FIȘĂ DE POST SEF SERVICIU

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:SEF SERVICIU

1.2. Cod C.O.R.:121901

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu directorii generali, șefii de departamente, specialiști, agenți de vânzări și personal administrativ pentru a asigura alinierea strategică și eficiența operațională. Monitorizează performanța echipelor și oferă suport pentru atingerea obiectivelor. Externe: Colaborează cu clienți cheie, furnizori, parteneri de afaceri și consultanți externi pentru a optimiza relațiile, negocia contracte și asigura conformitatea cu reglementările. Reprezintă compania în relațiile externe.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

„Șeful Serviciului coordonează și supervizează activitățile întregului serviciu, asigurând buna funcționare și atingerea obiectivelor stabilite. Responsabilitățile includ planificarea, organizarea, delegarea și controlul sarcinilor, precum și evaluarea performanțelor angajaților. De asemenea, șeful serviciului este responsabil pentru implementarea politicilor și procedurilor interne, pentru raportarea către superiorii ierarhici și pentru reprezentarea serviciului în relațiile cu alte instituții sau parteneri. Scopul principal este de a optimiza eficiența și calitatea activităților desfășurate în cadrul serviciului, contribuind la realizarea obiectivelor organizației.”

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Coordonarea și gestionarea activității serviciului, asigurând îndeplinirea obiectivelor stabilite.
Elaborarea de planuri strategice și tactice pentru serviciu, în concordanță cu obiectivele organizaționale.
Implementarea și monitorizarea indicatorilor de performanță (KPI) pentru serviciu.
Supervizarea și evaluarea performanțelor angajaților din subordine, oferind feedback și oportunități de dezvoltare profesională.
Gestionarea bugetului serviciului, asigurând utilizarea eficientă a resurselor financiare.
Analiza fluxurilor de lucru și identificarea oportunităților de optimizare a proceselor.
Dezvoltarea și implementarea politicilor și procedurilor interne ale serviciului.
Asigurarea respectării legislației în vigoare și a standardelor de calitate aplicabile.
Reprezentarea serviciului în relațiile cu alte departamente, instituții și parteneri externi.
Gestionarea conflictelor și rezolvarea problemelor apărute în cadrul serviciului.
Întocmirea de rapoarte periodice privind activitatea serviciului și prezentarea acestora superiorilor ierarhici.
Participarea la elaborarea și implementarea politicilor generale ale organizației.
Gestionarea riscurilor și implementarea măsurilor de prevenire a acestora.
Asigurarea conformității cu cerințele de securitate a informațiilor și protecția datelor cu caracter personal.
Promovarea unei culturi organizaționale bazate pe colaborare, inovație și orientare către rezultate.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii universitare de nivel licență, preferabil în domeniul specific activității serviciului.
Studii postuniversitare (masterat sau echivalent) reprezintă un avantaj.
Certificări profesionale relevante pentru domeniul de activitate (ex: management de proiect, managementul calității, securitate informațiilor) sunt un atuu.
Experiență profesională vastă în domeniul specific activității serviciului, de minimum 5 ani, din care cel puțin 2 ani în poziții de conducere.
Cunoștințe solide de management strategic, managementul resurselor umane, management financiar și contabilitate.
Cunoștințe avansate de operare a pachetului MS Office (Word, Excel, PowerPoint).
Cunoștințe de limbi străine (engleză obligatoriu, alte limbi reprezintă un avantaj).
Abilități de comunicare, negociere și relaționare interpersonală foarte bune.
Capacitate de analiză, sinteză și luare a deciziilor în situații complexe.
Abilități de leadership și de motivare a echipei.
Cunoștințe aprofundate a legislației specifice domeniului de activitate.
Certificat de absolvire a unui curs de formare în management reprezintă un avantaj.
Cunoștințe despre standardele de management (ex: ISO 9001, ISO 14001) reprezintă un avantaj.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență profesională de minimum 5 ani în domeniul specific activității serviciului.
Experiență de minimum 2 ani în poziții de conducere, cu responsabilități de management al echipei.
Experiență în elaborarea și implementarea de strategii și planuri de acțiune.
Experiență în gestionarea bugetelor și a resurselor financiare.
Experiență în monitorizarea și evaluarea performanțelor echipei și a indicatorilor de performanță (KPI).
Experiență în identificarea și rezolvarea problemelor, precum și în luarea deciziilor în situații complexe.
Experiență în gestionarea relațiilor cu părțile interesate interne și externe.
Experiență în implementarea și respectarea politicilor și procedurilor interne.
Experiență în raportarea către superiorii ierarhici și în prezentarea de rapoarte de progres.
Experiență în gestionarea riscurilor și în implementarea măsurilor de prevenire.
Experiență în gestionarea proiectelor, de la inițiere până la finalizare.
Experiență în utilizarea instrumentelor de management și de analiză a datelor.
Experiență în gestionarea schimbărilor și în adaptarea la noile cerințe.
Experiență în conducerea de echipe multidisciplinare.
Experiență în optimizarea proceselor și îmbunătățirea eficienței operaționale.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Cunoștințe avansate de operare a sistemelor de calculatoare și a pachetului MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Cunoștințe aprofundate de utilizare a sistemelor de management al documentelor (DMS).
Cunoștințe solide de utilizare a sistemelor de raportare și analiză a datelor (BI).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al proiectelor (PMS).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor CRM (Customer Relationship Management).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor ERP (Enterprise Resource Planning).
Cunoștințe de utilizare a platformelor de colaborare online (ex: Microsoft Teams, Slack).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de videoconferință (ex: Zoom, Skype).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de management al timpului și a sarcinilor.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de securitate cibernetică (antivirus, firewall).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de backup și recuperare a datelor.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de diagnosticare și depanare a problemelor hardware și software.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de control al accesului.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al identității.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de automatizare a proceselor (RPA).
Cunoștințe de utilizare a platformelor de e-commerce (dacă este relevant pentru activitatea serviciului).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de marketing digital (dacă este relevant pentru activitatea serviciului).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de analiză web (dacă este relevant pentru activitatea serviciului).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de gestionare a rețelelor sociale (dacă este relevant pentru activitatea serviciului).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de gestionare a bazelor de date (SQL).

