FIȘĂ DE POST SEF COLOANA AUTO

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:SEF COLOANA AUTO

1.2. Cod C.O.R.:132416

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu șoferii, tehnicienii auto, departamentul financiar, departamentul achiziții, departamentul logistică, departamentul de resurse umane, departamentul comercial, pentru optimizarea transportului și mentenanța flotei.
Externe: Colaborează cu furnizorii de servicii de transport, furnizorii de piese auto, companiile de asigurări, autoritățile de reglementare în transporturi, clienții, pentru a asigura respectarea contractelor și a standardelor de calitate.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

„Șeful de coloană auto este responsabil pentru coordonarea și supervizarea activității întregii coloane de autovehicule din cadrul organizației. Principalele atribuții includ planificarea rutelor, alocarea resurselor umane și materiale, monitorizarea consumului de combustibil și a costurilor de întreținere, asigurarea respectării normelor de siguranță și a legislației în vigoare, precum și gestionarea documentelor specifice. Scopul general este optimizarea utilizării flotei auto, reducerea costurilor și asigurarea funcționării eficiente a activităților de transport.”

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Planificarea și optimizarea rutelor de transport, ținând cont de distanțe, trafic, termene limită și costuri.
Supervizarea și coordonarea activității șoferilor, asigurând respectarea normelor de conduită și a reglementărilor legale.
Gestionarea documentelor de transport (avize, foi de parcurs, CMR, etc.) și asigurarea evidenței corecte.
Monitorizarea consumului de carburant și identificarea soluțiilor pentru reducerea acestuia.
Organizarea și supravegherea operațiunilor de încărcare/descărcare a mărfurilor.
Verificarea stării tehnice a autovehiculelor din coloană și inițierea procedurilor de reparații.
Gestionarea contractelor de service și reparații, negociind cele mai bune condiții.
Monitorizarea costurilor de întreținere a autovehiculelor (piese de schimb, manoperă, asigurări).
Implementarea și respectarea procedurilor de siguranță rutieră și de prevenire a accidentelor.
Gestionarea eficientă a resurselor umane alocate coloanei auto (programare, concedii, instruire).
Raportarea periodică a indicatorilor de performanță (consum de carburant, costuri de întreținere, număr de kilometri parcurși).
Asigurarea respectării legislației în domeniul transporturilor (taxe de drum, permise, autorizații).
Gestionarea parcului de autovehicule, inclusiv înmatriculări, radieri, vânzări.
Evaluarea și implementarea de soluții tehnologice pentru optimizarea activității (sisteme de localizare GPS, telematica).
Coordonarea cu alte departamente (achiziții, finanțe, logistică) pentru asigurarea unei colaborări eficiente.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii medii, preferabil liceu cu specializarea mecanică sau transporturi.
Cursuri de perfecționare în domeniul transporturilor și logisticii.
Certificat de absolvire a cursului de formare pentru șoferi profesioniști (categoria C/D/E, dacă este cazul).
Aviz de funcționare pentru șef de coloană auto, emis de autoritatea competentă.
Cunoștințe solide de legislație rutieră națională și europeană.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de localizare GPS și a programelor de management al flotei auto.
Cunoștințe de mecanica auto și de întreținere a autovehiculelor.
Cunoștințe de operare a calculatorului (MS Office, internet, e-mail).
Experiență profesională relevantă în domeniul transporturilor, de preferință în poziții de conducere.
Certificat de formare profesională în domeniul sănătății și securității în muncă (modulul SSM – securitate și sănătate în muncă).
Cunoștințe de limbi străine (engleză, germană), constituie un avantaj.
Permis de conducere categoria B, constituie un avantaj.

