FIȘĂ DE POST COORDONATOR CONFORMITATE

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:COORDONATOR CONFORMITATE

1.2. Cod C.O.R.:121117

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu departamentele juridic, financiar, operațiuni, resurse umane, IT și control intern pentru implementarea și monitorizarea programelor de conformitate, asigurând alinierea cu obiectivele organizaționale și cu politicile interne. Externe: Colaborează cu autorități de reglementare (ANPC, ISJ, etc.), consultanți externi, auditori și furnizori de soluții de conformitate pentru a asigura respectarea legislației și pentru a optimiza procesele.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

„Coordonează și monitorizează implementarea politicilor și procedurilor de conformitate în cadrul organizației, asigurând respectarea legislației în vigoare și a standardelor interne. Responsabilitățile includ evaluarea riscurilor de conformitate, elaborarea de rapoarte, organizarea de instruiri pentru angajați și colaborarea cu diverse departamente pentru a asigura o cultură a conformității. Scopul principal este de a minimiza riscurile legale și reputaționale, promovând etica și transparența în activitățile organizației.”

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Monitorizează și actualizează continuu cadrul legal și reglementar relevant pentru activitatea companiei.
Elaborează și implementează politici și proceduri de conformitate, adaptate la specificul activităților.
Identifică și evaluează riscurile de conformitate, propunând măsuri corective și preventive.
Organizează și conduce audituri interne de conformitate, verificând respectarea politicilor și procedurilor.
Realizează investigații interne privind încălcări ale reglementărilor și procedurilor de conformitate.
Elaborează și actualizează programe de instruire pentru angajați privind conformitatea.
Monitorizează indicatori de performanță privind conformitatea (KPIs) și generează rapoarte.
Colaborează cu departamentele juridic, financiar, operațiuni și resurse umane pentru a asigura conformitatea.
Asigură suport pentru departamente în interpretarea și aplicarea reglementărilor.
Gestionează și actualizează registrul riscurilor de conformitate.
Raportează către managementul superior privind starea conformității și riscurile identificate.
Participă la întâlniri cu autoritățile de reglementare și răspunde solicitărilor acestora.
Asigură documentarea adecvată a proceselor și procedurilor de conformitate.
Implementează și monitorizează sistemul de management al conformității (Compliance Management System).
Evaluează eficacitatea măsurilor de conformitate și propune îmbunătățiri.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii superioare în științe juridice (Drept) – constituie avantaj major.
Studii superioare în științe economice (Contabilitate, Finanțe, Economie) – constituie avantaj.
Certificare în domeniul conformității (e.g., Certified Compliance & Ethics Professional - CCEP) – constituie avantaj semnificativ.
Cunoștințe aprofundate ale legislației naționale și europene relevante pentru domeniul de activitate al companiei (e.g., GDPR, legislație financiară, legislație anticorupție).
Cunoștințe solide despre standarde de conformitate (e.g., ISO 17799, COSO).
Experiență în audit intern sau extern – constituie avantaj.
Cunoștințe avansate de operare a pachetului MS Office (Excel, Word, PowerPoint).
Cunoștințe de limbi străine (engleză – obligatoriu, alte limbi – constituie avantaj).
Certificare în domeniul securității informațiilor (e.g., CISSP, CISM) – constituie avantaj în anumite industrii.
Absolvirea unor cursuri de specializare în domeniul conformității, eticii de afaceri, gestionarea riscurilor – constituie avantaj.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență minimă de 3 ani în domeniul conformității, auditului intern sau extern.
Experiență în gestionarea riscurilor de conformitate și implementarea măsurilor de control.
Experiență în investigarea încălcărilor reglementărilor și procedurilor de conformitate.
Experiență în elaborarea și implementarea programelor de instruire privind conformitatea.
Experiență în colaborarea cu autoritățile de reglementare și gestionarea solicitărilor acestora.
Experiență în utilizarea sistemelor de management al conformității (Compliance Management Systems).
Experiență în redactarea de rapoarte privind conformitatea și prezentarea acestora către management.
Experiență în domeniul securității informațiilor și protecției datelor cu caracter personal (GDPR) – constituie avantaj.
Experiență în sectorul financiar-bancar – constituie avantaj semnificativ în anumite industrii.
Experiență în domeniul IT și cunoștințe despre securitatea cibernetică – constituie avantaj în anumite industrii.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Cunoștințe avansate de operare a pachetului MS Office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook).
Utilizare eficientă a sistemelor de management al documentelor (DMS).
Cunoștințe despre software de Business Intelligence (BI) pentru analiza datelor de conformitate.
Utilizare de sisteme de management al riscurilor (GRC – Governance, Risk, and Compliance).
Utilizare de instrumente de monitorizare a tranzacțiilor (Transaction Monitoring Systems).
Cunoștințe despre software de securitate cibernetică (SIEM – Security Information and Event Management).
Utilizare de platforme de e-discovery pentru investigații.
Cunoștințe despre tehnici de data mining și analiza datelor.
Utilizare de software pentru gestionarea proiectelor (e.g., MS Project).
Cunoștințe despre instrumente de audit automatizat.
Utilizare de platforme de colaborare online (e.g., Microsoft Teams, Slack).
Cunoștințe despre tehnici de criptare a datelor.
Utilizare de instrumente de analiză a vulnerabilităților.
Cunoștințe despre standarde de securitate a rețelelor.
Utilizare de software pentru gestionarea identității și accesului (IAM).
Cunoștințe despre tehnici de prevenirea fraudei.
Utilizare de instrumente de testare a penetrării (Penetration Testing).
Cunoștințe despre tehnici de recuperare a datelor (Data Recovery).
Utilizare de platforme de raportare automată.
Cunoștințe despre tehnici de analiză a jurnalelor de sistem (Log Analysis).

