FIȘĂ DE POST SECRETAR STIINTIFIC

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:SECRETAR STIINTIFIC

1.2. Cod C.O.R.:122303

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu cercetători, directori de departament, alți secretari, personalul administrativ, tehnicieni de laborator, pentru gestionarea fluxului informațional și suportul activităților științifice.
Externe: Colaborează cu instituții de cercetare, editori științifici, furnizori de servicii IT, agenții de finanțare, parteneri academici, pentru coordonarea evenimentelor și facilitarea comunicării.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Secretarul Științific asigură suport administrativ și științific pentru activitatea de cercetare desfășurată în cadrul instituției. Responsabilitățile includ gestionarea corespondenței, organizarea ședințelor și conferințelor, redactarea și revizuirea documentelor științifice (articole, rapoarte, prezentări), monitorizarea publicațiilor, gestionarea bazelor de date științifice și facilitarea comunicării între cercetători. De asemenea, oferă suport în obținerea de finanțări, respectând procedurile interne și cerințele specifice ale proiectelor de cercetare. Rolul este esențial pentru buna desfășurare a activității științifice și pentru promovarea rezultatelor cercetării."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

1. Gestionarea fluxului de documente științifice, inclusiv înregistrarea, arhivarea și distribuirea acestora conform procedurilor interne.
2. Redactarea, revizuirea și corectura de texte științifice (articole, rapoarte, prezentări, comunicate de presă), asigurând respectarea normelor de redactare și a terminologiei specifice.
3. Organizarea și coordonarea ședințelor, conferințelor și simpozioanelor științifice, inclusiv pregătirea agendelor, a materialelor suport și a proceselor-verbale.
4. Monitorizarea publicațiilor științifice relevante pentru domeniul de activitate al instituției, inclusiv identificarea articolelor, a cărților și a altor resurse informative.
5. Gestionarea bazelor de date științifice, asigurând corectitudinea, actualizarea și accesibilitatea informațiilor.
6. Pregătirea de documente justificative pentru finanțări naționale și internaționale, conform ghidurilor specifice ale programelor.
7. Asigurarea comunicării eficiente între cercetători, conducerea instituției și parteneri externi.
8. Gestionarea corespondenței oficiale, inclusiv redactarea de răspunsuri și transmiterea de documente.
9. Asigurarea suportului logistic pentru activitățile de cercetare, inclusiv procurarea de materiale și echipamente.
10. Verificarea conformității documentelor științifice cu cerințele legale și etice.
11. Întocmirea de rapoarte privind activitatea de cercetare și rezultatele obținute.
12. Gestionarea fluxului de informații referitoare la drepturile de proprietate intelectuală (brevete, drepturi de autor).
13. Asigurarea suportului pentru publicarea rezultatelor cercetării în reviste științifice de specialitate.
14. Monitorizarea și actualizarea procedurilor interne privind gestionarea documentelor științifice.
15. Colaborarea cu departamentele administrative și financiare pentru a asigura buna desfășurare a activităților de cercetare."

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

1. Studii superioare de lungă durată (licență/absolvire) în științe umaniste, științe sociale, științe juridice, informație și comunicații sau într-un domeniu conex cu activitatea de cercetare a instituției.
2. Certificat de absolvire a unei instituții de învățământ superior acreditate, cu o diplomă echivalentă.
3. Cunoștințe solide de limba română (scris și vorbit), cu accent pe gramatică, ortografie și stilistică.
4. Cunoștințe avansate de operare a calculatorului, inclusiv pachete de aplicații Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) și software specific pentru gestionarea documentelor și bazelor de date.
5. Cunoștințe de limbi străine (engleza obligatoriu, o limbă europeană suplimentară reprezintă un avantaj) – nivel minim B2 (conform Cadrului European Comun de Referință).
6. Cunoștințe despre terminologia specifică domeniului de cercetare al instituției.
7. Cunoștințe despre legislația națională și europeană relevantă pentru activitatea de cercetare (dreptul proprietății intelectuale, dreptul achizițiilor publice, etc.).
8. Cunoștințe despre standardele de redactare a documentelor științifice (articole, rapoarte, prezentări).
9. Certificare în domeniul arhivării electronice (reprezintă un avantaj).
10. Cursuri de specializare în gestionarea informațiilor științifice, biblioteconomie sau arhivistică (reprezintă un avantaj).
11. Experiență în utilizarea sistemelor de management al documentelor (DMS) (reprezintă un avantaj).

