FIȘĂ DE POST SEF LICITATIE

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:SEF LICITATIE

1.2. Cod C.O.R.:122103

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu departamentele juridic, financiar, tehnic, de achiziții, producție/servicii, managementul proiectelor și alte unități operative pentru asigurarea conformității, alocarea resurselor și implementarea strategiilor de licitație.
Externe: Colaborează cu furnizori, auditori, consultanți, reprezentanți ai autorităților contractante și alte entități implicate în procesul de achiziții publice.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

„Șeful de Licitație este responsabil pentru coordonarea și gestionarea întregului proces de participare la licitații publice și private, asigurând conformitatea cu legislația în vigoare și cu politicile interne ale companiei. El/Ea va analiza documentația de licitație, va evalua riscurile și oportunitățile, va elabora oferte competitive, va negocia cu autoritățile contractante și va superviza implementarea contractelor câștigate, având ca obiectiv maximizarea profitului și consolidarea poziției companiei pe piață. De asemenea, va asigura respectarea termenelor limită și a bugetelor alocate.”

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Analiza documentației de licitație, inclusiv specificațiilor tehnice, contractuale și financiare.
Elaborarea și coordonarea strategiei de participare la licitații, în concordanță cu obiectivele companiei.
Pregătirea ofertelor competitive, incluzând analiza costurilor, a termenelor de execuție și a riscurilor asociate.
Coordonarea activităților echipelor tehnice, juridice și financiare implicate în procesul de licitație.
Negocierea termenilor contractuali cu autoritățile contractante, având în vedere aspectele tehnice, financiare și juridice.
Gestionarea documentelor de licitație și asigurarea conformității cu cerințele legale și procedurale.
Monitorizarea pieței și a concurenței, identificarea oportunităților de participare la licitații.
Evaluarea riscurilor și elaborarea planurilor de mitigare a acestora.
Supervizarea implementării contractelor câștigate, asigurând respectarea termenelor și a calității serviciilor/produselor.
Gestionarea relațiilor cu autoritățile contractante și cu alte părți interesate.
Participarea la întâlniri și prezentări, promovând compania și ofertele sale.
Analiza rezultatelor licitațiilor, identificarea punctelor forte și a punctelor slabe.
Elaborarea de rapoarte privind activitatea de licitație, adresate conducerii companiei.
Gestionarea bugetului alocat activităților de licitație.
Asigurarea respectării politicilor interne și a procedurilor de control intern în procesul de licitație.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii superioare în domeniul economic (Administrație de Afaceri, Economie, Marketing) sau ingineresc, cu specializare în managementul proiectelor sau managementul achizițiilor.
Masterat în management, achiziții publice sau un domeniu conex, reprezintă un avantaj.
Certificare în domeniul achizițiilor publice (ex: Certificare CNAC - Certificare Profesională în Achiziții Publice), constituie un atu.
Cunoștințe aprofundate de legislație în domeniul achizițiilor publice (O.U.G. nr. 34/2006, modificări ulterioare, HG-uri, etc.).
Cunoștințe solide de drept contractual și drept comercial.
Cunoștințe avansate de utilizare a pachetului MS Office (Excel, Word, PowerPoint).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al achizițiilor (e-licitație, etc.).
Cunoștințe de contabilitate și analiză financiară.
Abilități de negociere și comunicare eficiente.
Cunoștințe de limba engleză – nivel avansat (scris și vorbit).
Experiență relevantă în domeniul achizițiilor publice, preferabil în rol de conducere.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență profesională de minimum 5 ani în domeniul achizițiilor publice, dintr-o companie cu activitate similară cu cea a angajatorului.
Experiență demonstrată în gestionarea întregului ciclu de viață al unei licitații, de la identificarea oportunității până la implementarea contractului.
Experiență în elaborarea de strategii de participare la licitații, luând în considerare aspectele tehnice, financiare și juridice.
Experiență în negocierea contractelor cu autoritățile contractante, obținând condiții avantajoase pentru companie.
Experiență în gestionarea echipelor multidisciplinare (tehnice, juridice, financiare) implicate în procesul de licitație.
Experiență în utilizarea sistemelor informatice de gestionare a achizițiilor publice (e-licitație, etc.).
Experiență în analiza riscurilor și elaborarea de planuri de mitigare a acestora în contextul licitațiilor.
Experiență în raportarea către conducerea companiei cu privire la rezultatele activităților de licitație și la evoluția pieței.
Experiență în monitorizarea și analiza concurenței, identificând oportunități de îmbunătățire a poziției companiei pe piață.
Experiență în gestionarea bugetelor alocate activităților de licitație și în controlul cheltuielilor.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Cunoștințe avansate de operare a unui calculator și a suitei Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint).
Utilizarea eficientă a software-urilor specifice de management al achizițiilor publice (ex: e-licitație, platforme de e-achiziții).
Cunoștințe solide de utilizare a sistemelor ERP (Enterprise Resource Planning) pentru gestionarea contractelor și a datelor financiare.
Abilități de analiză a datelor și interpretare a indicatorilor de performanță în contextul licitațiilor.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de Business Intelligence (BI) pentru generarea de rapoarte și vizualizarea datelor.
Utilizarea eficientă a platformelor de colaborare online (ex: Microsoft Teams, Slack) pentru comunicare și coordonare cu echipele.
Cunoștințe de utilizare a software-urilor de gestionare a documentelor (ex: SharePoint, Alfresco).
Abilități de utilizare a instrumentelor de cercetare online pentru identificarea de oportunități de licitație.
Cunoștințe de utilizare a software-urilor de gestionare a proiectelor (ex: Microsoft Project, Jira).
Abilități de utilizare a instrumentelor de analiză a riscurilor (ex: software de simulare, matrice de probabilitate și impact).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de videoconferință (ex: Zoom, Google Meet).
Utilizarea eficientă a motoarelor de căutare pentru identificarea de furnizori și soluții.
Cunoștințe de utilizare a platformelor de comunicare și colaborare online (ex: LinkedIn, Twitter).
Utilizarea eficientă a instrumentelor de gestionare a timpului și a priorităților.
Cunoștințe de utilizare a software-urilor de criptare și securitate a datelor.
Utilizarea eficientă a instrumentelor de traducere automată.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de monitorizare a prețurilor și a pieței.
Utilizarea eficientă a platformelor de e-mail marketing.
Cunoștințe de utilizare a software-urilor de gestionare a fluxurilor de lucru (workflow).
Utilizarea eficientă a instrumentelor de automatizare a proceselor (RPA).

