelor de analiză a datelor (Power BI, Tableau, QlikView).
Cunoștințe solide de utilizare a sistemelor de management al stocurilor (WMS).
Utilizare a sistemelor de planificare a resurselor întreprinderii (MRP).
Cunoștințe de programare SQL pentru interogarea bazelor de date.
Utilizare a sistemelor de gestionare a transportului (TMS).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de e-comert și platformelor online.
Utilizare a sistemelor de management al documentelor (DMS).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de business intelligence (BI).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al performanței (KPI).
Utilizare a instrumentelor de colaborare online (Microsoft Teams, Slack, Zoom).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de automatizare a proceselor robotizate (RPA).
Utilizare a sistemelor de management al calității (ISO 9001).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al mediului (ISO 14001).
Utilizare a sistemelor de management al sănătății și siguranței ocupaționale (OHSAS 18001/ISO 45001).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al riscului.
Utilizare a instrumentelor de simulare a lanțului de aprovizionare.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de identificare automată (barcode, RFID).
Utilizare a instrumentelor de optimizare a rutelor de transport.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Leadership și capacitate de a motiva o echipă.
Abilități excelente de comunicare (scrisă și verbală).
Capacitate de negociere și persuasiune.
Gândire strategică și capacitate de a lua decizii în condiții de incertitudine.
Orientare către rezultate și performanță.
Abilități de rezolvare a problemelor și gândire analitică.
Capacitate de a gestiona situații de criză și de a lua măsuri rapide.
Abilități de organizare și planificare.
Gestionarea timpului și prioritizare eficientă a sarcinilor.
Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări.
Lucru în echipă și colaborare eficientă.
Abilități de networking și construire a relațiilor profesionale.
Orientare către client și înțelegerea nevoilor acestuia.
Capacitate de a lucra sub presiune și de a respecta termene limită.
Gândire critică și atenție la detalii.
Inițiativă și proactivitate.
Capacitate de a influența și convinge.
Gestionarea conflictelor și abilități de mediere.
Empatie și inteligență emoțională.
Abilități de prezentare și comunicare publică.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Nivelul de optimizare a stocului, cifra de afaceri generată, rata de onorare a comenzilor, costul total al achizițiilor, numărul de furnizori activi, rata de returnare a produselor, timpul mediu de livrare, nivelul de satisfacție al clienților, reducerea costurilor de transport, îmbunătățirea eficienței lanțului de aprovizionare, reducerea pierderilor și a rebuturilor, respectarea bugetului alocat, numărul de reclamații primite, indicatorul de rotație a stocului, rata de utilizare a capacității de depozitare, numărul de audituri de aprovizionare finalizate cu succes, reducerea timpului de procesare a comenzilor, îmbunătățirea predictibilității cererii, creșterea gradului de automatizare a proceselor de aprovizionare, diminuarea costurilor administrative.
6.2. Indicatori Calitativi: Respectarea procedurilor de aprovizionare, conformitatea cu standardele de calitate, eficiența comunicării cu furnizorii, calitatea rapoartelor generate, acuratețea prognozelor de vânzări, gradul de satisfacție al echipei, respectarea termenelor de livrare, optimizarea relațiilor cu clienții, calitatea negocierilor cu furnizorii, eficiența gestionării situațiilor de criză, îmbunătățirea continuă a proceselor, calitatea colaborării interdepartamentale, respectarea politicilor de achiziții, eficiența implementării noilor tehnologii, calitatea gestionării stocurilor, gradul de aliniere cu obiectivele strategice, respectarea legislației în vigoare, calitatea documentației de aprovizionare, eficiența rezolvării conflictelor, gradul de inovare în procesele de aprovizionare. {$rezultat_calit['response']}
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă, orientare către rezultate, capacitate de luare a deciziilor, rezolvarea problemelor, gândire strategică, comunicare eficientă, leadership, negociere, adaptabilitate, gestionarea timpului, lucrul în echipă, atenție la detalii, orientare către client, gestionarea conflictelor, gândire analitică, reziliență, planificare, organizare, delegare, motivare. {$rezultat_comport['response']}

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator, imprimantă, scaner, telefon, fax, software de gestiune a stocurilor, sistem ERP, software de prognoză a vânzărilor, aplicații de comunicare online, sistem de raportare, aplicații de analiză de date, echipamente de protecție personală (în funcție de specificul activității), terminal de plată, cititor de coduri de bare..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.