FIȘĂ DE POST SEF BIROU/ SERVICIU/ SECTIE CIRCUMSCRIPTIE FINANCIARA

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:SEF BIROU/ SERVICIU/ SECTIE CIRCUMSCRIPTIE FINANCIARA

1.2. Cod C.O.R.:121123

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu șeful ierarhic direct, contabilul șef, auditorii interni, personalul din departamentele operative, personalul din alte servicii/birouri din cadrul instituției, personalul din departamentul juridic. Externe: Colaborează cu auditorii externi, instituții de control, furnizori de servicii contabile, alte instituții publice, reprezentanți ai mediului de afaceri, consultanți financiari, bănci, case de asigurări.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

„Șeful Biroului/Serviciului/Secției Circumscripție Financiară coordonează și supervizează activitățile de gestionare a resurselor financiare, de contabilitate publică și de control al legalității în cheltuielile publice. Asigură respectarea reglementărilor contabile și bugetare, elaborează rapoarte financiare, monitorizează execuția bugetară și oferă consultanță specializată privind aspecte financiare. De asemenea, răspunde de organizarea și funcționarea optimă a structurii, asigurând eficiența activității și atingerea obiectivelor stabilite.”

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Planificarea, coordonarea și controlul activităților din cadrul unității structurale.
Supervizarea întregii activități de gestionare financiară, contabilă și de control.
Elaborarea și implementarea politicilor și procedurilor interne privind gestionarea resurselor financiare.
Asigurarea respectării legislației contabile, fiscale și bugetare în vigoare.
Analiza și interpretarea datelor financiare, cu identificarea eventualelor deviații și propunerea de măsuri corective.
Gestionarea fluxurilor de numerar și optimizarea utilizării resurselor financiare.
Întocmirea și verificarea situațiilor financiare, a rapoartelor contabile și a declarațiilor fiscale.
Organizarea și coordonează activitățile de audit intern și extern.
Monitorizarea execuției bugetare și raportarea către superiorii ierarhici.
Asigurarea controlului legalității cheltuielilor publice și a respectării principiilor economiei, eficienței și eficacității.
Gestionarea relațiilor cu instituțiile financiare, cu organele de control și cu alte entități externe.
Reprezentarea unității structurale în relațiile cu alte instituții publice și cu terți.
Supervizarea personalului din subordine, inclusiv stabilirea obiectivelor de performanță și evaluarea rezultatelor.
Îmbunătățirea continuă a proceselor de lucru și a sistemelor de control intern.
Participarea la elaborarea proiectelor de acte normative din domeniul financiar-contabil.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii universitare de nivel licență, cu specializarea în științe economice, finanțe și contabilitate sau în domeniul corespunzător.
Avantaj: Studii postuniversitare (masterat) în științe economice, finanțe, contabilitate sau în alte domenii conexe.
Certificări profesionale în domeniul financiar-contabil (de exemplu, ACCA, CFA) constituie un avantaj.
Experiență profesională relevantă de minimum 5 ani în domeniul financiar-contabil, cu responsabilități de conducere.
Cunoștințe aprofundate a legislației contabile, fiscale și bugetare.
Cunoștințe temeinice a principiilor și reglementărilor privind gestionarea resurselor financiare.
Cunoștințe avansate de operare a sistemelor de contabilitate și a aplicațiilor software specifice.
Abilități de analiză și interpretare a datelor financiare.
Abilități de comunicare și negociere.
Capacitate de a conduce și motiva o echipă.
Cunoștințe de limbi străine (engleză) la nivel avansat constituie un avantaj.
Cunoștințe de operare a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
Experiență în elaborarea de rapoarte financiare și prezentări.
Abilități de planificare, organizare și coordonare a activităților.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență profesională de minimum 5 ani în domeniul financiar-contabil, cu responsabilități de gestionare a resurselor financiare.
Experiență în conducerea unei echipe de specialiști în contabilitate și finanțe.
Experiență în elaborarea și implementarea de politici și proceduri interne privind gestionarea financiară.
Experiență în controlul legalității cheltuielilor publice și în verificarea respectării reglementărilor contabile și bugetare.
Experiență în realizarea de analize financiare și în identificarea de măsuri de optimizare a utilizării resurselor.
Experiență în întocmirea și prezentarea de rapoarte financiare către superiorii ierarhici și către alte instituții.
Experiență în gestionarea relațiilor cu instituțiile financiare, cu organele de control și cu terți.
Experiență în coordonarea activităților de audit intern și extern.
Experiență în utilizarea de sisteme de contabilitate și aplicații software specifice.
Experiență în participarea la elaborarea de proiecte de acte normative din domeniul financiar-contabil.
Experiență în gestionarea fluxurilor de numerar și în optimizarea utilizării resurselor financiare.
Experiență în monitorizarea execuției bugetare și în raportarea către autorități.
Experiență în identificarea și gestionarea riscurilor financiare.
Experiență în îmbunătățirea proceselor contabile și financiare.
Experiență în implementarea de sisteme de control intern.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Cunoștințe avansate de operare a pachetului Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint).
Cunoștințe aprofundate de operare a sistemelor de contabilitate informatizate (ex: SAP, Oracle, SAGA).
Cunoștințe avansate de utilizare a aplicațiilor software specifice domeniului financiar-contabil (ex: software de analiză financiară, software de raportare fiscală).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de raportare electronică (ex: sistemul național de raportare în contabilitate – MNR).
Cunoștințe de operare a sistemelor de management al documentelor electronice (GED).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de Business Intelligence (BI) pentru analiza datelor financiare.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de vizualizare a datelor (ex: Power BI, Tableau).
Cunoștințe de operare a sistemelor de management al riscurilor financiare.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al proiectelor.
Cunoștințe de utilizare a platformelor de colaborare online (ex: Microsoft Teams, Slack).
Cunoștințe de operare a echipamentelor de birou (imprimantă, scanner, copiator).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de arhivare electronică.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de căutare a informațiilor online.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de securitate a informațiilor.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de backup și recuperare a datelor.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de protecție antivirus.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de monitorizare a performanței aplicațiilor.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de diagnosticare a problemelor hardware și software.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de teleconferință și videoconferință.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de gestionare a fluxului de lucru (Workflow).

