FIȘĂ DE POST CONSILIER PRESEDINTE ORGANIZATIE PROFESIONALA NATIONALA

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:CONSILIER PRESEDINTE ORGANIZATIE PROFESIONALA NATIONALA

1.2. Cod C.O.R.:111429

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu președintele organizației, directorii executivi, șefii de departamente, consilierii juridici, specialiștii în comunicare și echipa administrativă pentru a asigura implementarea strategiei și atingerea obiectivelor. Externe: Colaborează cu reprezentanți ai guvernului, parteneri media, alte organizații profesionale, instituții de învățământ superior și potențiali sponsori pentru a promova interesele membrilor și a dezvolta proiecte comune.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

Consilierul Președintelui Organizației Profesionale Naționale asigură suport managerial și de comunicare pentru Președinte, contribuind la buna funcționare a structurii. Responsabilitățile includ coordonarea agendei, pregătirea documentelor, gestionarea corespondenței, reprezentarea Președintelui în diverse întâlniri și evenimente, precum și asistență în implementarea politicilor și strategiilor organizației. Persoana desemnată va colabora strâns cu echipa administrativă și cu membrii organizației, demonstrând discreție, profesionalism și o bună cunoaștere a activității specifice.

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

- Asigură suport direct Președintelui în exercitarea funcțiilor de conducere și reprezentare ale organizației.
- Gestionează și prioritizează agenda zilnică a Președintelui, inclusiv programări, întâlniri și deplasări.
- Redactează, revizuiește și distribuie corespondența oficială, note, rapoarte și prezentări.
- Pregătește documentația necesară pentru ședințele Consiliului Director și ale Adunării Generale.
- Filtrează și procesează informații, identificând aspecte relevante pentru luarea deciziilor.
- Coordonează fluxul de informații între Președinte, Consiliul Director, membrii organizației și parteneri externi.
- Asistă la negocierea și redactarea de contracte, acorduri de colaborare și alte documente juridice.
- Monitorizează implementarea deciziilor luate de Consiliul Director și raportează progresul.
- Gestionează relația cu mass-media și asigură comunicarea eficientă a mesajelor organizației.
- Reprezintă Președintele în diverse evenimente și întâlniri, conform mandatului primit.
- Asigură suport în pregătirea și implementarea strategiilor de advocacy și lobbying.
- Urmărește legislația relevantă și informează Președintele cu privire la modificările legislative.
- Colaborează cu departamentele interne pentru a asigura sinergia activităților.
- Gestionează arhivele Președintelui și asigură confidențialitatea informațiilor.
- Pregătește materiale de informare și prezentare pentru evenimente speciale și conferințe.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

- Studii superioare finalizate, preferabil în științe politice, științe administrative, drept, economie sau domenii conexe.
- Diplomă de masterat într-un domeniu relevant constituie un avantaj.
- Cunoștințe aprofundate despre structura și funcționarea organizațiilor profesionale, a instituțiilor publice și a proceselor legislative.
- Experiență profesională relevantă în management, comunicare, relații publice sau advocacy.
- Cunoștințe avansate de operare a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Abilități excelente de comunicare scrisă și orală, inclusiv redactare de documente oficiale și prezentări.
- Capacitate de analiză și sinteză a informațiilor, precum și de luare a deciziilor în situații complexe.
- Cunoștințe de limbi străine (engleză obligatoriu, alte limbi constituie un avantaj).
- Certificări în management de proiect sau comunicare pot fi un atuu.
- Capacitate de a lucra independent și în echipă, respectând termene limită și priorități.
- Familiarizarea cu principiile eticii profesionale și cu normele de confidențialitate.
- Cunoștințe de bază despre legislația muncii și a securității sociale.
- Experiență în gestionarea corespondenței oficiale și a fluxurilor de informații.
- Abilități de negociere și de reprezentare a organizației în diverse contexte.

