FIȘĂ DE POST SEF BIROU/ SERVICIU ADMINISTRATIV

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:SEF BIROU/ SERVICIU ADMINISTRATIV

1.2. Cod C.O.R.:121906

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu șefii ierarhici superiori pentru definirea politicilor și a obiectivelor, cu șefii de departamente pentru coordonarea activităților, cu personalul din subordine pentru delegarea sarcinilor și monitorizarea performanței, cu alte birouri/servicii administrative pentru asigurarea fluxului informațional. Externe: Colaborează cu furnizori de servicii, auditori, consultanți, alte instituții publice/private, în funcție de specificul activității biroului/serviciului administrativ.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

„Șeful biroului/serviciului administrativ coordonează și organizează activitățile administrative, asigurând buna funcționare a unității. Responsabilitățile includ gestionarea documentelor, evidența resurselor umane, asigurarea condițiilor materiale necesare desfășurării activității, precum și implementarea politicilor interne și a reglementărilor legale. Persoana în această poziție este responsabilă pentru eficientizarea proceselor administrative, optimizarea utilizării resurselor și menținerea unui mediu de lucru ordonat și propice activității profesionale. De asemenea, are rolul de a reprezenta biroul/serviciul în relația cu alte departamente și cu factorii externi.”

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Planificarea, organizarea și coordonarea activităților din cadrul biroului/serviciului administrativ.
Supervizarea personalului administrativ, inclusiv stabilirea obiectivelor, evaluarea performanțelor și dezvoltarea profesională.
Gestionarea fluxurilor documentare, asigurând arhivarea, accesibilitatea și securitatea informațiilor.
Implementarea și monitorizarea politicilor și procedurilor administrative, conform reglementărilor interne și legale.
Gestionarea bugetului alocat biroului/serviciului, urmărind cheltuielile și optimizând resursele.
Asigurarea funcționării optime a infrastructurii de birou (spații, echipamente, consumabile).
Coordonarea achizițiilor de bunuri și servicii administrative, respectând legislația în vigoare.
Monitorizarea și raportarea indicatorilor de performanță ai biroului/serviciului.
Gestionarea relațiilor cu furnizorii de servicii administrative.
Reprezentarea biroului/serviciului în relația cu alte departamente și cu factorii externi.
Asigurarea conformității cu standardele de protecție a datelor și securitate a informațiilor.
Gestionarea și actualizarea bazei de date a personalului administrativ.
Elaborarea de rapoarte periodice privind activitatea biroului/serviciului.
Participarea la elaborarea și implementarea politicilor de resurse umane.
Gestionarea situațiilor de urgență și asigurarea siguranței personalului.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii universitare de nivel licență, preferabil în domeniul administrație publică, științe administrative, economie sau drept.
Experiență profesională relevantă de minimum 5 ani în domeniul administrativ, cu responsabilități de conducere.
Certificări în domeniul managementului, leadershipului sau administrației publice constituie un avantaj.
Cunoștințe aprofundate a legislației privind administrația publică, achizițiile publice, protecția datelor și securitatea informațiilor.
Cunoștințe avansate de operare a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al documentelor și a aplicațiilor software specifice domeniului administrativ.
Abilități de comunicare scrisă și verbală excelente, precum și abilități de negociere și persuasiune.
Cunoștințe de limbi străine (engleză sau germană) constituie un avantaj.
Certificat de absolvire a unui curs de formare în domeniul managementului proiectelor constituie un avantaj.