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilități excelente de comunicare verbală și scrisă, adaptate contextului profesional.
Capacitate de negociere și persuasiune, cu focus pe obținerea de rezultate pozitive.
Leadership și abilitatea de a motiva și coordona o echipă.
Orientare către rezultate și determinare în atingerea obiectivelor.
Gândire strategică și capacitate de a analiza situații complexe.
Abilități de rezolvare a problemelor și luare a deciziilor în condiții de incertitudine.
Adaptabilitate și flexibilitate în fața schimbărilor.
Gestionarea eficientă a timpului și prioritizarea sarcinilor.
Lucru în echipă și colaborare cu diverse departamente.
Gestionarea conflictelor și găsirea de soluții constructive.
Capacitate de a lucra sub presiune și de a respecta termene limită.
Orientare către client și înțelegerea nevoilor acestuia.
Abilități de prezentare și de a influența audiența.
Gândire critică și capacitate de a evalua informații.
Empatie și abilitatea de a înțelege perspectivele altora.
Inițiativă și proactivitate în identificarea de oportunități.
Abilitatea de a construi și menține relații profesionale.
Încredere în sine și capacitatea de a lua inițiativa.
Gestionarea emoțiilor și autocontrol.
Curiozitate intelectuală și dorința de a învăța continuu.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Numărul de licitații câștigate, valoarea totală a contractelor adjudecate, gradul de conformitate cu legislația în vigoare, numărul de contestații depuse și rezolvate, timpul mediu de răspuns la solicitări, numărul de furnizori calificați, numărul de oferte primite per licitație, scorul de satisfacție al clienților interni, numărul de depășiri de buget per licitație, numărul de întârzieri în implementarea contractelor, gradul de utilizare a sistemelor informatice, numărul de audituri pozitive, numărul de inovări implementate în procesul de licitație, valoarea economiilor realizate prin negociere, numărul de contracte încheiate în avans față de termen, rata de retenție a furnizorilor calificați, numărul de parteneriate strategice dezvoltate, gradul de respectare a termenelor limită pentru depunerea ofertelor, numărul de erori în documentația de licitație.
6.2. Indicatori Calitativi: Calitatea documentației de licitație, respectarea procedurilor interne, transparența procesului de selecție, obiectivitatea evaluării ofertelor, eficiența comunicării cu părțile interesate, profesionalismul relațiilor cu furnizorii, gradul de inovare în abordarea licitațiilor, conformitatea cu principiile etice, calitatea rapoartelor de progres, gradul de aliniere cu strategia organizațională, eficiența soluționării conflictelor, calitatea prezentărilor către management, gradul de implicare în îmbunătățirea continuă a proceselor, coerența cu politica de achiziții, claritatea criteriilor de selecție, gradul de respectare a confidențialității, calitatea negocierilor, eficiența gestionării riscurilor, gradul de adaptabilitate la schimbări legislative, calitatea colaborării cu departamentele juridic și financiar.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă în identificarea de oportunități de optimizare a proceselor de licitație, capacitate de a gestiona situații de criză și de a lua decizii rapide, abilitatea de a motiva și de a coordona o echipă multidisciplinară, reziliență în fața presiunilor și a termenelor limită, diplomație în relațiile cu părțile interesate, orientare către rezultate și performanță, abilitatea de a lucra independent și de a lua inițiativa, capacitatea de a adapta comunicarea în funcție de audiență, atenție la detalii și acuratețe în execuție, capacitatea de a gestiona conflicte și de a găsi soluții constructive, etichetă profesională și respectarea confidențialității, abilitatea de a învăța din experiență și de a aplica noi cunoștințe, proactivitate în identificarea și rezolvarea problemelor, flexibilitate în abordarea situațiilor neprevăzute, capacitatea de a delega sarcini și de a monitoriza progresul, abilitatea de a construi și menține relații de încredere cu furnizorii, orientare către îmbunătățirea continuă a proceselor, capacitatea de a gestiona situații de urgență și de a minimiza impactul asupra organizației, abilitatea de a influența deciziile și de a obține sprijinul necesar, capacitatea de a prezenta informații complexe într-un mod clar și concis.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Computer desktop/laptop, imprimantă multifuncțională, scanner, software de management al licitațiilor, platforme electronice de achiziții publice, software de procesare a datelor (ex: Excel, SPSS), software de prezentare (ex: PowerPoint), telefon mobil/fix, sistem de stocare a datelor (ex: server, cloud), software de videoconferință, instrumente de analiză a pieței și a concurenței, software de management al proiectelor, software de criptare a datelor, sistem de management al documentelor, echipamente de protecție a datelor (ex: antivirus, firewall)..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.