FIȘĂ DE POST SEF BIROU RESURSE UMANE

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:SEF BIROU RESURSE UMANE

1.2. Cod C.O.R.:121209

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu directorii departamentelor pentru identificarea nevoilor de personal și implementarea politicilor HR. Lucrează cu echipa de recrutare pentru gestionarea procesului de angajare. Colaborează cu managerii de training pentru dezvoltarea programelor de formare. Interacționează cu echipa financiară pentru gestionarea bugetului HR. Externe: Colaborează cu furnizori de servicii de recrutare, agenții de plasare, consultanți HR, avocați specializați în dreptul muncii, instituții de învățământ superior.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Șeful Biroului Resurse Umane este responsabil pentru gestionarea eficientă a politicilor și procedurilor de resurse umane, asigurând conformitatea cu legislația în vigoare și cu obiectivele organizației. Principalele atribuții includ recrutarea și selecția personalului, administrarea sistemului de salarizare, gestionarea evaluărilor de performanță, dezvoltarea programelor de formare și perfecționare, precum și consilierea conducerii în probleme legate de relațiile de muncă și de gestionarea capitalului uman. Scopul general este de a contribui la creșterea eficienței organizației prin valorificarea optimă a resurselor umane."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Elaborarea și implementarea strategiei de resurse umane, în concordanță cu obiectivele organizaționale.
Gestionarea procesului de recrutare, selecție și integrare a personalului, inclusiv elaborarea de fișe de post și specificații.
Coordonarea activităților de evaluare a performanței angajaților, utilizând sisteme de evaluare adecvate și oferind feedback constructiv.
Administrarea sistemului de salarizare și beneficii, asigurând conformitatea cu legislația muncii și cu politica internă.
Dezvoltarea și implementarea programelor de formare și dezvoltare profesională a angajaților, identificând nevoile de competențe.
Gestionarea relațiilor cu sindicatele și reprezentanții angajaților, asigurând un climat de muncă pozitiv și respectuos.
Consilierea conducerii în probleme legate de dreptul muncii, contracte individuale de muncă și litigii de muncă.
Monitorizarea și analiza indicatorilor de performanță a resurselor umane (ex: fluctuația de personal, costul resurselor umane).
Gestionarea procesului de promovare și de tranziție a personalului în cadrul organizației.
Asigurarea conformității cu legislația muncii, a normelor de sănătate și securitate în muncă și a altor reglementări aplicabile.
Gestionarea dosarelor de personal și a documentelor justificative, asigurând confidențialitatea datelor.
Implementarea și actualizarea politicilor și procedurilor interne privind resursele umane.
Coordonarea activităților de analiză a climatului organizațional și de identificare a factorilor de demotivare.
Gestionarea procesului de evaluare a riscurilor de muncă și de implementare a măsurilor de prevenire.
Participarea la negocierea Acordurilor Colectivelor de Muncă și la alte acorduri cu partenerii sociali.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii universitare de nivel licență, preferabil în domeniul științelor juridice, științelor economice, științelor administrative sau resurse umane.
Avantaj: Studii postuniversitare (masterat) în domeniul managementului resurselor umane, dreptul muncii sau management.
Certificări profesionale în domeniul resurselor umane (ex: HRBP, SHRM, HRCI) constituie un avantaj.
Experiență profesională relevantă de minimum 5 ani în domeniul resurselor umane, din care minimum 2 ani pe o poziție de conducere.
Cunoștințe aprofundate a legislației muncii, a regulamentelor privind sănătate și securitate în muncă și a altor reglementări aplicabile.
Cunoștințe avansate de operare a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor informatice de gestionare a resurselor umane (HRIS).
Cunoștințe de limba engleză – nivel avansat (scris și vorbit).
Abilități de comunicare, negociere și relaționare interpersonală.
Abilități de leadership, de luare a deciziilor și de gestionare a conflictelor.
Capacitate de analiză și sinteză a informațiilor.
Orientare către rezultate și respectarea termenelor limită.
Capacitate de a lucra atât independent, cât și în echipă.
Etică profesională și discreție.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență de minimum 5 ani în domeniul resurselor umane, cu focus pe recrutare, selecție, compensații și beneficii, formare și dezvoltare, evaluare a performanței și relații de muncă.
