FIȘĂ DE POST SEF BIROU SOMAJ

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:SEF BIROU SOMAJ

1.2. Cod C.O.R.:121203

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu inspectorii de șomaj, consilierii de orientare profesională, specialiștii în formare profesională, personalul administrativ și conducerea agenției pentru coordonarea activităților, asigurarea fluxului informațional și implementarea politicilor de ocupare. Externe: Colaborează cu angajatorii, instituții de învățământ, autorități locale, agenții de mediere, organizații non-guvernamentale și alte instituții publice pentru facilitarea reintegrării profesionale și promovarea serviciilor de ocupare.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Șeful Biroului de Șomaj coordonează și supervizează activitățile întregului birou, asigurând buna funcționare a serviciilor de mediere și consiliere a persoanelor aflate în căutarea unui loc de muncă. Responsabilitățile includ gestionarea echipei de specialiști, monitorizarea indicatorilor de performanță, implementarea politicilor și procedurilor instituției, precum și asigurarea respectării legislației în vigoare. De asemenea, șeful biroului reprezintă instituția în relația cu alte organisme și participă la elaborarea de strategii și programe de ocupare a forței de muncă."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Coordonează și gestionează activitățile specifice biroului de șomaj, asigurând implementarea politicilor și procedurilor naționale și locale în domeniul ocupării forței de muncă.
Supervizează personalul din subordine, oferind îndrumare și evaluare periodică a performanței.
Elaborează și actualizează planuri de acțiune pentru îmbunătățirea eficienței serviciilor de mediere și consiliere.
Monitorizează indicatorii de performanță ai biroului (rata de ocupare, durata șomajului, numărul de beneficiari) și propune măsuri corective.
Asigură respectarea legislației privind șomajul, a normelor metodologice și a instrucțiunilor interne.
Organizează și coordonează activitățile de recrutare și selecție a personalului din birou.
Gestionează bugetul alocat biroului, asigurând utilizarea eficientă a resurselor financiare.
Reprezintă biroul în relația cu alte instituții publice, organizații non-guvernamentale și agenți economici.
Analizează datele statistice privind piața muncii și identifică tendințele și oportunitățile de îmbunătățire a serviciilor.
Elaborează rapoarte periodice privind activitatea biroului și prezintă conducerii instituției.
Organizează și coordonează activitățile de formare profesională a personalului din birou.
Asigură conformitatea cu cerințele de calitate a serviciilor oferite.
Participă la elaborarea de proiecte și programe de dezvoltare a pieței muncii.
Gestionează reclamațiile și solicitările beneficiarilor, asigurând soluționarea promptă și eficientă.
Coordonează activitățile de audit intern și extern ale biroului.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii superioare de specialitate în domeniul economic, științelor administrative, științelor sociale sau echivalente.
Absolvirea cu succes a programelor de formare profesională specifică în domeniul politicilor publice și al pieței muncii, conform cerințelor instituției.
Certificat de absolvire a cursului de pregătire în domeniul managementului resurselor umane, constituie un avantaj.
Experiență profesională relevantă de minimum 5 ani în domeniul pieței muncii, cu responsabilități de conducere și coordonare.
Cunoașterea aprofundată a legislației privind șomajul, a politicilor publice în domeniul ocupării forței de muncă și a instrumentelor de analiză statistică.
Cunoașterea limbii române – nivel nativ.
Cunoașterea limbii engleze – nivel minim B2, constituie un avantaj.
Abilități de comunicare, negociere și relaționare interpersonală.
Cunoștințe avansate de operare a pachetului MS Office (Word, Excel, PowerPoint).
Cunoștințe de utilizare a bazelor de date și a aplicațiilor software specifice domeniului pieței muncii.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență profesională de minimum 3 ani în domeniul pieței muncii, cu responsabilități în activități de mediere și consiliere a persoanelor aflate în căutarea unui loc de muncă.
