FIȘĂ DE POST SECRETAR AL ORGANIZATIILOR UMANITARE

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:SECRETAR AL ORGANIZATIILOR UMANITARE

1.2. Cod C.O.R.:111434

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu directorii departamentelor, coordonatorii de proiect, personalul administrativ, echipele de comunicare și IT, pentru gestionarea fluxului informațional și a documentelor. Asistă conducerea în organizarea ședințelor și a evenimentelor. Externe: Colaborează cu furnizori de servicii administrative, parteneri organizaționali, agenții guvernamentale, ONG-uri, voluntari și alte entități externe, pentru facilitarea comunicării și a schimbului de informații.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Secretarul organizațiilor umanitare asigură suport administrativ și de secretariat pentru activitățile interne și externe ale organizației. Responsabilitățile includ gestionarea corespondenței, organizarea de întâlniri și evenimente, redactarea de documente, ținerea evidenței documentelor, gestionarea arhivei și asigurarea fluxului informațional. De asemenea, secretarul contribuie la buna funcționare a echipei prin facilitarea comunicării și menținerea unui mediu de lucru eficient. Este esențială cunoașterea limbii române, abilități de comunicare și organizare, precum și familiarizarea cu principiile și activitățile umanitare."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Redactarea și distribuirea corespondenței oficiale, inclusiv a rapoartelor către donatori și parteneri.
Gestionarea agendei directorului executiv și programarea întâlnirilor, conferințelor și deplasărilor.
Pregătirea și distribuirea materialelor pentru ședințele consiliului director și ale comitetelor operative.
Întocmirea proceselor-verbale ale ședințelor, asigurând acuratețea și concizia informațiilor.
Organizarea și gestionarea arhivei documentare, atât fizice, cât și electronice, respectând politica de confidențialitate.
Gestionarea fluxului de documente interne și externe, asigurând respectarea termenelor limită.
Coordonarea logistica a evenimentelor umanitare, inclusiv identificarea locațiilor, gestionarea invitațiilor și coordonarea transportului.
Asigurarea suportului administrativ pentru echipele de proiect, inclusiv gestionarea documentelor și a corespondenței.
Monitorizarea și actualizarea bazelor de date cu informații despre donatori, beneficiari și parteneri.
Gestionarea corespondenței cu voluntarii, inclusiv recrutarea, instruirea și monitorizarea activității lor.
Pregătirea de prezentări și materiale informative pentru campanii de conștientizare și strângere de fonduri.
Asigurarea suportului pentru gestionarea conturilor de social media ale organizației, inclusiv publicarea de conținut și monitorizarea comentariilor.
Gestionarea și actualizarea registrului donațiilor, asigurând transparența și conformitatea cu reglementările legale.
Colaborarea cu departamentul financiar pentru pregătirea rapoartelor financiare și a declarațiilor fiscale.
Asigurarea respectării procedurilor interne și a politicilor organizației în toate activitățile administrative."

