FIȘĂ DE POST VICEPRESEDINTE ORGANIZATIE PROFESIONALA, FILIALA JUDETEANA/ MUNICIPIU

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:VICEPRESEDINTE ORGANIZATIE PROFESIONALA, FILIALA JUDETEANA/ MUNICIPIU

1.2. Cod C.O.R.:111427

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu președintele organizației, directorul executiv, consilierii, membrii comitetului director, personalul administrativ și coordonatorii de proiecte pentru a implementa strategia organizațională și a asigura funcționarea eficientă a filialei. Externe: Colaborează cu alte organizații profesionale, autorități publice, parteneri media, furnizori de servicii și potențiali sponsori pentru a promova interesele membrilor și a dezvolta proiecte comune.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

„Vicepreședintele Filialei Județene/Municipiului are rolul de a asista președintele în conducerea și coordonarea activităților organizației profesionale. Responsabilitățile includ reprezentarea organizației în diverse situații, asigurarea implementării programelor și a hotărârilor luate de conducere, coordonarea grupurilor de lucru, menținerea legăturii cu membrii și cu alte instituții, precum și promovarea intereselor profesionale ale membrilor în cadrul comunității locale. Colaborează strâns cu echipa managerială pentru a atinge obiectivele stabilite și a consolida imaginea organizației.”

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

- Asigură suportul președintelui în gestionarea și coordonarea activităților filialei, conform statutului și regulamentului intern.
- Reprezintă organizația în relațiile cu autoritățile publice locale, instituții de învățământ și alte organizații profesionale.
- Participă la elaborarea și implementarea strategiei filialei, contribuind la atingerea obiectivelor stabilite.
- Coordonează grupurile de lucru și comisiile de lucru, asigurând respectarea termenelor și calitatea rezultatelor.
- Monitorizează activitatea membrilor filialei, identificând oportunități de dezvoltare și soluționând eventualele probleme.
- Organizează și participă la evenimente profesionale, conferințe, seminarii și alte manifestări similare.
- Asigură legătura cu mass-media, promovând imaginea organizației și realizările membrilor.
- Elaborează rapoarte și prezentări privind activitatea filialei, pentru aprobarea conducerii centrale.
- Colaborează cu serviciul de resurse umane în vederea identificării și recrutării de noi membri.
- Participă la elaborarea și implementarea politicilor de formare profesională pentru membrii filialei.
- Asigură respectarea prevederilor legale și a normelor etice în activitatea filialei.
- Gestionează corespondența și arhivele filialei, asigurând confidențialitatea informațiilor.
- Analizează și interpretează date statistice privind evoluția profesiei, pentru a fundamenta deciziile strategice.
- Propune măsuri de îmbunătățire a eficienței activității filialei, în conformitate cu obiectivele organizației.
- Reprezintă filiala în cadrul consiliilor consultative și comisiilor de lucru la nivel județean/municipal.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

- Studii superioare de specialitate în domeniul economic, juridic, administrativ sau în domeniul specific profesiei reprezentate de organizație.
- Diplomă de masterat în management, leadership, resurse umane sau alte domenii relevante pentru conducerea unei organizații.
- Experiență profesională relevantă de minim 5 ani în domeniul de activitate al organizației, preferabil în poziții de conducere sau coordonare.
- Cunoștințe aprofundate a legislației muncii, a drepturilor și obligațiilor profesionale, precum și a reglementărilor specifice domeniului de activitate.
- Cunoștințe solide de management strategic, planificare, bugetare și raportare financiară.
- Abilități excelente de comunicare, negociere, persuasiune și relaționare interumană.
- Cunoștințe avansate de utilizare a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) și a altor aplicații software specifice.
- Certificări în management de proiect, leadership sau alte domenii relevante, constituie un avantaj.
- Cunoașterea limbii engleze, nivel avansat, reprezintă un avantaj.
- Capacitate de a lucra în echipă și de a motiva membrii organizației.
- Abilități de analiză și sinteză a informațiilor, precum și de luare a deciziilor în situații complexe.
- Cunoștințe de marketing și promovare a organizației, inclusiv utilizarea platformelor online și a rețelelor sociale.
- Capacitate de a gestiona situații de criză și de a găsi soluții creative la problemele apărute.
- Familiaritate cu principiile și practicile de bune guvernare și de responsabilitate socială.

