FIȘĂ DE POST SEF OFICIU SOMAJ

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:SEF OFICIU SOMAJ

1.2. Cod C.O.R.:121204

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu personalul din departamentele de consiliere, formare profesională, resurse umane și IT pentru coordonarea programelor și optimizarea fluxurilor de lucru. Supraveghează activitatea personalului subordonat și asigură respectarea procedurilor interne. Externe: Colaborează cu agenții de ocupare a forței de muncă, angajatori, furnizori de servicii de formare, instituții de învățământ și alte autorități publice pentru implementarea politicilor de ocupare a forței de muncă.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Șeful oficiu șomaj coordonează și supervizează activitățile de înregistrare, consiliere și îndrumare a persoanelor aflate în căutarea unui loc de muncă. Responsabilitățile includ gestionarea personalului, asigurarea respectării legislației în vigoare, monitorizarea indicatorilor de performanță și raportarea către structurile superioare. De asemenea, asigură legătura cu angajatorii, oferind suport în procesul de recrutare și mediind relația dintre cei aflați în căutarea unui loc de muncă și potențialii angajatori, cu scopul de a facilita integrarea profesională a persoanelor înregistrate."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Coordonează și organizează activitățile de înregistrare, consiliere și mediere a persoanelor aflate în căutarea unui loc de muncă.
Supervizează personalul din oficiu, asigurând respectarea procedurilor interne și a legislației în vigoare.
Monitorizează și analizează indicatorii de performanță ai serviciului public de ocupare a forței de muncă (ȘOMAJ), raportând către instituțiile superioare.
Gestionează fluxurile de informații referitoare la cererile de înregistrare, modificări ale datelor și încetări de înregistrare.
Asigură legătura cu angajatorii, oferind suport în procesul de recrutare și facilitând întâlnirile dintre candidați și potențiali angajatori.
Verifică și validează documentele justificative depuse de beneficiarii serviciilor de șomaj, conform reglementărilor.
Organizează și coordonează programe de formare profesională și recalificare a persoanelor aflate în căutarea unui loc de muncă.
Elaborează și actualizează proceduri interne, ghiduri și instrucțiuni de lucru pentru personalul din oficiu.
Participă la elaborarea planurilor de acțiune pentru promovarea ocupării forței de muncă și reducerea șomajului.
Reprezintă instituția în relația cu alte organisme publice, asociații de angajatori și alte părți interesate.
Gestionează reclamațiile și solicitările de informații din partea beneficiarilor și a publicului larg.
Asigură respectarea confidențialității datelor personale ale beneficiarilor serviciilor.
Implementează măsuri de îmbunătățire a eficienței și calității serviciilor oferite.
Realizează studii de piață a forței de muncă și analize ale tendințelor ocupării.
Colaborează cu departamentul de resurse umane în vederea asigurării personalului calificat."

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii universitare de nivel licență, absolvite cu diplomă, în științe economice, științe administrative sau științe sociale.
Avantaj: Studii postuniversitare (masterat) în domenii relevante pentru ocuparea forței de muncă, managementul resurselor umane sau management.
Certificat de absolvire a cursului de formare profesională pentru formatori de formatori, în conformitate cu legislația în vigoare (avantaj).
Experiență profesională relevantă de minimum 5 ani în domeniul ocupării forței de muncă, managementul resurselor umane sau activități similare.
Cunoștințe aprofundate a legislației privind ocuparea forței de muncă, a politicii publice în domeniul muncii și a instrumentelor de ocupare a forței de muncă.
Cunoștințe solide de utilizare a calculatorului, inclusiv a aplicațiilor de birou (Microsoft Office) și a sistemelor informatice utilizate în activitatea serviciului public de ocupare a forței de muncă.
Cunoștințe de limbi străine (engleză, germană, franceză) – avantaj.
Abilități de comunicare, negociere și relaționare interumană.
Abilități de planificare, organizare și coordonare a activităților.
Capacitate de analiză și sinteză a informațiilor.
Abilități de luare a deciziilor și rezolvare a problemelor.
Responsabilitate și capacitate de a lucra în echipă.
