FIȘĂ DE POST SEF BIROU ORGANIZATIE POLITICA, OBSTEASCA, UMANITARA

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:SEF BIROU ORGANIZATIE POLITICA, OBSTEASCA, UMANITARA

1.2. Cod C.O.R.:121301

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu directorul executiv pentru definirea strategiei, cu șefii de departamente pentru coordonarea proiectelor, cu personalul din birou pentru delegarea sarcinilor și monitorizarea activității, cu consilierul juridic pentru asigurarea conformității legislative. Externe: Colaborează cu parteneri organizaționali, cu autorități publice, cu furnizori de servicii, cu potențiali finanțatori, cu mass-media și cu reprezentanți ai comunității.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Șeful Biroului Organizație Politică, Obstească, Umanitară coordonează și supervizează activitățile ce vizează reprezentarea instituției în relație cu partidele politice, organizațiile neguvernamentale și cele umanitare. El asigură legătura cu factorii de decizie, monitorizează legislația relevantă, inițiază și implementează proiecte de colaborare, promovează valorile și principiile instituției, contribuind la consolidarea imaginii publice și la atingerea obiectivelor strategice. De asemenea, el pregătește documentație, rapoarte și prezentări, asigurând informarea conducerii și a publicului."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Coordonează și monitorizează implementarea strategiei instituției în domeniul relațiilor cu organizații politice, obștești și umanitare.
Elaborează și actualizează proceduri operaționale privind interacțiunea cu factorii de decizie politică și reprezentanți ai societății civile.
Gestionează și prioritizează fluxul de informații referitoare la legislația relevantă, inițiative legislative și dezbateri publice.
Identifică oportunități de colaborare cu partide politice, ONG-uri și agenții umanitare, negociind acorduri de parteneriat.
Supervizează pregătirea și organizarea de evenimente (conferințe, seminarii, campanii de sensibilizare) cu implicarea factorilor relevanți.
Monitorizează și evaluează impactul proiectelor și programelor derulate în colaborare cu parteneri externi.
Gestionează bugetul alocat activităților de relații publice și comunicare, asigurând eficiența utilizării resurselor.
Reprezintă instituția în relația cu mass-media, pregătind comunicate de presă, răspunsuri la întrebări și asigurând o imagine publică pozitivă.
Analizează tendințele politice și sociale, identificând riscuri și oportunități pentru instituție.
Elaborează rapoarte de activitate, prezentând indicatori de performanță și recomandări de îmbunătățire.
Gestionează și coordonează echipa de specialiști din birou, delegând sarcini, oferind suport și evaluând performanța.
Asigură conformitatea activităților cu legislația în vigoare și cu politicile interne ale instituției.
Identifică și gestionează situații de criză, elaborând planuri de comunicare și acțiune.
Monitorizează percepția publică asupra instituției, utilizând instrumente de analiză a sentimentelor și feedback-ului.
Dezvoltă și implementează programe de formare pentru personalul implicat în activitățile de relații cu organizații politice, obștești și umanitare.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii universitare de nivel licență, preferabil în științe politice, științe administrative, drept, comunicare și relații publice sau domenii conexe.
Avantaj constituie studii postuniversitare (masterat) în domenii relevante pentru postul.
Certificări în managementul proiectelor, comunicare strategică sau relații publice reprezintă un avantaj competitiv.
Experiență profesională relevantă, de minimum 5 ani, în domeniul relațiilor publice, comunicării, lobby-ului sau al activităților cu organizații politice, obștești și umanitare.
Cunoștințe aprofundate a cadrului legislativ și instituțional relevant pentru activitatea de relații cu organizații politice, obștești și umanitare.
Cunoștințe avansate de operare a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
Cunoștințe de limbi străine (engleză obligatoriu, alte limbi constituie un avantaj).
Abilități excelente de comunicare scrisă și orală, precum și de negociere și persuasiune.
Capacitate de analiză critică și de elaborare de rapoarte și prezentări.
Abilități de leadership și de gestionare a unei echipe.
