FIȘĂ DE POST DIRECTOR/ DIRECTOR ADJUNCT, INSPECTOR-SEF

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:DIRECTOR/ DIRECTOR ADJUNCT, INSPECTOR-SEF

1.2. Cod C.O.R.:112019

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu directorii departamentelor, șefii de echipe, auditorii interni, consilierii juridici, departamentul financiar, departamentul de resurse umane, pentru implementarea politicilor, monitorizarea performanței și asigurarea conformității. Externe: Colaborează cu autoritățile de reglementare, clienții, furnizorii, consultanții externi, partenerii de afaceri, pentru a asigura respectarea legislației, optimizarea proceselor și menținerea relațiilor profesionale.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

„Directorul/Directorul adjunct, Inspector-Șef, are rolul de a conduce și coordona activitatea serviciului/departamentului, asigurând buna funcționare și atingerea obiectivelor stabilite. Responsabilitățile includ planificarea, organizarea, îndrumarea și controlul resurselor umane și materiale, respectarea legislației în vigoare, raportarea către superiorul ierarhic și reprezentarea serviciului/departamentului în relațiile cu alte instituții. De asemenea, asigură respectarea procedurilor interne și contribuie la îmbunătățirea continuă a eficienței activității.”

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

1. Planificarea strategică a activităților serviciului/departamentului, în concordanță cu obiectivele generale ale organizației.
2. Stabilirea indicatorilor de performanță (KPI) și monitorizarea realizării lor, cu accent pe eficiența proceselor și optimizarea resurselor.
3. Elaborarea și implementarea procedurilor operaționale și a instrucțiunilor de lucru, asigurând conformitatea cu reglementările interne și externe.
4. Supervizarea activității echipei de inspectori, oferind îndrumare tehnică și metodologică, precum și evaluarea performanței individuale și de grup.
5. Organizarea și coordonează acțiuni de control, monitorizare și investigații, conform planurilor stabilite și în urma sesizărilor primite.
6. Analiza și interpretarea datelor colectate, identificarea tendințelor și a punctelor critice, formularea de recomandări pentru îmbunătățirea activității.
7. Gestionarea eficientă a bugetului alocat, urmărind cheltuielile și optimizând utilizarea resurselor financiare.
8. Asigurarea respectării legislației specifice domeniului de activitate, inclusiv a normelor de siguranță și sănătate în muncă.
9. Reprezentarea serviciului/departamentului în relațiile cu alte instituții publice, cu furnizori și cu clienți, în conformitate cu protocoalele stabilite.
10. Elaborarea de rapoarte de activitate, prezentate conducerii superioare, cu evidențierea rezultatelor obținute și a propunerilor de îmbunătățire.
11. Gestionarea documentelor și a arhivei serviciului/departamentului, asigurând confidențialitatea și accesibilitatea informațiilor.
12. Identificarea și gestionarea riscurilor operaționale, elaborând planuri de prevenire și de răspuns la situații de urgență.
13. Implementarea politicilor de dezvoltare profesională a personalului, organizând sesiuni de formare și de perfecționare.
14. Asigurarea corespondenței oficiale a serviciului/departamentului, redactând note, scrisori și alte documente.
15. Participarea la elaborarea și revizuirea politicilor și procedurilor interne, propunând soluții pentru optimizarea activității.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

1. Absolvirea studiilor universitare de licență, cu diplomă de bacalaureat, în domeniul științelor juridice, economice, inginerești sau echivalente, în funcție de specificul domeniului de activitate.
2. Absolvirea unor cursuri de formare profesională, specializate în management, leadership, audit, control intern, siguranță și sănătate în muncă, conform cerințelor specifice ale postului.
3. Certificări profesionale recunoscute la nivel național sau internațional, în domeniul managementului de proiect, al managementului calității, al auditului intern sau al controlului financiar, reprezintă un avantaj.
4. Experiență profesională relevantă, de minimum 5 ani, într-un domeniu similar cu cel al postului, cu responsabilități de conducere și coordonare a activității.
5. Cunoașterea aprofundată a legislației naționale și a celei europene, în domeniul specific de activitate, inclusiv a reglementărilor tehnice și a standardelor de calitate.
6. Cunoașterea limbii române, scris și vorbit, la un nivel superior, precum și cunoașterea unei limbi străine de lucru, de preferință engleza, la un nivel minim de conversație.
7. Deținerea de competențe IT, utilizarea eficientă a aplicațiilor office (Microsoft Word, Excel, PowerPoint) și a altor programe specifice domeniului de activitate.
8. Abilități de comunicare, negociere și relaționare interpersonale, precum și capacitatea de a lucra în echipă și de a motiva personalul.
9. Capacitate de analiză și sinteză a informațiilor, de luare a deciziilor și de rezolvare a problemelor, în condiții de stres și de presiune.
10. Capacitate de adaptare la schimbări și de învățare continuă, pentru a răspunde cerințelor unei piețe în continuă evoluție.