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilitatea de a conduce și motiva o echipă de specialiști.
Abilitatea de a lua decizii complexe în situații de incertitudine.
Abilitatea de a gestiona eficient timpul și resursele.
Abilitatea de a comunica clar și concis, atât verbal cât și în scris.
Abilitatea de a negocia și de a construi relații de colaborare cu parteneri interni și externi.
Abilitatea de a rezolva probleme complexe și de a găsi soluții inovatoare.
Abilitatea de a lucra sub presiune și de a respecta termene limită.
Abilitatea de a analiza informații și de a trage concluzii pertinente.
Abilitatea de a prioritiza sarcinile și de a delega responsabilități.
Abilitatea de a gestiona conflicte și de a găsi soluții de compromis.
Abilitatea de a se adapta la schimbări și de a învăța continuu.
Abilitatea de a lucra în echipă și de a contribui la atingerea obiectivelor comune.
Abilitatea de a gândi strategic și de a anticipa tendințele viitoare.
Abilitatea de a lua inițiativă și de a propune îmbunătățiri.
Abilitatea de a gestiona situații de criză și de a lua măsuri adecvate.
Abilitatea de a oferi feedback constructiv și de a încuraja dezvoltarea profesională a membrilor echipei.
Abilitatea de a reprezenta instituția în relația cu alte organisme și cu publicul.
Abilitatea de a respecta confidențialitatea informațiilor și de a menține etica profesională.
Abilitatea de a gestiona eficient emoțiile și de a menține o atitudine pozitivă.
Abilitatea de a învăța din experiență și de a aplica lecțiile învățate în situații noi.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Numărul de rapoarte financiare întocmite și depuse la termen, gradul de conformitate a documentelor financiare cu legislația în vigoare, volumul de controale efectuate și numărul de abateri constatate, numărul de reclamații sau solicitări adresate de către terți și timpul de răspuns, gradul de implementare a politicilor și procedurilor interne, numărul de proiecte finalizate la termen și în buget, eficiența utilizării resurselor umane și materiale, gradul de satisfacție al angajaților, numărul de traininguri organizate și numărul de participanți, gradul de respectare a termenelor limită pentru depunerea declarațiilor fiscale, numărul de audituri interne și externe efectuate și numărul de recomandări implementate, numărul de erori detectate și corectate în procesul de raportare financiară, gradul de automatizare a proceselor de lucru, numărul de îmbunătățiri propuse și implementate în activitatea biroului/serviciului/secției, reducerea costurilor operaționale, creșterea gradului de recuperare a creanțelor, numărul de personal calificat disponibil, numărul de proceduri interne revizuite și actualizate, numărul de soluții inovatoare implementate pentru optimizarea proceselor, numărul de indicatori de performanță monitorizați și analizați.
6.2. Indicatori Calitativi: Calitatea rapoartelor financiare, gradul de acuratețe a datelor, respectarea termenelor de raportare, eficiența comunicării cu superiorii și subordonații, capacitatea de a gestiona situații de criză, abilitatea de a lua decizii corecte și oportune, gradul de implicare în îmbunătățirea proceselor, capacitatea de a motiva echipa, calitatea relațiilor cu partenerii externi, nivelul de profesionalism, respectarea confidențialității, capacitatea de a identifica și preveni riscurile, eficiența implementării politicilor interne, gradul de adaptare la schimbări legislative, calitatea documentelor justificative, capacitatea de a oferi soluții inovatoare, nivelul de inițiativă, capacitatea de a gestiona conflicte, calitatea auditului intern, respectarea standardelor de etică profesională, gradul de satisfacție al clienților interni, calitatea feedback-ului oferit, capacitatea de a prezenta informații complexe într-un mod clar și concis, calitatea colaborării cu alte departamente, nivelul de responsabilitate, capacitatea de a gestiona volumul mare de muncă, calitatea documentării procedurilor interne.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă, leadership, orientare către rezultate, atenție la detalii, capacitate de planificare și organizare, rezistență la stres, abilități de comunicare, capacitate de lucru în echipă, flexibilitate, adaptabilitate, gândire analitică, orientare către client (intern), capacitate de a lua decizii, responsabilitate, etică profesională, obiectivitate, perseverență, capacitate de a gestiona conflicte, abilități de negociere, capacitate de a învăța continuu, capacitate de a delega, capacitate de a motiva, abilități de coaching, spirit de colaborare, capacitate de a prioritiza, orientare către soluții, abilități de prezentare, capacitate de a influența, gândire strategică, capacitate de a anticipa, rezolvarea problemelor, capacitate de a gestiona timpul, abilități de coordonare, abilități de monitorizare.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator, imprimantă, scaner, copiator, telefon, fax, server de rețea, software de contabilitate, software de raportare financiară, software de analiză financiară, sistem de arhivare electronică, echipamente de protecție a datelor, echipamente de securitate fizică, stație de lucru, sistem de videoconferință, dispozitive de stocare date, instrumente de diagnosticare a sistemelor informatice, echipamente de protecție a vederii, software de criptare a datelor, echipamente de backup date..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.