FIȘĂ DE POST MANAGER COMUNICARE GUVERNAMENTALA

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:MANAGER COMUNICARE GUVERNAMENTALA

1.2. Cod C.O.R.:121311

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu Directorul General, Directorul de Relații Publice, șeful departamentului de PR, echipa de comunicare internă, consilierii de comunicare, departamentul juridic și departamentul de cercetare pentru alinierea strategiei și a mesajelor. Externe: Colaborează cu jurnaliști, bloggeri, influenceri media, agenții de publicitate, parteneri media, reprezentanți ai altor instituții guvernamentale și organizații non-guvernamentale pentru a amplifica mesajele și a gestiona percepția publică.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

Managerul Comunicare Guvernamentală este responsabil pentru elaborarea și implementarea strategiei de comunicare cu autoritățile publice, instituțiile guvernamentale și alte părți interesate relevante. Rolul implică gestionarea relațiilor cu mass-media, coordonarea activităților de advocacy și reprezentarea organizației în fața guvernului. De asemenea, asigură informarea corectă și proactivă a factorilor de decizie, contribuind la promovarea obiectivelor organizației și la construirea unei imagini pozitive în mediul public. Managerul monitorizează constant evoluțiile legislative și politice, adaptând comunicarea în consecință.

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Elaborarea și implementarea strategiei de comunicare publică și guvernamentală, în conformitate cu obiectivele organizației.
Gestionarea fluxului informațional către și dinspre autoritățile publice, instituțiile guvernamentale și reprezentanții acestora.
Coordonarea activităților de advocacy și lobbying, asigurând reprezentarea organizației în procesele decizionale.
Redactarea și distribuirea de comunicate de presă, note informative și alte materiale de comunicare adresate publicului larg și factorilor de decizie.
Organizarea și participarea la conferințe de presă, briefinguri și alte evenimente de comunicare.
Monitorizarea constantă a mediului legislativ și politice, identificând oportunități și amenințări pentru organizație.
Analiza și evaluarea impactului comunicării publice asupra imaginii și reputației organizației.
Gestionarea crizelor de comunicare, elaborând și implementând planuri de răspuns adecvate.
Dezvoltarea și menținerea relațiilor cu jurnaliști, bloggeri și influenceri din domeniul public.
Asigurarea respectării standardelor de comunicare și a reglementărilor legale în vigoare.
Coordonarea activităților de comunicare internă, asigurând informarea angajaților cu privire la evoluțiile legislative și politice.
Elaborarea de rapoarte periodice privind activitățile de comunicare guvernamentală, cu evidențierea indicatorilor de performanță.
Gestionarea bugetului alocat activităților de comunicare guvernamentală, optimizând resursele disponibile.
Colaborarea cu departamentele interne (juridic, relații externe, corporate affairs) pentru asigurarea unei abordări coerente și integrate.
Reprezentarea organizației în diverse forumuri și grupuri de lucru cu autoritățile publice.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Absolvirea studiilor superioare (licență/master) în științe comunicare, jurnalism, relații publice, științe politice, drept sau domenii conexe.
Certificări în domeniul relațiilor publice, comunicării de criză sau advocacy reprezintă un avantaj competitiv.
Experiență profesională relevantă în comunicare, relații publice, advocacy sau lobby, preferabil în sectorul public sau în interacțiune cu acesta.
Cunoștințe aprofundate despre procesul legislativ, structurile și funcționarea instituțiilor guvernamentale.
Competențe excelente de redactare, comunicare orală și negociere, adaptate pentru diverse audiențe.
Cunoașterea limbii române scris și vorbit la un nivel nativ, precum și fluență în limba engleză (scris și vorbit).
Cunoștințe solide de operare a pachetelor Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) și a platformelor de comunicare online.
Cunoștințe de SEO și content marketing reprezintă un avantaj.
Abilități de analiză și interpretare a datelor, cu utilizarea indicatorilor de performanță (KPI).
Cunoașterea principiilor de comunicare de criză și a tehnicilor de gestionare a reputației.
Capacitate de a lucra independent și în echipă, cu abilități de coordonare și delegare.
Orientare către rezultate, cu abilități de prioritizare și gestionare a timpului.
Înțelegerea principiilor etice și a responsabilităților profesionale în domeniul comunicării.
Certificări în managementul proiectelor (PMI, PRINCE2) pot fi un avantaj.

