FIȘĂ DE POST REGISTRATOR-SEF

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:REGISTRATOR-SEF

1.2. Cod C.O.R.:121908

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu personalul de înregistrare, cu șeful de departament, cu departamentul IT pentru suport tehnic, cu departamentul juridic pentru interpretarea legislației, cu departamentul financiar pentru aspecte legate de arhivare și costuri. Externe: Colaborează cu instituții publice pentru depuneri și solicitări de informații, cu furnizori de servicii de arhivare digitală, cu auditori externi în cadrul verificărilor de conformitate, cu alte departamente ale entităților colaboratoare.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Registratorul-șef are rolul de a coordona activitatea de înregistrare a documentelor și actelor juridice, asigurând respectarea procedurilor legale și a termenelor stabilite. Responsabilitățile includ gestionarea arhivei, verificarea legalității documentelor, supervizarea personalului subordonat și raportarea către superiorii ierarhici. De asemenea, asigură confidențialitatea informațiilor și contribuie la buna funcționare a serviciului de înregistrare, respectând cu strictețe legislația în vigoare și standardele de calitate."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Coordonarea și supervizarea activității de înregistrare a documentelor.
Gestionarea fluxului de documente primite și expediate.
Verificarea conformității documentelor cu cerințele legale și procedurale.
Asigurarea respectării termenelor limită pentru înregistrare și arhivare.
Alocarea și distribuirea sarcinilor către personalul subordonat.
Instruirea și îndrumarea personalului privind procedurile de înregistrare.
Monitorizarea volumului de muncă și optimizarea proceselor.
Elaborarea de rapoarte privind activitatea de înregistrare.
Gestionarea arhivei centrale și a arhivei de clasă.
Verificarea corectitudinii datelor înscrise în registrele de evidență.
Asigurarea securității și confidențialității documentelor.
Implementarea și actualizarea procedurilor de lucru.
Colaborarea cu alte departamente pentru clarificarea aspectelor legale.
Gestionarea corespondenței oficiale a serviciului.
Participarea la inventarele periodice ale documentelor de arhivă.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii universitare de specialitate în domeniul științelor juridice (Drept, Științe Administrative).
Absolvirea cu succes a unui curs de formare profesională în domeniul arhivării și gestionării documentelor.
Certificat de absolvire a unui curs de specializare în domeniul gestionării informațiilor și al documentelor electronice.
Cunoștințe solide de legislație privind arhivarea și protecția datelor cu caracter personal (GDPR).
Cunoștințe avansate de operare a aplicațiilor software specifice domeniului arhivistic și de gestionare a documentelor.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de căutare și analiză a informațiilor.
Cunoștințe de limba română – nivel nativ.
Cunoștințe de limbi străine – avantaj.
Experiență profesională relevantă în domeniul arhivării și gestionării documentelor – minim 5 ani.
Atestat profesional în domeniul arhivării – avantaj.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență de minim 3 ani în activități de înregistrare și clasificare a documentelor.
Experiență de cel puțin 2 ani în gestionarea fluxurilor de documente și a arhivei.
Experiență în verificarea legalității și conformității documentelor.
Experiență în utilizarea sistemelor de management al documentelor electronice (GED).
Experiență în elaborarea de rapoarte privind activitatea de înregistrare.
Experiență în coordonarea și supervizarea personalului subordonat – avantaj.
Experiență în implementarea și actualizarea procedurilor de lucru – avantaj.
Experiență în colaborarea cu alte departamente pentru clarificarea aspectelor legale – avantaj.
Cunoștințe practice privind legislația arhivistică și de protecție a datelor – necesar.
Experiență în gestionarea situațiilor de urgență și a măsurilor de securitate a documentelor – avantaj.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare fluentă a unui calculator și a aplicațiilor Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
Cunoștințe avansate de operare a sistemelor de management al documentelor electronice (GED).
Utilizarea eficientă a programelor de scanare și procesare a imaginii.
Cunoștințe solide de operare a bazelor de date și a instrumentelor de interogare.
Utilizarea programelor de arhivare digitală și de compresie a datelor.
Cunoștințe despre protocoalele de comunicare și de transfer de fișiere.
Utilizarea eficientă a instrumentelor de căutare și analiză a informațiilor online.
Cunoștințe despre standardele de securitate a informațiilor și de protecție a datelor.
Utilizarea programelor de criptare și decriptare a datelor.
Cunoștințe despre tehnologiile de virtualizare și de cloud computing – avantaj.