Experiență în gestionarea bugetelor și în monitorizarea indicatorilor de performanță.
Cunoștințe despre tehnicile de monitorizare și evaluare a impactului social al proiectelor.
Înțelegerea principiilor de etică și integritate profesională.
Experiență în utilizarea instrumentelor de analiză a datelor și a indicatorilor sociali.
Certificare în domeniul managementului de risc și al situațiilor de criză reprezintă un avantaj.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență de minimum 5 ani în managementul relațiilor cu organizații politice, obștești și umanitare, inclusiv negocierea și implementarea de parteneriate.
Experiență în coordonarea și implementarea de strategii de comunicare publică și relații cu mass-media, inclusiv gestionarea crizelor de imagine.
Experiență în elaborarea și gestionarea de proiecte de advocacy și lobby, inclusiv monitorizarea legislației și influențarea deciziilor politice.
Experiență în coordonarea și evaluarea impactului social al proiectelor și programelor, utilizând indicatori relevanți și metodologii adecvate.
Experiență în gestionarea bugetelor și în monitorizarea indicatorilor de performanță, asigurând eficiența și transparența utilizării resurselor.
Experiență în coordonarea și motivarea unei echipe de specialiști în relații publice, comunicare și advocacy.
Experiență în reprezentarea organizației în relația cu factorii de decizie politică, cu mass-media și cu publicul larg.
Experiență în redactarea de rapoarte, prezentări și alte documente oficiale, respectând standardele de calitate și claritate.
Experiență în utilizarea instrumentelor digitale de comunicare și de promovare, inclusiv rețelele sociale și platformele online.
Experiență în gestionarea situațiilor de criză și în elaborarea de planuri de comunicare de urgență.
Experiență în organizarea și coordonarea de evenimente publice, conferințe și campanii de sensibilizare.
Experiență în monitorizarea tendințelor politice și sociale și în adaptarea strategiilor de comunicare în consecință.
Experiență în colaborarea cu alte organizații și instituții pentru atingerea unor obiective comune.
Experiență în utilizarea de software specializat pentru gestionarea relațiilor cu organizații și pentru monitorizarea mass-media.
Experiență în mediul legislativ și administrativ, cu cunoașterea fluxurilor decizionale și a actorilor relevanți.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare avansată a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Cunoștințe solide de operare a sistemelor de management al documentelor (DMS).
Utilizare competentă a platformelor de colaborare online (ex: Microsoft Teams, Google Workspace).
Cunoștințe de utilizare a software-urilor de gestionare a relațiilor cu clienții (CRM).
Utilizare avansată a instrumentelor de analiză a datelor (ex: SPSS, R).
Cunoștințe de utilizare a software-urilor de monitorizare a mass-media și a rețelelor sociale (ex: Hootsuite, Meltwater).
Utilizare competentă a platformelor de e-mail marketing (ex: Mailchimp, Constant Contact).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de analiză web (ex: Google Analytics).
Utilizare a software-urilor de editare foto și video (ex: Adobe Photoshop, Adobe Premiere).
Cunoștințe de utilizare a platformelor de videoconferință (ex: Zoom, Skype).
Utilizare a sistemelor de management al proiectelor (ex: Asana, Trello).
Cunoștințe de utilizare a bazelor de date și a limbajelor de interogare (ex: SQL).
Utilizare a instrumentelor de geolocalizare și de cartografiere (ex: GIS).
Cunoștințe de utilizare a platformelor de publicare online (ex: WordPress, Joomla).
Utilizare a instrumentelor de traducere asistată de calculator (CAT).
Cunoștințe de utilizare a software-urilor de securitate cibernetică.
Utilizare a instrumentelor de automatizare a proceselor robotizate (RPA).
Cunoștințe de utilizare a platformelor de inteligență artificială (AI) și de machine learning.
Utilizare a software-urilor de creare a prezentărilor interactive.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de creare a graficelor și infograficelor.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Comunicare excelentă, atât orală, cât și scrisă, adaptată diferitelor audiențe.
