FIȘĂ DE POST REGISTRATOR COORDONATOR

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:REGISTRATOR COORDONATOR

1.2. Cod C.O.R.:121907

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu șeful de magazin, casieri, personalul din zona de livrare, personalul de depozit, personalul de securitate, pentru a asigura fluxul optim al operațiunilor și rezolvarea problemelor. Externe: Colaborează cu reprezentanții firmei de contabilitate, curierii, personalul bancar, furnizorii, pentru a gestiona tranzacțiile, livrările și aspectele financiare.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

„Registrator Coordonator are rolul de a asigura buna funcționare a activității de încasări și de a coordona echipa de registratori. Responsabilitățile principale includ gestionarea fluxului de clienți, rezolvarea problemelor apărute, verificarea corectitudinii operațiunilor de încasare, raportarea către superiorul direct și asigurarea respectării procedurilor interne. Persoana selectată va oferi suport pentru formarea noilor angajați și va contribui la menținerea unui mediu de lucru eficient și plăcut pentru clienți și colegi.”

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Coordonarea activității de casierie și asigurarea respectării procedurilor operaționale.
Gestionarea fluxului de clienți la casele de marcat și optimizarea timpului de așteptare.
Supervizarea și instruirea echipei de casieri, asigurând conformitatea cu standardele de calitate.
Verificarea zilnică a încasărilor și reconcilierea cu datele din sistemul informatic.
Gestionarea și rezolvarea situațiilor de conflict cu clienții sau cu personalul.
Raportarea către superiorul direct a discrepanțelor, incidentelor sau propunerilor de îmbunătățire a proceselor.
Asigurarea funcționării corecte a echipamentelor de casă (case de marcat, scanere, imprimante).
Verificarea și gestionarea numerarului din casa, inclusiv pregătirea depunerilor bancare.
Monitorizarea respectării politicilor de prețuri și promoții.
Gestionarea reclamațiilor clienților referitoare la tranzacții.
Asigurarea respectării normelor de securitate și prevenire a fraudei.
Participarea la inventarierea periodică a produselor din zona de casă.
Verificarea și completarea documentelor justificative pentru încasări.
Instruirea noilor angajați cu privire la procedurile de casă și utilizarea echipamentelor.
Monitorizarea performanței echipei de casieri și identificarea oportunităților de optimizare a proceselor.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii medii, preferabil studii postliceale în domeniul comercial sau economic.
Calificare profesională de Vânzător-casier, obținută prin absolvirea unui curs autorizat.
Certificat de absolvire a unui curs de utilizare a casei de marcat, conform legislației în vigoare.
Cunoștințe de operare a calculatorului, pachetul Office (Word, Excel).
Cunoștințe de contabilitate de bază, referitoare la înregistrările operațiunilor curente.
Cunoștințe privind legislația fiscală aplicabilă operațiunilor comerciale.
Atestat de securitate fizică a persoanelor și a bunurilor, în cazul în care activitatea implică responsabilități legate de securitate.
Cunoștințe de limbi străine (engleză sau germană), reprezintă un avantaj.
Certificat de formare profesională în domeniul relațiilor cu clienții, constituie un avantaj.
Experiență anterioară în activitatea de vânzare-casier, de minimum 1 an, constituie un avantaj.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență de minimum 2 ani în activitatea de vânzător-casier, cu responsabilități legate de gestionarea fluxului de clienți și operarea casei de marcat.
Experiență în coordonarea unei echipe de vânzători-casieri, de minimum 6 luni, cu responsabilități legate de instruire, supervizare și evaluare a performanței.
Experiență în gestionarea situațiilor de conflict cu clienții, utilizând tehnici de comunicare eficientă și rezolvare a problemelor.
Experiență în operarea sistemelor de gestiune a vânzărilor (POS), cu accent pe înregistrarea corectă a tranzacțiilor și generarea de rapoarte.
Experiență în verificarea și reconcilierea zilnică a încasărilor, identificând și corectând eventualele discrepanțe.
Experiență în gestionarea numerarului, inclusiv pregătirea depunerilor bancare și asigurarea securității fondurilor.
Experiență în aplicarea procedurilor de prevenire a fraudei și a pierderilor, identificând și raportând situațiile suspecte.
Experiență în utilizarea echipamentelor de casă (case de marcat, scanere, imprimante), asigurând funcționarea corectă și efectuând proceduri de întreținere de bază.
Experiență în gestionarea reclamațiilor clienților, utilizând tehnici de comunicare eficientă și oferind soluții adecvate.
Experiență în respectarea politicilor de prețuri și promoții, asigurând aplicarea corectă a reducerilor și a ofertelor speciale.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare fluentă a casei de marcat, inclusiv configurarea și utilizarea funcțiilor specifice.
Utilizarea eficientă a sistemelor POS (Point of Sale) pentru înregistrarea tranzacțiilor și gestionarea stocurilor.
Cunoașterea și aplicarea procedurilor de scanare a produselor și de introducere a datelor în sistem.
Utilizarea programelor de contabilitate pentru înregistrarea operațiunilor curente și generarea de rapoarte.
Operare avansată a pachetului Microsoft Office (Excel, Word, Outlook) pentru gestionarea documentelor și a corespondenței.
Utilizarea aplicațiilor de gestiune a relațiilor cu clienții (CRM) pentru colectarea și analiza datelor despre clienți.
