FIȘĂ DE POST DIRECTOR/ DIRECTOR EXECUTIV CONFORMITATE

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:DIRECTOR/ DIRECTOR EXECUTIV CONFORMITATE

1.2. Cod C.O.R.:121116

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu consiliul director, departamentul juridic, audit intern, departamentele operaționale, resurse umane, IT, și alte unități implicate în managementul riscului și conformității. Externe: Colaborează cu autoritățile de reglementare (ANCOM, ISAR, BNR, etc.), consultanți externi, auditori, asociații profesionale, furnizori de servicii de conformitate, și alte părți interesate relevante pentru respectarea legislației.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

Directorul/Directorul Executiv de Conformitate are rolul de a asigura respectarea legislației și a politicilor interne, gestionând riscurile legale și operaționale. Responsabilitățile includ elaborarea și implementarea programelor de conformitate, monitorizarea continuă a activităților, investigarea încălcărilor, oferirea de consultanță juridică și raportarea către conducerea superioară. De asemenea, asigură instruirea angajaților și promovează o cultură organizațională bazată pe integritate și transparență, contribuind la protejarea reputației și a valorilor companiei.

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

1. Elaborarea și implementarea strategiei de conformitate, în concordanță cu reglementările legale și cu politicile interne.
2. Gestionarea și monitorizarea programelor de prevenire și combatere a spălării banilor (AML) și a finanțării terorismului (CFT), inclusiv raportarea către autoritățile competente.
3. Asigurarea respectării legislației privind protecția datelor cu caracter personal (GDPR) și implementarea măsurilor necesare pentru a proteja datele personale ale clienților și angajaților.
4. Evaluarea riscurilor de conformitate, identificarea vulnerabilităților și propunerea de măsuri corective și preventive.
5. Coordonarea activităților de audit intern și extern, asigurând obiectivitatea și eficiența acestora.
6. Gestionarea relației cu autoritățile de reglementare (bănci centrale, Autoritatea Națională de Supraveghere a Pieței de Capital, etc.) și reprezentarea companiei în discuțiile cu acestea.
7. Supervizarea investigațiilor privind încălcările legislației și a politicilor interne, inclusiv raportarea către conducerea superioară și către autoritățile competente.
8. Organizarea și desfășurarea de programe de instruire și sensibilizare a angajaților cu privire la aspectele de conformitate.
9. Monitorizarea modificărilor legislative și reglementare și adaptarea programelor de conformitate în consecință.
10. Dezvoltarea și menținerea unui sistem de management al conformității, inclusiv proceduri, politici și formulare.
11. Asigurarea respectării legislației privind concurența și prevenirea corupției.
12. Gestionarea documentelor și evidențelor necesare pentru a demonstra conformitatea cu reglementările aplicabile.
13. Colaborarea cu departamentele juridic, financiar, operațiuni și resurse umane pentru a asigura o abordare integrată a conformității.
14. Elaborarea de rapoarte periodice privind starea conformității, adresate conducerii superioare și consiliului de administrație.
15. Implementarea și monitorizarea indicatorilor cheie de performanță (KPI) pentru a evalua eficacitatea programelor de conformitate.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

1. Absolvire de studii superioare de specialitate în științe juridice (drept), economice (științe administrative, finanțe, contabilitate) sau în alte domenii relevante, cu diplomă de licență sau master.
2. Certificare profesională în domeniul conformității (e.g., Certified Compliance & Ethics Professional – CCEP), reprezentând un avantaj competitiv.
3. Cunoștințe aprofundate ale legislației naționale și europene în domeniul financiar-bancar, fiscal, protecției datelor, prevenirii și combaterii spălării banilor și a finanțării terorismului, precum și a altor reglementări specifice activității companiei.
4. Experiență profesională semnificativă (minim 8-10 ani) în domeniul juridic, financiar-bancar sau în conformitate, cu responsabilități de management și coordonare.
5. Cunoștințe avansate de limba engleză (scris și vorbit), precum și de alte limbi străine, în funcție de specificul activității companiei.
6. Cunoștințe solide de operare a aplicațiilor software de specialitate (e.g., sisteme de management al conformității, aplicații de raportare financiară).
7. Certificare în audit intern sau extern, reprezentând un avantaj.
8. Cunoștințe despre principiile de guvernanță corporativă și de etică a afacerilor.
9. Abilități de comunicare excelentă, atât scris cât și verbal, pentru a putea interacționa eficient cu diverse părți interesate.
10. Capacitatea de a analiza și interpreta legislația complexă și de a aplica principiile legale în situații concrete.

