FIȘĂ DE POST VICEPRESEDINTE ASOCIATIE PATRONALA
Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]
SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI
1.1. Denumirea postului:VICEPRESEDINTE ASOCIATIE PATRONALA
1.2. Cod C.O.R.:111422
1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]
1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare
1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]
SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE
2.1. Relații ierarhice (de subordonare):
Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]
2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):
Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]
2.3. Relații funcționale (de colaborare):
Interne: Colaborează cu Președintele pentru definirea strategiei și implementarea deciziilor, cu Directorul Executiv pentru coordonarea operațională, cu membrii Comitetului Director pentru aprobarea proiectelor, cu șeful departamentului de comunicare pentru promovarea activităților, cu echipa administrativă pentru suport logistic. Externe: Colaborează cu reprezentanți ai guvernului, cu alte asociații de profil, cu parteneri media, cu furnizori de servicii, cu potențiali investitori, cu membrii asociației pentru a asigura reprezentarea intereselor.
SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI
„Vicepreședintele Asociației Patronale are rolul de a sprijini președintele în conducerea și coordonarea activităților asociației. Responsabilitățile includ reprezentarea asociației în relația cu partenerii externi, participarea la elaborarea și implementarea strategiilor, monitorizarea și evaluarea proiectelor, precum și asigurarea respectării statului juridic. De asemenea, acesta contribuie la promovarea intereselor membrilor asociației, la crearea unui climat de afaceri favorabil și la consolidarea imaginii asociației în comunitate, acționând ca un punct focal pentru comunicare și colaborare.”
SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE
- Reprezintă asociația în relațiile cu autoritățile publice, instituții guvernamentale și alte organizații profesionale.
- Sprijină președintele în elaborarea și implementarea strategiei de dezvoltare a asociației, în concordanță cu obiectivele stabilite.
- Coordonează activitățile comisiilor de lucru și grupurilor de lucru din cadrul asociației, asigurând fluxul informațional și respectarea termenelor.
- Monitorizează și analizează evoluția mediului de afaceri, identificând oportunități și amenințări pentru membrii asociației.
- Elaborează și prezintă rapoarte privind activitățile desfășurate, evidențiind rezultatele obținute și propunând măsuri corective.
- Participă la negocierea contractelor și acordurilor de parteneriat, în vederea promovării intereselor membrilor asociației.
- Asigură respectarea regimului juridic al asociației, inclusiv a prevederilor legale privind contabilitatea și raportarea financiară.
- Reprezintă asociația în relația cu mass-media, contribuind la promovarea unei imagini pozitive și la informarea publicului.
- Gestionează relația cu membrii asociației, oferind suport și consultanță în problemele specifice activității lor.
- Coordonează activitățile de lobbying în vederea influențării politicilor publice în favoarea sectorului de activitate reprezentat.
- Supervizează organizarea și desfășurarea evenimentelor, conferințelor și seminariilor din cadrul asociației.
- Contribuie la identificarea și atragerea de noi membri în asociație.
- Asigură legătura cu alte asociații patronale, la nivel național și internațional.
- Monitorizează implementarea politicilor și programelor de dezvoltare a sectorului de activitate.
- Gestionează resursele financiare ale asociației, conform dispozițiilor legale și a bugetului aprobat.
SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI
5.1. Studii și Calificări:
- Absolvire studii superioare de specialitate (economie, drept, științe administrative, relații internaționale sau domenii conexe).
- Experiență profesională relevantă, preferabil în domeniul de activitate al asociației patronale sau în administrație publică.
- Cunoștințe aprofundate privind legislația națională și europeană relevantă pentru sectorul de activitate.
- Cunoștințe solide privind funcționarea organizațiilor neguvernamentale și a asociațiilor patronale.
- Cunoștințe avansate de operare a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
- Abilități excelente de comunicare scrisă și orală, inclusiv prezentări publice.
- Capacitate de negociere și de reprezentare a asociației în relația cu partenerii externi.
- Cunoștințe de limbi străine (engleză obligatoriu, alte limbi constituie un avantaj).
- Certificări sau atestate în domeniul managementului de proiect, leadership sau alte domenii relevante (constituie un avantaj).
- Capacitate de a lucra în echipă și de a coordona activități complexe.
- Cunoștințe privind principiile de marketing și de promovare a unei organizații.
- Înțelegerea mediului de afaceri și a factorilor care influențează dezvoltarea economică.
