FIȘĂ DE POST VICEPRESEDINTE ORGANIZATIE COOPERATISTA
Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]
SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI
1.1. Denumirea postului:VICEPRESEDINTE ORGANIZATIE COOPERATISTA
1.2. Cod C.O.R.:111420
1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]
1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare
1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]
SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE
2.1. Relații ierarhice (de subordonare):
Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]
2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):
Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]
2.3. Relații funcționale (de colaborare):
Interne: Colaborează cu Președintele organizației pentru definirea și implementarea strategiei, cu Directorul General pentru coordonarea activităților operaționale, cu Consiliul Director pentru luarea deciziilor strategice, cu Managerii de departamente pentru implementarea politicilor, cu Serviciul Financiar pentru gestionarea resurselor, cu Serviciul Juridic pentru asigurarea conformității legale, cu Serviciul de Marketing și Comunicare pentru promovarea cooperatistei, cu Serviciul de Resurse Umane pentru gestionarea personalului, cu Comisia de Audit pentru controlul financiar. Externe: Colaborează cu Autoritățile de Reglementare a Cooperatistelor, cu Alte Organizații Cooperatiste, cu Furnizori și Parteneri Comerciali, cu Instituții Financiare, cu Autoritățile Publice Locale și Centrale, cu Organizații Profesionale din Domeniul Cooperatist, cu Consultanți Externi, cu Organizații Non-Guvernamentale, cu Reprezentanți ai Mass-Media, cu Reprezentanți ai Comunității Locale.
SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI
Vicepreședintele Organizației Cooperatiste are rolul de a sprijini președintele în conducerea și coordonarea activităților organizației, asigurând buna funcționare a acesteia. Responsabilitățile includ reprezentarea organizației în relațiile externe, gestionarea proiectelor și a resurselor, monitorizarea respectării statutului și a regulamentelor interne, precum și facilitarea comunicării între membrii cooperatiste și conducere. De asemenea, contribuie la elaborarea strategiei organizaționale și la promovarea principiilor cooperatiste în cadrul comunității.
SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE
- Participă la elaborarea și implementarea strategiei cooperativei, în conformitate cu principiile și valorile cooperatiste.
- Asigură suportul necesar președintelui în exercitarea atribuțiilor acestuia, inclusiv în reprezentarea cooperativei în relații cu autoritățile publice, parteneri și terți.
- Coordonează activitățile comisiilor și grupurilor de lucru din cadrul cooperativei, asigurând respectarea termenelor și obiectivelor stabilite.
- Monitorizează execuția bugetului de venituri și cheltuieli, raportând periodic Consiliului Director cu privire la situația financiară a cooperativei.
- Analizează propunerile de îmbunătățire a proceselor interne și a eficienței operaționale, prezentând recomandări Consiliului Director.
- Asigură respectarea prevederilor legale și a reglementărilor specifice activității cooperatiste, inclusiv a celor referitoare la contabilitate și raportare financiară.
- Gestionează și actualizează documentația juridică a cooperativei, inclusiv statutul, regulamentele interne și contractele.
- Contribuie la identificarea și atragerea de noi membri, promovând beneficiile cooperatiste și asigurând integrarea acestora în cadrul organizației.
- Reprezintă interesele cooperativei în cadrul asociațiilor și uniunilor de profil, participând la dezbateri și inițiative comune.
- Supervizează activitatea personalului administrativ și tehnic, asigurând respectarea procedurilor și a termenelor.
- Organizează și participă la ședințele Consiliului Director, pregătind agenda și redactând procesele-verbale.
- Analizează periodic indicatorii de performanță ai cooperativei, identificând oportunități de îmbunătățire și corectare a abaterilor.
- Gestionează proiectele specifice ale cooperativei, coordonând resursele umane și financiare implicate.
- Asigură comunicarea eficientă între membrii cooperativei, Consiliul Director și personalul administrativ.
- Contribuie la dezvoltarea de noi produse și servicii, în conformitate cu nevoile și așteptările membrilor.
SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI
5.1. Studii și Calificări:
- Studii universitare de licență, preferabil în științe economice, drept comercial, management sau domenii conexe.
- Avantaj: Studii postuniversitare (masterat) în management, marketing, finanțe sau cooperatism.
- Cursuri de specializare în managementul cooperativelor, legislație cooperatistă și contabilitate financiară.
- Certificări în managementul proiectelor (ex: PMP) constituie un avantaj.
- Cunoștințe aprofundate a legislației române și europene privind cooperatismo.
