FIȘĂ DE POST SECRETAR NATIONAL ORGANIZATIE PROFESIONALA NATIONALA

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:SECRETAR NATIONAL ORGANIZATIE PROFESIONALA NATIONALA

1.2. Cod C.O.R.:111425

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu Președintele, Consiliul Director, Secretarul General Adjunct, Responsabilii de departamente (Juridic, Financiar, Comunicare), Echipele de proiect pentru asigurarea conformității procedurale și implementarea hotărârilor. Externe: Colaborează cu Ministerul Muncii și Protecției Sociale, alte organizații profesionale, instituții guvernamentale, parteneri externi, furnizori de servicii, mass-media pentru reprezentarea organizației și facilitarea dialogului.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

„Secretarul Național al Organizației Profesionale Naționale coordonează și gestionează activitățile organizației, asigurând buna funcționare a acesteia. El/Ea reprezintă organizația în relațiile cu autoritățile publice, partenerii sociali și mass-media, având responsabilitatea de a implementa strategia generală stabilită de conducere. Sarcinile includ gestionarea documentelor, organizarea evenimentelor, redactarea de rapoarte, precum și asigurarea respectării prevederilor legale și statutare. Secretarul Național este un punct central de legătură între membrii organizației și structurile sale interne și externe, contribuind la promovarea drepturilor și intereselor profesionale ale acestora.”