Integritate și etică profesională.
Cunoștințe privind tehnicile de management al proiectelor – avantaj.
Certificare în managementul resurselor umane – avantaj.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență profesională de minimum 5 ani în domeniul ocupării forței de muncă, cu preponderență în activități de conducere și coordonare.
Experiență în gestionarea și supervizarea personalului, inclusiv în stabilirea obiectivelor, evaluarea performanței și dezvoltarea profesională.
Experiență în implementarea și monitorizarea politicilor și procedurilor de ocupare a forței de muncă.
Experiență în gestionarea bugetului și a resurselor financiare alocate serviciului public de ocupare a forței de muncă.
Experiență în elaborarea de rapoarte și analize privind performanța serviciului public de ocupare a forței de muncă.
Experiență în colaborarea cu angajatorii și în facilitarea procesului de recrutare și angajare.
Experiență în gestionarea relațiilor cu alte instituții publice și organizații non-guvernamentale din domeniul ocupării forței de muncă.
Experiență în utilizarea sistemelor informatice utilizate în activitatea serviciului public de ocupare a forței de muncă (ex: SICOP, aplicații de raportare).
Experiență în gestionarea situațiilor de criză și în implementarea măsurilor de remediere a problemelor apărute în activitatea serviciului.
Experiență în implementarea de proiecte finanțate din fonduri europene sau naționale în domeniul ocupării forței de muncă – avantaj.
Experiență în audit intern sau extern al serviciului public de ocupare a forței de muncă – avantaj.
Experiență în gestionarea reclamațiilor și a conflictelor apărute în relația cu utilizatorii serviciilor – avantaj.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare fluentă a calculatorului și a aplicațiilor Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Cunoașterea și operarea sistemului SICOP (Sistemul Informatic de Ocupare a Forței de Muncă).
Utilizarea aplicațiilor specifice de raportare și analiză a datelor privind ocuparea forței de muncă.
Cunoașterea și utilizarea aplicațiilor de management al proiectelor (ex: Microsoft Project, Asana).
Utilizarea platformelor de e-recrutare și a portalurilor de joburi.
Cunoașterea și utilizarea instrumentelor de BI (Business Intelligence) pentru analiza datelor.
Operarea echipamentelor de birou (imprimantă, scanner, copiator).
Utilizarea eficientă a mijloacelor de comunicare electronică (e-mail, videoconferință).
Cunoașterea principiilor de securitate a informațiilor și a datelor.
Utilizarea instrumentelor de căutare și analiză a informațiilor online.
Cunoașterea principiilor de funcționare a rețelelor de calculatoare.
Utilizarea platformelor de colaborare online (ex: Microsoft Teams, Google Workspace).
Cunoașterea principiilor de funcționare a bazelor de date.
Utilizarea instrumentelor de gestionare a documentelor electronice.
Cunoașterea principiilor de funcționare a sistemelor de management al identității și al accesului.
Utilizarea aplicațiilor de telefoanie IP.
Cunoașterea principiilor de funcționare a sistemelor de videoconferință.
Utilizarea aplicațiilor de criptare a datelor.
Cunoașterea principiilor de funcționare a sistemelor de backup și recuperare a datelor.
Utilizarea aplicațiilor de management al fluxurilor de lucru.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Leadership și capacitatea de a motiva o echipă.
Abilități excelente de comunicare, atât verbală, cât și scrisă.
Capacitatea de a lua decizii și de a gestiona situații de criză.
Orientare către rezultate și capacitatea de a stabili priorități.
Abilități de negociere și de rezolvare a conflictelor.
Flexibilitate și adaptabilitate la schimbare.
Gândire strategică și capacitatea de a analiza situații complexe.
Abilități de planificare și organizare.
Capacitatea de a lucra în echipă și de a colabora cu diverse departamente.
Orientare către client și capacitatea de a oferi servicii de calitate.
Empatie și abilitatea de a înțelege nevoile utilizatorilor.
Gestionarea timpului și respectarea termenelor limită.
Inițiativă și proactivitate în identificarea și rezolvarea problemelor.
