FIȘĂ DE POST SEF COMPARTIMENT (STUDII SUPERIOARE)
Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]
SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI
1.1. Denumirea postului:SEF COMPARTIMENT (STUDII SUPERIOARE)
1.2. Cod C.O.R.:121919
1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]
1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare
1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]
SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE
2.1. Relații ierarhice (de subordonare):
Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]
2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):
Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]
2.3. Relații funcționale (de colaborare):
Interne: Colaborează cu directorul departamentului, cadre didactice, personal administrativ, studenți, consilierii de orientare, specialiști în resurse umane, pentru asigurarea conformității cu politicile instituției și atingerea obiectivelor strategice. Externe: Colaborează cu agenții de evaluare și acreditare, parteneri academici, angajatori, organizații profesionale, pentru dezvoltarea de programe de studii relevante și facilitarea tranziției către piața muncii.
SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI
„Șeful Compartimentului (Studii Superioare) are responsabilitatea generală de a coordona și gestiona activitățile legate de programele de studii universitare de licență și masterat. Aceasta include asigurarea respectării reglementărilor în vigoare, monitorizarea calității procesului de învățământ, elaborarea de propuneri pentru îmbunătățirea programelor, coordonarea echipei de specialiști, precum și reprezentarea compartimentului în relația cu structurile interne și externe. Scopul principal este de a asigura funcționarea eficientă și conformă a programelor de studii superioare, contribuind la dezvoltarea academică a studenților și la reputația instituției.”
SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE
- Elaborarea și implementarea strategiei de dezvoltare a programelor de studii superioare, în concordanță cu politicile instituționale și cu cerințele pieței muncii.
- Coordonarea procesului de acreditare și evaluare a programelor de studii, asigurând respectarea standardelor de calitate și a indicatorilor de performanță.
- Gestionarea și actualizarea constantă a planurilor de învățământ, în conformitate cu reglementările Ministerului Educației și Cercetării și cu tendințele pedagogice moderne.
- Supervizarea și evaluarea activității personalului didactic și administrativ din cadrul compartimentului, promovând dezvoltarea profesională continuă.
- Monitorizarea indicatorilor de performanță ai programelor de studii (rata de absolvire, rata de angajare, satisfacția studenților), identificând oportunități de îmbunătățire.
- Analiza feedback-ului studenților și a părților interesate (angajatori, absolvenți) pentru a optimiza conținutul și modul de predare.
- Coordonarea procesului de elaborare a procedurilor și a instrucțiunilor de lucru pentru gestionarea programelor de studii.
- Reprezentarea instituției în relația cu agențiile de acreditare, cu Ministerul Educației și Cercetării și cu alte organisme relevante.
- Gestionarea bugetului alocat compartimentului, asigurând utilizarea eficientă a resurselor financiare.
- Elaborarea de rapoarte de activitate pentru conducerea instituției, prezentând rezultatele și propunerile de îmbunătățire.
- Asigurarea respectării prevederilor legale și a reglementărilor interne referitoare la organizarea și desfășurarea studiilor superioare.
- Implementarea de soluții de digitalizare a proceselor de gestionare a programelor de studii.
- Coordonarea activităților de promovare a programelor de studii, în colaborare cu departamentul de marketing și relații publice.
- Gestionarea fluxului de informații referitor la programele de studii, asigurând accesibilitatea acestora pentru studenți, personalul didactic și administrativ.
- Participarea la elaborarea de proiecte de cercetare și dezvoltare în domeniul educației superioare.”
SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI
5.1. Studii și Calificări:
- Absolvire studii universitare de nivel masterat în domeniul Științelor Educației, Management Educațional, Pedagogie, Psihologie Educațională sau într-un domeniu conex.
- Certificat de atestare a competențelor profesionale pentru rolul de manager educațional, conform cerințelor Ministerului Educației și Cercetării (avantaj).
- Experiență profesională relevantă de minimum 10 ani în domeniul educației superioare, din care minimum 5 ani în roluri de conducere sau coordonare.