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Gestionarea corespondenței oficiale și a fluxului de documente interne și externe.
Redactarea și diseminarea comunicatelor de presă, a rapoartelor și a altor documente oficiale.
Organizarea și coordonarea ședințelor consiliului director, a adunărilor generale și a altor evenimente specifice.
Asigurarea respectării prevederilor statutare și ale legislației în vigoare privind activitatea organizațiilor profesionale.
Reprezentarea organizației în relațiile cu autoritățile publice, cu partenerii sociali și cu alte organizații neguvernamentale.
Monitorizarea și analiza legislației și a reglementărilor relevante pentru domeniul de activitate al organizației.
Gestionarea bugetului organizației, conform aprobărilor consiliului director.
Coordonarea activității de comunicare a organizației, inclusiv prin intermediul site-ului web și a rețelelor sociale.
Întocmirea și actualizarea dosarelor de înregistrare și de raportare către autoritățile competente.
Gestionarea relațiilor cu membrii organizației, inclusiv primirea și soluționarea reclamațiilor.
Organizarea și coordonează procesul de înscriere și de colectare a cotizațiilor membrilor.
Elaborarea proiectelor de hotărâri și de proceduri interne.
Asigurarea arhivării documentelor conform reglementărilor legale.
Pregătirea materialelor pentru auditul intern și extern.
Participarea la negocieri colective privind drepturile și obligațiile profesionale ale membrilor.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii universitare de licență, preferabil în științe juridice, științe administrative sau economice.
Experiență profesională relevantă în domeniul juridic, administrativ sau în administrația publică, de minimum 5 ani.
Cunoștințe aprofundate a legislației privind organizațiile neguvernamentale, a dreptului muncii și a dreptului sindical.
Cunoștințe avansate de operare a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Cunoștințe de limbi străine (engleză obligatoriu, alte limbi constituie un avantaj).
Certificat de formare profesională în domeniul administrației publice sau al managementului organizațional (constituie un avantaj).
Abilități excelente de comunicare scrisă și orală, precum și de negociere.
Cunoștințe de contabilitate și de gestionare a bugetului (constituie un avantaj).
Cunoștințe de marketing și de promovare a organizațiilor (constituie un avantaj).
Certificare în domeniul managementului proiectelor (constituie un avantaj).
Experiență în redactarea de documente juridice și administrative.
Capacitate de a lucra în echipă și de a coordona activități.
Cunoștințe despre procedurile de achiziție publică (constituie un avantaj).
Abilități de analiză și de sinteză a informațiilor.
Cunoștințe despre GDPR și alte reglementări privind protecția datelor cu caracter personal.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență de minimum 5 ani în gestionarea documentelor și a fluxurilor de informații, preferabil în organizații cu structură complexă.
Experiență în coordonarea și organizarea de evenimente, ședințe, conferințe și alte activități specifice organizațiilor profesionale.
Experiență în relații publice și comunicare, inclusiv redactarea de comunicate de presă, rapoarte și alte materiale promoționale.
Experiență în reprezentarea unei organizații în fața autorităților publice, a partenerilor sociali și a mass-media.
Experiență în gestionarea bugetului unei organizații și în monitorizarea cheltuielilor.
Experiență în administrarea unei baze de date cu membri și în gestionarea cotizațiilor.
Experiență în negocierea de contracte și acorduri cu furnizori de servicii și parteneri.
Experiență în redactarea de documente juridice și administrative, inclusiv statutul unei organizații și proceduri interne.
Experiență în gestionarea proiectelor și în implementarea de strategii de dezvoltare a organizației.
Experiență în asigurarea conformității legale a unei organizații și în gestionarea riscurilor.
Experiență în utilizarea eficientă a tehnologiei informației și a comunicațiilor pentru a sprijini activitățile organizației.
Experiență în conducerea unei echipe și în motivarea angajaților.
Experiență în gestionarea conflictelor și în găsirea de soluții eficiente.
Experiență în monitorizarea și evaluarea performanței organizației.
Experiență în îmbunătățirea continuă a proceselor și procedurilor organizaționale.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare avansată a sistemului de operare Windows și a aplicațiilor Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Cunoașterea și utilizarea eficientă a sistemelor de gestionare a documentelor (DMS).
Utilizarea platformelor de colaborare online (ex: Microsoft Teams, Google Workspace).
Cunoașterea și utilizarea software-urilor de contabilitate (ex: SAP, SAGA).
Utilizarea sistemelor de gestionare a bazelor de date (ex: MySQL, PostgreSQL).
Cunoștințe de programare (ex: HTML, CSS, JavaScript) - constituie un avantaj.
Utilizarea software-urilor de editare grafică (ex: Adobe Photoshop, GIMP) - constituie un avantaj.
Utilizarea platformelor de e-mail marketing (ex: Mailchimp, Sendinblue).
Cunoștințe de securitate cibernetică și protecție a datelor.
Utilizarea software-urilor de videoconferință (ex: Zoom, Skype).
Cunoștințe de administrare a rețelelor de socializare (ex: Facebook, LinkedIn).
Utilizarea software-urilor de analiză statistică (ex: SPSS, R).
Cunoștințe de gestiune a website-urilor și a platformelor de publicare online (CMS).
Utilizarea instrumentelor de monitorizare a performanței website-urilor (ex: Google Analytics).
Cunoștințe de SEO (Search Engine Optimization).
Utilizarea software-urilor de creare de prezentări interactive.
Cunoștințe de automatizare a proceselor (ex: RPA).
Utilizarea instrumentelor de criptare a datelor.
Cunoștințe despre tehnologii cloud (ex: AWS, Azure, Google Cloud).
Utilizarea platformelor de gestionare a proiectelor (ex: Jira, Asana).