5.2. Experiență Profesională:

1. Experiență managerială de minimum 7 ani în conducerea unei echipe de specialiști, demonstrând abilități de leadership, motivare și dezvoltare a personalului.
2. Experiență în elaborarea și implementarea de strategii și planuri de acțiune, cu rezultate măsurabile în îmbunătățirea performanței organizaționale.
3. Experiență în gestionarea bugetelor, urmărirea indicatorilor financiari și optimizarea costurilor, conform principiilor de responsabilitate financiară.
4. Experiență în audit intern sau extern, conform standardelor naționale sau internaționale, cu rezultate pozitive în identificarea și remedierea deficiențelor.
5. Experiență în controlul intern, conform cadrului de referință COSO, cu rezultate pozitive în asigurarea conformității și prevenirea riscurilor.
6. Experiență în gestionarea riscurilor, identificarea, evaluarea și tratarea riscurilor, conform metodologiei de management al riscurilor.
7. Experiență în negocierea contractelor și a acordurilor comerciale, asigurând respectarea intereselor organizației și a legislației în vigoare.
8. Experiență în reprezentarea organizației în relația cu autoritățile publice, cu partenerii de afaceri și cu alte entități externe.
9. Experiență în implementarea de sisteme de management al calității, conform standardelor ISO 9001, ISO 14001 sau ISO 45001.
10. Experiență în gestionarea proiectelor, conform metodologiei PMBOK sau PRINCE2, cu respectarea termenelor, bugetului și a obiectivelor stabilite.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

1. Cunoașterea aprofundată a principiilor și tehnicilor de management al calității, conform standardelor ISO 9001.
2. Cunoașterea metodologiilor de audit intern și extern, inclusiv a tehnicilor de eșantionare și a raportării deficiențelor.
3. Cunoașterea cadrului de referință COSO pentru controlul intern și a principiilor de guvernanță corporativă.
4. Cunoașterea legislației privind sănătatea și securitatea în muncă, inclusiv a normelor de prevenire și protecție.
5. Cunoașterea legislației privind mediul înconjurător, inclusiv a procedurilor de evaluare a impactului asupra mediului.
6. Cunoașterea principiilor de management al riscurilor, inclusiv a tehnicilor de identificare, evaluare și tratare a riscurilor.
7. Operare avansată de Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), inclusiv utilizarea funcțiilor complexe și a macro-urilor.
8. Utilizarea eficientă a sistemelor ERP (Enterprise Resource Planning), precum SAP, Oracle sau alte sisteme similare.
9. Utilizarea software-urilor de Business Intelligence (BI), precum Tableau, Power BI sau QlikView, pentru analiza datelor și generarea de rapoarte.
10. Cunoașterea și utilizarea software-urilor de audit, precum IDEA, ACL sau CaseWare.
11. Utilizarea sistemelor de management al documentelor (DMS), pentru organizarea, stocarea și distribuirea documentelor.
12. Cunoașterea și utilizarea software-urilor de proiectare tehnică, precum AutoCAD, SolidWorks sau alte programe similare (dacă este relevant pentru domeniu).
13. Utilizarea platformelor de colaborare online, precum Microsoft Teams, Slack sau Google Workspace.
14. Cunoașterea și utilizarea instrumentelor de analiză statistică, precum SPSS sau R (dacă este relevant pentru domeniu).
15. Utilizarea sistemelor de raportare electronică către autoritățile publice.
16. Cunoașterea și utilizarea tehnicilor de căutare și analiză a informațiilor online.
17. Utilizarea instrumentelor de videoconferință și de prezentare online.
18. Cunoașterea principiilor de securitate cibernetică și a tehnicilor de protecție a datelor.
19. Utilizarea sistemelor de management al identității și al accesului (IAM).
20. Cunoașterea principiilor de criptografie și de protecție a datelor confidențiale.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

