FIȘĂ DE POST SEF PROIECT/ PROGRAM
Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]
SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI
1.1. Denumirea postului:SEF PROIECT/ PROGRAM
1.2. Cod C.O.R.:122314
1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]
1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare
1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]
SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE
2.1. Relații ierarhice (de subordonare):
Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]
2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):
Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]
2.3. Relații funcționale (de colaborare):
Interne: Colaborează cu Directorul General, Managerii de departamente, Inginerii, Tehnicienii, Echipele de vânzări și marketing, Departamentul financiar, Departamentul de resurse umane, pentru alinierea strategică, execuția eficientă și gestionarea resurselor. Externe: Colaborează cu Furnizorii, Contractanții, Clienții, Autoritățile de reglementare, partenerii tehnologici, pentru respectarea contractelor, obținerea aprobărilor și livrarea proiectelor conform cerințelor.
SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI
"Șeful de proiect/program coordonează și gestionează ansamblul activităților dintr-un proiect sau program complex, asigurând respectarea termenelor, bugetului și obiectivelor stabilite. Responsabilitățile includ planificarea, organizarea, monitorizarea și controlul resurselor, precum și comunicarea eficientă cu părțile interesate. Șeful de proiect/program este responsabil pentru atingerea rezultatelor preconizate, respectând standardele de calitate și gestionând riscurile potențiale, contribuind la succesul general al organizației."
SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE
Elaborarea și actualizarea planului de proiect, incluzând diagrama Gantt și drumul critic.
Definirea și gestionarea scope-ului proiectului, controlul modificărilor și gestionarea baseline-urilor.
Identificarea, analiza și gestionarea riscurilor proiectului, elaborarea planului de răspuns.
Alocarea și gestionarea resurselor umane și materiale, optimizarea utilizării acestora.
Monitorizarea progresului proiectului, raportarea statusului către părțile interesate.
Gestionarea bugetului proiectului, controlul costurilor și identificarea oportunităților de economisire.
Coordonarea echipelor de lucru, asigurarea comunicării eficiente și rezolvarea conflictelor.
Negocierea contractelor cu furnizorii și subcontractanții, monitorizarea respectării clauzelor.
Implementarea și respectarea procedurilor de management al calității, asigurarea conformității cu standardele.
Identificarea și gestionarea dependențelor între activitățile proiectului, asigurarea fluxului de lucru optim.
Gestionarea schimbărilor în scope, timp sau costuri, prin procese formale de control al schimbărilor.
Facilitarea întâlnirilor de proiect, elaborarea proceselor verbale și urmărirea acțiunilor.
Evaluarea performanței proiectului, identificarea lecțiilor învățate și recomandarea de îmbunătățiri.
Gestionarea relațiilor cu clienții, asigurarea satisfacției acestora și rezolvarea problemelor.
Asigurarea conformității cu reglementările legale și cu politicile interne ale organizației.
SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI
5.1. Studii și Calificări:
Absolvirea studiilor universitare de licență, preferabil în domeniul ingineriei, economiei, managementului de proiect sau într-un domeniu conex.
Absolvirea unor cursuri de specializare în management de proiect, certificări PMP, PRINCE2, AgilePM sau alte metodologii recunoscute.
Experiență profesională relevantă în managementul de proiect, minim 5 ani, cu responsabilități de conducere.
Cunoștințe solide de metodologii de management de proiect (PMBOK, PRINCE2, Agile, Waterfall).
Cunoștințe avansate de utilizare a instrumentelor software de management de proiect (MS Project, Jira, Asana, Trello).
Cunoștințe de utilizare a pachetelor Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
Cunoștințe de limbi străine, preferabil engleză, la nivel avansat (scris și vorbit).
Certificări în domeniul managementului financiar și contabilității constituie un avantaj.
Cunoștințe de legislație relevantă pentru domeniul de activitate al proiectului.
Abilități de comunicare, negociere și leadership.