5.2. Experiență Profesională:

1. Experiență profesională de minimum 3 ani în domeniul gestionării documentelor, preferabil în instituții de cercetare, universități sau organizații guvernamentale.
2. Experiență în redactarea, revizuirea și corectura de texte științifice, asigurând respectarea normelor de redactare și a terminologiei specifice.
3. Experiență în organizarea și coordonarea ședințelor, conferințelor și simpozioanelor științifice, inclusiv pregătirea agendelor, a materialelor suport și a proceselor-verbale.
4. Experiență în gestionarea bazelor de date științifice, asigurând corectitudinea, actualizarea și accesibilitatea informațiilor.
5. Experiență în pregătirea de documente justificative pentru finanțări naționale și internaționale, conform ghidurilor specifice ale programelor.
6. Experiență în utilizarea sistemelor de management al documentelor (DMS) și a software-urilor specifice pentru gestionarea informațiilor științifice.
7. Experiență în arhivarea documentelor (electronice și/sau pe suport fizic), respectând reglementările legale și procedurile interne.
8. Experiență în comunicarea cu factori interni și externi, asigurând fluxul informațional și reprezentând instituția în diverse situații.
9. Experiență în redactarea de rapoarte și prezentări, sintetizând informații complexe și prezentându-le într-un mod clar și concis.
10. Experiență în colaborarea cu echipe multidisciplinare, contribuind la realizarea obiectivelor instituției.
11. Experiență în utilizarea instrumentelor de căutare a informațiilor științifice (baze de date, biblioteci digitale, motoare de căutare) (reprezintă un avantaj).

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

1. Operare avansată a sistemelor de operare Windows și/sau Linux.
2. Cunoștințe aprofundate de utilizare a suita Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
3. Utilizarea eficientă a procesorilor de text pentru formatarea și structurarea documentelor științifice (ex: LaTeX, Markdown).
4. Utilizarea software-urilor de gestionare a referințelor bibliografice (ex: Mendeley, Zotero, EndNote).
5. Cunoștințe solide de utilizare a sistemelor de management al documentelor (DMS) – preferabil experiență cu platforme specifice (ex: Alfresco, SharePoint).
6. Utilizarea eficientă a instrumentelor de căutare a informațiilor științifice (ex: Web of Science, Scopus, Google Scholar).
7. Cunoștințe de baze de date și abilitatea de a interoga și gestiona date (ex: SQL, MySQL).
8. Utilizarea software-urilor de creare și editare a graficelor și diagramelor (ex: Adobe Illustrator, Inkscape).
9. Cunoștințe de securitate a informațiilor și abilitatea de a proteja datele confidențiale.
10. Utilizarea instrumentelor de videoconferință și colaborare online (ex: Zoom, Microsoft Teams).
11. Cunoștințe de protocoale de comunicare și rețele de calculatoare.
12. Utilizarea software-urilor de arhivare digitală și migrare a datelor.
13. Cunoștințe de programare de bază (ex: Python, R) (reprezintă un avantaj).
14. Utilizarea instrumentelor de analiză a datelor (ex: SPSS, R) (reprezintă un avantaj).
15. Cunoștințe despre standarde de metadate pentru resurse digitale (ex: Dublin Core).
16. Utilizarea software-urilor de criptare a datelor și securizare a comunicațiilor.
17. Cunoștințe despre tehnologii de cloud computing (ex: AWS, Azure, Google Cloud).
18. Utilizarea instrumentelor de automatizare a proceselor (ex: Power Automate).
19. Cunoștințe despre tehnologii de inteligență artificială și machine learning (reprezintă un avantaj).
20. Utilizarea instrumentelor de monitorizare a performanței sistemelor informatice.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

