FIȘĂ DE POST DIRECTOR OPERATII TRANZACTII

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:DIRECTOR OPERATII TRANZACTII

1.2. Cod C.O.R.:122104

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu Directorul General, Directorul Financiar, Directorul IT, Responsabilii de conformitate, Liderii de echipe operaționale, pentru optimizarea proceselor, respectarea reglementărilor și alinierea strategică. Externe: Colaborează cu auditori interni și externi, furnizori de servicii, bănci, autorități de reglementare, pentru asigurarea conformității, eficienței și transparenței operaționale.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

Directorul Operațiuni Tranzacții are responsabilitatea generală de a asigura eficiența, siguranța și conformitatea proceselor de tranzacționare. Această funcție implică coordonarea și supervizarea activităților zilnice ale departamentului, monitorizarea riscurilor operaționale, optimizarea fluxurilor de lucru și implementarea de măsuri pentru a preveni erorile și fraudele. Directorul trebuie să asigure respectarea reglementărilor legale și interne, să dezvolte și să mențină relații solide cu părțile interesate și să contribuie la îmbunătățirea continuă a performanței operaționale.

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Supervizarea operațiunilor de procesare a tranzacțiilor, asigurând respectarea procedurilor interne și a reglementărilor legale.
Gestionarea și optimizarea fluxurilor de lucru pentru tranzacții, incluzând procesele de validare, compensare și decontare.
Monitorizarea indicatorilor cheie de performanță (KPI) pentru operațiunile de tranzacții și implementarea de acțiuni corective.
Gestionarea riscurilor operaționale asociate procesării tranzacțiilor, inclusiv identificarea, evaluarea și mitigarea acestora.
Dezvoltarea și implementarea politicilor și procedurilor pentru prevenirea fraudei și a erorilor operaționale.
Supravegherea conformității cu reglementările locale și internaționale, precum cele impuse de BNR, EMISI și alte organisme de reglementare.
Gestionarea echipei de specialiști în procesarea tranzacțiilor, inclusiv recrutare, formare, evaluare și dezvoltare.
Colaborarea cu departamentele de conformitate, risc, audit intern și IT pentru a asigura o gestionare eficientă a proceselor.
Analiza și optimizarea costurilor operaționale asociate procesării tranzacțiilor.
Implementarea și monitorizarea sistemelor de raportare pentru tranzacții, inclusiv generarea de rapoarte periodice pentru conducerea superioară.
Participarea la proiecte de îmbunătățire a proceselor, inclusiv implementarea de noi tehnologii și sisteme.
Gestionarea relațiilor cu furnizorii de servicii de procesare a tranzacțiilor (bănci corespondente, procesatori de plăți).
Asigurarea continuității operaționale în situații de criză sau de urgență, prin implementarea de planuri de recuperare și de urgență.
Gestionarea bugetului alocat departamentului de operațiuni de tranzacții și controlul cheltuielilor.
Participarea la definirea strategiei operaționale a companiei și contribuirea la atingerea obiectivelor de afaceri.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Absolvire studii universitare de licență în domeniul economic, financiar-bancar, informatic sau echivalent.
Avantaj: Absolvire studii postuniversitare (Master) în domeniul financiar-bancar, management financiar, risc operațional sau similar.
Certificări profesionale în domeniul financiar, cum ar fi CFA (Chartered Financial Analyst), FRM (Financial Risk Manager) sau alte certificări relevante.
Experiență profesională relevantă de minimum 10 ani în domeniul financiar-bancar, cu focus pe operațiuni de tranzacții, procesare de plăți, gestionarea riscului operațional sau conformitate.
Cunoștințe aprofundate despre reglementările locale și internaționale privind tranzacțiile financiare, inclusiv reglementările BNR, EMISI, GDPR și alte legi relevante.
Cunoștințe solide despre sistemele de procesare a tranzacțiilor (SWIFT, SEPA, TARGET2, etc.) și despre platformele de plăți electronice.
Abilități de analiză a datelor și de raportare, utilizând instrumente precum Excel, SQL și alte programe de analiză statistică.
Cunoștințe avansate despre principiile de gestionare a riscului operațional, inclusiv identificarea, evaluarea și mitigarea riscurilor.
Cunoștințe despre principiile de guvernanță corporativă și de conformitate, inclusiv implementarea de politici și proceduri interne.
Abilități de conducere și de management al echipelor, inclusiv recrutare, formare, evaluare și motivare.
Cunoștințe avansate de limba engleză (scris și vorbit).

