FIȘĂ DE POST SEF BIROU CALITATE

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:SEF BIROU CALITATE

1.2. Cod C.O.R.:132112

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu Directorul General, Managerul de Producție, Responsabilii de Departament (Inginerie, Achiziții, Vânzări), Echipele de Audit Intern, Personalul din Biroul Calității pentru implementarea și menținerea sistemului de management al calității, definirea indicatorilor de performanță și analiza datelor. Externe: Colaborează cu Organismele de Certificare, Furnizorii de Servicii de Audit, Clienții (pentru rezolvarea non-conformităților și îmbunătățirea satisfacției), Organisme de Standardizare.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

„Șeful Biroului Calitate este responsabil pentru implementarea, monitorizarea și îmbunătățirea continuă a sistemului de management al calității în cadrul organizației. Asigură respectarea standardelor interne și externe, coordonează auditurile interne și externe, analizează datele privind calitatea produselor/serviciilor și propune măsuri corective și preventive. De asemenea, gestionează echipa de specialiști în calitate, oferind îndrumare și instruire, cu scopul de a menține și dezvolta excelența în toate procesele și de a garanta satisfacția clienților.”

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Planificarea și coordonarea activităților de îmbunătățire a calității.
Implementarea și menținerea Sistemului de Management al Calității (SMQ) conform standardelor ISO 9001.
Elaborarea și actualizarea procedurilor operaționale standard (POS) și a instrucțiunilor de lucru.
Organizarea și conducerea auditurilor interne ale SMQ, identificând neconformități și recomandând acțiuni corective.
Analiza datelor statistice privind calitatea, identificarea tendințelor și elaborarea de rapoarte.
Gestionarea reclamațiilor clienților și investigarea cauzelor principale ale neconformităților.
Participarea la auditurile externe ale SMQ, asigurând respectarea cerințelor auditorilor.
Coordonarea activităților de calificare a personalului în domeniul calității.
Dezvoltarea și implementarea de instrumente și tehnici de control statistic al proceselor (SPC).
Monitorizarea indicatorilor de performanță a calității (KPI) și raportarea către conducere.
Gestionarea documentației SMQ, asigurând controlul versiunilor și accesul autorizat.
Participarea la analiza de risc și identificarea oportunităților de îmbunătățire a proceselor.
Asigurarea conformității cu legislația și reglementările în vigoare în domeniul calității.
Dezvoltarea și implementarea de programe de acțiune corectivă și preventivă (CAPA).
Reprezentarea organizației în relația cu organismele de certificare și acreditare.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii superioare de specialitate în domeniul ingineriei, științelor înnăscute, economie sau management.
Certificare în sistemul de management al calității (ex: ISO 9001 Lead Auditor).
Cunoștințe avansate de statistică și control statistic al proceselor (SPC).
Cunoștințe solide despre metodologia Six Sigma (Yellow Belt, Green Belt sau Black Belt constituie un avantaj).
Experiență în utilizarea instrumentelor de analiză a datelor (ex: Minitab, Excel).
Cunoștințe despre metodologia DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control).
Cunoștințe despre metodologia PDCA (Plan, Do, Check, Act).
Cunoștințe aprofundate despre standarde și reglementări în domeniul calității (ex: ISO 13485, IATF 16949).
Cunoștințe despre instrumentele de management al calității (ex: diagrame Ishikawa, matrice de prioritizare).
Cunoștințe de limba engleză – nivel avansat (scris și vorbit).
Certificare în domeniul managementului proiectelor (ex: PMP) constituie un avantaj.
Atestat profesional în domeniul specific de activitate al organizației (dacă este cazul).
Cursuri de formare în domeniul managementului riscului.

