FIȘĂ DE POST DIRECTOR DE ARHIVA BANCA

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:DIRECTOR DE ARHIVA BANCA

1.2. Cod C.O.R.:121113

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu Directorul General, Directorul Financiar, Directorul IT, Responsabilii de conformitate, Arhivistii și personalul de suport tehnic pentru a asigura respectarea politicilor de arhivare și a optimiza fluxurile de lucru. Externe: Colaborează cu auditori interni și externi, furnizori de soluții de arhivare digitală, autorități de reglementare și alte bănci pentru a asigura conformitatea și a împărtăși bune practici.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

Directorul de Arhivă Banca are responsabilitatea generală de a asigura gestionarea eficientă și conformă a arhivei instituției, respectând legislația în vigoare și politicile interne. Aceasta include colectarea, evaluarea, clasarea, păstrarea și accesul la documente, asigurând securitatea și integritatea acestora. De asemenea, coordonează personalul arhivei, dezvoltă și implementează proceduri de lucru, monitorizează starea de conservare a documentelor și colaborează cu alte departamente pentru a facilita accesul la informații și a asigura continuitatea activității bancare.

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Direcția generală a activității de arhivă bancară, asigurând respectarea cadrului legal și a politicilor interne.
Elaborarea și implementarea politicilor și procedurilor de gestionare a documentelor, conform cerințelor legislative și standardelor de bună practică.
Organizarea și conducerea echipei de arhivari, stabilirea obiectivelor și monitorizarea performanței.
Evaluarea și selecția documentelor cu valoare arhivistică, în conformitate cu planurile de evaluare.
Clasificarea, indexarea și descrierea documentelor, asigurând accesibilitatea și recuperarea acestora.
Gestionarea sistemelor de stocare a documentelor, atât în format fizic, cât și digital.
Supravegherea condițiilor de conservare a documentelor, prevenind deteriorarea și asigurând accesul controlat.
Implementarea și gestionarea sistemelor de securitate a informațiilor, protejând confidențialitatea și integritatea documentelor.
Colaborarea cu departamentele interne (juridic, conformitate, IT) pentru a asigura respectarea reglementărilor și a politicilor.
Gestionarea relațiilor cu autoritățile de reglementare și cu alte instituții arhivistice.
Planificarea și coordonarea activităților de digitalizare a documentelor.
Asigurarea respectării termenelor legale de păstrare a documentelor.
Monitorizarea și raportarea privind starea arhivei și activitățile desfășurate.
Participarea la elaborarea bugetului arhivei și gestionarea resurselor financiare.
Dezvoltarea și implementarea programelor de formare a personalului arhivei.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii universitare de lungă durată, cu diplomă de licență sau echivalentă, în științe umaniste, științe sociale, economice sau juridice.
Certificare profesională în domeniul arhivării, conform standardelor naționale sau internaționale (de exemplu, ARMA, ICA).
Experiență profesională relevantă de minim 5 ani în domeniul arhivării, preferabil în instituții financiare.
Cunoștințe aprofundate a legislației naționale și europene privind arhivarea, protecția datelor și accesul la informații.
Cunoștințe temeinice a standardelor și practicilor de bună arhivare, inclusiv cele referitoare la digitalizare și managementul documentelor electronice.
Cunoștințe de operare a sistemelor de management al documentelor (DMS) și a aplicațiilor software utilizate în arhivare.
Cunoștințe de limbi străine (engleză obligatoriu, alte limbi constituie un avantaj).
Abilități de conducere și management al echipelor, precum și de coordonare a activităților.
Abilități de comunicare scrisă și verbală, precum și de prezentare a informațiilor.
Competențe de analiză și rezolvare a problemelor, precum și de luare a deciziilor.
Cunoștințe de baze de date și de tehnici de interogare.
Cunoștințe despre principiile securității informațiilor și protecției datelor.
Cunoștințe despre principiile conservării pe termen lung a documentelor.
Atestat de securitate, în funcție de specificul activității bancare.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență de minimum 7 ani în domeniul arhivării, cu accent pe managementul documentelor bancare.
Experiență în conducerea și coordonarea unei echipe de arhivari, inclusiv stabilirea obiectivelor și evaluarea performanței.
Experiență în elaborarea și implementarea politicilor și procedurilor de arhivare, în conformitate cu legislația și standardele aplicabile.
Experiență în evaluarea și selecția documentelor cu valoare arhivistică, conform planurilor de evaluare.
Experiență în gestionarea sistemelor de stocare a documentelor, atât în format fizic, cât și digital, inclusiv sisteme de arhivare electronică (DMS).
Experiență în implementarea și monitorizarea programelor de digitalizare a documentelor, respectând standardele de calitate și securitate.
Experiență în gestionarea relațiilor cu autoritățile de reglementare și cu alte instituții arhivistice.
Experiență în elaborarea și gestionarea bugetului arhivei, inclusiv alocarea resurselor financiare.
Experiență în identificarea și implementarea soluțiilor de îmbunătățire a eficienței proceselor de arhivare.
Experiență în gestionarea riscurilor legate de securitatea informațiilor și protecția datelor în arhivă.
Experiență în auditarea proceselor de arhivare și în identificarea punctelor slabe.
Experiență în implementarea sistemelor de management al riscului pentru documente.
Experiență în colaborarea cu departamentele IT pentru a asigura interoperabilitatea sistemelor de arhivare.
Experiență în gestionarea proiectelor de arhivare, de la planificare până la implementare.
Experiență în utilizarea principiilor de management al înregistrărilor (Records Management).