Experiență de minimum 2 ani în coordonarea unei echipe de specialiști în domeniul pieței muncii, cu responsabilități în planificarea, organizarea și supervizarea activităților.
Experiență în gestionarea bugetelor și a resurselor financiare, cu responsabilități în monitorizarea cheltuielilor și a indicatorilor de performanță.
Experiență în elaborarea de rapoarte și prezentări, cu responsabilități în analiza datelor statistice și în identificarea tendințelor pieței muncii.
Experiență în gestionarea proiectelor, cu responsabilități în planificarea, implementarea și evaluarea proiectelor de dezvoltare a pieței muncii.
Experiență în relația cu instituții publice, organizații non-guvernamentale și agenți economici, cu responsabilități în reprezentarea instituției și în negocierea parteneriatelor.
Experiență în implementarea politicilor și procedurilor naționale și locale în domeniul ocupării forței de muncă.
Experiență în utilizarea instrumentelor de analiză statistică și a aplicațiilor software specifice domeniului pieței muncii.
Experiență în gestionarea reclamațiilor și solicitărilor beneficiarilor, cu responsabilități în soluționarea promptă și eficientă a acestora.
Experiență în activități de audit intern și extern, cu responsabilități în asigurarea conformității cu cerințele legale și cu standardele de calitate.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Cunoștințe avansate de operare a pachetului MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Cunoștințe solide de utilizare a bazelor de date (ex: Acces, SQL) și a instrumentelor de interogare a datelor.
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor software specifice domeniului pieței muncii (ex: sistemul informatic național de ocupare a forței de muncă).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de analiză statistică (ex: SPSS, R) și de vizualizare a datelor.
Cunoștințe de utilizare a platformelor online de recrutare și selecție a personalului.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de comunicare și colaborare online (ex: Teams, Zoom, Google Meet).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al documentelor electronice.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de raportare și de monitorizare a indicatorilor de performanță.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de gestionare a proiectelor (ex: MS Project, Jira).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de securitate a informațiilor și de protecție a datelor cu caracter personal.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de căutare și analiză a informațiilor online.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de automatizare a proceselor (ex: RPA).
Cunoștințe de utilizare a platformelor de e-learning și de gestionare a cursurilor online.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al calității (ex: ISO 9001).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de management al riscurilor.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de business intelligence (BI).
Cunoștințe de utilizare a platformelor de social media și de marketing digital.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de geolocalizare și de cartografiere.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de traducere automată.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de recunoaștere vocală și de transcriere a textului.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilitatea de a conduce și motiva o echipă, asigurând atingerea obiectivelor stabilite.
Abilitatea de a comunica eficient, atât verbal, cât și în scris, cu diverse categorii de public.
Abilitatea de a negocia și de a rezolva conflicte, menținând un climat de lucru pozitiv.
Abilitatea de a lua decizii informate, pe baza analizei datelor și a evaluării riscurilor.
Abilitatea de a planifica și organiza activități, stabilind priorități și respectând termenele limită.
Abilitatea de a lucra în condiții de stres, menținând calmul și eficiența.
Abilitatea de a se adapta la schimbări, fiind flexibil și deschis la noi idei.
Abilitatea de a lucra în echipă, contribuind la realizarea obiectivelor comune.
Abilitatea de a iniția și de a implementa proiecte, coordonând resursele și monitorizând progresul.
Abilitatea de a gestiona timpul eficient, prioritizând sarcinile și delegând responsabilități.
Abilitatea de a identifica și de a rezolva probleme, găsind soluții creative și inovatoare.
Abilitatea de a construi și menține relații profesionale, bazate pe respect și încredere.
Abilitatea de a oferi feedback constructiv, stimulând dezvoltarea profesională a membrilor echipei.
Abilitatea de a gestiona situații de criză, minimizând impactul negativ și asigurând continuitatea activității.
Abilitatea de a asculta activ, înțelegând nevoile și preocupările celorlalți.
