FIȘĂ DE POST SECRETAR ORGANIZATIE PROFESIONALA, FILIALA JUDETEANA/ MUNICIPIU

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:SECRETAR ORGANIZATIE PROFESIONALA, FILIALA JUDETEANA/ MUNICIPIU

1.2. Cod C.O.R.:111428

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu președintele, membrii comitetului director, contabilii, alți secretari, personalul administrativ pentru asigurarea fluxului informațional și suportul activităților organizației. Externe: Colaborează cu instituții publice, parteneri, furnizori de servicii, alte organizații profesionale, mass-media pentru reprezentarea organizației și facilitarea relațiilor profesionale.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

„Secretarul organizației profesionale, la nivel județean/municipal, asigură suport administrativ și organizatoric pentru activitățile filialei. Responsabilitățile includ gestionarea corespondenței, întocmirea și evidența documentelor, organizarea ședințelor și a evenimentelor, ținerea evidenței membrilor și a cotizațiilor, precum și asigurarea legăturii între organizație și membrii săi. De asemenea, secretarul contribuie la respectarea prevederilor legale și statutare, oferind suport pentru raportare și comunicare cu structurile superioare.”

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Întocmirea și gestionarea corespondenței oficiale a filialei, inclusiv răspunsuri la solicitări și reclamații.
Organizarea și programarea ședințelor comitetului director și a adunărilor generale, pregătirea agendei și a materialelor necesare.
Redactarea și distribuirea proceselor-verbale ale ședințelor, asigurând respectarea termenelor de raportare.
Gestionarea evidenței membrilor, actualizarea bazelor de date și menținerea relației cu aceștia.
Înregistrarea și urmărirea cotizațiilor, generarea de rapoarte privind colectarea veniturilor.
Organizarea și coordonează evenimente, conferințe, seminarii și alte activități ale filialei.
Gestionarea arhivei filialei, asigurarea păstrării și accesibilității documentelor.
Întocmirea și depunerea declarațiilor și rapoartelor către autoritățile competente (ITM, AJFP etc.).
Asigurarea respectării prevederilor legale și statutare în activitatea filialei.
Gestionarea contractelor cu furnizori de servicii (curierat, audit, contabilitate etc.).
Monitorizarea și actualizarea informațiilor legislative relevante pentru activitatea organizației.
Pregătirea de materiale informative și de comunicare pentru membrii organizației.
Gestionarea și actualizarea site-ului web și a paginilor de social media ale filialei.
Colaborarea cu alte filiale și cu structurile centrale ale organizației.
Întocmirea de rapoarte periodice privind activitatea filialei, pentru conducerea centrală.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii medii complete, preferabil studii postliceale sau de specializare în domeniul administrativ, juridic sau economic.
Absolvirea unor cursuri de formare profesională în domeniul secretariatului, contabilității sau a legislației muncii constituie un avantaj.
Cunoștințe solide de operare pe calculator (Microsoft Office – Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Cunoștințe de contabilitate primară și fiscalitate.
Cunoștințe privind legislația muncii, a securității sociale și a protecției datelor cu caracter personal.
Cunoștințe privind procedurile de gestionare a documentelor și de arhivare.
Abilități de comunicare scrisă și verbală, precum și de relaționare cu publicul.
Capacitate de organizare și planificare a activităților, respectarea termenelor limită.
Cunoașterea limbii engleze sau a altei limbi străine reprezintă un avantaj.
Certificat de absolvire a unui curs de bune practici în domeniul secretariatului și gestionării informațiilor.
Experiență anterioară în activități de secretariat, administrativ-juridice sau contabile constituie un avantaj.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență minimă de 2 ani în activități de secretariat, administrativ-juridice sau contabile.
Experiență în gestionarea corespondenței și a documentelor, inclusiv întocmirea și arhivarea acestora.
Experiență în organizarea și coordonarea ședințelor, întocmirea proceselor-verbale și distribuirea acestora.
Experiență în gestionarea evidenței membrilor, actualizarea bazelor de date și comunicarea cu aceștia.
Experiență în întocmirea de rapoarte privind activitatea filialei, inclusiv rapoarte financiare.
Experiență în gestionarea contractelor cu furnizori de servicii, negocierea termenilor și condițiilor.
Experiență în utilizarea eficientă a programelor Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Experiență în gestionarea arhivei filialei, asigurarea păstrării și accesibilității documentelor.
Experiență în comunicarea cu autoritățile publice și cu alte organizații profesionale.
Experiență în gestionarea site-ului web și a paginilor de social media ale filialei constituie un avantaj.
Experiență în domeniul legislației muncii, a securității sociale și a protecției datelor cu caracter personal reprezintă un avantaj.
Experiență în gestionarea evenimentelor și conferințelor constituie un avantaj.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare fluentă a calculatorului și a suitei Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Utilizarea eficientă a programelor de contabilitate (ex: SAGA, QuickBooks) reprezintă un avantaj.