- Abilitatea de a analiza date statistice și de a elabora rapoarte.
- Capacitate de a lua decizii strategice și de a gestiona situații de criză.
5.2. Experiență Profesională:
- Experiență minimă de 5 ani în managementul de proiecte, preferabil în sectorul de activitate al asociației.
- Experiență demonstrată în coordonarea echipelor și în gestionarea resurselor umane.
- Experiență în relații cu autoritățile publice și instituțiile guvernamentale, inclusiv în domeniul lobbying-ului.
- Experiență în negocierea contractelor și acordurilor de parteneriat, cu focus pe interesele membrilor asociației.
- Experiență în reprezentarea organizațiilor în relația cu mass-media și publicul larg.
- Experiență în elaborarea și implementarea strategiilor de comunicare și promovare a unei organizații.
- Experiență în gestionarea bugetelor și în monitorizarea performanței financiare.
- Experiență în identificarea și atragerea de noi membri și parteneri.
- Experiență în organizarea și desfășurarea de evenimente, conferințe și seminarii.
- Experiență în analiza mediului de afaceri și în identificarea oportunităților de dezvoltare.
- Experiență în rezolvarea conflictelor și în gestionarea situațiilor de criză.
- Experiență în utilizarea instrumentelor digitale de comunicare și colaborare.
- Experiență în redactarea de documente oficiale și prezentări.
- Experiență în lucrul cu baze de date și în analiza datelor statistice.
- Experiență în adaptarea la schimbări legislative și în implementarea de noi proceduri.
5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):
- Operare avansată a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Cunoașterea platformelor de videoconferință (Zoom, Microsoft Teams, Google Meet).
- Utilizarea eficientă a sistemelor CRM (Customer Relationship Management) pentru gestionarea relațiilor cu membrii.
- Cunoștințe de utilizare a platformelor de social media și instrumente de marketing digital.
- Utilizarea software-ului de contabilitate pentru monitorizarea fluxurilor financiare.
- Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al documentelor (DMS).
- Abilitatea de a utiliza software de analiză statistică (ex: SPSS, R) pentru interpretarea datelor.
- Cunoașterea platformelor de e-mail marketing și instrumente de automatizare a campaniilor.
- Utilizarea sistemelor de gestionare a proiectelor (ex: Asana, Trello).
- Cunoștințe de utilizare a bazelor de date (ex: MySQL, PostgreSQL).
- Familiarizarea cu instrumentele de business intelligence (BI) pentru generarea de rapoarte.
- Utilizarea eficientă a platformelor de colaborare online (ex: Slack, Microsoft SharePoint).
- Cunoștințe de utilizare a sistemelor de securitate cibernetică pentru protejarea datelor.
- Utilizarea instrumentelor de traducere automată pentru comunicare internațională.
- Familiarizarea cu software-ul de design grafic (ex: Adobe Photoshop, Illustrator).
- Utilizarea eficientă a instrumentelor de căutare online (Google, Bing).
- Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al resurselor umane (HRM).
- Familiarizarea cu platformele de e-learning și instrumentele de instruire online.
- Utilizarea eficientă a sistemelor de backup și recuperare a datelor.
- Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de monitorizare a traficului web.
5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):
- Abilități excelente de comunicare verbală și scrisă, adaptate la diverse audiențe.
- Capacitate dovedită de a construi și menține relații profesionale solide.
- Leadership și abilitatea de a motiva și coordona echipe multidisciplinare.
- Abilități de negociere și persuasiune, cu focus pe obținerea de rezultate pozitive.
- Capacitate de a lua decizii strategice, chiar și în situații de incertitudine.
- Gândire critică și abilitatea de a analiza probleme complexe și de a găsi soluții inovatoare.
- Abilități de rezolvare a conflictelor și de mediere între părți.
- Adaptabilitate la schimbări legislative, economice și tehnologice.
- Orientare către rezultate și abilitatea de a prioritiza sarcinile.
- Abilități de planificare strategică și de gestionare a timpului.
- Capacitate de a lucra eficient sub presiune și de a respecta termene limită.
- Abilități de prezentare și de discurs în public.
- Capacitate de a asculta activ și de a înțelege perspective diferite.
- Abilități de networking și de construire a unei rețele profesionale extinse.
- Flexibilitate și deschidere către idei noi și perspective diferite.
- Capacitate de a gestiona situații de criză și de a lua măsuri adecvate.
- Abilități de delegare și de responsabilizare a membrilor echipei.