5.2. Experiență Profesională:

- Experiență de minim 5 ani în activități de management, coordonare sau conducere în cadrul unei organizații, instituții publice sau companii private.
- Experiență demonstrată în gestionarea de proiecte, respectând termenele și bugetele stabilite.
- Experiență în reprezentarea unei organizații în relația cu autoritățile publice, parteneri externi și mass-media.
- Experiență în elaborarea și implementarea de strategii de dezvoltare organizațională și de marketing.
- Experiență în gestionarea resurselor umane, inclusiv recrutare, formare și evaluare a performanțelor.
- Experiență în negocierea de contracte și parteneriate cu furnizori, clienți și alte părți interesate.
- Experiență în gestionarea financiară, inclusiv bugetare, contabilitate și raportare.
- Experiență în organizarea și coordonarea de evenimente, conferințe, seminarii și alte activități similare.
- Experiență în utilizarea de software de management și de raportare, precum și a platformelor online și a rețelelor sociale.
- Experiență în identificarea și rezolvarea de probleme, precum și în luarea de decizii în situații de criză.
- Experiență în construirea și menținerea de relații profesionale solide cu diverse părți interesate.
- Experiență în monitorizarea și evaluarea impactului activităților organizației, precum și în identificarea de oportunități de îmbunătățire.
- Experiență în lucrul cu voluntari și în motivarea lor pentru a atinge obiectivele organizației.
- Experiență în mediul specific profesiei reprezentate de organizație, înțelegerea provocărilor și oportunităților din domeniu.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

- Operare fluentă a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Cunoștințe avansate de utilizare a software-ului de contabilitate și de raportare financiară.
- Utilizarea eficientă a platformelor de comunicare online (e-mail, videoconferință, mesagerie instant).
- Cunoștințe de operare a sistemelor de management al documentelor și de arhivare electronică.
- Utilizarea software-ului CRM (Customer Relationship Management) pentru gestionarea relațiilor cu membrii și partenerii.
- Cunoștințe de utilizare a software-ului de marketing digital (SEO, SEM, social media management).
- Utilizarea instrumentelor de analiză a datelor și de raportare (Google Analytics, Tableau, Power BI).
- Cunoștințe de operare a sistemelor de securitate cibernetică și de protecție a datelor.
- Utilizarea platformelor de e-learning și de gestionare a cursurilor online.
- Cunoștințe de operare a echipamentelor de birou (imprimantă, scanner, copiator).
- Utilizarea software-ului de videoconferință (Zoom, Microsoft Teams, Google Meet).
- Cunoștințe de utilizare a bazelor de date și a limbajelor de interogare (SQL).
- Utilizarea platformelor de gestionare a proiectelor (Asana, Trello, Jira).
- Cunoștințe de operare a sistemelor de management al conținutului (CMS) - WordPress, Drupal.
- Utilizarea software-ului de editare grafică (Adobe Photoshop, Illustrator) - nivel de bază.
- Cunoștințe de operare a sistemelor de management al resurselor umane (HRM).
- Utilizarea platformelor de colaborare online (Google Workspace, Microsoft 365).
- Cunoștințe de operare a sistemelor de management al evenimentelor.
- Utilizarea software-ului de teleconferință și de call center.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

