FIȘĂ DE POST SEF BIROU CALIFICARE SI RECALIFICARE

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:SEF BIROU CALIFICARE SI RECALIFICARE

1.2. Cod C.O.R.:121201

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu directorul unității, șefii de departamente, formatori, consilieri de orientare profesională, personal administrativ pentru asigurarea alinierii programelor de formare cu nevoile organizației și a beneficiarilor. Externe: Colaborează cu angajatori, furnizori de servicii de formare, agenții de ocupare a forței de muncă, instituții de învățământ, organizații non-guvernamentale, pentru identificarea oportunităților de angajare și dezvoltarea parteneriatelor strategice.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Șeful Biroului Calificare și Recalificare coordonează și gestionează activitățile de planificare, organizare, desfășurare și evaluare a programelor de formare profesională, atât pentru persoane aflate în căutarea unui loc de muncă, cât și pentru angajați. Asigură respectarea legislației în vigoare, urmărește eficiența programelor, promovează parteneriate cu angajatori și instituții de învățământ, și monitorizează indicatorii de performanță. Scopul principal este creșterea nivelului de calificare a forței de muncă și adaptarea acesteia la cerințele pieței."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Planificarea, coordonarea și monitorizarea implementării programelor de formare profesională, în conformitate cu politicile instituției și legislația în vigoare.
Elaborarea și actualizarea procedurilor operaționale standard (POS) pentru activitățile de calificare și recalificare.
Gestionarea resurselor umane alocate biroului, inclusiv stabilirea obiectivelor de performanță și evaluarea periodică.
Asigurarea respectării cerințelor de acreditare și evaluare a furnizorilor de formare profesională.
Coordonarea activităților de promovare a programelor de formare, inclusiv elaborarea de materiale informative și participarea la evenimente.
Stabilirea și monitorizarea indicatorilor de performanță ai programelor de formare, analiza rezultatelor și propunerea de măsuri corective.
Gestionarea bugetului alocat biroului, respectarea prevederilor legale privind achizițiile publice și optimizarea cheltuielilor.
Colaborarea cu direcțiile interne și externe ale instituției, precum și cu alte organizații implicate în domeniul formării profesionale.
Asigurarea legăturii cu angajatorii pentru identificarea nevoilor de formare și facilitarea plasării absolvenților.
Monitorizarea tendințelor pieței muncii și adaptarea programelor de formare la cerințele actuale.
Raportarea periodică a activităților desfășurate către superiorul direct și către alte entități relevante.
Participarea la elaborarea de strategii și politici în domeniul formării profesionale.
Gestionarea și actualizarea bazei de date cu informații despre programele de formare și beneficiari.
Asigurarea conformității cu standardele de calitate în procesul de formare profesională.
Participarea la comisiile de examinare și evaluare a programelor de formare.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii universitare de nivel licență, cu specializarea în științe sociale, management, resurse umane, educație sau domenii conexe.
Avantaj: Studii postuniversitare (masterat) în management, resurse umane, formare profesională sau domenii conexe.
Experiență profesională relevantă de minimum 5 ani în domeniul formării profesionale, managementului resurselor umane sau managementului proiectelor.
Cunoștințe aprofundate a legislației în vigoare privind formarea profesională, a standardelor de ocupare a forței de muncă și a cerințelor de acreditare a furnizorilor de formare.
Cunoștințe solide de management de proiect, inclusiv planificare, organizare, coordonare și control.
Abilități de comunicare, negociere și relaționare interpersonale.
Cunoștințe de utilizare a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor informatice utilizate în domeniul formării profesionale (ex: aplicații de management al învățării, sisteme de raportare).
Certificare în managementul proiectelor (ex: PMP, PRINCE2) – avantaj.
Certificare în domeniul resurselor umane – avantaj.
Cunoașterea limbilor străine (engleză) – avantaj.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență de minimum 3 ani în coordonarea și implementarea de programe de formare profesională, inclusiv identificarea nevoilor de formare, elaborarea curriculumului și evaluarea rezultatelor.