- Cunoștințe solide de contabilitate financiară și raportare conform standardelor naționale și internaționale.
- Experiență profesională relevantă în management, administrare sau activități specifice cooperatismo (minim 3 ani).
- Cunoașterea principiilor și valorilor cooperatismo și a modului de aplicare a acestora în practică.
- Abilități de comunicare, negociere și relaționare interpersonale de nivel înalt.
- Cunoștințe avansate de operare a pachetului MS Office (Word, Excel, PowerPoint).
- Capacitate de analiză, sinteză și luare a deciziilor în situații complexe.
- Capacitate de a lucra în echipă și de a coordona activități.
- Cunoștințe de limbi străine (engleză – nivel avansat) constituie un avantaj.
5.2. Experiență Profesională:
- Experiență demonstrată în managementul organizațional, cu responsabilități în planificare strategică, coordonare și control.
- Experiență în conducerea și motivarea echipelor, inclusiv în delegarea atribuțiilor și evaluarea performanțelor.
- Experiență în gestionarea bugetelor și a resurselor financiare, inclusiv în monitorizarea cheltuielilor și optimizarea eficienței.
- Experiență în relații cu autoritățile publice și cu alte organizații din sectorul cooperatist, inclusiv în negocierea contractelor și a parteneriatelor.
- Experiență în identificarea și atragerea de noi membri, prin promovarea beneficiilor cooperatiste și prin organizarea de evenimente de informare.
- Experiență în administrarea proiectelor, de la identificare până la implementare și evaluare, respectând termenele și bugetele stabilite.
- Experiență în analiza și interpretarea datelor financiare și operaționale, pentru a identifica tendințe și oportunități de îmbunătățire.
- Experiență în gestionarea situațiilor de criză și în implementarea măsurilor de prevenire și recuperare.
- Experiență în redactarea de rapoarte, prezentări și alte documente oficiale, în conformitate cu standardele organizației.
- Experiență în utilizarea software-urilor de management și de contabilitate, pentru a eficientiza activitățile administrative și financiare.
- Experiență în mediul cooperatist, cu înțelegerea principiilor și valorilor cooperatismo (avantaj semnificativ).
- Experiență în mediul ONG (Organizație Non-Guvernamentală) sau în sectorul social (avantaj).
5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):
- Cunoștințe avansate de operare a sistemelor de calcul (Windows, macOS, Linux).
- Excelență în utilizarea suitei Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Competențe avansate în Excel, inclusiv funcții complexe, tabele pivot, grafice și macro-uri.
- Cunoștințe solide de operare a sistemelor de contabilitate (ex: SAP, SAGE, QuickBooks).
- Familiarizare cu software-uri de management al proiectelor (ex: MS Project, Asana, Trello).
- Abilități de utilizare a CRM-urilor (Customer Relationship Management) pentru gestionarea relațiilor cu membrii și partenerii.
- Cunoștințe de utilizare a platformelor de videoconferință (ex: Zoom, Microsoft Teams, Google Meet).
- Experiență în utilizarea sistemelor de gestionare a documentelor (DMS).
- Abilități de utilizare a instrumentelor de analiză de date (ex: Power BI, Tableau).
- Cunoștințe de utilizare a rețelelor sociale și a platformelor de comunicare online.
- Experiență în utilizarea sistemelor de stocare în cloud (ex: Google Drive, Dropbox, OneDrive).
- Competențe de redactare a documentelor oficiale și a prezentărilor.
- Abilități de utilizare a software-urilor de editare grafică (ex: Adobe Photoshop, GIMP) - avantaj.
- Cunoștințe de programare (ex: VBA, Python) - avantaj.
- Familiaritate cu sistemele de securitate IT.
- Experiență în utilizarea platformelor de e-commerce (dacă este relevant pentru activitatea cooperatistei).
- Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de SEO (Search Engine Optimization) - dacă este relevant.
- Familiarizare cu software-uri de GIS (Geographic Information System) - dacă este relevant.
- Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de automatizare a proceselor (RPA).
5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):
- Leadership strategic și capacitatea de a inspira și motiva echipe.
- Abilități excelente de comunicare orală și scrisă, adaptate diverselor audiențe.
- Capacitate de negociere și de a construi relații de încredere cu părțile interesate.
- Abilități de luare a deciziilor, chiar și în situații de incertitudine.
- Gândire strategică și capacitatea de a identifica oportunități și riscuri.
- Abilități de rezolvare a problemelor și de a găsi soluții creative.