Utilizarea eficientă a instrumentelor de colaborare online (ex: Microsoft Teams, Google Workspace).
Cunoștințe despre standardele de metadate și de vocabular controlat.
Utilizarea programelor de editare a documentelor (ex: Adobe Acrobat).
Cunoștințe despre formatele de fișiere digitale (ex: PDF, TIFF, JPEG).
Utilizarea instrumentelor de diagnosticare și de depanare a problemelor hardware și software – avantaj.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilități excelente de comunicare scrisă și verbală.
Capacitate de a lucra eficient atât independent, cât și în echipă.
Organizare și planificare riguroasă a activităților.
Atenție sporită la detalii și acuratețe.
Capacitate de a gestiona situații de stres și de a respecta termene limită.
Abilități de negociere și de rezolvare a conflictelor.
Gândire analitică și capacitate de a lua decizii corecte.
Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări.
Orientare către rezultate și proactivitate.
Capacitate de a prioritiza sarcinile și de a delega responsabilități.
Abilități de leadership și de motivare a echipei.
Discreție și confidențialitate în gestionarea informațiilor sensibile.
Inițiativă și spirit de îmbunătățire continuă.
Abilități de a asculta activ și de a oferi feedback constructiv.
Empatie și capacitate de a înțelege perspectivele altora.
Gestionarea eficientă a timpului și a resurselor.
Abilități de a lucra sub presiune și de a menține calmul.
Capacitate de a învăța rapid și de a se adapta la noi tehnologii.
Orientare către client și dorință de a oferi servicii de cea mai bună calitate.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Număr de documente înregistrate corect pe unitate de timp, procent de respectare a termenelor de predare a documentelor, gradul de conformitate a documentelor cu legislația în vigoare, număr de erori de înregistrare detectate, timpul mediu de răspuns la solicitări de informații, număr de reclamații din partea utilizatorilor, procent de respectare a procedurilor de securitate a informațiilor, gradul de automatizare a proceselor de înregistrare, număr de audituri de conformitate promovate cu succes, procent de îmbunătățire a eficienței proceselor de înregistrare, număr de rapoarte generate corect și la timp, gradul de satisfacție al utilizatorilor cu serviciile de înregistrare, număr de documente clasificate corect, procent de recuperare a datelor în situații de urgență, număr de proceduri de lucru actualizate și implementate, procent de respectare a politicilor de arhivare, număr de training-uri organizate pentru personalul de înregistrare, număr de documente accesate rapid prin sistemul de căutare.
6.2. Indicatori Calitativi: Respectarea strictă a procedurilor de lucru, acuratețea datelor introduse în sistem, corectitudinea clasificării documentelor, claritatea și concizia rapoartelor generate, eficiența comunicării cu alte departamente, profesionalismul în interacțiunea cu utilizatorii, respectarea confidențialității informațiilor, gradul de implicare în îmbunătățirea proceselor, capacitatea de a gestiona situații neprevăzute, calitatea supervizării echipei de înregistrare, coerența interpretării legislației în vigoare, capacitatea de a oferi soluții inovatoare pentru optimizarea fluxurilor de lucru, gradul de adaptabilitate la schimbările legislative și tehnologice, capacitatea de a identifica și corecta erori în procesele de înregistrare, calitatea documentării procedurilor și instrucțiunilor de lucru, profesionalismul în gestionarea auditurilor de conformitate, capacitatea de a menține un mediu de lucru eficient și motivant pentru echipa de înregistrare, gradul de satisfacție al utilizatorilor cu calitatea serviciilor de înregistrare.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă, orientare către rezultate, atenție la detalii, capacitate de organizare, comunicare eficientă, adaptabilitate, rezolvare de probleme, lucru în echipă, gestionarea timpului, gândire analitică, leadership, proactivitate, perseverență, responsabilitate, flexibilitate, gestionarea stresului, etică profesională, capacitate de învățare continuă, abilități de delegare, capacitate de a lua decizii, abilități de negociere, spirit de colaborare, orientare către client, capacitate de a influența, reziliență, încredere în sine.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator personal, imprimantă, scaner, copiator, sistem de arhivare electronică, software de management al documentelor, echipamente de scanare de înaltă rezoluție, echipamente de sigilare a documentelor, echipamente de distrugere a documentelor confidențiale, dispozitive de stocare a datelor (hard disk-uri, unități flash), echipamente de protecție a datelor (firewall, antivirus), telefoane, echipamente de videoconferință, sisteme de management al identității și accesului, echipamente de securitate fizică (camere de supraveghere, control acces)..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.