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Capacitate de analiză și gândire critică.
Abilități excelente de comunicare scrisă și verbală.
Capacitate de a lucra independent și în echipă.
Abilități de negociere și persuasiune.
Orientare către detalii și acuratețe.
Capacitate de a gestiona situații de criză și de a lua decizii în condiții de presiune.
Abilități de rezolvare a problemelor și de luare a deciziilor.
Orientare către rezultate și respectarea termenelor limită.
Capacitate de a influența și de a motiva alți membri ai echipei.
Abilități de gestionare a timpului și de prioritizare a sarcinilor.
Capacitate de a construi și menține relații profesionale.
Abilități de prezentare și de instruire.
Adaptabilitate la schimbări și flexibilitate.
Etică profesională și integritate.
Discreție și confidențialitate.
Abilități de leadership și de coordonare.
Capacitate de a lucra cu diverse departamente și niveluri ierarhice.
Abilități de gestionare a conflictelor.
Orientare către îmbunătățire continuă și inovare.
Empatie și abilități de relaționare interpersonală.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Număr de încălcări de conformitate identificate și remediate, Număr de audituri interne/externe finalizate la timp, Număr de recomandări de audit implementate, Scorul de conformitate obținut în urma evaluărilor, Număr de instruiri de conformitate organizate și participanți, Reducerea riscurilor de conformitate (măsurată prin indicatori specifici), Timp mediu de răspuns la solicitările autorităților de reglementare, Număr de rapoarte de conformitate generate și distribuite, Nivelul de satisfacție al părților interesate (auditori interni/externi, management), Procentul de respectare a termenelor limită pentru depunerea rapoartelor, Procentul de îmbunătățiri implementate pe baza feedback-ului auditurilor, Numărul de evenimente de conformitate gestionate și raportate, Reducerea costurilor asociate cu neconformitățile, Numărul de procese îmbunătățite pentru a asigura conformitatea, Procentul de angajați instruiți în conformitate cu programul stabilit, Numărul de breșe de securitate prevenite prin măsuri de conformitate, Timpul mediu de investigare a incidentelor de conformitate, Numărul de recomandări de îmbunătățire a proceselor de conformitate implementate, Procentul de respectare a politicilor și procedurilor de conformitate.
6.2. Indicatori Calitativi: Gradul de acuratețe și completitudine a rapoartelor de conformitate, Eficiența proceselor de identificare și evaluare a riscurilor, Calitatea comunicării cu autoritățile de reglementare, Nivelul de înțelegere a reglementărilor aplicabile, Capacitatea de a adapta programele de conformitate la schimbările legislative, Eficiența colaborării cu alte departamente pentru a asigura conformitatea, Gradul de satisfacție al managementului cu performanța departamentului de conformitate, Capacitatea de a identifica și implementa soluții inovatoare pentru îmbunătățirea conformității, Nivelul de conștientizare a angajaților cu privire la importanța conformității, Calitatea documentației de conformitate (politici, proceduri, instrucțiuni), Capacitatea de a gestiona situații de criză legate de conformitate, Gradul de încredere al părților interesate în departamentul de conformitate, Eficiența programelor de instruire și sensibilizare privind conformitatea, Nivelul de implicare a managementului în activitățile de conformitate, Capacitatea de a anticipa și preveni potențiale încălcări de conformitate, Calitatea relațiilor cu auditorii interni și externi, Eficiența în gestionarea și rezolvarea conflictelor legate de conformitate, Capacitatea de a promova o cultură a conformității în cadrul organizației, Nivelul de adaptabilitate la schimbările legislative și de reglementare.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă în identificarea și remedierea neconformităților, Abilitatea de a lucra sub presiune și de a respecta termene limită, Capacitatea de a influența și convinge părțile interesate, Orientare către detalii și acuratețe, Abilitatea de a prioritiza sarcini și de a gestiona timpul eficient, Capacitatea de a lucra independent și în echipă, Abilitatea de a comunica eficient, atât verbal, cât și în scris, Capacitatea de a analiza informații complexe și de a trage concluzii logice, Abilitatea de a gestiona conflicte și de a găsi soluții constructive, Abilitatea de a construi și menține relații profesionale solide, Abilitatea de a se adapta la schimbări și de a învăța rapid, Abilitatea de a lua decizii informate și de a-și asuma responsabilitatea, Abilitatea de a demonstra etică profesională și integritate, Abilitatea de a demonstra leadership și de a motiva echipa, Abilitatea de a demonstra flexibilitate și adaptabilitate la cerințele postului, Abilitatea de a demonstra capacitatea de a învăța din experiență și de a îmbunătăți continuu procesele, Abilitatea de a demonstra capacitatea de a anticipa și preveni potențiale probleme de conformitate, Abilitatea de a demonstra capacitatea de a lucra cu diverse departamente și niveluri ierarhice, Abilitatea de a demonstra capacitatea de a se concentra pe rezultate și de a atinge obiectivele stabilite, Abilitatea de a demonstra capacitatea de a gestiona situații de criză și de a lua măsuri corective rapide.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator, Software de gestionare a conformității, Software de audit, Scanner de documente, Imprimantă, Telefon, Aplicații de comunicare internă (e-mail, chat), Software de analiză a datelor, Dispozitive de stocare externă (hard disk, stick USB), Aplicații de gestionare a proiectelor, Software de raportare, Aplicații de videoconferință, Sistem de management al documentelor, Aplicații de securitate cibernetică, Software de criptare a datelor, Tableta grafică (pentru semnătură electronică), Sistem de management al riscurilor, Software de automatizare a fluxurilor de lucru..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.