FIȘĂ DE POST SECRETAR GENERAL ASOCIATIE NATIONALA COOPERATISTA
Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]
SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI
1.1. Denumirea postului:SECRETAR GENERAL ASOCIATIE NATIONALA COOPERATISTA
1.2. Cod C.O.R.:111414
1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]
1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare
1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]
SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE
2.1. Relații ierarhice (de subordonare):
Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]
2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):
Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]
2.3. Relații funcționale (de colaborare):
Interne: Colaborează cu președintele, cu membrii consiliului director, cu directorul executiv, cu directorii de departamente (economic, juridic, de comunicare, de formare), cu auditorii interni, cu echipa administrativă, cu comisiile de lucru specializate, cu membrii comitetului de etică. Externe: Colaborează cu alte asociații cooperatiste, cu instituții publice (ministerul agriculturii, ministerul dezvoltării regionale, agenția națională pentru presă), cu organizații neguvernamentale, cu instituții financiare, cu furnizori de servicii (contabili, avocați, consultanți), cu mass-media, cu parteneri strategici, cu organizații internaționale (Uniunea Internațională a Cooperatelor).
SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI
"Secretarul General al Asociației Naționale Cooperatiste are rolul de a conduce și coordona activitățile asociației, asigurând buna funcționare a acesteia. Responsabilitățile includ reprezentarea legală a asociației, gestionarea resurselor financiare și materiale, organizarea și desfășurarea evenimentelor, precum și promovarea principiilor cooperatiste în rândul membrilor și a publicului larg. De asemenea, va asigura legătura cu autoritățile publice și cu alte organizații din țară și din străinătate, contribuind la dezvoltarea sectorului cooperatist."
SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE
- Reprezentarea legală a asociației în relațiile cu autoritățile publice, instituțiile de stat, alte organizații și terțe părți.
- Conducerea și coordonarea activităților operative și strategice ale asociației, în conformitate cu statutul și regulamentele interne.
- Elaborarea și implementarea strategiei de dezvoltare a asociației, inclusiv obiectivele cantitative și calitative.
- Gestionarea și monitorizarea bugetului asociației, asigurând respectarea prevederilor legale și a politicilor interne.
- Asigurarea respectării prevederilor legale privind contabilitatea, raportarea financiară și auditul.
- Organizarea și desfășurarea Adunării Generale a membrilor, asigurând cvorumul și legalitatea deliberărilor.
- Coordonarea activităților comisiilor și grupurilor de lucru din cadrul asociației.
- Gestionarea relațiilor cu mass-media și promovarea imaginii asociației în spațiul public.
- Elaborarea și implementarea politicilor de comunicare internă și externă.
- Reprezentarea asociației în negocieri cu parteneri externi, inclusiv instituții financiare și furnizori de servicii.
- Monitorizarea evoluției legislative și reglementărilor din domeniul cooperatist și aprofundarea expertizei în domeniu.
- Inițierea și coordonarea proiectelor de dezvoltare a cooperatelor și a sectorului cooperatist.
- Asigurarea suportului tehnic și consultativ pentru membrii asociației în aspecte juridice, contabile și fiscale.
- Dezvoltarea și menținerea unei baze de date actualizate cu informații despre membrii asociației și despre cooperatelor.
- Elaborarea de rapoarte periodice privind activitatea asociației, adresate conducerii și membrilor."
SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI
5.1. Studii și Calificări:
- Absolvire de studii superioare de lungă durată (licență/master) în științe juridice, științe economice, administrație publică sau domenii conexe.
- Certificare în managementul asociațiilor și fundațiilor (avantaj).
- Cunoștințe aprofundate ale legislației privind cooperarea, a dreptului societăților comerciale și a legislației fiscale.
- Cursuri de formare continuă în managementul proiectelor, negociere, comunicare și leadership.
- Experiență relevantă în gestionarea unei organizații neguvernamentale sau a unei asociații profesionale (minim 3 ani).
- Cunoștințe solide de contabilitate și finanțe, inclusiv interpretarea situațiilor financiare.
- Cunoștințe avansate de operare a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
- Cunoștințe de limbi străine (engleza – obligatoriu, alte limbi – avantaj).
- Certificare în domeniul cooperatist (dacă este disponibilă).
- Experiență în redactarea de documente juridice și administrative.
