FIȘĂ DE POST PRIM-GREFIER

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:PRIM-GREFIER

1.2. Cod C.O.R.:121911

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu judecătorii, grefierii, șeful serviciului de grefă, personalul administrativ, specialiști IT pentru gestionarea sistemelor informatice, personalul de securitate pentru asigurarea accesului controlat. Externe: Colaborează cu alte instanțe judecătorești, ministerul justiției, arhiva națională, executorii judecătorești, ofițerii de stare civilă, alte instituții publice implicate în procesul judiciar.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

Prim-grefierul îndeplinește rolul de coordonator al activității grefierilor din cadrul instanței judecătorești. Asigură buna desfășurare a ședințelor de judecată, verifică legalitatea și temeinicia documentelor judecătorești, răspunde de ținerea evidenței cauzelor și de respectarea procedurilor. Colaborează cu judecătorii și ceilalți funcționari din instanță, având ca scop eficientizarea fluxului de lucru și asigurarea respectării principiilor de transparență și imparțialitate. De asemenea, răspunde de instruirea și supervizarea grefierilor, contribuind la îmbunătățirea continuă a activității de grefă.

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

1. Organizează și coordonează activitatea grefierilor, stabilind priorități și distribuind sarcinile în funcție de volumul și complexitatea cauzelor.
2. Verifică legalitatea și temeinicia actelor de procedură întocmite de grefieri, asigurând respectarea normelor procesuale.
3. Supervizează întocmirea și verificarea rechizițiilor, ordonanțelor și hotărârilor judecătorești, asigurând corectitudinea datelor și a referințelor.
4. Monitorizează respectarea termenelor de soluționare a cauzelor, identificând eventualele întârzieri și propunând măsuri corective.
5. Asigură buna funcționare a sistemului de evidență a cauzelor, verificând corectitudinea datelor înregistrate și actualizând informațiile.
6. Coordonează activitatea de arhivare a dosarelor judecătorești, respectând reglementările legale privind confidențialitatea și termenul de păstrare.
7. Organizează și coordonează activitatea de comunicare a hotărârilor judecătorești către părți, prin intermediul serviciului de comunicări.
8. Asigură respectarea procedurilor privind gestionarea documentelor clasificate și a informațiilor confidențiale.
9. Participă la elaborarea și actualizarea procedurilor interne privind activitatea de grefă, în conformitate cu legislația în vigoare.
10. Coordonează activitatea de instruire și perfecționare profesională a grefierilor, asigurând nivelul adecvat de competențe.
11. Raportează periodic conducerii instanței cu privire la starea generală a activității de grefă și propune măsuri de îmbunătățire.
12. Colaborează cu alte instituții publice și cu profesioniștii din domeniul justiției pentru a asigura o mai bună coordonare a activităților.
13. Verifică și validează statisticile privind activitatea de grefă, asigurând acuratețea datelor raportate.
14. Gestionează și monitorizează utilizarea resurselor materiale și financiare alocate activității de grefă.
15. Asigură respectarea prevederilor privind sănătatea și securitatea în muncă în cadrul serviciului de grefă.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

1. Studii universitare de licență finalizate, cu diplomă de bacalaureat, în științe juridice (Drept) sau în științe administrative.
2. Absolvirea cu succes a unui curs de formare profesională specific postului de grefier judiciar, organizat de către Institutul Național de Pregătire a Judecătorilor și Procurorilor (INM) sau de către alte instituții autorizate.
3. Certificat de absolvire a unui curs de perfecționare profesională în domeniul grefieriei judiciare, cu o durată de minimum 120 de ore, organizat de către INM sau de către alte instituții autorizate.
4. Cunoașterea aprofundată a legislației procesuale civile, penale, contencios administrativ și a altor materii juridice relevante pentru activitatea de grefier.
5. Cunoașterea și aplicarea corectă a Regulamentului de organizare și funcționare a instanțelor judecătorești.
6. Cunoașterea și aplicarea corectă a procedurilor interne specifice instanței judecătorești.
7. Cunoașterea limbii române, scris și vorbit, la un nivel superior.
8. Cunoștințe de operare pe calculator, inclusiv utilizarea programelor de procesare a textului, a foilor de calcul și a bazelor de date.
9. Abilități de comunicare, de organizare, de planificare și de coordonare a activității.
10. Capacitate de a lucra în echipă și de a respecta termene limită.