5.2. Experiență Profesională:

Experiență de minimum 10 ani în sectorul financiar-bancar, cu focus pe operațiuni de tranzacții.
Experiență demonstrată în gestionarea și optimizarea proceselor de procesare a tranzacțiilor, inclusiv validare, compensare și decontare.
Experiență în implementarea și gestionarea sistemelor de control intern pentru prevenirea fraudei și a erorilor operaționale.
Experiență în gestionarea riscurilor operaționale asociate procesării tranzacțiilor, inclusiv identificarea, evaluarea și mitigarea riscurilor.
Experiență în monitorizarea conformității cu reglementările locale și internaționale privind tranzacțiile financiare, inclusiv BNR, EMISI, GDPR.
Experiență în gestionarea și dezvoltarea echipelor de specialiști în procesarea tranzacțiilor.
Experiență în colaborarea cu departamentele de conformitate, risc, audit intern și IT pentru a asigura o gestionare eficientă a proceselor.
Experiență în gestionarea bugetului alocat departamentului de operațiuni de tranzacții și controlul cheltuielilor.
Experiență în implementarea și monitorizarea sistemelor de raportare pentru tranzacții, inclusiv generarea de rapoarte periodice pentru conducerea superioară.
Experiență în gestionarea relațiilor cu furnizorii de servicii de procesare a tranzacțiilor (SWIFT, SEPA, TARGET2, etc.).
Experiență în analiza datelor și identificarea oportunităților de îmbunătățire a eficienței operaționale.
Experiență în implementarea de soluții tehnologice pentru automatizarea proceselor de tranzacții.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Cunoașterea aprofundată a sistemelor SWIFT, SEPA, TARGET2 și alte platforme de plăți.
Experiență în utilizarea și administrarea sistemelor de procesare a tranzacțiilor (ex: Temenos, FIS, SAP).
Cunoștințe avansate de operare a sistemelor de gestiune a bazelor de date (SQL Server, Oracle, MySQL).
Competențe avansate în utilizarea Microsoft Office Suite (Excel, Word, PowerPoint).
Cunoștințe solide despre sistemele de raportare și Business Intelligence (ex: Tableau, Power BI).
Experiență în utilizarea sistemelor de automatizare a proceselor robotizate (RPA).
Cunoștințe despre sistemele de securitate cibernetică și protecția datelor.
Abilități de programare (avantaj, de ex: Python, Java).
Cunoștințe despre sistemele de control al accesului și managementul identității.
Experiență în utilizarea sistemelor de monitorizare a tranzacțiilor în timp real.
Cunoștințe despre standardele de comunicare financiară (ex: ISO 20022).
Experiență în utilizarea sistemelor de management al documentelor electronice.
Cunoștințe despre sistemele de reconciliere bancară automată.
Experiență în utilizarea instrumentelor de analiză a datelor și modelare statistică.
Cunoștințe despre standardele de criptare a datelor și protecția informațiilor.
Experiență în utilizarea sistemelor de gestionare a fluxurilor de lucru (Workflow Management).
Cunoștințe despre sistemele de monitorizare a conformității (Compliance Monitoring).
Abilități de diagnosticare și rezolvare a problemelor tehnice legate de procesarea tranzacțiilor.
Cunoștințe despre sistemele de management al riscului de fraudă (Fraud Risk Management).
Experiență în utilizarea platformelor de colaborare online (ex: Microsoft Teams, Slack).