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Cunoașterea aprofundată a standardelor ISO 15489 (Managementul înregistrărilor) și ISO/IEC 27001 (Securitatea informațiilor).
Operare avansată de sistem de operare Windows Server și client.
Cunoștințe solide de funcționare a sistemelor de management al documentelor (DMS) – preferabil Documentum, SharePoint, OpenText.
Cunoștințe avansate de utilizare a aplicațiilor Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint, Access).
Experiență în utilizarea sistemelor de gestiune a bazelor de date (DBMS) – preferabil Oracle, SQL Server.
Cunoștințe de programare SQL pentru interogarea și manipularea datelor din baze de date.
Cunoștințe de funcționare a sistemelor de scanare și procesare a imaginii (OCR).
Experiență în utilizarea aplicațiilor de metadate și taxonomii pentru clasificarea documentelor.
Cunoștințe de funcționare a sistemelor de arhivare pe bandă și/sau cloud.
Experiență în utilizarea instrumentelor de analiză a datelor pentru identificarea tendințelor și optimizarea proceselor.
Cunoștințe de funcționare a sistemelor de backup și recuperare a datelor.
Experiență în utilizarea instrumentelor de monitorizare a performanței sistemelor de arhivare.
Cunoștințe de funcționare a sistemelor de securitate a rețelei (firewall, antivirus).
Experiență în utilizarea instrumentelor de raportare și analiză a datelor de arhivare.
Cunoștințe de funcționare a sistemelor de control al accesului la documente.
Experiență în utilizarea platformelor de colaborare online (Teams, Zoom).
Cunoștințe de funcționare a sistemelor de virtualizare (VMware, Hyper-V).
Experiență în utilizarea instrumentelor de gestionare a configurației sistemelor IT.
Cunoștințe de funcționare a sistemelor de automatizare a proceselor (RPA).
Experiență în utilizarea instrumentelor de testare a sistemelor IT.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Leadership și capacitate de a motiva și coordona o echipă de specialiști.
Gândire strategică și capacitate de a elabora și implementa strategii de management al înregistrărilor.
Abilități excelente de comunicare, atât verbală, cât și scrisă, pentru a interacționa cu diverse departamente și părți interesate.
Capacitate de a lua decizii complexe, bazate pe analiză riguroasă a datelor și evaluarea riscurilor.
Abilități de negociere și influență pentru a obține aprobări și resurse necesare.
Orientare către rezultate și capacitate de a gestiona proiecte în termene limită.
Adaptabilitate și flexibilitate pentru a face față schimbărilor și a rezolva probleme neprevăzute.
Abilități de rezolvare a conflictelor și de mediere între părți.
Capacitate de a lucra independent și de a iniția soluții inovatoare.
Abilități de planificare și organizare pentru a prioritiza sarcinile și a gestiona resursele eficient.
Orientare către detalii și atenție la acuratețe în gestionarea documentelor și datelor.
Capacitate de a lucra sub presiune și de a menține calmul în situații critice.
Abilități de a construi și menține relații profesionale solide.
Gândire critică și capacitate de a evalua informații din surse diverse.
Empatie și capacitate de a înțelege perspectivele celorlalți.
Etică profesională și respectarea confidențialității informațiilor.
Abilități de prezentare și de a comunica eficient idei complexe.
Capacitate de a învăța rapid și de a se adapta la noile tehnologii și reglementări.
Rezistență la stres și abilitate de a gestiona situații dificile.