5.2. Experiență Profesională:

1. Experiență profesională de minimum 5 ani în funcția de grefier judiciar, în cadrul unei instanțe judecătorești.
2. Experiență în coordonarea și supervizarea activității unui grup de grefieri judiciari, inclusiv în stabilirea priorităților și în distribuirea sarcinilor.
3. Experiență în verificarea legalității și temeiniciei actelor de procedură întocmite de grefieri, identificând și corectând eventualele erori sau omisiuni.
4. Experiență în gestionarea dosarelor judecătorești, inclusiv în arhivarea, indexarea și localizarea documentelor.
5. Experiență în utilizarea sistemelor informatice de gestionare a proceselor judiciare, inclusiv în introducerea, actualizarea și verificarea datelor.
6. Experiență în redactarea de rapoarte, note și alte documente oficiale, respectând cerințele de formă și de conținut.
7. Experiență în participarea la instruirea și perfecționarea profesională a grefierilor judiciari.
8. Experiență în reprezentarea instanței judecătorești în relațiile cu alte instituții publice și cu publicul.
9. Experiență în gestionarea situațiilor de urgență și în asigurarea continuității activității serviciului de grefierie.
10. Experiență în elaborarea de proceduri și instrucțiuni de lucru pentru serviciul de grefierie.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

1. Cunoștințe avansate de operare a sistemelor de calcul (Windows, Linux).
2. Utilizare avansată a suita Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
3. Cunoștințe aprofundate privind utilizarea bazelor de date (SQL Server, MySQL, Oracle).
4. Experiență în utilizarea sistemelor informatice de gestionare a proceselor judiciare (e.g., Hermes, ARES).
5. Cunoștințe privind principiile de securitate a informațiilor și protecția datelor cu caracter personal.
6. Utilizare avansată a programelor de procesare a textului, inclusiv formatarea documentelor complexe și utilizarea funcțiilor de referință.
7. Utilizare avansată a foilor de calcul, inclusiv utilizarea funcțiilor statistice, a graficelor și a tabelelor pivot.
8. Cunoștințe privind principiile de funcționare a rețelelor de calculatoare și a echipamentelor de comunicații.
9. Experiență în utilizarea programelor de teleconferință și de colaborare online.
10. Cunoștințe privind principiile de funcționare a sistemelor de arhivare electronică și de managementul documentelor.
11. Utilizare avansată a instrumentelor de căutare și analiză a informațiilor din surse online.
12. Experiență în utilizarea programelor de creare și editare a prezentărilor multimedia.
13. Cunoștințe privind principiile de funcționare a sistemelor de imprimare și scanare.
14. Utilizare avansată a instrumentelor de criptare și decriptare a datelor.
15. Experiență în administrarea de grupuri de lucru și gestionarea permisiunilor de acces la resursele informatice.
16. Cunoștințe privind principiile de funcționare a sistemelor de backup și recuperare a datelor.
17. Utilizare avansată a instrumentelor de diagnosticare și depanare a problemelor informatice.
18. Experiență în implementarea și administrarea de soluții de securitate cibernetică.
19. Cunoștințe privind principiile de funcționare a sistemelor de virtualizare și cloud computing.
20. Utilizare avansată a instrumentelor de automatizare a proceselor informatice (e.g., scripting, macro-uri).