Cunoștințe în domeniul managementului resurselor umane, inclusiv recrutare, evaluare și dezvoltare a personalului.
Cunoștințe despre principiile și tehnicile de management al calității.
Certificare în domeniul securității informațiilor (ex: CISSP, CISM) constituie un avantaj.
Abilități de analiză și interpretare a datelor, precum și capacitatea de a lua decizii bazate pe informații relevante.
Cunoștințe despre principiile contabilității și finanțelor publice.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență de minimum 5 ani în gestionarea activităților administrative, cu responsabilități de coordonare și supervizare.
Experiență în implementarea și monitorizarea politicilor și procedurilor administrative, conform legislației în vigoare.
Experiență în gestionarea bugetului și a resurselor financiare, respectând principiile economiei și eficienței.
Experiență în coordonarea achizițiilor de bunuri și servicii, conform legislației privind achizițiile publice.
Experiență în gestionarea relațiilor cu furnizorii, negociind contracte și asigurând respectarea termenilor contractuali.
Experiență în gestionarea documentelor, inclusiv arhivarea, digitalizarea și asigurarea accesului securizat.
Experiență în gestionarea personalului administrativ, inclusiv stabilirea obiectivelor, evaluarea performanțelor și dezvoltarea profesională.
Experiență în utilizarea sistemelor de management al documentelor și a aplicațiilor software specifice domeniului administrativ.
Experiență în raportarea indicatorilor de performanță și în analiza datelor administrative.
Experiență în gestionarea situațiilor de urgență și în asigurarea siguranței personalului și a bunurilor.
Experiență în implementarea și respectarea politicilor de securitate a informațiilor.
Experiență în gestionarea proiectelor administrative, de la planificare până la implementare și evaluare.
Experiență în auditarea proceselor administrative și identificarea oportunităților de îmbunătățire.
Experiență în gestionarea reclamațiilor și a conflictelor, asigurând o rezolvare eficientă și respectuoasă.
Experiență în colaborarea cu alte departamente și entități externe, asigurând o comunicare eficientă și o coordonare optimă.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare avansată a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Utilizare fluentă a sistemelor de management al documentelor (DMS).
Cunoștințe solide de operare a sistemelor de arhivare electronică.
Utilizare avansată a aplicațiilor software de contabilitate și gestiune financiară (ex: SAP, Oracle).
Cunoștințe despre platforme de colaborare online (ex: Microsoft Teams, Google Workspace).
Utilizare a sistemelor de raportare și analiză de date (ex: Power BI, Tableau).
Cunoștințe despre software de gestiune a proiectelor (ex: Microsoft Project, Jira).
Utilizare a aplicațiilor de videoconferință și comunicare online (ex: Zoom, Skype).
Cunoștințe despre sisteme de securitate cibernetică și protecție a datelor.
Utilizare a sistemelor de management al identității și accesului (IAM).
Cunoștințe despre standarde de digitalizare și scanare a documentelor.
Utilizare a aplicațiilor de procesare a limbajului natural (NLP) pentru automatizarea sarcinilor administrative.
Cunoștințe despre tehnologii cloud computing (ex: AWS, Azure, Google Cloud).
Utilizare a sistemelor de management al fluxurilor de lucru (Workflow Management Systems).
Cunoștințe despre tehnologii de Robotic Process Automation (RPA).
Utilizare a aplicațiilor de gestionare a resurselor umane (HRM).
Cunoștințe despre platforme de e-signature și autentificare digitală.
Utilizare a sistemelor de Business Intelligence (BI).
Cunoștințe despre tehnologii de machine learning aplicate în domeniul administrativ.
Utilizare a sistemelor de gestionare a bazelor de date (DBMS).

