FIȘĂ DE POST SEF BIROU/ SERVICIU RELATII INTERNATIONALE

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:SEF BIROU/ SERVICIU RELATII INTERNATIONALE

1.2. Cod C.O.R.:132414

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu directorii generali, șefii de departamente, consilieri, personalul de suport administrativ și juridic, pentru coordonarea strategiilor, elaborarea de rapoarte și asigurarea fluxului informațional. Externe: Colaborează cu reprezentanți ai altor instituții guvernamentale, organizații internaționale, ambasadori, parteneri comerciali, consultanți externi și mass-media, pentru promovarea intereselor organizației și facilitarea relațiilor bilaterale.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Șeful Biroului/Serviciului Relații Internaționale coordonează și implementează politica instituției în domeniul relațiilor internaționale, asigurând contactul cu parteneri externi, reprezentanți ai organizațiilor internaționale și alte instituții guvernamentale străine. Responsabilitățile includ gestionarea proiectelor transfrontaliere, redactarea de note oficiale, organizarea de evenimente și conferințe, monitorizarea legislației internaționale relevante și promovarea imaginii instituției la nivel internațional. Scopul general este de a consolida cooperarea internațională și de a contribui la atingerea obiectivelor strategice ale instituției."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Coordonarea și gestionarea fluxului de informații referitoare la politica externă și relațiile internaționale.
Elaborarea de rapoarte, note conceptuale și prezentări privind evoluțiile internaționale și impactul acestora asupra instituției.
Reprezentarea instituției în negocieri bilaterale și multilaterale, precum și în cadrul unor forumuri internaționale.
Gestionarea și monitorizarea acordurilor internaționale, convențiilor și protocoalelor în vigoare.
Coordonarea activităților de proiect în cadrul programelor de cooperare internațională, inclusiv gestionarea financiară și raportarea.
Analiza comparativă a legislațiilor și politicilor externe ale altor state, cu identificarea celor mai bune practici.
Gestionarea relațiilor cu misiunile diplomatice acreditate în România și cu organizațiile internaționale.
Organizarea și coordonarea vizitelor oficiale ale delegațiilor străine și ale reprezentanților instituției în străinătate.
Monitorizarea și analiza fluxurilor de finanțare externă și identificarea de oportunități de accesare a acestora.
Gestionarea și actualizarea bazei de date cu informații despre partenerii internaționali.
Elaborarea de strategii de comunicare internațională și promovarea imaginii instituției.
Consolidarea capacității instituționale în domeniul relațiilor internaționale prin organizarea de traininguri și seminarii.
Gestionarea echipei de specialiști în relații internaționale, inclusiv stabilirea obiectivelor și evaluarea performanței.
Asigurarea respectării procedurilor interne și a reglementărilor legale în activitatea de relații internaționale.
Participarea la elaborarea de politici publice în domeniul relațiilor internaționale și la implementarea acestora.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii universitare de nivel licență, preferabil în științe politice, relații internaționale, drept internațional, economie internațională sau domenii similare.
Studii postuniversitare de nivel masterat în unul dintre domeniile menționate anterior, constituie un avantaj.
Certificări profesionale în domeniul relațiilor internaționale, diplomație sau management de proiect, pot fi un plus.
Experiență profesională relevantă de minimum 5 ani în domeniul relațiilor internaționale, diplomație, administrație publică sau sectorul privat, cu responsabilități de conducere.
Cunoștințe aprofundate a legislației române și a dreptului internațional, inclusiv a tratatelor și convențiilor internaționale.
Cunoștințe solide despre instituțiile și procesele de guvernare la nivel național și internațional.
Competențe avansate de comunicare orală și scrisă, în limba română și într-o limbă străină de lucru (engleză, franceză, germană).
Competențe de negociere, reprezentare și advocacy.
Abilități de analiză critică, sinteză și elaborare de rapoarte.
Cunoștințe de operare a pachetului Microsoft Office și a altor aplicații software specifice.