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

1. Leadership și capacitate de a motiva o echipă.
2. Abilități de comunicare orală și scrisă excelente, inclusiv capacitatea de a redacta documente oficiale clare și concise.
3. Capacitate de a gestiona conflicte și de a găsi soluții constructive.
4. Abilități de organizare și planificare, cu atenție la detalii și respectarea termenelor limită.
5. Capacitate de a lucra sub presiune și de a gestiona situații de urgență.
6. Orientare către rezultate și capacitate de a prioritiza sarcinile.
7. Gândire analitică și capacitate de a lua decizii informate.
8. Abilități de negociere și persuasiune.
9. Adaptabilitate la schimbări și flexibilitate în abordare.
10. Capacitate de a lucra eficient în echipă și de a colabora cu diverse departamente.
11. Integritate și profesionalism ridicat.
12. Capacitate de a gestiona informații confidențiale cu discreție și responsabilitate.
13. Abilități de rezolvare a problemelor și de a găsi soluții inovatoare.
14. Capacitate de a asculta activ și de a înțelege perspectivele diferite.
15. Abilități de delegare și monitorizare a activităților.
16. Capacitate de a oferi feedback constructiv și de a primi feedback cu deschidere.
17. Abilități de gestionare a timpului și de stabilire a priorităților.
18. Capacitate de a gestiona emoțiile și de a menține calmul în situații stresante.
19. Abilități de networking și de construire a relațiilor profesionale.
20. Curiozitate intelectuală și dorință de a învăța continuu.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Numărul de dosare repartizate și înregistrate corect, numărul de termene de proceduri respectate, numărul de întâlniri/ședințe conduse cu succes, numărul de rapoarte întocmite și depuse la termen, numărul de erori în înregistrarea datelor, numărul de reclamații/solicitări soluționate în termen, gradul de respectare a procedurilor interne, numărul de dosare finalizate în avans față de termenul stabilit, numărul de întârzieri generate de activitatea prim-grefier, gradul de satisfacție al utilizatorilor (judecători, grefieri, părți), numărul de audituri interne/externe cu rezultate pozitive, numărul de propuneri de îmbunătățire a proceselor implementate, numărul de instruiri/seminare organizate pentru echipa de grefieri, numărul de soluții inovatoare implementate pentru eficientizarea activității, gradul de respectare a bugetului alocat activității, numărul de documente clasificate corect, numărul de corespondențe trimise și primite în termen, numărul de întâlniri cu părțile implicate în procese, numărul de rapoarte statistice întocmite și depuse la timp, numărul de dosare predate succesorului/noui echipe.
6.2. Indicatori Calitativi: Calitatea supervizării echipei de grefieri, gradul de respectare a termenelor limită în procedurile judiciare, acuratețea și completitudinea documentelor întocmite, eficiența comunicării cu judecătorii și alte instituții, capacitatea de a gestiona situații de criză și litigii, calitatea rapoartelor și analizelor întocmite, gradul de respectare a eticii profesionale, eficiența procesului de repartizare a dosarelor, calitatea instruirii și mentoratului oferit grefierilor, gradul de satisfacție al judecătorilor față de activitatea prim-grefierului, eficiența implementării procedurilor noi, gradul de respectare a confidențialității datelor, calitatea relațiilor de colaborare cu alte departamente, capacitatea de a identifica și propune soluții pentru îmbunătățirea proceselor, gradul de respectare a legislației în vigoare, calitatea supervizării activității de arhivare, eficiența gestionării resurselor umane, gradul de adaptabilitate la schimbările legislative, calitatea implementării politicilor interne, gradul de respectare a procedurilor de audit.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă în identificarea și propunerea de soluții pentru optimizarea fluxurilor de lucru, capacitatea de a delega eficient sarcini și de a monitoriza progresul, abilitatea de a gestiona conflicte și de a facilita comunicarea între părți, orientare către rezultate și asumarea responsabilității pentru performanța echipei, flexibilitate în adaptarea la schimbări legislative și procedurale, perseverență în depășirea obstacolelor și respectarea termenelor limită, capacitatea de a motiva și inspira echipa de grefieri, abilitatea de a oferi feedback constructiv și de a primi feedback cu deschidere, capacitatea de a lucra sub presiune și de a menține calmul în situații de criză, orientare către detalii și atenție la acuratețe, abilitatea de a lua decizii informate și de a asuma responsabilitatea pentru consecințe, capacitatea de a prioritiza sarcinile și de a gestiona timpul eficient, abilitatea de a comunica clar și concis, atât verbal, cât și în scris, capacitatea de a construi și menține relații profesionale solide, capacitatea de a lucra independent și în echipă, capacitatea de a demonstra integritate și profesionalism, capacitatea de a respecta confidențialitatea informațiilor.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator, monitor, tastatură, mouse, imprimantă, scaner, copiator, telefon, fax, server de date, software de gestionare a dosarelor, aplicații de arhivare electronică, sistem de videoconferință, software de raportare statistică, echipamente de protecție a datelor, echipamente de securitate fizică, instrumente de comunicare internă (e-mail, intranet), dispozitive de stocare externă (hard disk, stick USB), echipamente de scanare documente, software de criptare a datelor, dispozitive de autentificare multi-factor..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.