FIȘĂ DE POST SEF CANCELARIE

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:SEF CANCELARIE

1.2. Cod C.O.R.:112030

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu Directorul General, șefii de departamente, personalul din cancelarie, consilieri, pentru asigurarea fluxului informațional și suportul operațional. Coordonează activitățile cu Biroul Juridic și Departamentul Financiar.
Externe: Colaborează cu parteneri externi, furnizori de servicii, instituții publice, pentru gestionarea corespondenței oficiale și realizarea de demersuri administrative. Asigură legătura cu alte cancelarii.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Șeful cancelariei coordonează și supervizează activitățile de secretariat și de arhivă, asigurând buna funcționare a fluxului de documente. Responsabilitățile includ gestionarea corespondenței, organizarea ședințelor și întâlnirilor, redactarea de note, procese-verbale și alte documente administrative. De asemenea, monitorizează respectarea procedurilor interne și a reglementărilor legale privind gestionarea documentelor, contribuind la buna organizare și eficiența activității instituției."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

1. Organizează și coordonează activitatea personalului din cancelarie, asigurând respectarea fluxurilor de lucru și a termenelor stabilite.
2. Elaborează și implementează proceduri și instrucțiuni de lucru pentru gestionarea documentelor, atât în format fizic, cât și electronic.
3. Supervizează activitatea de clasificare, arhivare și recuperare a documentelor, conform reglementărilor legale și interne.
4. Asigură respectarea principiilor de securitate a informațiilor și a confidențialității documentelor.
5. Verifică și validează documentele primite și expediate, asigurând corectitudinea și conformitatea acestora.
6. Gestionează corespondența oficială, inclusiv redactarea, verificarea și expedierea scrisorilor, notelor și altor documente.
7. Organizează și coordonează programul de lucru al ședințelor și întâlnirilor, pregătind agende, materiale informative și procese-verbale.
8. Asigură legătura cu alte departamente și instituții, facilitând schimbul de informații și documente.
9. Monitorizează și actualizează registrele de evidență a documentelor.
10. Asigură respectarea termenelor de păstrare a documentelor și organizează predarea arhivei permanente.
11. Gestionează evidența și inventarierea materialelor de birotică și a consumabilelor.
12. Coordonează activitatea de digitalizare a documentelor.
13. Asigură instruirea personalului din cancelarie privind procedurile de lucru și utilizarea sistemelor informatice.
14. Raportează periodic superiorului ierarhic cu privire la starea activității cancelariei și propune măsuri de îmbunătățire.
15. Implementează și monitorizează indicatori de performanță pentru activitatea cancelariei."

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

1. Studii superioare de specialitate în domeniul administrativ, juridic, economic sau în alte domenii conexe.
2. Preferabil, studii postuniversitare (masterat sau echivalent) în domeniul managementului documentelor, arhivării sau managementului instituțiilor publice.
3. Certificat de absolvire a unui curs de formare profesională în domeniul managementului documentelor și al arhivei, constituită conform legislației în vigoare.
4. Cunoștințe aprofundate a legislației privind gestionarea documentelor și a arhivei, inclusiv a Codului Civil, a Codului Administrativ și a altor reglementări specifice.
5. Cunoștințe temeinice a procedurilor de lucru specifice activității de cancelarie și de arhivă.
6. Cunoștințe de operare a calculatorului, inclusiv a programelor de editare text, foi de calcul și sisteme de management al documentelor.
7. Abilități de organizare, planificare și coordonare a activităților.
8. Abilități de comunicare scrisă și orală, inclusiv redactarea de documente oficiale.
9. Cunoștințe de limbi străine (engleză sau franceză), constituie un avantaj.
10. Experiență profesională relevantă în domeniul administrativ sau în activitatea de cancelarie/arhivă, de minimum 5 ani, fiind un criteriu important de selecție."