1. Leadership puternic, capacitatea de a motiva și inspira echipe către atingerea obiectivelor.
2. Abilități excelente de comunicare, atât verbală, cât și scrisă, pentru a transmite informații complexe într-un mod clar și concis.
3. Capacitate de a lua decizii complexe, în condiții de incertitudine și presiune, bazate pe date și analiză.
4. Abilități de negociere și persuasiune, pentru a obține rezultate pozitive în relația cu diverse părți interesate.
5. Gândire strategică, capacitatea de a analiza situații complexe și de a dezvolta planuri de acțiune pe termen lung.
6. Orientare către rezultate, focalizare pe atingerea obiectivelor și depășirea așteptărilor.
7. Abilități de rezolvare a problemelor, identificarea cauzelor și implementarea soluțiilor eficiente.
8. Adaptabilitate și flexibilitate, capacitatea de a răspunde rapid la schimbări și de a gestiona situații neprevăzute.
9. Gestionarea conflictelor, capacitatea de a media și de a găsi soluții echitabile pentru toate părțile implicate.
10. Lucru în echipă, abilitatea de a colabora eficient cu colegii și de a contribui la succesul echipei.
11. Inteligență emoțională, capacitatea de a înțelege și de a gestiona propriile emoții și pe cele ale altora.
12. Abilități de delegare, capacitatea de a distribui sarcini și responsabilități în mod eficient.
13. Capacitate de a oferi feedback constructiv, atât pozitiv, cât și negativ, pentru a sprijini dezvoltarea profesională a angajaților.
14. Abilități de planificare și organizare, pentru a prioritiza sarcinile și a respecta termenele limită.
15. Atenție la detalii, pentru a asigura acuratețea și calitatea muncii.
16. Gândire critică, capacitatea de a analiza informațiile și de a evalua argumentele în mod obiectiv.
17. Capacitate de a gestiona timpul eficient, pentru a maximiza productivitatea și a reduce stresul.
18. Abilități de prezentare, pentru a comunica idei și informații într-un mod captivant și persuasiv.
19. Curiozitate intelectuală, dorința de a învăța și de a se dezvolta profesional.
20. Etică profesională, respectarea principiilor de integritate și onestitate în activitatea profesională.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Număr de audituri efectuate, procent de conformitate cu standardele, număr de deficiențe identificate, număr de recomandări implementate, timp mediu de răspuns la reclamații, grad de satisfacție a clienților/beneficiari, procent de respectare a bugetului alocat, număr de proiecte finalizate în termen, grad de îmbunătățire a proceselor, număr de rapoarte întocmite și depuse la timp, număr de angajați gestionați, rata de retenție a angajaților, număr de traininguri organizate, număr de îmbunătățiri continue implementate, reducerea costurilor operaționale, creșterea eficienței proceselor, număr de incidente raportate și rezolvate, număr de non-conformități corectate, îmbunătățirea indicatorilor de performanță a departamentului, grad de automatizare a proceselor, număr de brevete/inovații înregistrate.
6.2. Indicatori Calitativi: Capacitatea de a conduce și motiva echipe, eficiența comunicării și a colaborării, calitatea deciziilor luate, gradul de adaptabilitate la schimbări, abilitatea de a gestiona conflicte, calitatea relațiilor cu părțile interesate, capacitatea de a identifica și rezolva probleme complexe, eficiența procesului de audit, acuratețea și obiectivitatea rapoartelor, gradul de respectare a procedurilor, calitatea feedback-ului oferit, capacitatea de a inova și de a îmbunătăți procesele, gradul de implicare în dezvoltarea profesională a angajaților, capacitatea de a reprezenta organizația, respectarea eticii profesionale, capacitatea de a gestiona riscurile, calitatea planificării strategice, eficiența gestionării timpului, gradul de înțelegere a contextului legislativ și reglementar, capacitatea de a transmite viziunea organizației.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă, proactivitate, orientare către rezultate, reziliență, flexibilitate, gândire strategică, atenție la detalii, capacitate de analiză, abilități de comunicare, leadership, capacitate de delegare, gestionarea conflictelor, luarea deciziilor, adaptabilitate, gândire critică, etică profesională, colaborare, orientare către client, gestionarea timpului, rezolvarea problemelor, capacitate de inovare, gestionarea riscurilor, reprezentarea organizației, negociere, influențare, planificare, organizare, coordonare, monitorizare, evaluare, feedback, învățare continuă, gestionarea schimbării.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator, laptop, telefon mobil, imprimantă, scaner, fax, server de date, software de audit, software de management al documentelor, software de planificare strategică, software de raportare, sistem de videoconferință, proiector, ecran de proiectie, tableta grafică, sistem de arhivare electronică, instrumente de diagnosticare, echipamente de protecție personală (în funcție de domeniul de activitate), mijloace de transport (auto, avion, tren)..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.