- Adaptabilitate și flexibilitate în fața schimbărilor.
- Orientare către rezultate și capacitatea de a prioritiza sarcinile.
- Abilități de delegare și de a construi echipe performante.
- Empatie și capacitatea de a înțelege perspectivele altora.
- Abilități de gestionare a conflictelor și de a găsi soluții win-win.
- Capacitate de a lucra sub presiune și de a respecta termene limită.
- Abilități de networking și de a construi relații profesionale.
- Orientare către client și capacitatea de a răspunde nevoilor acestuia.
- Abilități de prezentare și de a influența audiența.
- Capacitate de a învăța rapid și de a se adapta la noi tehnologii.
- Abilități de gestionare a timpului și de a prioritiza sarcinile.
- Integritate și etică profesională.
- Abilități de lucru în echipă și de a colabora cu diverse departamente.
- Abilități de gestionare a schimbării și de a facilita tranzițiile.
SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI
Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.
6.1. Indicatori Cantitativi: Creșterea numărului de membri activi, Creșterea gradului de satisfacție a membrilor, Volumul total al vânzărilor/al activității economice a cooperatistei, Numărul de parteneriate strategice dezvoltate, Gradul de implementare a planului strategic, Numărul de proiecte inițiate și finalizate cu succes, Reducerea costurilor operaționale, Creșterea eficienței proceselor interne, Volumul investițiilor atrase, Numărul de evenimente organizate și participarea la acestea, Gradul de respectare a bugetului alocat, Creșterea vizibilității și a reputației cooperatistei, Numărul de reclamații și soluționarea acestora, Gradul de implicare a membrilor în luarea deciziilor, Creșterea gradului de utilizare a platformelor digitale, Volumul de fonduri obținute din surse externe, Numărul de angajați instruiți și perfecționați, Reducerea numărului de incidente și erori, Creșterea gradului de conformitate cu reglementările legale, Impactul social și economic al activităților cooperatistei.6.2. Indicatori Calitativi: Calitatea leadershipului exercitat, Eficiența comunicării cu membrii și partenerii, Nivelul de implicare în procesul decizional, Gradul de respectare a principiilor cooperatiste, Capacitatea de a motiva și inspira echipa, Eficiența implementării strategiei, Calitatea relațiilor cu autoritățile publice, Nivelul de inovație în activitățile cooperatistei, Calitatea gestionării conflictelor, Nivelul de profesionalism în reprezentarea cooperatistei, Gradul de transparență în activitățile cooperatistei, Eficiența gestionării riscurilor, Capacitatea de a adapta strategia la schimbările din mediul extern, Nivelul de colaborare cu alte organizații cooperatiste, Calitatea reprezentării imaginii cooperatistei, Gradul de respectare a eticii profesionale, Eficiența în identificarea și atragerea de resurse, Calitatea raportării către membrii și autoritățile de reglementare, Nivelul de satisfacție al membrilor față de conducere. {$rezultat_calit['response']}
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă, Adaptabilitate, Orientare către rezultate, Abilități de comunicare, Capacitate de luare a deciziilor, Gândire strategică, Leadership, Abilități de negociere, Rezolvare de probleme, Lucru în echipă, Gestionarea conflictelor, Orientare către client, Etică profesională, Empatie, Abilități de delegare, Gestionarea timpului, Capacitate de a influența, Abilități de prezentare, Reziliență, Abilități de networking. {$rezultat_comport['response']}
SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI
7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.
7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].
7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.
7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA
7.5. Echipamente din dotare:
Calculator, Smartphone, Tabletă, Laptop, Imprimantă, Scaner, Software de contabilitate, Software de gestiune a membrilor, Software de management al proiectelor, Software de comunicare internă, Aplicații de videoconferință, E-mail, Platforme de colaborare online, Sisteme de arhivare digitală, Software de analiză a datelor, Dispozitive de stocare externă, Echipamente de prezentare (proiector, ecran), Instrumente de comunicare externă (website, rețele sociale)..
SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI
8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)
Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:
- Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
- Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
- Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
- Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
- Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
- Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
- Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
- Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
- Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
- Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
- Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
- Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
8.2. Situații de Urgență (SU)
Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.
- Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
- Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
- Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
- Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
- Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
- Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
- Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
- Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
- Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
- Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
- Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.
8.3. Protecția Mediului
Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:
- Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
- Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
- Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
- Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
- Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.
8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)
Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.
SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII
Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:
- Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
- Tichete de masă.
- Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
- Asigurare de viață/accidente.
- [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
- Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
- Decontarea transportului (dacă este cazul).
SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE
Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.