- Cunoștințe aprofundate a legislației naționale și europene în domeniul educației, în special a reglementărilor referitoare la acreditare, evaluare și asigurarea calității.
- Cunoștințe avansate de management educațional, inclusiv planificare strategică, gestionarea resurselor umane și financiare, monitorizare și evaluare a performanței.
- Abilități excelente de comunicare scrisă și orală, inclusiv redactare de documente oficiale, prezentări și rapoarte.
- Cunoștințe avansate de operare a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) și a altor aplicații software utilizate în managementul educațional (ex: sisteme de gestiune a datelor studențești, platforme de învățare online).
- Cunoașterea limbengii engleze la nivel avansat (scris și vorbit), pentru a facilita comunicarea cu organismele internaționale și cu personalul străin.
- Experiență în utilizarea indicatorilor de performanță în educație și în analiza datelor statistice pentru a fundamenta deciziile.
- Abilități de leadership și de motivare a echipei, pentru a asigura atingerea obiectivelor stabilite.
- Capacitate de a lucra în condiții de stres și de a respecta termene limită.
- Cunoștințe de management al proiectelor și de utilizare a metodologiilor de cercetare științifică în domeniul educației (avantaj).
- Certificare în managementul calității (ex: ISO 9001) (avantaj).
- Cursuri de formare în domeniul managementului schimbării și al dezvoltării organizaționale (avantaj).
5.2. Experiență Profesională:
- Experiență de minimum 5 ani în managementul programelor de studii universitare de licență și masterat, inclusiv planificare, implementare, monitorizare și evaluare.
- Experiență în coordonarea procesului de acreditare și evaluare a programelor de studii, inclusiv pregătirea dosarelor și interacțiunea cu agențiile de acreditare.
- Experiență în elaborarea și implementarea politicilor și procedurilor instituționale referitoare la programele de studii, asigurând conformitatea cu legislația în vigoare.
- Experiență în gestionarea resurselor umane și financiare alocate programelor de studii, optimizând utilizarea acestora pentru a atinge obiectivele stabilite.
- Experiență în dezvoltarea și implementarea de strategii de îmbunătățire a calității programelor de studii, utilizând indicatori de performanță relevanți și metodologii de evaluare adecvate.
- Experiență în coordonarea activităților de formare profesională a personalului didactic și administrativ implicat în programele de studii.
- Experiență în gestionarea relațiilor cu partenerii externi (ex: angajatori, instituții de cercetare, organizații profesionale) pentru a facilita dezvoltarea programelor de studii și a oferi oportunități de internship și angajare pentru studenți.
- Experiență în utilizarea sistemelor de gestiune a datelor studențești (ex: SIMS, Moodle) pentru a monitoriza progresul studenților, a genera rapoarte și a automatiza procesele administrative.
- Experiență în redactarea de documente oficiale (ex: rapoarte de activitate, proceduri operaționale standard, politici instituționale) și prezentări pentru a comunica informații relevante părților interesate.
- Experiență în conducerea de echipe multidisciplinare, motivarea personalului și delegarea responsabilităților pentru a atinge obiectivele stabilite.
- Experiență în gestionarea conflictelor și rezolvarea problemelor într-un mediu academic complex.
- Experiență în implementarea de proiecte de îmbunătățire a infrastructurii și a resurselor educaționale.
- Experiență în utilizarea de instrumente de analiză a datelor pentru a identifica tendințe și a lua decizii bazate pe dovezi.
- Experiență în utilizarea de metodologii de management al schimbării pentru a facilita adoptarea de noi politici și proceduri.
5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):
- Cunoștințe avansate de operare a sistemelor de gestiune a informațiilor educaționale (ex: SIMS, Moodle, Blackboard).
- Experiență în utilizarea pachetelor Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) la nivel expert, inclusiv utilizarea funcțiilor avansate.
- Cunoștințe solide de utilizare a bazelor de date și a instrumentelor de interogare (ex: SQL, Access) pentru analiza datelor studențești.
- Abilități de programare (ex: Python, R) pentru automatizarea proceselor și generarea de rapoarte (avantaj).