Abilități de negociere și persuasiune, capabilitatea de a obține acorduri avantajoase.
Leadership și capacitatea de a motiva și coordona o echipă multidisciplinară.
Gândire strategică și capacitatea de a elabora și implementa planuri pe termen lung.
Abilități de rezolvare a problemelor, identificând soluții inovatoare și eficiente.
Gestionarea eficientă a timpului și prioritizarea sarcinilor în contexte complexe.
Adaptabilitate la schimbare și flexibilitate în abordarea situațiilor neprevăzute.
Inteligență emoțională ridicată și capacitatea de a gestiona conflictele interpersonale.
Abilități de lucru în echipă și colaborare cu diverse părți interesate.
Capacitatea de a lua decizii în condiții de incertitudine și presiune.
Orientare către rezultate și determinare în atingerea obiectivelor stabilite.
Gândire critică și capacitatea de a analiza informații complexe.
Creativitate și inovație în găsirea de soluții noi și eficiente.
Etică profesională ridicată și respectarea principiilor de transparență și integritate.
Abilități de networking și construirea de relații profesionale solide.
Gestionarea eficientă a stresului și menținerea calmului în situații dificile.
Capacitatea de a asculta activ și de a înțelege perspective diferite.
Abilități de prezentare și de a influența audiența.
Empatie și capacitatea de a înțelege nevoile și preocupările altora.
Capacitatea de a învăța continuu și de a se adapta la noile tehnologii și tendințe.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Numărul de proiecte implementate cu succes, gradul de realizare a obiectivelor strategice, numărul de parteneriate stabilite și consolidate, volumul de fonduri atrase, numărul de beneficiari direcționați către servicii, gradul de satisfacție al beneficiarilor, numărul de rapoarte întocmite și depuse la timp, numărul de evenimente organizate și participarea publicului, vizibilitatea organizației în mass-media și pe rețelele sociale, numărul de solicitări de informații gestionate, numărul de reclamații soluționate, eficiența utilizării bugetului alocat, respectarea termenelor limită pentru depunerea de documente, numărul de audituri interne și externe trecute cu succes, numărul de angajați coordonați și gradul de motivare a acestora, numărul de training-uri organizate pentru personal, numărul de studii de fezabilitate elaborate, numărul de politici și proceduri actualizate, numărul de recomandări implementate, numărul de îmbunătățiri procesuale realizate.
6.2. Indicatori Calitativi: Calitatea comunicării cu părțile interesate, gradul de aliniere a proiectelor cu strategia organizației, eficiența proceselor de raportare, acuratețea informațiilor furnizate, gradul de respectare a legislației în vigoare, calitatea relațiilor cu partenerii, nivelul de satisfacție al angajaților coordonați, eficiența colaborării cu alte departamente, calitatea documentelor elaborate, gradul de transparență în luarea deciziilor, respectarea eticii profesionale, eficiența gestionării crizelor, calitatea serviciilor oferite beneficiarilor, gradul de inovare în abordarea problemelor, calitatea leadershipului exercitat, eficiența gestionării resurselor umane, gradul de adaptabilitate la schimbări, calitatea planificării strategice, gradul de implicare în dezvoltarea organizației, calitatea gestionării riscurilor.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă, proactivitate, orientare către rezultate, capacitate de delegare, abilități de negociere, rezolvarea conflictelor, gândire strategică, leadership, comunicare eficientă, adaptabilitate, gestionarea timpului, luarea deciziilor, planificare, organizare, coordonare, colaborare, empatie, etică profesională, gestionarea stresului, atenție la detalii, gândire analitică, gestionarea schimbărilor, reziliență.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator, imprimantă, scaner, telefon, fax, software de procesare text, software de calcul tabelar, software de prezentare, software de gestionare a proiectelor, software de gestionare a relațiilor cu clienții (CRM), software de contabilitate, sistem de arhivare electronică, platformă de videoconferință, echipamente de protecție personală (în funcție de specificul activității), mijloace de transport (în funcție de specificul activității)..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.