FIȘĂ DE POST SEF SERVICIU ORGANIZATIE POLITICA, OBSTEASCA, UMANITARA

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:SEF SERVICIU ORGANIZATIE POLITICA, OBSTEASCA, UMANITARA

1.2. Cod C.O.R.:121302

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu Directorul General, șefii de departamente, consilierii juridici și echipa administrativă pentru coordonarea activităților și asigurarea conformității. Externe: Colaborează cu autoritățile publice, parteneri financiari, organizații neguvernamentale, furnizori de servicii și mass-media pentru dezvoltarea proiectelor și promovarea misiunii organizației.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Șeful Serviciului Organizație Politică, Obstească, Umanitară coordonează și gestionează activitățile ce țin de relațiile cu partidele politice, organizațiile neguvernamentale, instituțiile publice și fundațiile umanitare. Responsabilitatea principală constă în asigurarea unei colaborări eficiente, în promovarea proiectelor comune și în reprezentarea organizației în relațiile externe. De asemenea, supraveghează implementarea politicilor interne, monitorizează fluxul informațional și asigură respectarea legislației relevante, contribuind la îndeplinirea obiectivelor strategice ale instituției."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Coordonarea și gestionarea relațiilor cu partidele politice, organizațiile neguvernamentale, instituțiile publice și fundațiile umanitare.
Elaborarea și implementarea strategiilor de comunicare și advocacy în relația cu factorii de decizie politică și publicul larg.
Monitorizarea legislației și a politicilor publice relevante pentru domeniul de activitate al organizației.
Gestionarea portofoliului de proiecte derulate în parteneriat cu organizații externe.
Negocierea și încheierea de protocoale de colaborare cu parteneri interni și externi.
Reprezentarea organizației în fața autorităților publice, în cadrul conferințelor și evenimentelor relevante.
Supervizarea echipei de specialiști în relații publice și advocacy.
Analiza impactului politic și social al activităților organizației.
Gestionarea fluxului informațional către și dinspre parteneri și factori de decizie.
Elaborarea de rapoarte de activitate și prezentări pentru conducerea organizației.
Identificarea oportunităților de finanțare și elaborarea de propuneri de proiect.
Asigurarea respectării principiilor etice și a legislației în vigoare în relațiile cu partenerii.
Gestionarea crizelor de imagine și a situațiilor de conflict cu partenerii.
Coordonarea activităților de lobby și influențare a deciziilor politice.
Evaluarea eficienței programelor și a proiectelor derulate în parteneriat.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii universitare de nivel licență, preferabil în științe politice, științe administrative, drept, economie sau sociologie.
Avantaj constituie studii a doua facultate sau postuniversitare în domeniul relațiilor publice, comunicării, managementului proiectelor sau al legislației relevante.
Experiență profesională relevantă de minim 5 ani în domeniul relațiilor publice, advocacy, managementul proiectelor sau în cadrul unei organizații politice, obștești sau umanitare.
Cunoștințe aprofundate a legislației române și europene privind organizațiile neguvernamentale, partidele politice și finanțarea nerambursabilă.
Cunoștințe solide de comunicare politică și advocacy, precum și abilități de negociere și influențare.
Cunoștințe avansate de operare a pachetului Microsoft Office și a platformelor de comunicare online.
Abilități de analiză și sinteză a informațiilor, precum și de redactare de documente oficiale.
Cunoașterea unei limbi străine (engleză, franceză sau germană) la nivel avansat.
Certificări relevante în domeniul managementului proiectelor sau al relațiilor publice constituie un avantaj.
Experiență în gestionarea echipelor și motivarea personalului.
Abilități de leadership și de luare a deciziilor în situații de criză.
Cunoștințe despre instrumentele de monitorizare și evaluare a impactului social și politic.
Experiență în elaborarea și implementarea strategiilor de comunicare de criză.