5.2. Experiență Profesională:

Minimum 5 ani de experiență profesională în domeniul comunicării, relațiilor publice sau advocacy.
Experiență demonstrabilă în interacțiunea cu autoritățile publice și instituțiile guvernamentale.
Experiență în elaborarea și implementarea strategiilor de comunicare publică și guvernamentală.
Experiență în gestionarea crizelor de comunicare și în protejarea reputației organizației.
Experiență în redactarea și distribuirea de comunicate de presă, note informative și alte materiale de comunicare.
Experiență în organizarea și coordonarea de evenimente de comunicare (conferințe de presă, briefinguri, etc.).
Experiență în monitorizarea mediului legislativ și politice și în identificarea oportunităților și amenințărilor.
Experiență în gestionarea bugetului alocat activităților de comunicare guvernamentală.
Experiență în utilizarea platformelor de comunicare online și a instrumentelor de analiză a datelor.
Experiență în construirea și menținerea relațiilor cu jurnaliști, bloggeri și influenceri din domeniul public.
Experiență în coordonarea echipelor de comunicare și în delegarea responsabilităților.
Experiență în realizarea de studii de fezabilitate și analize de impact pentru proiecte de comunicare.
Experiență în negocierea contractelor cu furnizorii de servicii de comunicare.
Experiență în reprezentarea organizației în fața autorităților publice și a altor părți interesate.
Experiență în raportarea activităților de comunicare către managementul organizației.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare fluentă a sistemelor de operare Windows și macOS.
Cunoștințe avansate de utilizare a pachetelor Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Utilizare avansată a platformelor de social media (Facebook, Instagram, LinkedIn, Twitter).
Cunoștințe de utilizare a platformelor de gestionare a conținutului (CMS) – WordPress, Drupal, Joomla.
Utilizare a instrumentelor de analiză a traficului web (Google Analytics, Adobe Analytics).
Cunoștințe de SEO (Search Engine Optimization) și SEM (Search Engine Marketing).
Utilizare a instrumentelor de monitorizare media și de analiză a sentimentelor (Brandwatch, Meltwater, Hootsuite).
Cunoștințe de editare foto-video (Adobe Photoshop, Adobe Premiere Pro, Final Cut Pro).
Utilizare a platformelor de videoconferință (Zoom, Microsoft Teams, Google Meet).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de creare a prezentărilor interactive (Prezi, Canva).
Utilizare a instrumentelor de gestionare a proiectelor (Asana, Trello, Jira).
Cunoștințe de utilizare a bazelor de date și a instrumentelor de raportare (SQL, Power BI, Tableau).
Utilizare a instrumentelor de automatizare a marketingului (Mailchimp, HubSpot).
Cunoștințe de utilizare a software-ului de creare a graficelor și a infograficelor (Adobe Illustrator, Infogram).
Utilizare a platformelor de e-mail marketing și de segmentare a audienței.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de traducere automată și de localizare a conținutului.
Utilizare a platformelor de distribuție a comunicatelor de presă (PR Newswire, Business Wire).
Cunoștințe de utilizare a software-ului de recunoaștere vocală și de transcriere automată.
Utilizare a instrumentelor de gestionare a identității digitale și a reputației online.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Comunicare strategică și persuasivă.
Negociere și influență.
Leadership și motivare a echipei.
Gestionarea conflictelor și rezolvarea problemelor.
Gândire strategică și capacitate de a anticipa tendințele.
Adaptabilitate și flexibilitate în fața schimbărilor.
Orientare către rezultate și focus pe obiective.
Capacitate de a lucra sub presiune și de a respecta termene limită.
Abilități de networking și construire a relațiilor.
Inteligență emoțională și empatie.
Gândire critică și analiză a informațiilor.
Creativitate și inovație.
Capacitate de a lucra în echipă și de a colabora eficient.
Gestionarea timpului și prioritizare a sarcinilor.
Reprezentare impecabilă și etichetă profesională.
Abilități de prezentare publică și facilitare a discuțiilor.
Capacitate de a construi și menține o imagine pozitivă a organizației.
Gestionarea reputației și a crizelor de comunicare.
Orientare către client și înțelegerea nevoilor publicului țintă.