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilități de leadership și de motivare a echipei.
Abilități de comunicare eficientă, atât orală, cât și scrisă.
Abilități de negociere și de persuasiune.
Abilități de rezolvare a problemelor și de luare a deciziilor.
Abilități de gestionare a timpului și a priorităților.
Abilități de organizare și de planificare.
Abilități de adaptare la schimbare și de gestionare a stresului.
Abilități de lucru în echipă și de colaborare.
Abilități de gestionare a conflictelor.
Abilități de delegare și de monitorizare a performanței.
Abilități de gândire critică și analitică.
Abilități de inovare și de generare de idei noi.
Abilități de ascultare activă și de empatie.
Abilități de gestionare a situațiilor de criză.
Abilități de reprezentare a companiei în fața partenerilor și clienților.
Abilități de gestionare a proiectelor complexe.
Abilități de gestionare a resurselor umane.
Abilități de mentoring și de coaching.
Abilități de gestionare a relațiilor cu stakeholderii.
Abilități de învățare continuă și de autodezvoltare.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Venituri generate, Costuri gestionate, Număr de clienți noi, Grad de satisfacție a clienților, Număr de proiecte finalizate la timp, Reducerea costurilor operaționale, Îmbunătățirea eficienței proceselor, Creșterea cotei de piață, Număr de angajați gestionați, Număr de reclamații rezolvate, Timp mediu de răspuns la solicitări, Nivelul de conformitate cu reglementările, Gradul de atingere a obiectivelor strategice, Valoarea contractelor semnate, Rata de retenție a angajaților, Număr de inovații implementate, Nivelul de implicare a echipei, Indicatori de productivitate, Indicatori de calitate a serviciilor, Indicatori de siguranță a informațiilor.
6.2. Indicatori Calitativi: Calitatea comunicării cu echipa, Nivelul de implicare în dezvoltarea strategiei, Capacitatea de a motiva și inspira echipa, Eficiența în gestionarea conflictelor, Abilitatea de a lua decizii corecte și rapide, Capacitatea de a anticipa și gestiona riscurile, Nivelul de adaptabilitate la schimbare, Calitatea relațiilor cu stakeholderii, Abilitatea de a construi și menține o cultură organizațională pozitivă, Eficiența în delegare și monitorizare, Capacitatea de a oferi feedback constructiv, Nivelul de profesionalism și etică, Calitatea reprezentării companiei, Abilitatea de a gestiona situații de criză, Capacitatea de a identifica oportunități de îmbunătățire, Nivelul de inovație și creativitate, Abilitatea de a construi și menține încrederea, Eficiența în gestionarea timpului, Capacitatea de a prioritiza sarcinile, Abilitatea de a învăța din experiență.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă, Orientare către rezultate, Abilitatea de a lucra sub presiune, Adaptabilitate, Colaborare, Comunicare eficientă, Leadership, Gândire strategică, Rezolvarea problemelor, Luarea deciziilor, Organizare, Planificare, Gestionarea timpului, Delegare, Motivație, Empatie, Etică profesională, Abilitatea de a învăța, Abilitatea de a oferi feedback, Abilitatea de a gestiona conflicte, Abilitatea de a inspira încredere, Abilitatea de a gestiona schimbarea, Abilitatea de a lucra în echipă, Abilitatea de a gestiona riscuri, Abilitatea de a anticipa tendințe.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator, Laptop, Smartphone, Tabletă, Sistem de management al documentelor, Software de gestiune a proiectelor, Aplicații de comunicare (e-mail, mesagerie instantanee), Sistem de videoconferință, Software de analiză de date, Software de raportare, Sistem de management al relațiilor cu clienții (CRM), Imprimantă, Scaner, Dispozitiv de stocare extern, Sistem de securitate a informațiilor, Software de planificare a resurselor întreprinderii (ERP), Dispozitive de prezentare (proiector, ecran), Software de automatizare a fluxurilor de lucru, Aplicații de colaborare online, Instrumente de diagnosticare a problemelor..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.