- Abilități excelente de comunicare orală și scrisă, adaptate diverselor audiențe.
- Capacitate de a conduce și motiva echipe, promovând un climat de lucru pozitiv și colaborativ.
- Abilități de negociere și persuasiune, pentru a obține acorduri avantajoase pentru organizație.
- Capacitate de a lua decizii în situații complexe și de a asuma responsabilitatea pentru acestea.
- Abilități de rezolvare a problemelor, identificând cauzele și implementând soluții eficiente.
- Abilitatea de a gestiona conflicte și de a găsi soluții constructive.
- Capacitate de a lucra sub presiune și de a respecta termene limită.
- Abilități de planificare și organizare, pentru a prioritiza sarcinile și a optimiza resursele.
- Capacitate de a gândi strategic și de a dezvolta viziuni pe termen lung.
- Abilități de adaptare la schimbare și de a învăța rapid.
- Capacitate de a construi și menține relații profesionale solide.
- Abilități de leadership, inspirând și ghidând echipa către atingerea obiectivelor.
- Capacitate de a delega responsabilități și de a oferi feedback constructiv.
- Abilități de prezentare, pentru a comunica eficient informații complexe.
- Capacitate de a asculta activ și de a înțelege perspectivele diferite.
- Abilități de gestionare a timpului, pentru a maximiza productivitatea.
- Capacitate de a lucra independent și de a iniția proiecte.
- Abilități de gestionare a stresului și de menținere a echilibrului emoțional.
- Capacitate de a gândi critic și de a analiza informații.
- Abilități de networking și de creare de oportunități.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Număr de membri noi înscriși, creștere procentuală a cotizațiilor, grad de satisfacție al membrilor (rezultat din sondaje), număr de evenimente organizate, număr de parteneriate stabilite, valoarea totală a proiectelor obținute, număr de rapoarte întocmite și depuse la timp, număr de reclamații sau solicitări primite și rezolvate, număr de articole sau comunicate de presă publicate, număr de vizitatori pe site-ul organizației, creștere a gradului de conștientizare a organizației în comunitate (măsurat prin sondaje), număr de evenimente de promovare a organizației, număr de acțiuni de voluntariat desfășurate, număr de colaborări cu alte organizații profesionale, număr de sesiuni de formare profesională organizate, număr de participanți la evenimente, grad de implicare a membrilor în activitățile organizației, număr de proiecte de advocacy implementate, număr de acțiuni de lobbying realizate, număr de recomandări pozitive primite de la parteneri.
6.2. Indicatori Calitativi: Calitatea relațiilor cu membrii, eficiența comunicării interne și externe, gradul de satisfacție al partenerilor, coerența mesajelor transmise, impactul acțiunilor de advocacy, calitatea rapoartelor întocmite, gradul de implicare a membrilor în luarea deciziilor, gradul de inovare în soluțiile propuse, calitatea evenimentelor organizate, eficiența procesului de rezolvare a problemelor, gradul de respectare a valorilor organizației, calitatea colaborării cu alte instituții, gradul de adaptabilitate la schimbări legislative, coerența strategiei de comunicare, calitatea reprezentării organizației în relațiile publice, gradul de profesionalism al echipei, gradul de transparență în gestionarea resurselor, calitatea documentelor de lucru, eficiența procesului de feedback, gradul de respectare a termenelor limită.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă, proactivitate, orientare către rezultate, capacitate de delegare, abilități de negociere, leadership, rezolvarea conflictelor, luarea deciziilor, gândire strategică, comunicare eficientă, adaptabilitate, orientare către client (membri), gestionarea timpului, etică profesională, colaborare, gestionarea stresului, gândire critică, flexibilitate, empatie, capacitate de a motiva, atenție la detalii.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator, laptop, telefon mobil, imprimantă, scaner, fax, software de contabilitate, software de management al relațiilor cu clienții (CRM), platforme de comunicare online (e-mail, videoconferință), software de procesare a textului, software de prezentare, software de gestionare a proiectelor, echipamente de audioconferință, echipamente de videoconferință, echipamente de prezentare (proiector, ecran)..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.