FIȘĂ DE POST SECRETAR ASOCIATIE TERITORIALA DE ORGANIZATII COOPERATISTE

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:SECRETAR ASOCIATIE TERITORIALA DE ORGANIZATII COOPERATISTE

1.2. Cod C.O.R.:111417

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu președintele, comitetul director, membrii asociației, consilierul juridic, contabilul, funcționarii din departamentul financiar și tehnic pentru asigurarea conformității și suportul operațional.
Externe: Colaborează cu alte asociații de cooperatiste, instituții publice (autorități de reglementare, administrație locală), parteneri financiari, auditori și furnizori de servicii pentru promovarea intereselor cooperativei și facilitarea accesului la resurse.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

„Secretarul Asociației Teritoriale de Organizații Cooperatiste asigură buna funcționare a acesteia, conform statutului și legislației în vigoare. Responsabilitățile includ gestionarea corespondenței, organizarea și redactarea proceselor-verbale ale ședințelor, ținerea evidenței membrilor, gestionarea documentelor și a arhivei, precum și promovarea activităților cooperatiste în teritoriu. De asemenea, colaborează cu conducerea asociației pentru implementarea strategiilor și a proiectelor, contribuind la dezvoltarea sectorului cooperatist local și la reprezentarea intereselor organizațiilor membre.”