5.2. Experiență Profesională:

- Experiență de minimum 3 ani în roluri de suport managerial, asistență administrativă sau relații publice.
- Experiență anterioară în organizații profesionale, instituții publice sau agenții guvernamentale constituie un avantaj.
- Experiență în redactarea și gestionarea documentelor oficiale, a corespondenței și a prezentărilor.
- Experiență în coordonarea agendei și gestionarea programului unei persoane cu funcție de conducere.
- Experiență în organizarea și coordonarea de evenimente, conferințe și întâlniri.
- Experiență în comunicarea cu mass-media și gestionarea relațiilor cu parteneri externi.
- Experiență în advocacy și lobbying, promovând interesele organizației.
- Experiență în monitorizarea legislației și în analiza impactului asupra organizației.
- Experiență în gestionarea proiectelor și în respectarea termenelor limită.
- Experiență în utilizarea eficientă a tehnologiei informației și a aplicațiilor de birou.
- Experiență în lucrul cu baze de date și în generarea de rapoarte.
- Experiență în gestionarea confidențialității informațiilor și respectarea normelor etice.
- Experiență în lucrul independent și în echipă, demonstrând abilități de colaborare și comunicare.
- Experiență în rezolvarea problemelor și în luarea deciziilor în situații complexe.
- Experiență în adaptarea la schimbări și în gestionarea priorităților multiple.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

- Operare fluentă a sistemelor de operare Windows și MacOS.
- Pachet Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) – nivel avansat.
- Cunoștințe solide de utilizare a aplicațiilor de videoconferință (Zoom, Microsoft Teams, Google Meet).
- Utilizare avansată a funcțiilor de filtrare, sortare și analiză de date în Microsoft Excel.
- Cunoștințe de utilizare a platformelor de gestionare a documentelor (SharePoint, Google Drive).
- Utilizare eficientă a sistemelor de management al relațiilor cu clienții (CRM) – avantaj.
- Familiaritate cu software de editare grafică (Adobe Photoshop, Illustrator) – avantaj.
- Cunoștințe de utilizare a platformelor de social media și de gestionare a conținutului (CMS).
- Utilizare de baze de date (SQL, Access) pentru generarea de rapoarte – avantaj.
- Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de analiză web (Google Analytics) – avantaj.
- Utilizare de software de planificare și gestionare a proiectelor (Microsoft Project, Asana) – avantaj.
- Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de transcriere audio și video – avantaj.
- Familiaritate cu platforme de e-mail marketing (Mailchimp, Constant Contact) – avantaj.
- Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de căutare și analiză a informațiilor online.
- Utilizare de software de criptare și securitate a datelor.
- Cunoștințe de utilizare a sistemelor de arhivare electronică.
- Familiaritate cu tehnologii de automatizare a proceselor (RPA) – avantaj.
- Utilizare de instrumente de colaborare online (Google Workspace, Microsoft 365).
- Cunoștințe de utilizare a platformelor de e-signature.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