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Procent de conformitate cu reglementările legale și interne privind managementul înregistrărilor, Numărul de înregistrări digitalizate anual, Timp mediu de răspuns la solicitări de informații, Costul total al operațiunilor de arhivare, Nivelul de satisfacție al utilizatorilor serviciilor de arhivare, Numărul de audituri interne și externe cu rezultate pozitive, Procentul de înregistrări accesibile în format digital, Timpul mediu de recuperare a datelor în caz de dezastru, Procentul de automatizare a proceselor de arhivare, Reducerea costurilor operaționale prin optimizarea proceselor, Numărul de proiecte de digitalizare finalizate în termenele stabilite, Procentul de conformitate cu politicile de securitate a informațiilor, Numărul de incidente de securitate legate de arhivare, Timpul mediu de indexare a înregistrărilor, Procentul de înregistrări clasificate corect, Reducerea spațiului fizic necesar pentru arhivare, Nivelul de utilizare a sistemului de management al înregistrărilor, Numărul de angajați instruiți în domeniul managementului înregistrărilor, Procentul de înregistrări distruse conform programului de eliminare.
6.2. Indicatori Calitativi: Respectarea principiilor FAIR (Findable, Accessible, Interoperable, Reusable), Gradul de integrare a sistemului de arhivă cu alte sisteme bancare, Calitatea metadatelor asociate înregistrărilor, Eficiența procesului de clasificare și indexare a documentelor, Nivelul de satisfacție al utilizatorilor cu ușurința de utilizare a sistemului, Capacitatea sistemului de a suporta cerințe de raportare complexe, Nivelul de securitate și confidențialitate al datelor stocate, Gradul de automatizare a fluxurilor de lucru, Flexibilitatea sistemului în adaptarea la schimbări legislative, Coerența și acuratețea politicilor de retenție și eliminare, Calitatea documentației procedurilor și instrucțiunilor, Eficiența comunicării cu alte departamente și părți interesate, Nivelul de expertiză demonstrat în domeniul managementului înregistrărilor, Capacitatea de a identifica și gestiona riscurile legate de informații, Abilitatea de a implementa soluții inovatoare pentru îmbunătățirea proceselor de arhivare, Calitatea colaborării cu furnizorii de tehnologie și servicii, Eficiența în gestionarea bugetului alocat operațiunilor de arhivare, Capacitatea de a promova o cultură organizațională orientată spre managementul informațiilor.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă în identificarea și implementarea de îmbunătățiri ale proceselor de arhivare, Abilitatea de a delega eficient responsabilități către membrii echipei, Capacitatea de a gestiona conflicte și de a facilita rezolvarea problemelor, Orientare către rezultate și focus pe atingerea obiectivelor stabilite, Abilitatea de a lucra sub presiune și de a respecta termene limită stricte, Capacitatea de a lua decizii bazate pe date și analize riguroase, Abilitatea de a comunica clar și concis, atât verbal cât și în scris, Capacitatea de a construi și menține relații profesionale solide, Abilitatea de a motiva și inspira membrii echipei, Adaptabilitate la schimbări legislative și tehnologice, Abilitatea de a gândi strategic și de a anticipa tendințele viitoare, Abilitatea de a gestiona proiecte complexe și de a coordona resurse, Abilitatea de a promova o cultură organizațională orientată spre managementul informațiilor, Abilitatea de a identifica și gestiona riscurile legate de informații, Abilitatea de a colabora eficient cu alte departamente și părți interesate, Abilitatea de a demonstra leadership și de a influența deciziile.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : NU

7.5. Echipamente din dotare:
Sistem de operare (Windows, Linux, macOS), Aplicații de procesare a textului (Microsoft Word, LibreOffice Writer), Aplicații de calcul tabelar (Microsoft Excel, LibreOffice Calc), Software de prezentare (Microsoft PowerPoint, LibreOffice Impress), Client de e-mail (Microsoft Outlook, Thunderbird), Sistem de management al înregistrărilor (SIRA, OpenText, Alfresco), Sisteme de arhivare digitală, Dispozitive de scanare (scanner desktop, scanner de documente), Dispozitive de stocare externă (hard disk extern, stick USB), Server de fișiere, Rețea locală (LAN), Internet, Imprimantă, Scaner, Software de recuperare a datelor, Software de criptare, Software de securitate cibernetică, Sistem de backup, Echipamente de protecție a datelor (UPS), Sisteme de supraveghere video, Sisteme de control acces, Echipamente de stingere a incendiilor..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.