Cunoștințe despre managementul de proiect și finanțe, inclusiv elaborarea de bugete și raportare financiară.
Abilități de leadership și de gestionare a echipei.
Capacitate de a lucra în condiții de stres și de a respecta termene limită.
Integritate profesională și etică managerială.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență de minimum 3 ani în coordonarea și implementarea politicilor de relații internaționale.
Experiență în gestionarea proiectelor de cooperare internațională, inclusiv monitorizarea financiară și raportare.
Experiență în reprezentarea instituției în negocieri bilaterale și multilaterale, la nivel înalt.
Experiență în elaborarea de rapoarte, note conceptuale și prezentări privind evoluțiile internaționale și impactul acestora.
Experiență în gestionarea relațiilor cu misiunile diplomatice acreditate în România și cu organizațiile internaționale.
Experiență în redactarea de note verbale, demersuri oficiale și corespondență diplomatică.
Experiență în organizarea și coordonarea vizitelor oficiale ale delegațiilor străine.
Experiență în analiza comparativă a legislațiilor și politicilor externe ale altor state.
Experiență în gestionarea echipei de specialiști în relații internaționale, inclusiv stabilirea obiectivelor și evaluarea performanței.
Experiență în elaborarea de strategii de comunicare internațională și promovarea imaginii instituției.
Experiență în identificarea și accesarea de oportunități de finanțare externă.
Experiență în monitorizarea și evaluarea impactului programelor de relații internaționale.
Experiență în gestionarea crizelor și a situațiilor de urgență cu implicații internaționale.
Experiență în utilizarea instrumentelor de analiză a datelor și a indicatorilor de performanță în domeniul relațiilor internaționale.
Experiență în colaborarea cu alte instituții guvernamentale și organizații neguvernamentale în domeniul relațiilor internaționale.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Cunoștințe avansate de operare a sistemelor de calcul și aplicațiilor Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Experiență în utilizarea platformelor de videoconferință (Zoom, Microsoft Teams, Google Meet).
Cunoștințe de utilizare a bazelor de date și a instrumentelor de analiză a datelor (ex: SPSS, R).
Experiență în utilizarea sistemelor de management al documentelor electronice (DMS).
Cunoștințe de utilizare a platformelor de colaborare online (ex: SharePoint, Google Workspace).
Abilități de utilizare a instrumentelor de cartografiere geografică (GIS).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de traducere asistată de calculator (CAT).
Experiență în utilizarea sistemelor de management al proiectelor (ex: Microsoft Project, Asana).
Cunoștințe de utilizare a platformelor de social media și a instrumentelor de monitorizare a prezenței online.
Abilități de utilizare a instrumentelor de analiză a sentimentelor și a datelor din surse online.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de securitate cibernetică și de protecție a datelor personale.
Experiență în utilizarea sistemelor de management al informațiilor (MIS).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de gestionare a cunoștințelor (KM).
Abilități de utilizare a instrumentelor de business intelligence (BI).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de raportare electronică (e-reporting).
Experiență în utilizarea instrumentelor de automatizare a proceselor (RPA).
Cunoștințe de utilizare a platformelor de e-learning și a instrumentelor de creare de conținut educațional.
Abilități de utilizare a instrumentelor de gestionare a identității și a accesului (IAM).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de monitorizare a rețelei și a securității aplicațiilor.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Capacitate de negociere și persuasiune, inclusiv în situații de conflict.
Abilități de comunicare orală și scrisă excelente, în limbi străine (engleză obligatoriu, alte limbi avantajoase).
Capacitate de a lucra sub presiune și de a respecta termene limită strânse.
Abilități de leadership și de motivare a echipei.
Gândire strategică și capacitate de a anticipa evoluțiile internaționale.
Abilități de rezolvare a problemelor și de luare a deciziilor în situații complexe.
Adaptabilitate la schimbare și flexibilitate în abordare.
Orientare către rezultate și determinare în atingerea obiectivelor.
Abilități de networking și de construire a relațiilor profesionale.