Abilități de prezentare și de facilitare a discuțiilor.
Gestionarea stresului și menținerea calmului în situații dificile.
Etică profesională și respectarea confidențialității.
Abilitatea de a oferi feedback constructiv și de a primi feedback.
Capacitatea de a învăța rapid și de a se adapta la noile tehnologii.
Abilități de networking și de construire a relațiilor profesionale.
Spirit de colaborare și deschidere către idei noi.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Numărul de beneficiari înregistrați, rata de ocupare a locurilor de muncă oferite, numărul de angajatori colaboratori, gradul de satisfacție al beneficiarilor, numărul de programe de formare profesională implementate, numărul de parteneriate stabilite cu agenții de ocupare a forței de muncă, numărul de reclamații depuse de beneficiari, rata de succes a programelor de consiliere și orientare profesională, numărul de locuri de muncă oferite de angajatori colaboratori, numărul de beneficiari integrați pe piața muncii, numărul de audituri interne efectuate, numărul de evenimente de informare și promovare organizate, rata de absorbție a fondurilor europene, numărul de rapoarte statistice întocmite, numărul de acțiuni de prevenire a fraudei întreprinse, numărul de inspecții efectuate, numărul de reclamații soluționate, numărul de programe de suport pentru întreprinderile sociale implementate, numărul de locuri de muncă create prin intermediul programelor de stimulare a ocupării forței de muncă.
6.2. Indicatori Calitativi: Calitatea serviciilor de consiliere și orientare profesională, gradul de satisfacție al angajatorilor colaboratori, eficiența programelor de formare profesională, respectarea termenelor limită în gestionarea dosarelor beneficiarilor, acuratețea datelor introduse în sistemul informatic, gradul de transparență în comunicarea cu beneficiarii, respectarea confidențialității informațiilor, calitatea rapoartelor statistice întocmite, eficiența acțiunilor de prevenire a fraudei, gradul de inovare în dezvoltarea programelor de suport pentru ocuparea forței de muncă, calitatea colaborării cu alte instituții publice, eficiența soluționării reclamațiilor, gradul de implicare în dezvoltarea de politici publice privind ocuparea forței de muncă, respectarea legislației în vigoare, calitatea materialelor informative distribuite, gradul de adaptabilitate la schimbările legislative, eficiența gestionării situațiilor de criză, calitatea auditurilor interne efectuate, gradul de profesionalism al personalului.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă în identificarea soluțiilor pentru problemele legate de ocuparea forței de muncă, capacitatea de a motiva echipa și de a promova un climat de lucru pozitiv, abilitatea de a gestiona conflictele și de a găsi soluții constructive, flexibilitate în adaptarea la schimbările legislative și organizaționale, capacitatea de a lua decizii în situații de incertitudine, abilitatea de a comunica eficient cu diverse categorii de persoane (beneficiari, angajatori, parteneri), orientare către rezultate și respectarea termenelor limită, responsabilitate în gestionarea resurselor și a bugetului, capacitatea de a lucra în echipă și de a colabora cu alte departamente, abilitatea de a oferi feedback constructiv și de a primi feedback, capacitatea de a prioritiza sarcinile și de a gestiona timpul eficient, respectarea confidențialității informațiilor, etică profesională și integritate, capacitatea de a învăța continuu și de a se adapta la noile tehnologii, abilitatea de a anticipa și de a răspunde la nevoile beneficiarilor, capacitatea de a gestiona stresul și de a menține calmul în situații dificile, proactivitate în identificarea oportunităților de îmbunătățire a serviciilor.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Computer desktop/laptop, imprimantă, scaner, telefon fix/mobil, server de date, software de gestiune a beneficiarilor, aplicații de procesare a textului, software de calcul tabelar, platformă online de publicare a ofertelor de locuri de muncă, sistem de videoconferință, echipamente de arhivare documente, cititor de carduri de beneficiar, dispozitive de stocare externă (hard disk, stick USB), echipamente de protecție a datelor (antivirus, firewall), aplicații de comunicare internă (e-mail, intranet), sistem de management al documentelor electronice..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.