- Experiență în utilizarea platformelor de videoconferință (ex: Zoom, Microsoft Teams, Google Meet) pentru organizarea de întâlniri online și cursuri virtuale.
- Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de analiză a datelor (ex: SPSS, Tableau, Power BI) pentru a identifica tendințe și a lua decizii bazate pe dovezi.
- Experiență în utilizarea sistemelor de management al conținutului (CMS) pentru a crea și gestiona materiale didactice online.
- Abilități de utilizare a instrumentelor de colaborare online (ex: Google Workspace, Microsoft SharePoint) pentru a facilita lucrul în echipă și partajarea de informații.
- Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de creare a prezentărilor interactive (ex: Prezi, Canva) pentru a comunica eficient informații.
- Experiență în utilizarea sistemelor de management al proiectelor (ex: Asana, Trello) pentru a organiza și urmări progresul activităților.
- Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de editare video și audio (ex: Adobe Premiere, Audacity) pentru a crea materiale didactice multimedia (avantaj).
- Abilități de utilizare a instrumentelor de analiză web (ex: Google Analytics) pentru a monitoriza traficul și comportamentul utilizatorilor pe site-urile web educaționale.
- Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de creare a chestionarelor online (ex: SurveyMonkey, Google Forms) pentru a colecta feedback de la studenți și personalul didactic.
- Experiență în utilizarea platformelor de social media (ex: Facebook, LinkedIn, Twitter) pentru a promova programele de studii și a interacționa cu publicul țintă (avantaj).
- Abilități de utilizare a instrumentelor de securitate cibernetică pentru a proteja datele și sistemele informatice.
- Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de backup și recuperare a datelor.
- Experiență în configurarea și administrarea rețelelor de calculatoare (avantaj).
- Cunoștințe de utilizare a sistemelor de operare (Windows, macOS, Linux).
- Abilități de depanare a problemelor hardware și software.
5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):
- Abilități excelente de comunicare scrisă și orală, adaptate diferitelor audiențe (ex: studenți, personal didactic, conducere, agenții de acreditare).
- Capacitate dovedită de a conduce și motiva o echipă multidisciplinară, promovând colaborarea și respectul reciproc.
- Abilități de rezolvare a problemelor complexe, identificând cauzele fundamentale și implementând soluții eficiente.
- Capacitate de a gestiona eficient timpul și prioritățile, respectând termenele limită și menținând calitatea muncii.
- Abilități de negociere și persuasiune, pentru a obține acordul părților interesate și a facilita implementarea deciziilor.
- Capacitate de a lucra sub presiune și de a gestiona situații de criză, menținând calmul și luând decizii informate.
- Abilități de gândire strategică, pentru a anticipa tendințele viitoare și a dezvolta planuri de acțiune pe termen lung.
- Capacitate de a se adapta rapid la schimbări și de a învăța lucruri noi, demonstrând flexibilitate și deschidere către inovație.
- Abilități de leadership, pentru a inspira și ghida echipa către atingerea obiectivelor strategice.
- Capacitate de a construi și menține relații profesionale solide cu diverse părți interesate.
- Abilități de delegare, pentru a distribui eficient sarcinile și a responsabiliza membrii echipei.
- Capacitate de a oferi și de a primi feedback constructiv, contribuind la dezvoltarea profesională a celorlalți.
- Abilități de luare a deciziilor, pe baza informațiilor disponibile și a criteriilor relevante.
- Capacitate de a gândi critic și de a evalua informațiile obiectiv.
- Abilități de a lucra independent și de a-și asuma responsabilitatea pentru rezultatele muncii.
- Capacitate de a gestiona conflicte și de a găsi soluții de compromis.
- Abilități de a prezenta informații complexe într-un mod clar și concis.
- Capacitate de a fi un ambasador al instituției, reprezentând-o cu profesionalism și integritate.
- Abilități de a asculta activ și de a înțelege perspectivele celorlalți.
- Capacitate de a fi proactiv și de a identifica oportunități de îmbunătățire.
SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI
Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.