Experiență în conducerea unei echipe de specialiști în resurse umane, inclusiv stabilirea obiectivelor, monitorizarea performanței și oferirea de feedback.
Experiență în implementarea și gestionarea sistemelor de gestionare a resurselor umane (HRIS).
Experiență în elaborarea și revizuirea politicilor și procedurilor de resurse umane, asigurând conformitatea cu legislația în vigoare.
Experiență în gestionarea relațiilor cu furnizorii de servicii de resurse umane (ex: agenții de recrutare, companii de asigurări de sănătate).
Experiență în gestionarea bugetului de resurse umane și în analiza costurilor asociate cu personalul.
Experiență în conducerea proiectelor de resurse umane, de la inițiere până la finalizare.
Experiență în negocierea Acordurilor Colectivelor de Muncă și în gestionarea relațiilor cu sindicatele.
Experiență în reprezentarea companiei în fața autorităților competente în domeniul muncii (ex: ITM).
Experiență în investigarea cazurilor de încălcări ale legislației muncii și în gestionarea litigiilor de muncă.
Experiență în realizarea de studii de salarizare și beneficii, analizând tendințele pieței și asigurând competitivitatea pachetului de compensații.
Experiență în implementarea programelor de dezvoltare a capitalului uman, inclusiv programe de leadership, mentoring și training.
Experiență în gestionarea schimbării organizaționale și în comunicarea eficientă a politicilor și procedurilor de resurse umane.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare avansată a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Cunoștințe aprofundate de operare a sistemelor de gestionare a resurselor umane (HRIS/HRMS) – ex: SAP SuccessFactors, Workday, Oracle HCM.
Utilizare avansată a modulelor de raportare și analiză din HRIS (ex: Crystal Reports, Tableau, Power BI).
Cunoștințe de utilizare a platformelor de recrutare online (ATS) – ex: Lever, Greenhouse, Taleo.
Utilizare a instrumentelor de screening și testare psihometrică (ex: SHL, Hogan).
Cunoștințe de utilizare a platformelor de e-learning și de administrare a cursurilor online (LMS).
Utilizare a software-ului de procesare a salariilor (payroll).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de evaluare a performanței și de stabilire a obiectivelor (ex: OKR, KPI).
Utilizare a platformelor de colaborare online (ex: Microsoft Teams, Slack, Google Workspace).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de videoconferință (ex: Zoom, Skype).
Cunoștințe de utilizare a software-ului de gestionare a documentelor (DMS).
Utilizare a instrumentelor de analiză statistică (ex: SPSS, R).
Cunoștințe de utilizare a platformelor de social media pentru recrutare (LinkedIn, Facebook).
Utilizare a instrumentelor de automatizare a proceselor de resurse umane (RPA).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al identității și accesului (IAM).
Utilizare a instrumentelor de criptare a datelor și de securitate cibernetică.
Cunoștințe de utilizare a platformelor de gestionare a proiectelor (ex: Jira, Asana).
Utilizare a instrumentelor de geolocalizare pentru recrutare și mobilitate.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al performanței (PMS).
Utilizare a instrumentelor de analiză a datelor din surse multiple (data blending).

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Comunicare excelentă, atât verbală, cât și scrisă.
Leadership și capacitate de a motiva o echipă.
Abilități de negociere și influență.
Orientare către rezultate și capacitate de a prioritiza sarcinile.
Gândire strategică și capacitate de a analiza situații complexe.
Adaptabilitate și flexibilitate în gestionarea schimbărilor.
Capacitate de a lua decizii și de a asuma responsabilitate.
Abilități de rezolvare a problemelor și de a găsi soluții creative.
Orientare către client și capacitate de a construi relații de încredere.
Empatie și capacitate de a înțelege perspectivele altora.
Gestionarea conflictelor și abilitatea de a facilita dialogul.
Lucru în echipă și colaborare eficientă.
Organizare și planificare eficientă a activităților.
Abilitatea de a gestiona timpul și de a respecta termenele limită.
Gândire critică și capacitate de a evalua informații.
Etică profesională și respectarea confidențialității.