- Abilitatea de comunicare scrisă și orală impecabilă, adaptată la diverse audiențe.
- Capacitate de a construi și menține relații profesionale solide cu stakeholderi interni și externi.
- Abilități excelente de negociere și persuasiune, pentru a reprezenta interesele organizației.
- Capacitate de a gestiona eficient timpul și prioritățile, în contexte de presiune.
- Abilitatea de a lucra independent și în echipă, demonstrând flexibilitate și colaborare.
- Capacitate de a rezolva probleme complexe, analizând informații și luând decizii informate.
- Abilitatea de a gestiona conflicte, găsind soluții constructive și menținând un climat pozitiv.
- Capacitate de a se adapta rapid la schimbări și de a învăța lucruri noi.
- Abilitatea de a gândi strategic și de a contribui la stabilirea obiectivelor organizației.
- Capacitatea de a conduce și motiva echipe, delegând sarcini și oferind feedback constructiv.
- Abilitatea de a asculta activ și de a înțelege perspective diferite.
- Capacitatea de a construi încredere și respect din partea colegilor și partenerilor.
- Abilitatea de a prezenta informații complexe într-un mod clar și concis.
- Capacitatea de a gestiona situații de criză și de a lua decizii rapide și eficiente.
- Abilitatea de a demonstra empatie și de a înțelege nevoile celorlalți.
- Capacitatea de a fi proactiv și de a identifica oportunități de îmbunătățire.
- Abilitatea de a gestiona informații confidențiale cu discreție și integritate.
- Capacitatea de a fi un ambasador al organizației, promovând valorile și obiectivele acesteia.
- Abilitatea de a demonstra leadership și de a inspira încredere.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Număr de rapoarte realizate și prezentate conducerii, gradul de implementare a strategiilor aprobate, număr de evenimente organizate și gradul de satisfacție al participanților, număr de parteneriate dezvoltate și impactul acestora asupra obiectivelor organizației, număr de membri noi înregistrați și rata de retenție a membrilor existenți, număr de solicitări de suport adresate și timpul mediu de răspuns, număr de articole publicate în mass-media și impactul asupra imaginii organizației, gradul de respectare a bugetului alocat, număr de proiecte inițiate și finalizate conform planului, număr de reclamații primite și rata de soluționare a acestora, număr de acțiuni de lobbying realizate și impactul asupra legislației relevante, număr de sondaje de opinie efectuate și gradul de acuratețe al datelor colectate, număr de audituri interne efectuate și numărul de recomandări implementate, număr de decizii de management influențate pozitiv, creșterea vizibilității organizației în mediul online, gradul de conformitate cu reglementările legale și interne, creșterea gradului de satisfacție al membrilor organizației, eficiența comunicării interne și externe, număr de inițiative de dezvoltare profesională a membrilor.
6.2. Indicatori Calitativi: Calitatea rapoartelor prezentate, relevanța strategiilor elaborate, eficacitatea comunicării cu stakeholderii, gradul de implicare în procesul decizional, coerența acțiunilor cu valorile organizației, capacitatea de a gestiona situații de criză, gradul de respectare a termenelor limită, claritatea prezentărilor, profesionalismul în interacțiune, capacitatea de a influența pozitiv percepția publică, eficiența lobby-ului, acuratețea datelor colectate, gradul de conformitate cu reglementările, calitatea relațiilor cu partenerii, nivelul de satisfacție al membrilor, gradul de inovare în abordare, capacitatea de a antrena și motiva echipa, eficiența soluționării conflictelor, capacitatea de a adapta strategia la schimbările din mediul extern, gradul de încredere inspirat în echipă și în conducere, calitatea argumentelor prezentate în discuțiile cu autoritățile.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă, proactivitate, orientare către rezultate, capacitate de a lucra sub presiune, reziliență, adaptabilitate, flexibilitate, atenție la detalii, capacitate de organizare, planificare strategică, gândire analitică, luare de decizii, comunicare eficientă, negociere, persuasiune, leadership, capacitate de a influența, gestionarea conflictelor, colaborare, lucru în echipă, orientare către client, gestionarea timpului, etică profesională, discreție, loialitate, capacitate de a învăța, gestionarea schimbării, rezolvarea problemelor, gândire critică, creativitate, încredere în sine, asumarea responsabilității, empatie, diplomație, respect pentru diversitate.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : NU

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator, laptop, telefon mobil, imprimantă, scaner, copiator, server de stocare, software de gestionare a documentelor, platforme de videoconferință, sistem de management al relațiilor cu clienții (CRM), software de contabilitate, programe de procesare text și foi de calcul, sisteme de prezentare, echipamente de audiovidere, mijloace de transport (autoturism, avion, tren), echipamente de protecție (în anumite situații), sisteme de securitate cibernetică, software de analiză statistică, platforme de social media..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.