6.1. Indicatori Cantitativi: Număr de programe de studii acreditate, grad de satisfacție al studenților, număr de studenți înscriși, număr de cadre didactice atrase, număr de parteneriate strategice dezvoltate, număr de proiecte de cercetare finanțate, grad de utilizare a platformelor de e-learning, număr de studenți internaționali atrași, număr de publicații științifice, număr de evenimente academice organizate, număr de reclamații/sesizări studențești soluționate, număr de programe de mobilitate academică implementate, grad de utilizare a sistemelor de management al datelor, număr de audituri interne/externe superate cu succes, număr de îmbunătățiri procesuale implementate, număr de studenți cu performanțe academice deosebite, grad de atingere a obiectivelor strategice ale departamentului, număr de studenți care finalizează studiile în termenul prevăzut, număr de cadre didactice implicate în activități de mentorat pentru studenți.6.2. Indicatori Calitativi: Calitatea procesului de acreditare, gradul de implicare a părților interesate în procesul de îmbunătățire continuă, eficiența sistemului de management al informațiilor, coerența programelor de studii cu cerințele pieței muncii, gradul de satisfacție al angajatorilor cu absolvenții, calitatea documentelor de politici și proceduri, nivelul de conformitate cu reglementările naționale și internaționale, eficacitatea mecanismelor de feedback și de rezolvare a problemelor, gradul de inovație în programele de studii, calitatea interacțiunii cu studenții și cadrele didactice, eficiența comunicării interne și externe, gradul de profesionalism în gestionarea resurselor umane, calitatea raportărilor către conducere și către agențiile de evaluare, gradul de adaptabilitate la schimbările legislative și tehnologice, calitatea mediului academic și de cercetare, gradul de respectare a principiilor etice și de integritate academică, eficiența utilizării tehnologiilor informației și comunicațiilor, calitatea serviciilor de suport pentru studenți și cadre didactice, gradul de implicare în proiecte de dezvoltare comunitară.
6.3. Indicatori Comportamentali: Orientare către rezultate, capacitate de planificare și organizare, inițiativă, asumarea responsabilității, gândire strategică, adaptabilitate, reziliență, comunicare eficientă, leadership, lucru în echipă, gestionarea conflictelor, luarea deciziilor, gândire critică, rezolvarea problemelor, gestionarea timpului, atenție la detalii, etică profesională, flexibilitate, capacitate de delegare, capacitate de a motiva, abilități de negociere, abilități de prezentare, capacitate de a influența, capacitate de a gestiona proiecte, capacitate de a prioritiza, capacitate de a învăța continuu, capacitate de a oferi feedback constructiv, capacitate de a gestiona schimbarea, capacitate de a construi relații, capacitate de a anticipa tendințe.
SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI
7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.
7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].
7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.
7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA
7.5. Echipamente din dotare:
Calculator personal, laptop, telefon mobil, imprimantă, scaner, copiator, server de date, platforme de e-learning (Moodle, Blackboard), sisteme de management al informațiilor (SIM), software de analiză statistică, software de prezentare (PowerPoint, Keynote), software de procesare a textului (Microsoft Word, Google Docs), software de gestionare a proiectelor (Microsoft Project, Asana), software de videoconferință (Zoom, Microsoft Teams), echipamente de proiectare (dacă este cazul), echipamente de laborator (dacă este cazul), sisteme de arhivare electronică, echipamente de protecție a datelor, instrumente de diagnosticare a rețelei, echipamente de securitate fizică, dispozitive de stocare externă, tablete grafice (dacă este cazul), microfoane și camere web (pentru videoconferințe)..
SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI
8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)
Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:
- Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
- Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
- Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
- Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
- Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
- Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
- Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
- Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
- Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
- Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
- Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
- Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
8.2. Situații de Urgență (SU)
Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.
- Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
- Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
- Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
- Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
- Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
- Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
- Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
- Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
- Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
- Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
- Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.
8.3. Protecția Mediului
Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:
- Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
- Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
- Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
- Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
- Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.
8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)
Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.
SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII
Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:
- Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
- Tichete de masă.
- Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
- Asigurare de viață/accidente.
- [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
- Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
- Decontarea transportului (dacă este cazul).
SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE
Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.