5.2. Experiență Profesională:
Experiență demonstrabilă în gestionarea de proiecte cu bugete de peste 500.000 EUR.
Experiență în gestionarea de proiecte cu echipe multidisciplinare, de minim 10 persoane.
Experiență în implementarea de metodologii de management de proiect (PMBOK, PRINCE2, Agile) în diverse industrii.
Experiență în gestionarea riscurilor de proiect, inclusiv identificarea, analiza și implementarea planurilor de răspuns.
Experiență în negocierea și administrarea contractelor cu furnizori și subcontractori.
Experiență în raportarea statusului proiectului către părțile interesate, inclusiv managementul superior și clienți.
Experiență în utilizarea instrumentelor software de management de proiect (MS Project, Jira, Asana, Trello) pentru planificare, urmărire și raportare.
Experiență în gestionarea schimbărilor de scope, timp și costuri, prin procese formale de control al schimbărilor.
Experiență în conducerea echipelor de proiect, inclusiv motivare, dezvoltare și evaluare a performanței.
Experiență în gestionarea conflictelor și rezolvarea problemelor în cadrul echipei de proiect.
Experiență în implementarea de soluții de îmbunătățire continuă a proceselor de management de proiect.
Experiență în lucrul cu metodologii Agile, inclusiv Scrum și Kanban, constituie un avantaj.
Experiență în gestionarea de proiecte în industria IT, construcții, energie sau producție constituie un avantaj.
5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):
Cunoștințe avansate de operare a sistemelor de calculatoare și a aplicațiilor Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Cunoștințe solide de utilizare a software-urilor de management de proiect (MS Project, Jira, Asana, Trello).
Cunoștințe avansate de utilizare a instrumentelor de colaborare online (Microsoft Teams, Slack, Google Workspace).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de Business Intelligence (BI) pentru analiza datelor și generarea de rapoarte (Power BI, Tableau).
Cunoștințe de utilizare a software-urilor de modelare și simulare (ex: AutoCAD, SolidWorks, MATLAB).
Cunoștințe de utilizare a platformelor de gestionare a documentelor (SharePoint, Google Drive).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de versionare a codului (Git, SVN).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de testare software (ex: Selenium, JUnit).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor ERP (Enterprise Resource Planning) (ex: SAP, Oracle).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor CRM (Customer Relationship Management) (ex: Salesforce, Microsoft Dynamics).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de analiză a rețelelor sociale (ex: Hootsuite, Buffer).
Cunoștințe de utilizare a platformelor de videoconferință (Zoom, Webex).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de automatizare a proceselor (ex: RPA – Robotic Process Automation).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de management al configurației (ex: Ansible, Puppet).
Cunoștințe de utilizare a platformelor de cloud computing (AWS, Azure, Google Cloud).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de monitorizare a performanței aplicațiilor (ex: New Relic, AppDynamics).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de securitate cibernetică (ex: antivirus, firewall).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de recuperare a datelor.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de diagnosticare a rețelelor.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de criptare a datelor.
5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):
Comunicare eficientă, atât verbală, cât și scrisă.
Leadership și capacitate de a motiva echipe multidisciplinare.
Abilitatea de a lua decizii în condiții de incertitudine și presiune.
Gândire strategică și capacitate de a anticipa problemele.
Abilitatea de a negocia și de a gestiona conflicte.
Orientare către rezultate și capacitate de a prioritiza sarcinile.
Adaptabilitate și flexibilitate în fața schimbărilor.
Capacitate de a lucra independent și în echipă.
Abilități de rezolvare a problemelor și gândire analitică.
Gestionarea timpului și organizare eficientă.
Empatie și capacitate de a construi relații de încredere.
Abilitatea de a oferi și de a primi feedback constructiv.
Gestionarea stresului și reziliență.
Abilitatea de a influența și de a convinge.
Gândire critică și atenție la detalii.
Abilitatea de a delega sarcini și de a monitoriza progresul.