Cunoștințe despre principiile etice și valorile organizației.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență de minim 5 ani în gestionarea relațiilor cu partide politice, organizații neguvernamentale, instituții publice și fundații umanitare.
Experiență demonstrată în elaborarea și implementarea strategiilor de comunicare și advocacy în relația cu factorii de decizie politică.
Experiență în monitorizarea legislației și a politicilor publice relevante pentru domeniul de activitate al organizației.
Experiență în negocierea și încheierea de protocoale de colaborare cu parteneri interni și externi.
Experiență în reprezentarea organizației în fața autorităților publice și în cadrul conferințelor.
Experiență în gestionarea portofoliului de proiecte derulate în parteneriat cu organizații externe, inclusiv monitorizarea și raportarea progresului.
Experiență în identificarea oportunităților de finanțare și elaborarea de propuneri de proiect, inclusiv gestionarea bugetelor și raportarea financiară.
Experiență în gestionarea crizelor de imagine și a situațiilor de conflict cu partenerii, elaborând strategii de răspuns și implementându-le eficient.
Experiență în gestionarea echipelor și motivarea personalului, inclusiv stabilirea obiectivelor, evaluarea performanței și oferirea de feedback constructiv.
Experiență în utilizarea instrumentelor de monitorizare și evaluare a impactului social și politic, analizând datele și formulând recomandări pentru îmbunătățire.
Experiență în elaborarea de documente oficiale, rapoarte de progres și prezentări pentru managementul superior și pentru publicul larg.
Experiență în utilizarea platformelor de comunicare online și a rețelelor sociale pentru promovarea organizației și a proiectelor sale.
Experiență în construirea și menținerea relațiilor cu mass-media și cu influențatori din diverse domenii.
Experiență în gestionarea bugetelor și în respectarea termenelor limită.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare avansată a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Cunoașterea și utilizarea platformelor de gestionare a relațiilor cu clienții (CRM).
Utilizarea eficientă a software-ului de editare grafică (ex: Adobe Photoshop, Illustrator).
Cunoașterea și utilizarea platformelor de comunicare online (ex: Zoom, Microsoft Teams, Google Meet).
Utilizarea instrumentelor de analiză a datelor (ex: Google Analytics, SPSS).
Cunoașterea și utilizarea instrumentelor de monitorizare a social media (ex: Hootsuite, Buffer).
Utilizarea software-ului de gestionare a proiectelor (ex: Asana, Trello).
Cunoașterea și utilizarea sistemelor de management al documentelor (DMS).
Utilizarea platformelor de e-mail marketing (ex: Mailchimp, Constant Contact).
Cunoașterea și utilizarea instrumentelor de creare a prezentărilor interactive.
Utilizarea software-ului de editare video (ex: Adobe Premiere, Final Cut Pro).
Cunoașterea și utilizarea instrumentelor de creare a infograficelor.
Utilizarea software-ului de traducere asistată de calculator (CAT).
Cunoașterea și utilizarea platformelor de colaborare online (ex: Google Workspace, Microsoft 365).
Utilizarea instrumentelor de căutare avansată a informațiilor online.
Cunoașterea și utilizarea software-ului de contabilitate (nivel de utilizator).
Utilizarea platformelor de gestionare a fluxurilor de lucru (Workflow Management).
Cunoașterea și utilizarea sistemelor de securitate a informațiilor (ex: firewall, antivirus).
Utilizarea instrumentelor de recuperare a datelor.
Cunoașterea și utilizarea tehnologiilor de stocare în cloud (ex: Dropbox, Google Drive).

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilitatea de a conduce și motiva o echipă multidisciplinară.
Capacitatea de a negocia și de a construi relații de încredere cu diverse părți interesate.
Abilitatea de a comunica eficient, atât oral, cât și în scris, adaptând limbajul la publicul țintă.
Capacitatea de a gestiona situații de criză și de a lua decizii rapide și eficiente sub presiune.
Abilitatea de a planifica și organiza activități complexe, respectând termenele limită.