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilități excelente de comunicare scrisă și orală, inclusiv prezentare publică.
Capacitate de a asculta activ și de a înțelege perspective diferite.
Abilități de negociere și de mediere în situații de conflict.
Capacitate de a lucra eficient sub presiune și în respectarea termenelor limită.
Abilități de organizare și de planificare a activităților.
Capacitate de a gestiona multiple sarcini simultan și de a prioritiza eficient.
Abilități de leadership și de motivare a echipei.
Capacitate de a lua decizii informate și de a asuma responsabilitate.
Abilități de rezolvare a problemelor și de gândire critică.
Capacitate de a lucra autonom și de a iniția proiecte.
Abilități de adaptare la schimbări și de învățare continuă.
Capacitate de a construi și menține relații profesionale solide.
Abilități de a oferi și primi feedback constructiv.
Capacitate de a lucra în echipă și de a colabora eficient.
Abilități de a gestiona timpul și de a respecta termenele limită.
Capacitate de a gestiona situații de criză și de a lua măsuri adecvate.
Abilități de a influența și de a convinge interlocutorii.
Capacitate de a demonstra empatie și de a înțelege nevoile celorlalți.
Abilități de a gestiona conflicte și de a găsi soluții constructive.
Capacitate de a demonstra flexibilitate și de a răspunde eficient la cerințe neprevăzute.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Numărul de ședințe și evenimente organizate, gradul de satisfacție al participanților la evenimente, numărul de rapoarte și documente elaborate, numărul de membri noi înregistrați, gradul de implementare a hotărârilor luate în ședințe, numărul de reclamații și solicitări primite și rezolvate, numărul de parteneriate și acorduri de colaborare stabilite, volumul de corespondență gestionată (e-mailuri, scrisori), numărul de articole și comunicate de presă publicate, numărul de vizitatori unici pe site-ul organizației, gradul de creștere a vizibilității organizației în media, numărul de solicitări de informații primite și răspunsuri formulate, numărul de audituri interne și externe gestionate, numărul de proiecte implementate în conformitate cu planul, gradul de respectare a bugetului alocat, numărul de erori sau omisiuni identificate în procesele administrative, numărul de reclamații primite din partea membrilor, numărul de sesiuni de training organizate pentru membrii organizației, numărul de participări la conferințe și evenimente relevante pentru sectorul de activitate, gradul de conformitate cu reglementările legale și interne, numărul de recomandări implementate pentru îmbunătățirea proceselor organizaționale.
6.2. Indicatori Calitativi: Calitatea redactării și claritatea documentelor oficiale, acuratețea și completitudinea informațiilor furnizate membrilor, eficiența organizării ședințelor și a evenimentelor, respectarea confidențialității informațiilor, profesionalismul în relațiile cu membrii, partenerii și mass-media, capacitatea de a gestiona situații de criză cu calm și eficiență, abilitatea de a construi și menține relații de încredere cu părțile interesate, calitatea comunicării interne și externe, gradul de respectare a procedurilor și a reglementărilor, eficiența procesului decizional, calitatea implementării hotărârilor, gradul de satisfacție al membrilor cu serviciile oferite, profesionalismul în gestionarea corespondenței, capacitatea de a reprezenta organizația în mod adecvat, calitatea prezentărilor și a discursurilor, eficiența în rezolvarea problemelor, capacitatea de a anticipa și de a răspunde la schimbări, calitatea documentării ședințelor și a evenimentelor, respectarea termenelor limită, calitatea raportării către conducere, acuratețea și relevanța informațiilor furnizate pentru luarea deciziilor, gradul de implicare în dezvoltarea strategiei organizației.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă în identificarea și propunerea de îmbunătățiri ale proceselor administrative, capacitate de a lucra independent și de a lua decizii în limitele mandatului, adaptabilitate la schimbări legislative și organizaționale, perseverență în atingerea obiectivelor, atenție la detalii și acuratețe în executarea sarcinilor, abilitate de a gestiona conflicte și de a găsi soluții constructive, etică profesională și respectarea confidențialității, capacitate de a influența și de a convinge, orientare către rezultate și eficiență, comunicare eficientă și relaționare interpersonale, proactivitate în identificarea și rezolvarea problemelor, gestionarea eficientă a timpului și prioritizarea sarcinilor, abilitate de a lucra în echipă și de a colabora cu diverse departamente, asumarea responsabilității pentru rezultatele proprii, flexibilitate în adaptarea la cerințele organizației, capacitate de a gestiona stresul și de a lucra sub presiune, reziliență în fața obstacolelor, capacitate de a învăța rapid și de a se adapta la noi tehnologii, implicare activă în dezvoltarea organizației, respectarea valorilor și a culturii organizaționale.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : NU

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator personal, imprimantă multifuncțională, scaner, telefon fix, telefon mobil, software de procesare a textului (Microsoft Word sau echivalent), software de calcul tabelar (Microsoft Excel sau echivalent), software de prezentare (Microsoft PowerPoint sau echivalent), software de management al documentelor, software de gestionare a e-mailurilor, sistem de arhivare electronică, echipamente de videoconferință, proiector, ecran de proiectie, microfon, sistem de sonorizare, echipamente de copiere, fax, echipamente de scanare a documentelor, echipamente de imprimare a materialelor promoționale, software de contabilitate, software de gestiune a membrilor, platformă de comunicare internă, echipamente de protecție a datelor (antivirus, firewall), dispozitive de stocare externă (hard disk, stick USB)..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.