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Întocmirea și evidența registrului membrilor asociației, actualizarea datelor și comunicarea modificărilor către autoritățile competente.
Gestionarea corespondenței oficiale, inclusiv răspunsuri la solicitări, notificări și invitații.
Organizarea și redactarea proceselor-verbale ale ședințelor consiliului director și ale adunării generale a membrilor, asigurând respectarea procedurilor legale.
Gestionarea și arhivarea documentelor justificative, a contractelor și a altor înscrisuri relevante pentru activitatea asociației, conform reglementărilor privind protecția datelor.
Întocmirea și depunerea declarațiilor și a rapoartelor periodice către Oficiul Registratorului Comerțului și alte instituții publice.
Pregătirea materialelor pentru ședințele consiliului director, inclusiv proiecte de hotărâri, ordine de zi și prezentări.
Asigurarea respectării legislației privind cooperația, inclusiv a prevederilor privind statutul, funcționarea și controlul asociațiilor de cooperare.
Colaborarea cu experți contabili și juridici pentru asigurarea conformității financiare și legale a asociației.
Gestionarea fluxului de informații către membrii asociației, prin canalele de comunicare stabilite (newsletter, site web, rețele sociale).
Organizarea și coordonează evenimente și întâlniri cu membrii asociației, precum și cu alte părți interesate.
Asigurarea legăturii dintre asociație și organizațiile membre, facilitând comunicarea și colaborarea.
Monitorizarea și analiza indicatorilor de performanță ai asociației, identificând oportunități de îmbunătățire.
Gestionarea bugetului alocat activităților administrative, asigurând utilizarea eficientă a resurselor.
Reprezentarea asociației în relația cu terți, în limitele mandatului conferit.
Actualizarea și menținerea la zi a bazei de date a membrilor și a altor informații relevante pentru activitatea asociației.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii medii complete, cu preferință pentru studii superioare în domeniul economic, juridic sau administrativ.
Cunoștințe solide de legislație privind cooperația, precum și de drept comercial și administrativ.
Cunoștințe de operare a unui sistem de contabilitate și de utilizare a programelor de procesare a textului și a foilor de calcul.
Cunoștințe de operare a unui sistem de arhivare electronică și de gestionare a documentelor.
Abilități de comunicare scrisă și verbală, precum și de redactare a documentelor oficiale.
Cunoștințe de limba română, gramatică și ortografie corectă.
Cunoștințe de limbi străine (engleză, germană) constituie un avantaj.
Certificat de formare profesională în domeniul cooperării reprezintă un avantaj.
Experiență în gestionarea documentelor și a arhivei.
Abilități de organizare și planificare a activităților.
Capacitate de a lucra în echipă și de a respecta termene limită.
Cunoștințe despre principiile și valorile cooperării.
Aptitudini de negociere și relaționare.
Orientare către rezultate și atenție la detalii.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență minimă de 2 ani în activități administrative, preferabil în organizații non-guvernamentale sau cooperative.
Experiență în gestionarea documentelor și a arhivei, inclusiv întocmirea și evidența documentelor justificative.
Experiență în redactarea de procese-verbale, referate, note oficiale și alte documente administrative.
Experiență în gestionarea corespondenței, atât în format scris, cât și electronic.
Experiență în utilizarea programelor de procesare a textului, a foilor de calcul și a sistemelor de arhivare electronică.
Experiență în interacțiunea cu instituții publice și autorități de reglementare.
Experiență în organizarea și coordonarea de evenimente și întâlniri.
Cunoștințe practice în domeniul legislației privind cooperația reprezintă un avantaj.
Experiență în lucrul cu baze de date și în gestionarea informațiilor.
Experiență în comunicarea cu publicul și în relaționarea cu diverse categorii de persoane.
Experiență în utilizarea platformelor online pentru comunicare și colaborare.
Experiență în gestionarea de proiecte și în respectarea de termene limită.
Experiență în redactarea de rapoarte și prezentări.
Experiență în activități de secretariat și în gestionarea agendei.
Experiență în activități de suport pentru managementul organizației.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare fluentă a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Utilizare avansată a programelor de procesare a textului pentru redactarea de documente oficiale (ex: referate, procese-verbale).
Utilizare avansată a programelor de foi de calcul pentru gestionarea datelor și întocmirea de rapoarte financiare simple.
Utilizare a programelor de prezentare pentru crearea de materiale informative și prezentări.
Utilizare a programelor de e-mail și a platformelor de comunicare online (ex: Gmail, Microsoft Teams, Zoom).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de arhivare electronică și a bazelor de date (ex: SharePoint, Access).
Cunoștințe de utilizare a software-ului specific pentru gestionarea cooperativelor (dacă există).
Cunoștințe de utilizare a platformelor online pentru gestionarea proiectelor și a sarcinilor (ex: Trello, Asana).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al documentelor (DMS).
Cunoștințe de utilizare a software-ului pentru crearea de formulare și chestionare (ex: Microsoft Forms, Google Forms).
Cunoștințe de utilizare a software-ului pentru editare foto-video (nivel de bază).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de contabilitate (nivel de bază).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de videoconferință.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de analiză a datelor (nivel de bază).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de SEO (Search Engine Optimization) - nivel de bază, pentru eventuale activități de comunicare online.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de social media (nivel de bază, pentru eventuale activități de comunicare online).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de creare a site-urilor web (nivel de bază).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de criptare a datelor.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de scanare a documentelor și de conversie a acestora în format electronic.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilități excelente de comunicare scrisă și verbală.
Capacitate de a redacta documente clare, concise și precise.
Abilități de organizare și planificare a activităților.
Capacitate de a gestiona timpul eficient și de a prioritiza sarcinile.
Abilități de relaționare interpersonale și de lucru în echipă.
Capacitate de a gestiona situații de conflict și de a găsi soluții constructive.
Abilități de negociere și de persuasiune.
Capacitate de a lucra sub presiune și de a respecta termenele limită.
Atitudine proactivă și orientare către rezultate.
Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări.
Capacitate de a învăța rapid și de a se adapta la noi tehnologii și proceduri.
Gândire analitică și capacitate de a rezolva probleme.
Abilități de observare și atenție la detalii.
Capacitate de a lucra independent și de a lua inițiative.
Responsabilitate și seriozitate în îndeplinirea sarcinilor.
Etică profesională și discreție.
Abilități de a asculta activ și de a înțelege nevoile celorlalți.
Capacitate de a oferi suport și asistență colegilor și membrilor asociației.
Abilități de a construi și menține relații de încredere.
Empatie și înțelegere a perspectivei celorlalți.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Numărul de procese-verbale redactate și distribuite, Numărul de referate întocmite și aprobate, Numărul de corespondențe gestionate (e-mailuri, scrisori), Numărul de evenimente organizate și coordonate, Numărul de membri activi înregistrați, Numărul de solicitări de informații gestionate și rezolvate, Numărul de reclamații sau sesizări primite și soluționate, Numărul de rapoarte periodice întocmite și prezentate, Numărul de documente arhivate și accesibile, Gradul de respectare a termenelor limită pentru depunerea documentelor, Numărul de întâlniri cu membrii asociației și gradul de satisfacție al acestora, Numărul de parteneriate stabilite și menținute, Gradul de îmbunătățire a comunicării interne și externe, Numărul de proiecte implementate cu succes, Numărul de erori sau omisiuni în documente, Numărul de întârzieri în transmiterea informațiilor, Numărul de audituri interne sau externe trecute cu succes, Numărul de reclamații sau sancțiuni primite de asociație, Numărul de evenimente promoționale organizate și impactul acestora asupra numărului de membri, Gradul de utilizare a instrumentelor digitale pentru gestionarea documentelor și a comunicării.
6.2. Indicatori Calitativi: Claritatea și acuratețea proceselor-verbale, Respectarea procedurilor legale și statutare, Calitatea corespondenței (ton, gramatică, conținut), Eficiența comunicării cu membrii asociației, Organizarea și accesibilitatea documentelor, Respectarea confidențialității informațiilor, Profesionalismul în interacțiunea cu terții, Gradul de implicare în îmbunătățirea proceselor interne, Capacitatea de a gestiona situații de criză, Abilitatea de a sintetiza informații complexe, Calitatea prezentărilor și rapoartelor, Gradul de satisfacție al membrilor asociației cu serviciile de secretariat, Capacitatea de a anticipa și rezolva probleme, Abilitatea de a colabora cu alte instituții, Respectarea termenelor de raportare, Calitatea informațiilor furnizate membrilor, Capacitatea de a adapta comunicarea la diverse audiențe, Profesionalismul în gestionarea situațiilor conflictuale, Gradul de inovare în utilizarea instrumentelor digitale, Calitatea documentației de suport pentru membrii asociației.
6.3. Indicatori Comportamentali: Respectarea confidențialității, Orientare către detalii, Abilitatea de a gestiona prioritățile, Capacitatea de a lucra sub presiune, Abilitatea de a lua inițiative, Abilitatea de a colabora, Abilitatea de a comunica eficient, Capacitatea de a rezolva probleme, Abilitatea de a se adapta la schimbări, Orientare către rezultate, Capacitatea de a învăța continuu, Abilitatea de a asculta activ, Abilitatea de a oferi feedback constructiv, Abilitatea de a gestiona timpul eficient, Abilitatea de a demonstra empatie, Abilitatea de a respecta termenele limită, Abilitatea de a lucra independent, Abilitatea de a demonstra integritate, Abilitatea de a demonstra profesionalism, Abilitatea de a demonstra responsabilitate, Abilitatea de a demonstra flexibilitate.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator, Imprimantă, Scaner, Telemobil, Software de procesare text, Software de contabilitate, Software de gestionare a documentelor, Software de comunicare (e-mail, videoconferință), Arhivă electronică, Agenda electronică, Program de prezentare, Telefoane fixe și mobile, Aparatură de copiere, Sistem de stocare externă, Software de criptare, Software de securitate cibernetică, Aparatură de scanare a documentelor, Echipamente de arhivare fizică (rulouri, dosare, etichete)..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.