Experiență în gestionarea de echipe multidisciplinare, inclusiv stabilirea obiectivelor, delegarea responsabilităților și evaluarea performanței.
Experiență în elaborarea de rapoarte și prezentări privind activitățile desfășurate și indicatorii de performanță.
Experiență în gestionarea de bugete și respectarea prevederilor legale privind achizițiile publice.
Experiență în colaborarea cu angajatori și instituții de învățământ pentru identificarea oportunităților de formare și plasare a absolvenților.
Experiență în monitorizarea și evaluarea eficienței programelor de formare, utilizând indicatori relevanți și metodologii adecvate.
Experiență în redactarea de documente justificative, proceduri operaționale standard și instrucțiuni de lucru.
Experiență în utilizarea de sisteme informatice și aplicații specifice domeniului formării profesionale.
Experiență în gestionarea de proiecte de formare, respectând termenele și bugetele stabilite.
Experiență în reprezentarea instituției la evenimente și întâlniri cu parteneri externi.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Cunoașterea și operarea fluentă a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Utilizarea avansată a Excel pentru analiza datelor, generarea de rapoarte și diagrame.
Cunoștințe solide de utilizare a sistemelor de management al învățării (LMS) – ex: Moodle, Canvas, Blackboard.
Utilizarea eficientă a aplicațiilor de videoconferință (ex: Zoom, Microsoft Teams, Google Meet).
Cunoașterea și utilizarea aplicațiilor de management de proiect (ex: Microsoft Project, Asana, Trello).
Utilizarea aplicațiilor de Business Intelligence (BI) pentru analiza datelor și generarea de rapoarte (ex: Power BI, Tableau) – avantaj.
Cunoștințe de utilizare a bazelor de date și a limbajelor de interogare (ex: SQL) – avantaj.
Utilizarea aplicațiilor de procesare a textului pentru redactarea de documente oficiale și rapoarte.
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de editare a imaginilor și a materialelor multimedia.
Utilizarea aplicațiilor de gestionare a documentelor și a fluxurilor de lucru.
Cunoașterea și utilizarea sistemelor de raportare electronică specifice domeniului formării profesionale.
Utilizarea aplicațiilor de comunicare și colaborare online (ex: Slack, Microsoft SharePoint).
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de automatizare a proceselor (RPA) – avantaj.
Utilizarea instrumentelor de analiză a conținutului și a indicatorilor de performanță.
Cunoștințe de utilizare a platformelor de e-learning și a instrumentelor de creare de conținut didactic.
Utilizarea aplicațiilor de criptare și securitate a datelor.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de analiză a traficului web și a indicatorilor de engagement.
Utilizarea aplicațiilor de gestionare a identității și a accesului.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de testare și validare a aplicațiilor software.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilitatea de a conduce și motiva o echipă multidisciplinară.
Capacitatea de a comunica eficient, atât verbal, cât și în scris, cu diverse categorii de interlocutori.
Abilitatea de a negocia și de a construi relații de colaborare cu parteneri externi.
Capacitatea de a lua decizii, ținând cont de contextul specific și de impactul asupra obiectivelor.
Abilitatea de a organiza și prioritiza activitățile, respectând termenele limită.
Capacitatea de a gestiona situații de conflict și de a găsi soluții constructive.
Abilitatea de a lucra sub presiune și de a menține calmul în situații dificile.
Capacitatea de a analiza informații complexe și de a trage concluzii relevante.
Abilitatea de a gândi strategic și de a identifica oportunități de îmbunătățire.
Capacitatea de a se adapta rapid la schimbări și de a învăța lucruri noi.
Abilitatea de a lucra autonom și de a-și asuma responsabilitatea pentru rezultate.
Capacitatea de a oferi și de a primi feedback constructiv.
Abilitatea de a lucra eficient în echipă și de a contribui la atingerea obiectivelor comune.
Capacitatea de a rezolva probleme și de a găsi soluții inovatoare.
Abilitatea de a gestiona timpul eficient și de a prioritiza sarcinile.
Capacitatea de a demonstra empatie și de a înțelege perspectivele celorlalți.