5.2. Experiență Profesională:

1. Experiență minimă de 8 ani în roluri cu responsabilități juridice, de conformitate, de audit intern sau extern, sau în alte funcții relevante pentru domeniul de activitate al companiei.
2. Experiență în gestionarea programelor de prevenire și combatere a spălării banilor (AML) și a finanțării terorismului (CFT), inclusiv raportarea către autoritățile competente.
3. Experiență în implementarea și gestionarea sistemelor de management al conformității, respectând standardele internaționale (e.g., ISO 37001).
4. Experiență în investigarea încălcărilor legislației și a politicilor interne, inclusiv coordonarea cu autoritățile de reglementare.
5. Experiență în auditul programelor de conformitate, identificând deficiențe și propunând măsuri corective.
6. Experiență în gestionarea relațiilor cu autoritățile de reglementare (e.g., BNR, ANPC, Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal).
7. Experiență în elaborarea și revizuirea politicilor și procedurilor interne, asigurând conformitatea cu legislația în vigoare.
8. Experiență în instruirea personalului cu privire la cerințele de conformitate și la procedurile interne.
9. Experiență în analiza riscurilor de conformitate și în implementarea măsurilor de control adecvate.
10. Experiență în gestionarea proiectelor de conformitate, respectând termenele și bugetele stabilite. Experiența în mediul financiar-bancar este un avantaj semnificativ.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

1. Cunoștințe avansate de operare a unui sistem de calculatoare și a aplicațiilor Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
2. Experiență în utilizarea sistemelor de management al conformității (Compliance Management Systems - CMS).
3. Cunoștințe solide de operare a aplicațiilor software de raportare financiară și contabilă.
4. Abilitatea de a utiliza software specializat pentru investigații (e.g., e-discovery tools).
5. Cunoștințe despre funcționarea bazelor de date și abilitatea de a efectua interogări (SQL).
6. Experiență în utilizarea aplicațiilor de Business Intelligence (BI) pentru analiza datelor și generarea de rapoarte.
7. Cunoștințe despre instrumente de gestionare a documentelor electronice (Document Management Systems - DMS).
8. Abilitatea de a utiliza software de analiză a riscurilor (Risk Assessment Software).
9. Cunoștințe despre tehnologiile de securitate cibernetică și despre protecția datelor cu caracter personal.
10. Experiență în utilizarea platformelor de colaborare online (e.g., SharePoint, Teams).
11. Abilitatea de a utiliza instrumente de automatizare a proceselor (RPA).
12. Cunoștințe despre principiile de criptare a datelor și despre securitatea rețelelor.
13. Experiență în utilizarea aplicațiilor de monitorizare a tranzacțiilor financiare.
14. Abilitatea de a utiliza software de vizualizare a datelor (e.g., Tableau, Power BI).
15. Cunoștințe despre instrumente de analiză a rețelelor sociale și a datelor publice.
16. Experiență în utilizarea aplicațiilor de geolocalizare și de cartografiere.
17. Abilitatea de a utiliza software de recunoaștere a caracterelor optice (OCR).
18. Cunoștințe despre tehnologiile de inteligență artificială (AI) și de machine learning (ML).
19. Experiență în utilizarea platformelor de gestionare a identității și a accesului (IAM).
20. Abilitatea de a utiliza software de simulare a scenariilor de risc.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