Cunoștințe solide de operare a sistemelor de arhivare electronică și fizică.
Utilizarea programelor de gestionare a bazelor de date (ex: Microsoft Access, MySQL).
Cunoștințe de operare a platformelor de e-mail marketing și de newsletter.
Utilizarea eficientă a instrumentelor de comunicare online (ex: Skype, Zoom, Microsoft Teams).
Cunoștințe de operare a sistemelor de management al documentelor (DMS).
Utilizarea programelor de editare grafică (ex: Adobe Photoshop, GIMP) reprezintă un avantaj.
Cunoștințe de operare a platformelor de social media (ex: Facebook, LinkedIn, Instagram).
Utilizarea eficientă a instrumentelor de căutare online și a motoarelor de căutare.
Cunoștințe de operare a sistemelor de management al resurselor umane (HRM).
Utilizarea programelor de generare a rapoartelor și a statisticilor.
Cunoștințe de operare a sistemelor de videoconferință.
Utilizarea eficientă a instrumentelor de colaborare online (ex: Google Workspace).
Cunoștințe de operare a sistemelor de securitate a informațiilor.
Utilizarea programelor de criptare a datelor.
Cunoștințe de operare a sistemelor de backup și recuperare a datelor.
Utilizarea programelor de diagnosticare și depanare a problemelor hardware și software.
Cunoștințe de operare a sistemelor de monitorizare a rețelei.
Utilizarea programelor de automatizare a sarcinilor administrative.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilități excelente de comunicare scrisă și verbală.
Capacitate de organizare și planificare a activităților.
Abilități de relaționare interpersonale și de lucru în echipă.
Capacitate de a gestiona situații de conflict și de a găsi soluții constructive.
Abilități de negociere și de persuasiune.
Orientare către detalii și acuratețe în muncă.
Abilitatea de a lucra sub presiune și de a respecta termene limită.
Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări.
Inițiativă și proactivitate în identificarea și rezolvarea problemelor.
Capacitate de a prioritiza sarcinile și de a gestiona timpul eficient.
Abilități de ascultare activă și de a înțelege nevoile celorlalți.
Empatie și capacitate de a construi relații de încredere.
Abilități de leadership și de a motiva echipa.
Capacitate de a lua decizii în mod responsabil și eficient.
Gândire analitică și abilitatea de a interpreta informații complexe.
Creativitate și abilitatea de a găsi soluții inovatoare.
Abilități de rezolvare a problemelor și de a lua inițiativă.
Atitudine pozitivă și entuziasm în muncă.
Discreție și confidențialitate în gestionarea informațiilor sensibile.
Abilități de adaptare la diferite culturi și medii de lucru.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Numărul de documente procesate pe lună, numărul de corespondențe trimise/primite, numărul de ședințe organizate, numărul de rapoarte întocmite, numărul de membri înregistrați, gradul de respectare a termenelor limită, numărul de reclamații/solicitări rezolvate, gradul de satisfacție al membrilor, numărul de evenimente organizate, numărul de parteneriate dezvoltate, gradul de acuratețe a datelor introduse, numărul de erori detectate, numărul de proceduri actualizate, numărul de instruiri efectuate, gradul de utilizare a sistemelor informatice, numărul de contribuții la îmbunătățirea proceselor, numărul de proceduri de lucru documentate, numărul de documente arhivare, numărul de proceduri de audit implementate, gradul de respectare a politicilor interne.
6.2. Indicatori Calitativi: Respectarea procedurilor interne, acuratețea documentelor, claritatea corespondenței, profesionalismul în interacțiunile cu membrii, eficiența organizării ședințelor, respectarea confidențialității, promptitudinea răspunsurilor, calitatea rapoartelor întocmite, gradul de satisfacție al membrilor cu serviciile prestate, respectarea termenelor limită, calitatea arhivei, gradul de utilizare corectă a sistemelor informatice, calitatea documentării procedurilor, respectarea politicilor interne, profesionalismul în gestionarea situațiilor de conflict, claritatea prezentărilor, calitatea comunicării cu partenerii, respectarea standardelor de calitate, gradul de implicare în îmbunătățirea proceselor, calitatea prezentării informațiilor, gradul de adaptare la schimbări.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă, atenție la detalii, organizare, comunicare, adaptabilitate, responsabilitate, profesionalism, empatie, perseverență, etică profesională, discreție, obiectivitate, cooperare, gestionarea timpului, rezolvarea problemelor, gândire analitică, luarea deciziilor, gestionarea conflictelor, orientare către rezultate, gestionarea stresului.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : NU

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator, imprimantă, scaner, copiator, telefon, fax, arhivă fizică, arhivă electronică, sistem de management al documentelor, software de procesare a textului, software de foi de calcul, software de prezentare, sistem de management al corespondenței, sistem de management al membrilor, echipamente de birou (agende, pixuri, dosare), echipamente de protecție (în funcție de specificul organizației)..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.