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii medii complete, preferabil studii postliceale în domeniul administrativ sau secretariat.
Absolvirea cursurilor de specializare în secretariat, organizare de evenimente sau managementul documentelor.
Cunoașterea limbii române, scris și vorbit, la un nivel avansat.
Cunoștințe de operare a calculatorului (MS Office: Word, Excel, PowerPoint, Outlook) – nivel avansat.
Cunoștințe de utilizare a software-ului de gestionare a documentelor (DMS) – avantaj.
Cunoștințe de utilizare a platformelor de colaborare online (Google Workspace, Microsoft Teams) – avantaj.
Certificat de absolvire a unui curs de inițiere în domeniul protecției datelor cu caracter personal (GDPR) – avantaj.
Cunoștințe de limbi străine (engleza – obligatoriu, alte limbi – avantaj).
Atestat de formare în domeniul securității informațiilor – avantaj.
Experiență în utilizarea sistemelor de arhivare electronică și fizică – avantaj.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență minimă de 2 ani în roluri de secretariat sau asistență administrativă.
Experiență în gestionarea corespondenței și a documentelor, inclusiv redactare, arhivare și distribuire.
Experiență în organizarea și coordonarea de evenimente, ședințe și întâlniri.
Experiență în redactarea de procese-verbale și alte documente oficiale.
Experiență în utilizarea sistemelor de gestionare a documentelor și a arhivei.
Experiență în lucrul cu baze de date și în utilizarea software-ului de procesare a textului și a foilor de calcul.
Experiență în lucrul cu organizații non-guvernamentale sau instituții publice – avantaj.
Experiență în gestionarea informațiilor confidențiale și respectarea politicilor de confidențialitate.
Experiență în utilizarea platformelor de comunicare online și a instrumentelor de colaborare virtuală.
Experiență în lucrul cu echipe multidisciplinare și în coordonarea activităților administrative.
Experiență în gestionarea fluxurilor de lucru și respectarea termenelor limită.
Experiență în gestionarea corespondenței cu donatori și parteneri – avantaj.
Experiență în utilizarea sistemelor de raportare și analiză a datelor – avantaj.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Cunoașterea avansată a suitei Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Operare fluentă a sistemelor de operare Windows și macOS.
Cunoștințe solide de utilizare a programelor de editare text și a procesorilor de tabele.
Abilitatea de a redacta și formata documente complexe, respectând standardele organizației.
Cunoașterea principiilor de arhivare electronică și fizică.
Utilizarea eficientă a software-ului de gestionare a documentelor (DMS).
Cunoștințe de utilizare a platformelor de colaborare online (Google Workspace, Microsoft Teams).
Abilitatea de a utiliza sistemele de videoconferință (Zoom, Skype).
Cunoașterea principiilor de securitate a informațiilor și protecție a datelor.
Utilizarea eficientă a programelor de scanare și procesare a imaginii.
Cunoștințe de utilizare a programelor de creare a prezentărilor multimedia.
Abilitatea de a utiliza sistemele de raportare și analiză a datelor (ex: Power BI).
Cunoștințe de utilizare a platformelor de gestionare a proiectelor (ex: Asana, Trello).
Utilizarea eficientă a instrumentelor de căutare online și a bazelor de date.
Cunoașterea principiilor de editare și formatare a documentelor PDF.
Abilitatea de a utiliza instrumentele de criptare și securizare a datelor.
Cunoștințe de utilizare a software-ului de traducere automată – avantaj.
Experiență în utilizarea sistemelor de gestionare a relațiilor cu clienții (CRM) – avantaj.
Cunoștințe de programare de bază (ex: VBA) – avantaj.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilități excelente de comunicare scrisă și orală.
Capacitate de a lucra eficient atât independent, cât și în echipă.
Organizare impecabilă și atenție sporită la detalii.
Abilitatea de a prioritiza sarcinile și de a respecta termenele limită.
Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări.
Capacitate de a gestiona situații de stres și de a rezolva probleme.
Discreție și profesionalism în relațiile cu colegii și partenerii.
Abilități de negociere și de mediere.
Empatie și capacitate de a înțelege nevoile celorlalți.
Inițiativă și proactivitate în identificarea și rezolvarea problemelor.
Abilități de ascultare activă și de a oferi feedback constructiv.
Capacitatea de a lucra cu persoane din medii culturale diferite.
Abilități de planificare și de coordonare a activităților.
Capacitatea de a construi și menține relații profesionale.
Gândire analitică și capacitate de a sintetiza informații.
Orientare către rezultate și capacitatea de a atinge obiectivele stabilite.
Abilități de leadership și de a motiva echipa.
Capacitatea de a învăța rapid și de a se adapta la noi tehnologii.
Gestionarea eficientă a timpului și a resurselor.
Abilități de rezolvare a conflictelor și de a găsi soluții creative.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Număr de documente gestionate corect și la timp, acuratețea datelor introduse în baze de date, respectarea termenelor limită pentru raportare, număr de evenimente/ședințe organizate cu succes, reducerea erorilor administrative, gradul de satisfacție al colegilor și al partenerilor, eficiența fluxurilor de lucru, număr de corespondențe procesate, reducerea costurilor administrative, respectarea politicilor de confidențialitate, număr de procese-verbale redactate și distribuite la timp, număr de rapoarte generate conform cerințelor, gradul de utilizare a sistemelor de arhivare electronică, reducerea timpului de răspuns la solicitări, număr de documente scanate și indexate, gradul de automatizare a sarcinilor administrative, număr de probleme administrative rezolvate eficient, respectarea bugetului alocat activităților administrative, număr de proceduri administrative îmbunătățite.
6.2. Indicatori Calitativi: Calitatea redactării proceselor-verbale, acuratețea și claritatea informațiilor furnizate, respectarea formatelor și a standardelor organizaționale, gradul de profesionalism în comunicare, eficiența fluxului de informații, respectarea confidențialității datelor, gradul de satisfacție al beneficiarilor serviciilor de secretariat, calitatea relațiilor de lucru cu partenerii, respectarea politicilor interne de securitate a informațiilor, gradul de implicare în îmbunătățirea proceselor administrative, adaptabilitatea la cerințele specifice ale organizației, calitatea organizării evenimentelor și ședințelor, respectarea procedurilor de arhivare și recuperare a documentelor, gradul de utilizare eficientă a tehnologiei informației, respectarea termenelor limită pentru transmiterea documentelor, calitatea prezentării documentelor, respectarea politicilor de protecție a datelor cu caracter personal, gradul de implicare în activitățile de training și dezvoltare profesională, respectarea procedurilor de lucru standard, calitatea serviciilor de suport administrativ oferite.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă, atenție la detalii, capacitate de organizare, respectarea confidențialității, comunicare eficientă, flexibilitate, adaptabilitate, proactivitate, rezolvarea problemelor, gestionarea timpului, capacitatea de a lucra sub presiune, orientare către rezultate, capacitatea de a lucra în echipă, abilități de negociere, empatie, discreție, profesionalism, gândire analitică, capacitatea de a învăța rapid, reziliență, gestionarea conflictelor, capacitatea de a influența, colaborare, gestionarea schimbărilor, leadership, adaptabilitate culturală, responsabilitate, etică profesională.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator personal, imprimantă, scaner, copiator, telefon, fax, server de arhivare electronică, software de procesare a textului, software de foi de calcul, software de prezentare, sistem de management al documentelor, software de videoconferință, echipamente de scanare mobile, echipamente de arhivare fizică (dulapuri, rafturi), echipamente de protecție a datelor (hard disk-uri externe criptate, unități flash USB criptate), echipamente de protecție a vederii (filtre pentru monitor), echipamente de ergonomie (scaun ajustabil, suport pentru încheietură), software de gestionare a corespondenței, sistem de ticketing, echipamente de securitate fizică (lacăt, alarmă)..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.