Capacitate de a asculta activ și de a interpreta feedback-ul.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Număr de comunicate de presă publicate, Acoperire media obținută (număr de apariții în presă), Valoare estimată a acoperirii media (media impact value), Număr de interacțiuni pe social media (like-uri, share-uri, comentarii), Creșterea numărului de urmăritori pe social media, Trafic web generat de campaniile de comunicare, Număr de vizite pe site-ul organizației, Rata de conversie a vizitatorilor în lead-uri, Număr de evenimente organizate și participanți, Evaluarea satisfacției participanților la evenimente (scor NPS), Număr de interviuri acordate și amplasarea lor în media, Număr de articole/reportaje pozitive generate, Gradul de acuratețe a informațiilor difuzate în media, Număr de solicitări de informații primite și răspunsuri furnizate, Timp de răspuns la solicitările de informații, Număr de crize de comunicare gestionate și impactul asupra reputației, Scorul de percepție a organizației înainte și după campaniile de comunicare, Număr de parteneriate media stabilite și impactul asupra vizibilității, Număr de rapoarte de monitorizare media generate și distribuite, Costul pe acoperire media (cost per impression).
6.2. Indicatori Calitativi: Coerența mesajelor cu strategia de comunicare,
Acuratețea informațiilor difuzate,
Relevanța conținutului pentru publicul țintă,
Originalitatea și creativitatea campaniilor de comunicare,
Tonul și stilul comunicării (adaptate publicului și canalului),
Impactul emoțional al mesajelor (relevanță, inspirație, angajament),
Claritatea și concizia comunicărilor,
Gestionarea eficientă a crizelor de comunicare (promptitudine, transparență, responsabilitate),
Calitatea relațiilor cu jurnaliștii și influențatorii,
Percepția publicului asupra imaginii organizației (încredere, credibilitate, transparență),
Alinierea comunicării interne cu cea externă,
Eficiența în adaptarea mesajelor la diferite canale de comunicare,
Calitatea materialelor promoționale (design, conținut, mesaj),
Respectarea eticii profesionale și a standardelor de comunicare,
Feedback-ul pozitiv din partea părților interesate (stakeholder),
Evaluarea impactului comunicării asupra obiectivelor organizaționale,
Calitatea rapoartelor de monitorizare media (concizie, relevanță, acuratețe),
Alinierea comunicării cu valorile și misiunea organizației.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă și proactivitate în identificarea oportunităților de comunicare,
Abilitatea de a lucra sub presiune și de a respecta termene limită strânse,
Capacitatea de a lua decizii rapide și eficiente în situații de criză,
Orientare către rezultate și focus pe atingerea obiectivelor de comunicare,
Abilitatea de a construi și menține relații profesionale solide cu jurnaliști și influențatori,
Flexibilitate și adaptabilitate la schimbările din peisajul media,
Capacitatea de a motiva și inspira echipa de comunicare,
Abilitatea de a delega sarcini și de a monitoriza progresul,
Gândire strategică și capacitate de a anticipa tendințele din domeniul comunicării,
Abilitatea de a gestiona conflicte și de a găsi soluții constructive,
Capacitatea de a asculta activ și de a înțelege perspective diferite,
Abilitatea de a prezenta informații complexe într-un mod clar și concis,
Capacitatea de a lucra independent și de a lua inițiativă,
Etică profesională și respectarea confidențialității,
Gestionarea eficientă a timpului și prioritizarea sarcinilor,
Abilitatea de a învăța rapid și de a se adapta la noi tehnologii,
Reziliență și capacitatea de a face față feedback-ului negativ,
Abilitatea de a colabora eficient cu alte departamente din organizație,
Curiozitate și dorință de a explora noi abordări de comunicare.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Computer desktop/laptop,
Smartphone,
Software de procesare a textului (Microsoft Word, Google Docs),
Software de creare de prezentări (Microsoft PowerPoint, Google Slides),
Software de editare foto/video (Adobe Photoshop, Adobe Premiere Pro, alternative gratuite),
Software de gestionare a proiectelor (Microsoft Project, Trello, Asana),
Software de analiză media (Brandwatch, Meltwater, Hootsuite),
Software de monitorizare a social media (Sprout Social, Buffer),
Software de comunicare internă (Microsoft Teams, Slack),
Cameră foto/video (pentru realizarea de conținut vizual),
Microfon (pentru înregistrări audio),
Echipament de videoconferință (webcam, boxe, microfon),
Imprimantă/scanner,
Dispozitive de stocare externă (hard disk, stick USB),
Acces la internet de mare viteză,
Software de criptare a datelor (pentru securitate),
Software de gestionare a bazei de date (pentru contacte și informații),
Abonament la servicii de distribuție de știri (newswire)..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.