Inițiativă și proactivitate în identificarea oportunităților.
Abilitatea de a oferi feedback constructiv și de a primi feedback.
Gestionarea stresului și reziliență în situații dificile.
Capacitate de a învăța rapid și de a se adapta la noile tehnologii.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Timp mediu de ocupare a posturilor vacante, Costul pe angajare, Rata de retenție a angajaților, Nivelul de satisfacție al angajaților, Rata de promovare internă, Costul fluctuației de personal, Numărul de reclamații/litigii legate de resurse umane, Timpul de răspuns la solicitările angajaților, Nivelul de conformitate cu legislația muncii, Costul programelor de training și dezvoltare, Rata de absolvire a programelor de training, Numărul de inițiative de engagement al angajaților implementate, Nivelul de eficiență a proceselor de recrutare, Rata de succes a programelor de mobilitate internă, Nivelul de grad de acoperire a nevoilor de formare, Costul programelor de beneficii, Nivelul de automatizare a proceselor HR, Rata de implementare a strategiei de diversitate și incluziune, Costul programelor de wellbeing, Nivelul de grad de utilizare a platformei HRIS.
6.2. Indicatori Calitativi: Calitatea comunicării interne și externe, Eficiența proceselor de recrutare și selecție, Nivelul de satisfacție al managerilor față de serviciile HR, Gradul de conformitate cu politicile și procedurile interne, Calitatea documentației HR, Nivelul de implicare a angajaților în inițiativele HR, Eficiența colaborării cu alte departamente, Capacitatea de a gestiona situații de criză, Calitatea programelor de training și dezvoltare, Nivelul de inovare în procesele HR, Eficiența gestionării performanței, Calitatea relațiilor cu angajații, Nivelul de respectarea confidențialității, Eficiența gestionării conflictelor, Calitatea programelor de beneficii, Nivelul de grad de utilizare a platformei HRIS, Capacitatea de a oferi consultanță strategică managementului, Nivelul de grad de implementare a strategiei de diversitate și incluziune, Calitatea programelor de wellbeing, Eficiența gestionării schimbărilor.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă în identificarea oportunităților de îmbunătățire a proceselor HR, Capacitatea de a lua decizii în situații de incertitudine, Abilitatea de a gestiona echipe diverse și cu perspective diferite, Capacitatea de a influența și de a convinge părțile interesate, Abilitatea de a construi și de a menține relații de încredere, Capacitatea de a gestiona conflicte și de a facilita dialogul, Abilitatea de a oferi feedback constructiv și de a primi feedback, Abilitatea de a se adapta la schimbări și de a gestiona situații de criză, Abilitatea de a prioritiza sarcini și de a respecta termene limită, Abilitatea de a lucra eficient sub presiune, Abilitatea de a gândi strategic și de a anticipa tendințele pieței muncii, Abilitatea de a comunica clar și concis, atât verbal, cât și în scris, Abilitatea de a demonstra integritate și etică profesională, Abilitatea de a inspira și de a motiva echipa, Abilitatea de a demonstra leadership și viziune, Abilitatea de a învăța rapid și de a se adapta la noile tehnologii, Abilitatea de a colabora eficient cu alte departamente, Abilitatea de a oferi soluții creative și inovatoare, Abilitatea de a demonstra empatie și înțelegere față de nevoile angajaților, Abilitatea de a asuma responsabilitate pentru acțiunile sale.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Computer desktop/laptop, Telefon mobil, Imprimantă/scanner/copiator, Software HRIS (Human Resource Information System), Software de procesare a textului (Microsoft Word, Google Docs), Software de calcul tabelar (Microsoft Excel, Google Sheets), Software de prezentare (Microsoft PowerPoint, Google Slides), Platforme de recrutare online (LinkedIn, eJobs), Software de videoconferință (Zoom, Microsoft Teams), Sistem de arhivare electronică, Sistem de management al documentelor, Dispozitive de stocare externă (hard disk, stick USB), Software de analiză a datelor, Software de management al proiectelor, Aplicații de comunicare internă (Slack, Microsoft Teams), Aplicații de management al timpului, Tastatură ergonomică, Mouse ergonomic..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.