Cunoașterea și utilizarea sistemelor de securitate a informațiilor, inclusiv protejarea datelor personale ale clienților.
Utilizarea echipamentelor periferice (scanere, imprimante, cititoare de coduri de bare) și diagnosticarea problemelor minore.
Cunoașterea și utilizarea sistemelor de raportare a vânzărilor și a stocurilor către departamentul de management.
Utilizarea aplicațiilor de comunicare internă (e-mail, chat, videoconferință) pentru coordonarea activității echipei.
Utilizarea sistemelor de backup și recuperare a datelor pentru asigurarea continuității activității.
Cunoașterea și utilizarea sistemelor de control acces pentru securizarea zonei de lucru.
Utilizarea sistemelor de monitorizare a performanței casei de marcat și a echipamentelor periferice.
Cunoașterea și aplicarea protocoalelor de securitate a datelor cardurilor bancare (PCI DSS).
Utilizarea aplicațiilor de gestionare a comenzilor online și a livrărilor.
Cunoașterea și aplicarea standardelor de calitate în operațiunile de vânzare.
Utilizarea sistemelor de inventariere a produselor și de optimizare a stocurilor.
Cunoașterea și aplicarea regulilor de etichetare a produselor și de informare a clienților.
Utilizarea sistemelor de analiză a tendințelor de vânzare și de identificare a oportunităților de creștere.
Cunoașterea și utilizarea aplicațiilor de telemarketing și de promovare a produselor.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilități excelente de comunicare verbală și non-verbală.
Capacitate de a gestiona situații de conflict cu clienții și colegii.
Orientare către client și abilitatea de a oferi servicii de cea mai bună calitate.
Abilitatea de a lucra în echipă și de a colabora cu diverse departamente.
Capacitate de a lua decizii rapide și eficiente în situații de presiune.
Abilități de organizare și planificare a activităților zilnice.
Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări și la noi tehnologii.
Atitudine pozitivă și entuziasm în interacțiunea cu clienții.
Abilități de negociere și persuasiune pentru a rezolva problemele clienților.
Capacitate de a gestiona timpul eficient și de a prioritiza sarcinile.
Abilități de observare și atenție la detalii pentru a evita erorile.
Empatie și înțelegere a nevoilor clienților.
Responsabilitate și seriozitate în îndeplinirea sarcinilor.
Abilități de rezolvare a problemelor și de găsire a soluțiilor adecvate.
Capacitate de a lucra independent și de a lua inițiativă.
Abilități de gestionare a stresului și de menținere a calmului în situații dificile.
Orientare către rezultate și dorința de a atinge obiectivele stabilite.
Abilități de ascultare activă și de înțelegere a mesajelor nonverbale.
Capacitate de a oferi feedback constructiv colegilor și subordonaților.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Număr de tranzacții procesate pe oră, valoarea medie a coșului de cumpărături, rata de eroare la scanare, număr de reclamații clienți, timpul mediu de așteptare la case, gradul de respectare a procedurilor de casă, număr de erori de numerar, rata de returnare a produselor, valoarea vânzărilor adiționale, număr de clienți satisfăcuți (scor NPS), respectarea termenelor de raportare, număr de sesiuni de training finalizate, rata de indeplinire a obiectivelor de vânzări, timpul mediu de rezolvare a problemelor clienților, rata de fidelizare a clienților, număr de sugestii de îmbunătățire implementate, rata de respectare a standardelor de igienă la case, număr de incidente de fraudă detectate, rata de utilizare a programelor de loializare.
6.2. Indicatori Calitativi: Respectarea procedurilor operaționale, acuratețea în gestionarea numerarului, calitatea interacțiunii cu clienții, respectarea standardelor de curățenie și igienă, gestionarea eficientă a situațiilor de conflict, respectarea politicii de confidențialitate, aplicarea corectă a reducerilor și promoțiilor, gestionarea corectă a retururilor și schimburilor, respectarea regulilor de securitate, gestionarea adecvată a clienților cu nevoi speciale, aplicarea corectă a procedurilor de numărare a numerarului, comunicare clară și concisă cu clienții, respectarea termenelor de raportare, gestionarea corespunzătoare a reclamațiilor, aplicarea corectă a politicilor de vânzare, gestionarea eficientă a cozilor, aplicarea corectă a procedurilor de închidere a casei, gestionarea corectă a documentelor justificative, respectarea standardelor de etică profesională, aplicarea corectă a procedurilor de raportare a incidentelor, gestionarea corespunzătoare a situațiilor de urgență.
6.3. Indicatori Comportamentali: Orientare către client, atenție la detalii, inițiativă, responsabilitate, adaptabilitate, rezistență la stres, comunicare eficientă, lucru în echipă, capacitate de decizie, rezolvarea problemelor, organizare, gestionarea timpului, flexibilitate, profesionalism, etică profesională, proactivitate, colaborare, empatie, perseverență, încredere în sine.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : NU

7.5. Echipamente din dotare:
Casă de marcat, scaner de coduri de bare, terminal de plată, sistem POS, cântar electronic, imprimantă de bonuri fiscale, monitor, tastatură, mouse, sistem de supraveghere video, cititor de carduri, dispozitiv de numărare a numerarului, echipament de protecție personală (mănuși, mască), stație de lucru, sistem de gestionare a stocurilor, sistem de raportare a vânzărilor, terminal de autentificare, dispozitiv de citire a documentelor de identitate..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.