- Orientare către client și capacitate de a răspunde eficient la nevoile acestuia.
- Capacitate de a lucra autonom și de a iniția proiecte noi.
- Abilități de gestionare a stresului și de menținere a echilibrului emoțional.
SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI
Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.
6.1. Indicatori Cantitativi: Număr de membri noi atrași, creștere procentuală a veniturilor asociației, grad de satisfacție al membrilor (măsurat prin sondaje), număr de parteneriate strategice dezvoltate, număr de evenimente organizate și participare, impactul acțiunilor de advocacy asupra legislației relevante, număr de articole publicate în media și reach-ul acestora, creștere a vizibilității online a asociației (trafic web, engagement social media), număr de proiecte implementate și gradul de succes al acestora, eficiența cheltuielilor (raport cost-beneficiu), gradul de implicare a membrilor în activitățile asociației (voluntariat, comitete), număr de reclamații sau conflicte gestionate și rezolvate, gradul de respectare a bugetului aprobat, număr de rapoarte întocmite și depuse la timp, număr de colaborări cu alte organizații și impactul acestora, număr de oportunități de finanțare accesate și valoarea acestora, număr de training-uri sau workshop-uri organizate și feedback-ul participanților, număr de recomandări primite de la membri, număr de inițiative de comunicare implementate și impactul acestora, număr de studii sau analize realizate și utilizarea lor în luarea deciziilor.6.2. Indicatori Calitativi: Calitatea relațiilor cu membrii, eficiența comunicării interne și externe, impactul acțiunilor de advocacy asupra percepției publice, coerența și relevanța mesajelor promovate, gradul de inovare în abordările utilizate, calitatea parteneriatelor dezvoltate, eficacitatea strategiilor de reprezentare a intereselor membrilor, adecvarea răspunsurilor la solicitările și nevoile membrilor, profesionalismul în gestionarea situațiilor de criză, claritatea și concizia rapoartelor întocmite, gradul de aliniere a activităților cu strategia asociației, relevanța și impactul inițiativelor de dezvoltare a membrilor, calitatea organizării evenimentelor și a materialelor promoționale, gradul de implicare și motivația echipei, capacitatea de a anticipa și adapta la schimbările din mediul de afaceri, capacitatea de a construi și menține o imagine pozitivă a asociației, eficiența procesului decizional, gradul de satisfacție al membrilor cu reprezentarea intereselor lor, calitatea dialogului cu autoritățile publice și alte părți interesate.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă, proactivitate, orientare către rezultate, capacitate de delegare, abilități de negociere, leadership, rezolvarea problemelor, luarea deciziilor, adaptabilitate, comunicare eficientă, colaborare, orientare către client, gestionarea timpului, planificare strategică, gândire critică, reziliență, etică profesională, capacitate de a gestiona conflicte, capacitate de a inspira și motiva, abilități de prezentare, capacitate de a lucra sub presiune, capacitate de a învăța continuu, capacitate de a oferi feedback constructiv, capacitate de a construi relații de încredere, capacitate de a gestiona schimbarea, capacitate de a prioritiza sarcinile, capacitate de a lucra autonom, capacitate de a anticipa tendințele pieței, capacitate de a identifica oportunități de dezvoltare, capacitate de a construi un mediu de lucru pozitiv, capacitate de a gestiona riscuri, capacitate de a reprezenta interesele membrilor în mod eficient.
SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI
7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.
7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].
7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.
7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA
7.5. Echipamente din dotare:
Calculator, laptop, telefon mobil, imprimantă, scaner, fax, software de procesare a textului, software de prezentare, software de gestionare a proiectelor, software de contabilitate, software de CRM (Customer Relationship Management), platformă de videoconferință, platformă de comunicare internă (ex: Slack, Microsoft Teams), software de analiză statistică, echipamente de protecție (dacă necesare pentru anumite evenimente), mijloace de transport (auto, tren, avion) pentru deplasări..
SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI
8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)
Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:
- Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
- Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
- Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
- Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
- Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
- Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
- Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
- Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
- Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
- Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
- Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
- Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
8.2. Situații de Urgență (SU)
Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.
- Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
- Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
- Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
- Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
- Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
- Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
- Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
- Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
- Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
- Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
- Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.
8.3. Protecția Mediului
Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:
- Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
- Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
- Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
- Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
- Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.
8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)
Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.
SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII
Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:
- Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
- Tichete de masă.
- Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
- Asigurare de viață/accidente.
- [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
- Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
- Decontarea transportului (dacă este cazul).
SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE
Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.