5.2. Experiență Profesională:

1. Experiență profesională de minimum 5 ani în activități administrative, preferabil în domeniul gestionării documentelor, arhivării sau secretariat.
2. Experiență demonstrată în coordonarea și supervizarea unei echipe de profil, inclusiv în stabilirea obiectivelor, evaluarea performanței și oferirea de feedback.
3. Experiență în elaborarea și implementarea de proceduri și instrucțiuni de lucru pentru gestionarea documentelor, respectând reglementările legale și interne.
4. Experiență în utilizarea sistemelor de management al documentelor (EDMS) și a altor aplicații informatice specifice activității de cancelarie.
5. Experiență în realizarea de inventare și verificări ale documentelor, asigurând corectitudinea și completitudinea informațiilor.
6. Experiență în gestionarea corespondenței oficiale, inclusiv redactarea, verificarea și expedierea documentelor.
7. Experiență în organizarea și coordonarea ședințelor și întâlnirilor, pregătirea agendelor și redactarea proceselor-verbale.
8. Experiență în interacțiunea cu alte departamente și instituții, facilitând schimbul de informații și documente.
9. Experiență în gestionarea situațiilor de urgență legate de documente, cum ar fi incendii, inundații sau furturi.
10. Experiență în auditarea sistemelor de gestionare a documentelor și în identificarea oportunităților de îmbunătățire a eficienței."

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

1. Operare fluentă a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
2. Cunoștințe avansate de utilizare a programelor de editare text și a procesorilor de tabele.
3. Utilizarea eficientă a sistemelor de management al documentelor (EDMS), inclusiv scanare, indexare și arhivare electronică.
4. Cunoștințe de utilizare a programelor de scanare și procesare imagini (OCR).
5. Utilizarea aplicațiilor de gestionare a corespondenței electronice și a fluxurilor de lucru.
6. Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de videoconferință și de colaborare online.
7. Utilizarea eficientă a aplicațiilor de securitate a informațiilor, inclusiv criptare și control acces.
8. Cunoștințe de utilizare a bazelor de date pentru gestionarea informațiilor documentare.
9. Utilizarea aplicațiilor de raportare și analiză a datelor din sistemele de gestionare a documentelor.
10. Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de automatizare a fluxurilor de lucru (workflow).
11. Familiarizarea cu tehnologiile de digitalizare și migrare a documentelor.
12. Cunoștințe despre standardele de metadate și vocabularuri controlate utilizate în arhivare.
13. Abilitatea de a utiliza aplicații de back-up și recuperare a datelor.
14. Cunoștințe despre protocoale de comunicare electronică (ex: semnătură electronică, factură electronică).
15. Utilizarea aplicațiilor de gestionare a proiectelor și de urmărire a sarcinilor.
16. Cunoștințe despre tehnici de optimizare a motoarelor de căutare (SEO) pentru documente digitale.
17. Abilitatea de a utiliza instrumente de monitorizare a performanței sistemelor de gestionare a documentelor.
18. Cunoștințe despre standarde de interoperabilitate a sistemelor de gestionare a informațiilor.
19. Utilizarea aplicațiilor de creare și editare a prezentărilor multimedia.
20. Cunoștințe despre principiile de accesibilitate digitală a documentelor."