1. Abilități excelente de comunicare scrisă și orală, inclusiv redactare de texte științifice și prezentări.
2. Capacitate de a gestiona eficient timpul și prioritățile, respectând termenele limită.
3. Organizare impecabilă și atenție sporită la detalii, asigurând acuratețea documentelor.
4. Abilități de rezolvare a problemelor și luare a deciziilor, în situații complexe.
5. Capacitate de a lucra atât independent, cât și în echipă multidisciplinară.
6. Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări, în contextul unui mediu de cercetare dinamic.
7. Abilități de negociere și persuasiune, în interacțiunea cu factori interni și externi.
8. Empatie și capacitate de a înțelege nevoile și așteptările celorlalți.
9. Discreție și confidențialitate în gestionarea informațiilor sensibile.
10. Proactivitate și inițiativă în identificarea și rezolvarea problemelor.
11. Abilități de leadership și capacitate de a coordona activități.
12. Capacitate de a gestiona situații de stres și de a menține calmul sub presiune.
13. Abilități de ascultare activă și capacitate de a înțelege perspective diferite.
14. Capacitate de a învăța rapid și de a se adapta la noi tehnologii și proceduri.
15. Abilități de analiză critică și capacitate de a evalua informații din surse diverse.
16. Capacitate de a construi și menține relații profesionale solide.
17. Abilități de gestionare a conflictelor și capacitate de a găsi soluții constructive.
18. Capacitate de a oferi feedback constructiv și de a primi feedback cu deschidere.
19. Abilități de a motiva și inspira membrii echipei.
20. Orientare către rezultate și dorință de a contribui la succesul organizației.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Numărul de documente științifice redactate și corectate, Numărul de evenimente științifice organizate și gestionate, Numărul de baze de date științifice actualizate și întreținute, Numărul de solicitări de informații științifice procesate, Numărul de rapoarte științifice generate, Numărul de cereri de suport tehnic rezolvate, Numărul de proceduri administrative optimizate, Numărul de întâlniri și conferințe coordonate, Procentul de acuratețe a datelor introduse, Timpul mediu de răspuns la solicitările de informații, Numărul de erori detectate și corectate în documente, Procentul de respectare a termenelor limită pentru activități, Numărul de proceduri de arhivare digitală implementate, Numărul de sisteme de management al informațiilor actualizate, Procentul de satisfacție al utilizatorilor, Numărul de proceduri de securitate a datelor implementate, Numărul de traininguri organizate pentru utilizatori, Numărul de parteneriate stabilite cu alte instituții, Procentul de conformitate cu standardele de calitate, Numărul de îmbunătățiri procesuale implementate.
6.2. Indicatori Calitativi: Acuratețea datelor introduse în baze de date, Calitatea redactării și corectării documentelor științifice, Eficiența organizării și gestionării evenimentelor științifice, Nivelul de satisfacție al utilizatorilor în raport cu serviciile prestate, Gradul de respectare a procedurilor interne și a standardelor de calitate, Calitatea interacțiunii cu factorii interni și externi, Eficiența comunicării informațiilor științifice, Nivelul de conformitate cu cerințele legale și reglementările specifice, Capacitatea de a gestiona situații complexe și de a găsi soluții inovatoare, Calitatea raportării și a prezentării informațiilor științifice, Gradul de inițiativă și de proactivitate în identificarea și rezolvarea problemelor, Nivelul de profesionalism și de etică în exercitarea atribuțiilor, Capacitatea de a colabora eficient cu membrii echipei și cu alte departamente, Calitatea documentației și a arhivării informațiilor științifice, Nivelul de adaptabilitate la schimbări și la noi tehnologii, Capacitatea de a gestiona situații de criză și de a minimiza impactul negativ, Calitatea feedback-ului oferit și primit, Nivelul de respectare a confidențialității și a securității datelor, Capacitatea de a anticipa nevoile utilizatorilor și de a oferi suport adecvat, Nivelul de implicare în îmbunătățirea continuă a proceselor.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă, Atenție la detalii, Abilități de comunicare, Organizare, Capacitate de adaptare, Rezolvarea problemelor, Lucru în echipă, Gestionarea timpului, Proactivitate, Flexibilitate, Abilități de negociere, Gestionarea stresului, Orientare către rezultate, Abilități de leadership, Discreție, Empatie, Profesionalism, Responsabilitate, Capacitate de învățare, Etică profesională.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator, Imprimantă, Scaner, Copiator, Telefon, Software de procesare a textului (ex: Microsoft Word, LibreOffice Writer), Software de calcul tabelar (ex: Microsoft Excel, LibreOffice Calc), Software de prezentare (ex: Microsoft PowerPoint, LibreOffice Impress), Software de gestionare a bazelor de date, Software de arhivare electronică, Sistem de management al documentelor, E-mail client, Browser web, Sistem de videoconferință, Dispozitive de stocare externă (ex: hard disk extern, stick USB), Aparatură de scanare a documentelor, Aparatură de reproducere a documentelor (copiator, imprimantă multifuncțională), Aparatură de arhivare (mașină de sigilat dosare, truse de arhivare)..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.