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Leadership și capacitate de a motiva o echipă multidisciplinară.
Abilitatea de a lua decizii strategice în situații complexe și sub presiune.
Comunicare eficientă, atât verbală, cât și scrisă, pentru a interacționa cu diverse părți interesate.
Capacitate de a negocia și de a construi relații de încredere cu furnizori și parteneri.
Gândire analitică și abilitatea de a interpreta date complexe pentru a identifica tendințe și oportunități.
Orientare către rezultate și capacitate de a stabili priorități și de a respecta termene limită.
Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări și la cerințe noi.
Abilitatea de a gestiona conflicte și de a găsi soluții constructive.
Capacitate de a lucra în echipă și de a colabora eficient cu alte departamente.
Orientare către client și abilitatea de a înțelege și de a răspunde nevoilor acestuia.
Gândire critică și abilitatea de a evalua informații și de a lua decizii informate.
Inițiativă și proactivitate în identificarea și rezolvarea problemelor.
Abilitatea de a delega responsabilități și de a oferi feedback constructiv.
Gestionarea timpului și organizare eficientă a sarcinilor.
Capacitate de a învăța rapid și de a se adapta la noile tehnologii.
Abilitatea de a lucra independent și de a-și asuma responsabilitatea pentru rezultate.
Empatie și capacitate de a înțelege perspectivele altora.
Etică profesională și respectarea confidențialității informațiilor.
Abilitatea de a gestiona situații de criză și de a lua măsuri adecvate.
Abilitatea de a influența și de a convinge părțile interesate.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Volumul de tranzacții procesate zilnic, Rata de eroare a tranzacțiilor, Timpul mediu de procesare a tranzacțiilor, Numărul de reclamații legate de procesarea tranzacțiilor, Costul operațional pe tranzacție, Nivelul de conformitate cu reglementările legale și interne, Numărul de incidente de securitate, Timpul de răspuns la incidentele de procesare, Gradul de satisfacție al clienților interni, Eficiența utilizării resurselor umane, Reducerea costurilor operaționale, Îmbunătățirea timpilor de procesare, Creșterea volumului de tranzacții procesate, Nivelul de automatizare a proceselor, Gradul de respectare a termenelor limită, Reducerea numărului de erori, Creșterea gradului de conformitate, Îmbunătățirea securității datelor, Nivelul de satisfacție al echipei, Eficiența utilizării tehnologiei.
6.2. Indicatori Calitativi: Calitatea proceselor de raportare, Nivelul de respectare a procedurilor interne, Eficiența comunicării cu părțile interesate, Calitatea relațiilor cu furnizorii, Nivelul de inovare în procesele operaționale, Capacitatea de a gestiona riscurile operaționale, Nivelul de conformitate cu politicile de securitate, Calitatea managementului echipei, Eficiența rezolvării problemelor, Nivelul de expertiză tehnică, Capacitatea de a lua decizii strategice, Eficiența implementării noilor tehnologii, Calitatea documentației proceselor, Nivelul de implicare în îmbunătățirea continuă, Capacitatea de a adapta procesele la schimbări, Calitatea managementului timpului, Nivelul de leadership și motivare, Capacitatea de a anticipa tendințele pieței, Calitatea colaborării interdepartamentale, Nivelul de profesionalism și etică.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă în identificarea oportunităților de optimizare a proceselor, Capacitate de a gestiona situații de criză și de a lua măsuri adecvate, Abilitatea de a motiva și de a dezvolta echipa, Orientare către rezultate și performanță, Capacitatea de a lua decizii în condiții de incertitudine, Abilitatea de a comunica eficient cu diverse părți interesate, Capacitatea de a lucra sub presiune și de a respecta termene limită, Abilitatea de a gestiona conflicte și de a găsi soluții constructive, Capacitatea de a influența și de a convinge părțile interesate, Abilitatea de a delega responsabilități și de a oferi feedback constructiv, Abilitatea de a anticipa și de a răspunde la schimbări, Capacitatea de a construi relații de încredere cu furnizori și parteneri, Abilitatea de a lucra în echipă și de a colabora eficient, Capacitatea de a lua inițiativa și de a propune soluții inovatoare, Abilitatea de a gestiona riscurile operaționale și de a implementa măsuri de prevenire, Abilitatea de a monitoriza performanța echipei și de a oferi suport pentru dezvoltare, Abilitatea de a gestiona bugetul și de a optimiza costurile operaționale, Abilitatea de a reprezenta compania în relația cu autoritățile de reglementare, Abilitatea de a respecta confidențialitatea datelor și de a asigura securitatea informațiilor, Abilitatea de a demonstra integritate și profesionalism în toate interacțiunile.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Stație de lucru performantă, Sistem de operare securizat, Aplicații de procesare a tranzacțiilor, Software de monitorizare a fluxurilor de lucru, Aplicații de raportare și analiză a datelor, Platforme de comunicare instantanee și videoconferință, Sisteme de management al documentelor electronice, Aplicații de securitate cibernetică, Software de gestionare a proiectelor, Platforme de colaborare online, Dispozitive de stocare externă, Scaner de documente, Imprimantă multifuncțională, Aplicații de criptare a datelor, Sisteme de backup și recuperare a datelor, Aplicații de management al identității și accesului, Software de automatizare robotică a proceselor (RPA), Aplicații de simulare și modelare a proceselor, Platforme de analiză a riscurilor operaționale..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.