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Leadership și capacitate de a motiva echipe.
Comunicare eficientă, atât verbală, cât și scrisă.
Abilități de negociere și persuasiune.
Orientare către rezultate și focus pe obiective.
Gândire strategică și capacitate de a lua decizii complexe.
Gestionarea conflictelor și rezolvarea problemelor.
Abilități de delegare și coordonare a activităților.
Adaptabilitate și flexibilitate în fața schimbărilor.
Capacitate de a lucra sub presiune și de a respecta termene limită.
Organizare și planificare eficientă a resurselor.
Atitudine proactivă și inițiativă în identificarea soluțiilor.
Abilități de lucru în echipă și colaborare interdepartamentală.
Empatie și capacitate de a înțelege perspectivele altora.
Gestionarea timpului și prioritizare a sarcinilor.
Capacitate de a construi și menține relații profesionale.
Abilități de prezentare și influențare a interlocutorilor.
Gândire critică și analiză a informațiilor.
Etică profesională și respectarea confidențialității.
Capacitate de a gestiona situații de criză și de a lua măsuri adecvate.
Abilități de coaching și mentorat pentru dezvoltarea profesională a echipei.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Reducerea costurilor administrative cu X%, Gradul de conformitate cu reglementările interne și externe, Timpul mediu de răspuns la solicitări, Numărul de procese administrative optimizate, Nivelul de satisfacție al angajaților, Numărul de reclamații depuse, Gradul de automatizare a proceselor, Numărul de erori administrative, Respectarea bugetului alocat, Nivelul de utilizare a sistemelor informatice, Numărul de proiecte administrative finalizate la timp, Nivelul de conformitate cu politicile de securitate, Reducerea timpului de procesare a documentelor, Nivelul de satisfacție al clienților interni, Numărul de audituri pozitive, Nivelul de respectare a termenelor limită, Eficiența utilizării resurselor umane, Numărul de inițiative de îmbunătățire implementate, Gradul de implementare a politicilor de sustenabilitate, Numărul de traininguri organizate pentru echipa, Nivelul de inovare în procesele administrative.
6.2. Indicatori Calitativi: Calitatea comunicării cu părțile interesate, Nivelul de conformitate cu standardele de etică profesională, Eficiența procesului decizional, Capacitatea de a gestiona situații de criză, Calitatea relațiilor interpersonale, Nivelul de implicare în îmbunătățirea proceselor, Calitatea leadershipului și motivația echipei, Nivelul de adaptabilitate la schimbări, Capacitatea de a identifica și rezolva probleme complexe, Eficiența colaborării cu alte departamente, Nivelul de inițiativă și proactivitate, Calitatea documentelor și rapoartelor generate, Respectarea confidențialității informațiilor, Nivelul de profesionalism și etică, Capacitatea de a antrena și dezvolta echipa, Calitatea implementării politicilor și procedurilor, Nivelul de inovare în soluții, Capacitatea de a gestiona prioritățile, Eficiența în delegare, Nivelul de satisfacție al echipei, Calitatea feedback-ului primit, Nivelul de respectare a termenelor.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă în identificarea și implementarea de îmbunătățiri, Abilitatea de a lucra independent și în echipă, Capacitatea de a gestiona eficient timpul și prioritățile, Abilitatea de a comunica clar și concis, atât verbal cât și în scris, Capacitatea de a lua decizii informate și responsabile, Abilitatea de a rezolva probleme complexe și de a găsi soluții creative, Abilitatea de a motiva și inspira echipa, Abilitatea de a gestiona conflicte și de a găsi compromisuri, Abilitatea de a se adapta la schimbări și de a învăța rapid, Abilitatea de a lucra sub presiune și de a respecta termene limită, Abilitatea de a construi și menține relații profesionale, Abilitatea de a oferi feedback constructiv, Abilitatea de a asculta activ și de a înțelege perspectivele altora, Abilitatea de a delega eficient și de a monitoriza progresul, Abilitatea de a iniția și de a conduce proiecte, Abilitatea de a demonstra integritate și etică profesională, Abilitatea de a lua inițiativă și de a propune soluții inovatoare, Abilitatea de a demonstra flexibilitate și adaptabilitate, Abilitatea de a lucra eficient în diverse medii, Abilitatea de a gestiona situații de criză cu calm și eficiență, Abilitatea de a demonstra leadership și capacitate de a influența.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Computer desktop/laptop, Imprimantă multifuncțională (scanare, imprimare, copiere), Telefon fix/mobil, Scanner documente, Software de procesare a textului (Microsoft Word/LibreOffice Writer), Software de calcul tabelar (Microsoft Excel/LibreOffice Calc), Software de prezentare (Microsoft PowerPoint/LibreOffice Impress), Software de gestionare a e-mailului (Microsoft Outlook/Mozilla Thunderbird), Software de gestionare a documentelor, Software de contabilitate (în funcție de specificul activității), Sistem de arhivare electronică, Aplicații de colaborare online (Microsoft Teams, Google Workspace), Sistem de management al informațiilor, Dispozitive de stocare externă (hard disk, stick USB), Aparatură de videoconferință, Software de securitate cibernetică, Software de criptare a datelor, Telemecanică (în anumite instituții)..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.