Capacitate de a învăța rapid și de a se adapta la tehnologii noi.
Abilitatea de a lucra cu persoane din culturi diferite.
Orientare către client și capacitate de a înțelege nevoile acestuia.
Abilitatea de a construi și menține o rețea profesională.
SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI
Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.
6.1. Indicatori Cantitativi: Numărul de proiecte finalizate conform planului, Costul total al proiectelor, Respectarea bugetului alocat, Numărul de riscuri identificate și gestionate, Gradul de satisfacție a părților interesate, Respectarea termenelor limită, Numărul de modificări ale scope-ului aprobate, Numărul de rapoarte de status generate la timp, Numărul de resurse utilizate eficient, Numărul de probleme rezolvate în timpul alocat, Numărul de lecții învățate implementate, Numărul de proiecte livrate sub buget, Numărul de proiecte livrate în avans, Reducerea costurilor operaționale, Creșterea eficienței proceselor, Îmbunătățirea calității livrabilelor, Respectarea standardelor de calitate, Numărul de audituri de proiect trecute cu succes, Gradul de utilizare a instrumentelor de management de proiect.6.2. Indicatori Calitativi: Capacitatea de a anticipa și gestiona riscurile, Eficiența comunicării cu părțile interesate, Calitatea planificării și organizării proiectelor, Abilitatea de a motiva și conduce echipele, Nivelul de respectare a procedurilor și standardelor, Capacitatea de a lua decizii în situații complexe, Eficiența rezolvării conflictelor, Calitatea raportării progresului proiectelor, Abilitatea de a învăța din experiență și de a îmbunătăți procesele, Nivelul de inovație în abordarea problemelor, Capacitatea de a construi relații de încredere cu echipa și cu clienții, Calitatea documentației proiectelor, Abilitatea de a adapta planurile la schimbările neprevăzute, Eficiența colaborării cu alte departamente, Nivelul de profesionalism în interacțiunile cu părțile interesate, Capacitatea de a prezenta informații complexe într-un mod clar și concis, Abilitatea de a identifica și de a implementa îmbunătățiri continue, Nivelul de angajament față de obiectivele organizației, Capacitatea de a lucra sub presiune și de a respecta termenele limită, Abilitatea de a delega eficient și de a monitoriza progresul.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă, Orientare spre rezultate, Abilități de leadership, Capacitate de delegare, Gândire strategică, Abilități de comunicare, Abilitatea de a lua decizii, Rezolvarea problemelor, Adaptabilitate, Lucrul în echipă, Gestionarea conflictelor, Orientare către client, Gestionarea timpului, Organizare, Planificare, Prioritizare, Empatie, Negociere, Influență, Responsabilitate.
SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI
7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.
7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].
7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.
7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA
7.5. Echipamente din dotare:
Laptop, Smartphone, Tabletă, Software de management de proiect (MS Project, Jira, Asana, etc.), Software de colaborare online (Microsoft Teams, Slack, Google Workspace), Software de procesare a datelor (Excel, Power BI), Software de prezentare (PowerPoint, Google Slides), Scanner, Imprimantă, Dispozitiv de stocare extern (hard disk, USB), Sistem de videoconferință, Echipamente de protecție personală (în funcție de proiect), Software de contabilitate (în funcție de proiect), Software CAD/CAM (în funcție de proiect), Sistem de management al documentelor..
SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI
8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)
Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:
- Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
- Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
- Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
- Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
- Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
- Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
- Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
- Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
- Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
- Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
- Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
- Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
8.2. Situații de Urgență (SU)
Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.
- Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
- Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
- Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
- Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
- Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
- Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
- Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
- Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
- Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
- Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
- Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.
8.3. Protecția Mediului
Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:
- Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
- Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
- Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
- Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
- Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.
8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)
Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.
SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII
Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:
- Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
- Tichete de masă.
- Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
- Asigurare de viață/accidente.
- [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
- Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
- Decontarea transportului (dacă este cazul).
SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE
Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.