Capacitatea de a gândi strategic și de a identifica oportunități de dezvoltare.
Abilitatea de a lucra în echipă și de a colabora cu alte departamente.
Capacitatea de a rezolva probleme și de a găsi soluții creative.
Abilitatea de a analiza informații și de a trage concluzii logice.
Capacitatea de a adapta stilul de lucru la diferite situații și contexte.
Abilitatea de a gestiona conflicte și de a găsi compromisuri.
Capacitatea de a delega sarcini și de a monitoriza progresul.
Abilitatea de a iniția și de a implementa proiecte noi.
Capacitatea de a învăța rapid și de a se adapta la schimbări.
Abilitatea de a construi și menține o rețea de contacte profesionale.
Capacitatea de a reprezenta organizația în fața publicului.
Abilitatea de a gestiona timpul eficient și de a prioritiza sarcinile.
Capacitatea de a lucra independent și de a lua inițiativă.
Abilitatea de a oferi feedback constructiv și de a primi feedback deschis.
Capacitatea de a demonstra empatie și de a înțelege perspectivele altora.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Numărul de proiecte implementate cu succes, volumul de finanțări atrase, creșterea numărului de membri/beneficiari, gradul de satisfacție al membrilor/beneficiarilor, eficiența campaniilor de comunicare (acoperire media, engagement online), rata de retenție a membrilor/voluntarilor, numărul de parteneriate strategice stabilite, eficiența utilizării resurselor financiare (cost pe beneficiar, cost pe proiect), gradul de respectare a bugetului alocat, numărul de rapoarte întocmite și depuse la timp, numărul de evenimente organizate și participarea la acestea, impactul social al proiectelor implementate (număr de persoane afectate pozitiv, schimbări comportamentale), numărul de reclamații/sesizări primite și rezolvate, gradul de conformitate cu reglementările legale și interne, numărul de audituri interne/externe trecute cu succes, eficiența proceselor interne (timp de răspuns la solicitări, reducerea erorilor), numărul de voluntari recrutați și antrenați, gradul de implicare a echipei în atingerea obiectivelor, numărul de inițiative de îmbunătățire a performanței implementate.
6.2. Indicatori Calitativi: Calitatea planificării strategice, coerența discursului public, eficiența comunicării interne, gradul de implicare a părților interesate, calitatea relațiilor cu autoritățile publice, eficacitatea gestionării crizelor, nivelul de inovație în proiecte, calitatea rapoartelor și a documentației, gradul de respectare a valorilor organizaționale, capacitatea de a motiva și de a dezvolta echipa, calitatea procesului decizional, eficiența colaborării interdepartamentale, nivelul de profesionalism în interacțiunile cu publicul, calitatea reprezentării organizației în mediul extern, capacitatea de a adapta strategia la schimbările din mediu, gradul de transparență în activități, eficiența gestionării resurselor umane, calitatea procesului de evaluare a proiectelor, capacitatea de a construi și menține o imagine pozitivă a organizației.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă, proactivitate, reziliență, orientare către rezultate, gândire strategică, abilități de negociere, leadership, capacitate de delegare, abilități de comunicare, flexibilitate, adaptabilitate, gestionarea timpului, luarea deciziilor, orientare către detalii, rezolvarea problemelor, colaborare, gestionarea conflictelor, empatie, etică profesională, capacitatea de a lucra sub presiune, gestionarea schimbării, capacitatea de a învăța din experiență, capacitatea de a inspira și motiva, gestionarea riscurilor, abilități de planificare și organizare.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator, laptop, telefon mobil, imprimantă, scaner, copiator, server de date, software de gestionare a proiectelor, platforme de comunicare online, sisteme de videoconferință, software de contabilitate, software de analiză statistică, software de gestionare a bazei de date, echipamente de prezentare (proiector, ecran), echipamente de sonorizare, mijloace de transport (auto, motocicletă), echipamente de protecție (în funcție de specificul activităților)..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.