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

1. Abilitatea de a conduce și motiva o echipă, delegând sarcini și oferind feedback constructiv.
2. Capacitatea de a lua decizii corecte și bine argumentate, chiar și în situații de presiune.
3. Abilități excelente de comunicare scrisă și orală, adaptate la diverse audiențe.
4. Capacitatea de a gestiona conflicte și de a găsi soluții eficiente.
5. Abilitatea de a organiza și prioritiza sarcinile, respectând termenele limită.
6. Capacitatea de a lucra eficient atât independent, cât și în echipă.
7. Abilitatea de a analiza informații complexe și de a sintetiza concluzii clare.
8. Capacitatea de a se adapta rapid la schimbări și de a învăța lucruri noi.
9. Abilitatea de a gestiona timpul eficient și de a respecta termenele limită.
10. Capacitatea de a demonstra atenție la detalii și acuratețe în muncă.
11. Abilitatea de a menține o atitudine pozitivă și profesională în orice situație.
12. Capacitatea de a construi și menține relații profesionale solide.
13. Abilitatea de a fi un bun ascultător și de a înțelege perspectivele altora.
14. Capacitatea de a gestiona situații de criză și de a găsi soluții rapide.
15. Abilitatea de a fi proactiv și de a identifica oportunități de îmbunătățire.
16. Capacitatea de a demonstra integritate și etică profesională.
17. Abilitatea de a fi un bun ambasador al organizației.
18. Capacitatea de a gestiona eficient resursele disponibile.
19. Abilitatea de a oferi suport și mentorat membrilor echipei.
20. Capacitatea de a lucra sub presiune și de a respecta termenele limită stricte.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Număr de documente procesate corect pe zi, Respectarea termenelor de predare a documentelor, Număr de corespondențe gestionate zilnic, Număr de solicitări de informații rezolvate în termen, Nivelul de satisfacție al beneficiarilor interni/externi, Reducerea erorilor în procesarea documentelor, Nivelul de conformitate cu reglementările interne/externe, Timpul mediu de răspuns la solicitări, Nivelul de arhivare electronică realizat, Numărul de audituri interne/externe trecute cu succes, Eficiența utilizării sistemelor de management al documentelor, Nivelul de digitalizare a documentelor, Reducerea costurilor legate de gestionarea documentelor, Nivelul de respectare a procedurilor interne, Numărul de rapoarte generate la timp, Nivelul de automatizare a fluxurilor de lucru, Numărul de traininguri/workshop-uri organizate pentru echipă, Nivelul de implementare a îmbunătățirilor propuse, Numărul de documente clasificate corect, Nivelul de îmbunătățire a proceselor de gestionare a documentelor.
6.2. Indicatori Calitativi: Respectarea procedurilor de lucru, Acuratețea documentelor procesate, Claritatea și concizia corespondenței, Calitatea relațiilor cu părțile interesate, Eficiența fluxurilor de lucru, Nivelul de conformitate cu standardele de calitate, Respectarea confidențialității informațiilor, Coerența și unitatea documentelor, Profesionalismul în interacțiunile cu personalul, Capacitatea de a gestiona situații neprevăzute, Nivelul de implicare în îmbunătățirea proceselor, Capacitatea de a oferi suport echipei, Respectarea termenelor limită, Capacitatea de a identifica și rezolva probleme, Nivelul de satisfacție al echipei, Capacitatea de a prioritiza sarcinile, Respectarea politicilor interne, Nivelul de adaptabilitate la schimbări, Capacitatea de a oferi feedback constructiv, Respectarea regulilor de securitate a informațiilor.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă, Orientare spre rezultate, Capacitate de delegare, Abilități de comunicare, Abilități de leadership, Abilități de planificare, Abilități de organizare, Atenție la detalii, Gestionarea conflictelor, Luarea deciziilor, Adaptabilitate, Gândire strategică, Rezolvarea problemelor, Gestionarea timpului, Abilități de negociere, Orientare către client, Lucru în echipă, Gestionarea stresului, Etică profesională, Capacitate de inovare.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : NU

7.5. Echipamente din dotare:
Computer desktop/laptop, Imprimantă multifuncțională, Scanner, Telefon fix/mobil, Software de procesare a textului (Microsoft Word, Google Docs), Software de calcul tabelar (Microsoft Excel, Google Sheets), Software de prezentare (Microsoft PowerPoint, Google Slides), Software de management al documentelor, Sistem de arhivare electronică, Software de comunicare internă (e-mail, platforme de mesagerie), Software de videoconferință, Dispozitiv de stocare externă (hard disk, stick USB), Scaner de documente, Aparatură de copiere, Aplicații de gestionare a calendarului, Aplicații de gestionare a sarcinilor, Aplicații de criptare a datelor, Aplicații de securitate cibernetică..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.