Abilitatea de a inspira și de a motiva membrii echipei.
Capacitatea de a demonstra flexibilitate și de a răspunde prompt la solicitări.
Abilitatea de a demonstra inițiativă și de a propune soluții noi.
Capacitatea de a demonstra profesionalism și etică în relațiile de muncă.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Numărul de programe de formare profesională elaborate și implementate, rata de finalizare a programelor de formare, numărul de beneficiari înscriși în programele de formare, rata de angajare a absolvenților programelor de formare, numărul de parteneriate stabilite cu angajatori, numărul de evaluări ale programelor de formare realizate, scorul mediu al evaluărilor programelor de formare, numărul de reclamații sau sesizări primite privind programele de formare, timpul mediu de răspuns la reclamații sau sesizări, numărul de audituri interne sau externe efectuate, scorul obținut în urma auditurilor, numărul de rapoarte periodice întocmite și depuse la termen, numărul de erori sau omisiuni identificate în rapoarte, numărul de inovări sau îmbunătățiri implementate în procesul de formare, impactul programelor de formare asupra productivității angajaților, numărul de beneficiari care au obținut certificări recunoscute, gradul de satisfacție al beneficiarilor programelor de formare, numărul de sesiuni de instruire desfășurate conform planului, costul mediu per beneficiar înscris în programele de formare.
6.2. Indicatori Calitativi: Gradul de aliniere a programelor de formare cu cerințele pieței muncii, relevanța conținutului programelor de formare pentru nevoile beneficiarilor, calitatea materialelor didactice utilizate, competența și profesionalismul formatorilor, eficacitatea metodelor de instruire aplicate, gradul de satisfacție al partenerilor cu serviciile prestate, calitatea comunicării și a relațiilor cu beneficiarii, gradul de respectare a procedurilor și a standardelor de calitate, capacitatea de a răspunde prompt și eficient la solicitări, gradul de inovare în proiectarea și implementarea programelor de formare, coerența și claritatea rapoartelor întocmite, capacitatea de a identifica și de a rezolva problemele apărute în procesul de formare, gradul de implicare în îmbunătățirea continuă a programelor de formare, capacitatea de a crea un mediu de învățare pozitiv și motivant, gradul de adaptare a programelor de formare la nevoile specifice ale grupurilor țintă, calitatea feedback-ului oferit formatorilor și beneficiarilor, gradul de respectare a confidențialității datelor beneficiarilor, capacitatea de a gestiona eficient resursele disponibile, gradul de colaborare cu alte departamente sau instituții.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă, orientare către rezultate, adaptabilitate, perseverență, capacitate de planificare și organizare, atenție la detalii, abilități de comunicare, leadership, lucrul în echipă, rezolvarea problemelor, gestionarea timpului, gândire strategică, luarea deciziilor, gestionarea conflictelor, orientare către client, etică profesională, flexibilitate, creativitate, capacitate de învățare continuă, capacitate de delegare, abilități de negociere, capacitate de influențare, reziliență, capacitate de a gestiona situații de criză, abilități de prezentare, capacitate de a motiva și inspira, abilități de networking, capacitate de a construi relații de încredere, orientare către inovare, capacitate de a gestiona schimbarea, abilități de raportare, capacitate de a analiza date, abilități de cercetare, capacitate de a sintetiza informații, abilități de redactare, capacitate de a oferi feedback constructiv.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator, imprimantă, scaner, copiator, telefon, server de date, software de gestionare a programelor de formare, platformă de e-learning, sistem de videoconferință, proiector, ecran de proiectie, microfon, boxe, software de analiză statistică, software de procesare a textului, software de prezentare, echipamente de protecție a muncii (în funcție de specificul activităților), laptop, tableta grafică (pentru elaborarea materialelor didactice), instrumente de măsurare a satisfacției beneficiarilor (chestionare, formulare de feedback), echipamente de arhivare (dulapuri, cutii de arhivare), software de criptare a datelor, echipamente de securitate fizică (control acces, supraveghere video)..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.