1. Leadership strategic și capacitatea de a inspira și motiva echipe.
2. Abilitatea de a lua decizii complexe, bazate pe analiza riguroasă a informațiilor.
3. Comunicare excelentă, atât verbală, cât și scrisă, pentru a transmite eficient informații către diverse audiențe.
4. Negociere eficientă, pentru a obține rezultate pozitive în situații conflictuale.
5. Gândire critică și abilitatea de a identifica probleme și de a propune soluții inovatoare.
6. Orientare către detalii și acuratețe, pentru a asigura conformitatea cu reglementările.
7. Capacitatea de a gestiona situații de criză și de a lua măsuri rapide și eficiente.
8. Abilitatea de a lucra sub presiune și de a respecta termene limită stricte.
9. Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări legislative și organizaționale.
10. Abilitatea de a construi și menține relații profesionale solide cu diverse părți interesate (autorități, auditori, clienți).
11. Integritate și etică profesională impecabilă.
12. Capacitatea de a lucra independent și de a-și asuma responsabilitatea pentru rezultate.
13. Abilitatea de a influența și de a convinge, pentru a promova cultura conformității în organizație.
14. Orientare către rezultate și abilitatea de a prioritiza sarcinile.
15. Capacitatea de a gestiona conflicte și de a găsi soluții constructive.
16. Abilitatea de a oferi feedback constructiv și de a dezvolta potențialul echipei.
17. Gândire sistemică și capacitatea de a înțelege impactul deciziilor asupra întregii organizații.
18. Abilitatea de a învăța continuu și de a se adapta la noile tehnologii și reglementări.
19. Empatie și capacitatea de a înțelege perspectivele celorlalți.
20. Abilitatea de a lucra eficient în echipă și de a colabora cu diverse departamente.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Număr de încălcări de reglementări identificate și remediate, procent de conformitate cu politicile interne și reglementările externe, număr de audituri efectuate și concluzii, scorul de risc al conformității, numărul de investigații privind încălcări ale conformității, costul încălcărilor de conformitate, numărul de traininguri de conformitate organizate și participarea, scorul de percepție a conformității în rândul angajaților, numărul de recomandări de îmbunătățire a conformității implementate, reducerea numărului de penalități și amenzi, îmbunătățirea eficienței proceselor de conformitate, numărul de incidente de securitate cibernetică prevenite, îmbunătățirea proceselor de raportare a conformității, reducerea timpului de răspuns la solicitările de informații, creșterea gradului de automatizare a proceselor de conformitate, numărul de părți interesate (stakeholders) cu care s-a interacționat, numărul de recomandări de îmbunătățire a sistemului de management al conformității, gradul de respectare a termenelor limită pentru raportare, îmbunătățirea eficienței programelor de conformitate.
6.2. Indicatori Calitativi: Calitatea evaluărilor de risc de conformitate, acuratețea interpretărilor legislative și reglementare, eficacitatea programelor de training de conformitate, gradul de înțelegere a politicilor de conformitate de către angajați, calitatea comunicării cu autoritățile de reglementare, eficiența investigațiilor privind încălcări ale conformității, adecvarea răspunsurilor la incidente de conformitate, calitatea documentației privind conformitatea, claritatea și concizia rapoartelor de conformitate, capacitatea de a influența cultura conformității în organizație, gradul de aliniere a programelor de conformitate cu strategia organizațională, calitatea colaborării cu alte departamente, eficacitatea în gestionarea relațiilor cu părțile interesate, nivelul de profesionalism în reprezentarea organizației, adecvarea politicilor de conformitate la specificul activității, capacitatea de a anticipa schimbările legislative și reglementare, gradul de inovare în abordarea conformității, eficiența în promovarea unei culturi a integrității, nivelul de încredere inspirat în angajați și management.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă în identificarea și remedierea deficiențelor de conformitate, capacitatea de a lua decizii dificile în situații de criză, abilitatea de a negocia cu autoritățile de reglementare, diplomație în gestionarea conflictelor interne, persistență în promovarea unei culturi a conformității, obiectivitate în evaluarea riscurilor, atenție sporită la detalii, abilitatea de a influența comportamentul angajaților, integritate profesională, capacitatea de a lucra sub presiune, flexibilitate în adaptarea la schimbări legislative, abilitatea de a comunica clar și concis, capacitatea de a lucra eficient în echipă, abilitatea de a motiva și inspira angajații, reziliență în fața criticilor, capacitatea de a gestiona timpul eficient, abilitatea de a prioritiza sarcinile, proactivitate în anticiparea problemelor, abilitatea de a rezolva probleme complexe, capacitatea de a învăța din experiență, abilitatea de a delega responsabilități.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator, laptop, telefon mobil, tabletă, imprimantă, scaner, software de management al conformității, platforme de e-learning, sisteme de raportare, software de analiză a datelor, software de gestionare a documentelor, echipamente de videoconferință, dispozitive de stocare externă, echipamente de securitate cibernetică, acces la baze de date legislative și reglementare, software de criptare a datelor, sistem de management al identității și accesului, platforme de colaborare online, instrumente de management al proiectelor..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.