5.2. Experiență Profesională:

Minimum 5 ani de experiență profesională în domeniul calității, într-o poziție de responsabilitate.
Experiență demonstrată în implementarea și menținerea sistemelor de management al calității conform standardelor ISO 9001 și alte standarde relevante (ex: ISO 13485, IATF 16949).
Experiență în conducerea auditurilor interne și externe, identificarea neconformităților și propunerea de măsuri corective.
Experiență în analiza datelor statistice privind calitatea și în utilizarea instrumentelor de control statistic al proceselor (SPC).
Experiență în gestionarea reclamațiilor clienților și în investigarea cauzelor principale ale neconformităților.
Experiență în elaborarea și implementarea de programe de acțiune corectivă și preventivă (CAPA).
Experiență în conducerea echipelor de specialiști în calitate.
Experiență în interacțiunea cu organismele de certificare și acreditare.
Experiență în utilizarea instrumentelor software de management al calității (ex: Q-Pulse, MasterControl).
Experiență în domeniul specific de activitate al organizației (ex: producție auto, industria farmaceutică, industria alimentară) constituie un avantaj.
Experiență în implementarea și utilizarea metodologiilor Lean Manufacturing și Six Sigma constituie un avantaj.
Experiență în managementul proiectelor, cu focus pe îmbunătățirea proceselor de calitate.
Experiență în elaborarea de rapoarte de performanță a calității pentru conducere.
Experiență în gestionarea documentației SMQ și asigurarea conformității cu cerințele legale și contractuale.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Cunoștințe avansate de operare a unui calculator și a suitei Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
Cunoștințe solide de utilizare a programelor statistice (ex: Minitab, Statistica).
Cunoștințe avansate de utilizare a sistemelor de management al documentelor (DMS).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor ERP (Enterprise Resource Planning) – avantaj.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al calității (QMS) – avantaj.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de vizualizare a datelor (ex: Power BI, Tableau) – avantaj.
Cunoștințe de programare în limbaje de scripting (ex: Python, R) – avantaj.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de analiză a cauzei principale (Root Cause Analysis).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de diagramare Ishikawa (Fishbone Diagram).
Cunoștințe de utilizare a matricelor de prioritizare (Prioritization Matrix).
Cunoștințe de utilizare a tehnicilor de control a proceselor statistice (SPC).
Cunoștințe de utilizare a tehnicilor de analiză a riscurilor (FMEA, HAZOP).
Cunoștințe de utilizare a tehnicilor de validare și calificare (IQ, OQ, PQ).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de management al proiectelor (ex: MS Project, Jira).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de colaborare online (ex: Microsoft Teams, Slack).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al resurselor umane (HRMS) – avantaj.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de gestionare a bazelor de date (SQL) – avantaj.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de simulare a proceselor – avantaj.
Cunoștințe de utilizare a tehnologiilor cloud (ex: AWS, Azure) – avantaj.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de automatizare robotică a proceselor (RPA) – avantaj.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilitatea de a conduce și motiva o echipă.
Capacitatea de a lua decizii în situații complexe și sub presiune.
Abilitatea de a comunica eficient, atât verbal cât și în scris, cu diverse audiențe.
Capacitatea de a negocia și de a rezolva conflicte.
Abilitatea de a lucra independent și în echipă.
Orientare către rezultate și respectarea termenelor limită.
Gândire analitică și abilitatea de a identifica probleme și de a propune soluții.
Abilitatea de a gestiona eficient timpul și de a prioritiza sarcinile.
Adaptabilitate la schimbări și capacitatea de a învăța rapid.
Abilitatea de a lucra cu atenție la detalii și de a menține acuratețea.
Spirit de inițiativă și proactivitate.
Capacitatea de a construi și menține relații profesionale.
Abilitatea de a influența și de a convinge.
Empatie și abilitatea de a înțelege perspectivele altora.
Abilitatea de a oferi și de a primi feedback constructiv.
Capacitatea de a lucra cu persoane din diverse culturi și background-uri.
Abilitatea de a gestiona situații de criză.
Rezistență la stres și capacitatea de a menține calmul în situații dificile.