Capacitate de a lucra eficient atât individual, cât și în echipă multiculturală.
Abilități de reprezentare și de gestionare a imaginii instituției.
Capacitate de a gestiona crizelor și de a comunica eficient în situații de urgență.
Abilități de ascultare activă și de empatie.
Capacitate de a oferi feedback constructiv și de a gestiona conflicte interpersonale.
Orientare către învățare continuă și dezvoltare profesională.
Abilități de organizare și de prioritizare a sarcinilor.
Capacitate de a gestiona informații confidențiale și de a respecta etica profesională.
Abilități de a influența și de a convinge părțile interesate.
Capacitate de a gândi critic și de a analiza informații din diverse surse.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Numărul de acorduri bilaterale/multilaterale negociate și semnate, volumul de corespondență oficială gestionată, numărul de evenimente/conferințe organizate/participate, gradul de satisfacție al partenerilor externi (măsurat prin sondaje), numărul de rapoarte/studii realizate, respectarea termenelor limită pentru depunerea de documente/rapoarte, numărul de proiecte derulate cu succes, gradul de implementare a strategiilor de comunicare externă, numărul de vizite de lucru efectuate, numărul de contacte stabilite cu reprezentanți ai altor instituții/organizații, eficiența utilizării bugetului alocat, numărul de colaborări inițiate cu mass-media, numărul de articole/comunicate de presă publicate, numărul de audiențe/întâlniri programate și desfășurate, numărul de reclamații/sesizări primite și rezolvate, numărul de parteneriate strategice dezvoltate, gradul de acuratețe și relevanță a informațiilor furnizate, numărul de evenimente de reprezentare a instituției, numărul de solicitări de informații gestionate.
6.2. Indicatori Calitativi: Acuratețea și relevanța informațiilor furnizate, claritatea și concizia rapoartelor și documentelor elaborate, eficiența comunicării cu partenerii externi, calitatea reprezentării instituției în relațiile internaționale, gradul de înțelegere și implementare a strategiilor de politică externă, capacitatea de a anticipa și gestiona crizele internaționale, calitatea negocierilor și a rezultatelor obținute, gradul de satisfacție al echipei și al colaboratorilor, eficiența procesului de luare a deciziilor, calitatea relațiilor interpersonale cu partenerii externi, gradul de respectare a procedurilor și a termenelor limită, capacitatea de a adapta strategiile la contextul internațional, calitatea prezentărilor și a discursurilor, eficiența managementului proiectelor internaționale, gradul de inovare în abordările de comunicare externă, capacitatea de a construi și menține o imagine pozitivă a instituției pe plan internațional, calitatea analizei de risc și a recomandărilor formulate, eficiența coordonării activităților cu alte departamente.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă, proactivitate, orientare către rezultate, adaptabilitate, flexibilitate, reziliență, capacitate de a lucra sub presiune, gestionarea conflictelor, negociere, persuasiune, leadership, delegare, motivare, lucrul în echipă, comunicare eficientă, reprezentare adecvată, gestionarea timpului, planificare strategică, gândire critică, luare a deciziilor, rezolvarea problemelor, gestionarea informațiilor confidențiale, etică profesională, capacitate de învățare, orientare către inovare, gestionarea schimbării, adaptare la culturi diferite, capacitate de a influența, colaborare, networking, reprezentare pozitivă a organizației.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator performant, software de procesare a textului (Microsoft Word sau echivalent), software de calcul tabelar (Microsoft Excel sau echivalent), software de prezentare (Microsoft PowerPoint sau echivalent), platformă de videoconferință (Zoom, Microsoft Teams, Skype sau echivalent), sistem de management al documentelor, conexiune la internet de mare viteză, scanner, imprimantă multifuncțională, telefon mobil cu funcționalități avansate, dispozitiv de stocare extern (hard disk sau stick USB), software de gestionare a e-mailului, platformă de colaborare online, sistem de arhivare electronică, software de criptare a datelor, sistem de protecție antivirus, software de traducere automată..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.