5.2. Experiență Profesională:

Minimum 5 ani experiență în domeniul transporturilor, preferabil în poziții de coordonare sau conducere.
Experiență demonstrată în gestionarea unei coloane de autovehicule, inclusiv planificarea rutelor, alocarea resurselor și monitorizarea performanței.
Experiență în gestionarea documentelor de transport (CMR, foi de parcurs, avize).
Experiență în negocierea contractelor de service și reparații auto.
Experiență în monitorizarea consumului de carburant și identificarea soluțiilor de reducere a costurilor.
Experiență în gestionarea resurselor umane (șoferi, mecanici, dispeceri).
Experiență în utilizarea sistemelor de management al flotei auto (TMS).
Experiență în raportarea indicatorilor de performanță către management.
Experiență în implementarea și respectarea procedurilor de siguranță rutieră.
Experiență în gestionarea relațiilor cu furnizorii de servicii (service auto, asigurări, taxe de drum).
Experiență în analiza datelor și identificarea oportunităților de îmbunătățire a eficienței operaționale.
Experiență în gestionarea bugetului pentru coloana auto.
Experiență în rezolvarea problemelor și gestionarea situațiilor de urgență (accidente, defecțiuni).
Experiență în colaborarea cu alte departamente (achiziții, finanțe, logistică).

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare fluentă a calculatorului (MS Office: Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Cunoștințe avansate de utilizare a programelor de procesare text și foi de calcul (Excel).
Utilizarea eficientă a sistemelor de management al flotei (Fleet Management Systems - FMS).
Utilizarea și interpretarea datelor din GPS și telematica auto.
Cunoașterea și utilizarea sistemelor de raportare electronică (e-Reporting).
Utilizarea programelor de optimizare a rutelor de transport (Route Optimization Software).
Cunoștințe de utilizare a programelor de diagnosticare auto (OBD).
Utilizarea programelor de contabilitate și facturare (ex: Saga, Smart).
Cunoștințe de utilizare a platformelor de comunicare online (ex: Slack, Microsoft Teams).
Utilizarea sistemelor de gestionare a documentelor electronice (DMS).
Cunoștințe de operare a programelor de CAD (Computer-Aided Design), constituie un avantaj.
Utilizarea sistemelor de monitorizare a stării de sănătate a șoferilor (Driver Monitoring Systems).
Cunoștințe de utilizare a programelor de analiză statistică a datelor de transport.
Utilizarea sistemelor de control al accesului și securitate a vehiculelor.
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor mobile pentru gestionarea flotei.
Utilizarea sistemelor de gestionare a comenzilor și a livrărilor (Order Management Systems - OMS).
Cunoștințe de utilizare a programelor de simulare a transporturilor.
Utilizarea sistemelor de monitorizare a consumului de combustibil.
Cunoștințe de utilizare a programelor de management al stocurilor de piese de schimb.
Utilizarea sistemelor de programare a reviziilor și a reparațiilor auto.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilități excelente de comunicare orală și scrisă.
Capacitate de a conduce și motiva o echipă.
Abilitatea de a lua decizii rapide și eficiente sub presiune.
Gândire analitică și capacitate de rezolvare a problemelor.
Organizare și planificare riguroasă.
Orientare către rezultate și depășirea obiectivelor.
Abilități de negociere și persuasiune.
Capacitate de a gestiona conflicte și de a găsi soluții constructive.
Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări.
Orientare către client și satisfacerea nevoilor acestuia.
Lucru în echipă și colaborare eficientă.
Inițiativă și proactivitate în identificarea și rezolvarea problemelor.
Abilități de leadership și capacitate de a inspira și motiva echipa.
Gestionarea eficientă a timpului și prioritizarea sarcinilor.
Capacitate de a lucra independent și de a lua inițiativă.
Abilități de prezentare și de a transmite informații clar și concis.
Gândire strategică și capacitate de a anticipa tendințele pieței.
Abilitatea de a gestiona situații de criză și de a minimiza impactul negativ.
Atitudine pozitivă și capacitate de a menține moralul echipei ridicat.
Capacitate de a învăța rapid și de a se adapta la noile tehnologii.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator, telefon mobil, tabletă, software de management al flotei, GPS, sistem de comunicații radio, software de planificare a rutelor, imprimantă, scaner, software de analiză a datelor, sistem de monitorizare a performanței vehiculelor (telemetrie), echipament de protecție individuală (EPI), trusă de diagnosticare auto, software de raportare, sistem de management al documentelor, platformă de colaborare online..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

• Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
• Tichete de masă.
• Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
• Asigurare de viață/accidente.
• [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
• Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
• Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.