Abilitatea de a delega sarcini și de a monitoriza progresul.
Etică profesională și respectarea confidențialității.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Numărul de neconformități identificate în urma auditurilor interne, Rata de închidere a acțiunilor corective și preventive (CAPA), Numărul de reclamații clienților, Rata de conformitate cu cerințele legale și contractuale, Numărul de îmbunătățiri proceselor implementate, Rata de satisfacție a clienților (legată de calitatea produselor/serviciilor), Reducerea costurilor legate de rebuturi și respingeri, Timpul mediu de răspuns la problemele de calitate, Numărul de acțiuni preventive implementate, Rata de respectare a termenelor limită pentru acțiunile CAPA, Numărul de traininguri de sensibilizare a personalului organizate, Reducerea numărului de evenimente adverse, Rata de implementare a îmbunătățirilor propuse, Numărul de audituri interne efectuate, Rata de conformitate cu standardele de calitate (ISO 9001, IATF 16949 etc.), Numărul de recomandări de îmbunătățire implementate, Rata de reducere a timpului de procesare, Numărul de certificări obținute și menținute, Rata de succes a implementării de noi produse sau servicii, Numărul de non-conformități majore identificate.
6.2. Indicatori Calitativi: Eficiența implementării sistemului de management al calității, Nivelul de implicare a managementului în activitățile de îmbunătățire continuă, Calitatea documentației (proceduri, instrucțiuni de lucru, formulare), Capacitatea de a identifica și de a prioritiza riscurile de calitate, Eficiența comunicării cu părțile interesate (intern și extern), Gradul de respectare a procedurilor și instrucțiunilor de lucru, Nivelul de conștientizare a personalului cu privire la importanța calității, Calitatea acțiunilor corective și preventive, Eficiența în rezolvarea problemelor de calitate, Nivelul de profesionalism în interacțiunea cu clienții și furnizorii, Capacitatea de a genera idei inovatoare pentru îmbunătățirea calității, Gradul de aliniere a proceselor cu standardele de calitate, Capacitatea de a conduce echipe multidisciplinare, Nivelul de adaptabilitate la schimbările din mediul de afaceri, Calitatea rapoartelor de audit și a prezentărilor, Gradul de respectare a termenelor limită pentru acțiunile CAPA, Nivelul de încredere acordat de management și de alte părți interesate, Capacitatea de a influența cultura organizațională în direcția îmbunătățirii calității, Eficiența în gestionarea resurselor umane și materiale dedicate calității.
6.3. Indicatori Comportamentali: Capacitatea de a lua inițiativa și de a propune soluții, Abilitatea de a gestiona situații de conflict și de a găsi compromisuri, Orientarea către rezultate și perseverența în atingerea obiectivelor, Capacitatea de a lucra sub presiune și de a respecta termene limită, Abilitatea de a motiva și inspira echipa, Capacitatea de a oferi feedback constructiv și de a primi critici, Abilitatea de a comunica eficient și clar, atât verbal cât și în scris, Abilitatea de a lua decizii corecte și ponderate, Capacitatea de a lucra în echipă și de a colabora cu alte departamente, Abilitatea de a se adapta la schimbări și de a învăța rapid, Abilitatea de a gestiona resursele disponibile în mod eficient, Abilitatea de a identifica oportunități de îmbunătățire și de a le implementa, Abilitatea de a delega sarcini și de a monitoriza progresul, Abilitatea de a construi și menține relații profesionale solide, Abilitatea de a analiza date și de a trage concluzii relevante, Abilitatea de a prezenta informații complexe într-un mod clar și concis, Abilitatea de a gestiona priorități multiple și de a lucra în condiții de ambiguitate, Abilitatea de a demonstra leadership și de a influența deciziile, Abilitatea de a menține o atitudine pozitivă și de a inspira încredere, Abilitatea de a demonstra integritate și profesionalism în toate acțiunile.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Computer, Software de management al calității (ex: ISO 9001, IATF 16949), Software de analiză statistică (ex: Minitab, SPSS), Aparatură de măsurare și testare (calibre), Software de procesare a datelor, Imprimantă, Scanner, Aparatură de audit (camera foto/video), Instrumente de control al documentelor, Telefoane, E-mail, Software de colaborare online, Sistem de management al documentelor, Instrumente de măsurare a mediului de lucru, Software de management al riscurilor, Instrumente de vizualizare a datelor (ex: grafice, diagrame)..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.