Abilitatea de a demonstra empatie și înțelegere față de situațiile dificile ale beneficiarilor.
Abilitatea de a gândi strategic, anticipând tendințele și adaptând strategiile în consecință.
Abilitatea de a demonstra integritate și profesionalism în toate aspectele activității.
Abilitatea de a demonstra inițiativă și proactivitate în identificarea și rezolvarea problemelor.
Abilitatea de a demonstra perseverență și determinare în atingerea obiectivelor stabilite.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Numărul de dosare de șomaj procesate în conformitate cu reglementările legale, gradul de conformitate cu termenele stabilite pentru acordarea indemnizațiilor de șomaj, rata de ocupare a forței de muncă înregistrată ca urmare a acțiunilor de mediere desfășurate, numărul de parteneriate stabilite cu angajatori pentru facilitarea reintegrării profesionale, procentul de satisfacție a beneficiarilor serviciilor de ocupare, numărul de programe de formare profesională implementate și numărul de persoane participante, numărul de persoane reintegrate profesional prin intermediul programelor de ocupare, procentul de diminuare a ratei șomajului în zona de responsabilitate, numărul de reclamații și contestații soluționate în conformitate cu reglementările legale, procentul de respectare a bugetului alocat, numărul de audituri interne și externe depășite cu succes, numărul de proiecte de îmbunătățire a proceselor de ocupare implementate, numărul de indicatori de performanță monitorizați și analizați, numărul de rapoarte de evaluare a programelor de ocupare întocmite, numărul de recomandări formulate pentru îmbunătățirea politicilor de ocupare, numărul de evenimente de informare și consiliere a forței de muncă organizate, numărul de parteneriate cu alte instituții publice și organizații non-guvernamentale stabilite, numărul de acțiuni de prevenire a fraudelor în domeniul șomajului identificate și soluționate, numărul de persoane consiliate în vederea accesării programelor de finanțare europeană.
6.2. Indicatori Calitativi: Calitatea procesului de analiză a dosarelor de șomaj, gradul de respectare a confidențialității datelor personale, nivelul de competență profesională demonstrat în interacțiunea cu beneficiarii, gradul de îmbunătățire a satisfacției clienților, eficiența comunicării cu partenerii externi, calitatea rapoartelor întocmite, gradul de inovare în soluționarea problemelor, capacitatea de a gestiona situații de criză, calitatea relațiilor interpersonale în cadrul echipei, nivelul de implicare în activitățile de formare profesională, capacitatea de a adapta procesele de lucru la schimbările legislative, gradul de respectare a eticii profesionale, calitatea feedback-ului oferit angajaților, eficiența colaborării cu alte departamente, gradul de responsabilitate asumat pentru rezultatele echipei, capacitatea de a lua decizii corecte și echitabile, calitatea documentelor de politici și proceduri elaborate, gradul de îmbunătățire a imaginii instituției, capacitatea de a promova o cultură organizațională pozitivă, calitatea interacțiunii cu mass-media, gradul de transparență în activitatea desfășurată, eficiența implementării măsurilor de prevenire a corupției.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă, orientare către rezultate, capacitate de leadership, abilități de comunicare, adaptabilitate, rezolvarea problemelor, luarea deciziilor, gândire strategică, orientare către client, managementul timpului, lucrul în echipă, managementul conflictelor, etică profesională, gestionarea stresului, flexibilitate, proactivitate, responsabilitate, atenție la detalii, empatie, perseverență.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator cu acces la rețea, imprimantă, scaner, telefon, fax, software de procesare a textului, software de calcul tabelar, software de prezentare, software de gestionare a bazei de date, sistem de arhivare electronică, aplicații specifice de gestionare a dosarelor de șomaj, mijloace de comunicare electronică (e-mail, videoconferință), echipamente de protecție a datelor (parolă, criptare), dispozitive de stocare externă (unitate flash, hard disk extern), software antivirus, echipamente de videoconferință, platforme de colaborare online..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.