- Abilități de comunicare scrisă și orală de nivel înalt.
- Cunoștințe despre principiile și valorile cooperatiste.
- Experiență în gestionarea resurselor umane (avantaj).
- Capacitate de a lucra independent și în echipă.
- Certificare în domeniul managementului de proiect (PMP, PRINCE2 – avantaj).
5.2. Experiență Profesională:
- Experiență de minim 5 ani în managementul unei organizații non-guvernamentale sau a unei asociații profesionale, cu responsabilități de conducere.
- Experiență demonstrată în elaborarea și implementarea strategiilor de dezvoltare organizațională, inclusiv stabilirea de obiective SMART și monitorizarea progresului.
- Experiență în gestionarea bugetelor, inclusiv planificare financiară, controlul costurilor și raportare financiară conform reglementărilor legale.
- Experiență în reprezentarea unei organizații în relația cu autoritățile publice, instituțiile de stat și alte părți interesate.
- Experiență în negocierea de contracte și acorduri cu furnizori de servicii, parteneri externi și instituții financiare.
- Experiență în gestionarea proiectelor, inclusiv identificarea nevoilor, planificare, execuție, monitorizare și evaluare.
- Experiență în comunicare eficientă cu diverse audiențe, inclusiv membri, mass-media și publicul larg.
- Experiență în gestionarea resurselor umane, inclusiv recrutare, formare și evaluare a personalului.
- Experiență în utilizarea instrumentelor informatice de gestionare a organizațiilor (CRM, ERP).
- Experiență în mediul cooperatist (avantaj).
- Experiență în fundraising și atragerea de finanțări (avantaj).
- Experiență în redactarea de rapoarte, prezentări și alte documente oficiale.
- Experiență în gestionarea situațiilor de criză și a conflictelor.
- Experiență în implementarea de politici și proceduri interne.
- Experiență în promovarea imaginii și a valorilor organizației.
- Experiență în gestionarea voluntarilor (dacă este cazul).
5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):
- Operare fluentă a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Cunoștințe avansate de operare a sistemelor de gestiune a documentelor (DMS).
- Experiență în utilizarea platformelor de videoconferință (Zoom, Microsoft Teams, Google Meet).
- Cunoștințe de operare a sistemelor CRM (Customer Relationship Management).
- Cunoștințe de operare a sistemelor ERP (Enterprise Resource Planning) – avantaj.
- Experiență în utilizarea software-urilor de contabilitate (ex: Saga, Quadrant).
- Cunoștințe de operare a platformelor de e-mail marketing (Mailchimp, ActiveCampaign).
- Experiență în utilizarea instrumentelor de analiză a datelor (ex: Google Analytics).
- Cunoștințe de operare a sistemelor de gestionare a proiectelor (ex: Asana, Trello).
- Abilități de redactare a documentelor oficiale și prezentări PowerPoint.
- Cunoștințe de operare a platformelor de social media (Facebook, LinkedIn, Instagram).
- Experiență în utilizarea software-urilor de editare foto și video (ex: Adobe Photoshop, Adobe Premiere).
- Cunoștințe de operare a sistemelor de arhivare electronică.
- Experiență în utilizarea instrumentelor de colaborare online (Google Workspace, Microsoft 365).
- Cunoștințe de operare a sistemelor de securitate cibernetică.
- Experiență în utilizarea platformelor de e-commerce (dacă este cazul).
- Cunoștințe de operare a sistemelor de management al voluntarilor (dacă este cazul).
- Abilități de utilizare a instrumentelor de căutare online și de colectare a informațiilor.
- Experiență în utilizarea software-urilor de traducere automată (dacă este cazul).
- Cunoștințe de operare a sistemelor de gestionare a evenimentelor (dacă este cazul).
5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):
- Abilități excelente de comunicare scrisă și orală.
- Capacitate de a negocia și de a construi relații de încredere.
- Abilități de leadership și de motivare a echipei.
- Capacitate de a lua decizii în situații de incertitudine.
- Abilități de rezolvare a problemelor și de gândire critică.
- Capacitate de a gestiona eficient timpul și de a prioritiza sarcinile.
- Abilități de organizare și de planificare strategică.
- Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări.
- Abilități de lucru în echipă și de colaborare.
- Capacitate de a gestiona conflicte și de a găsi soluții constructive.
- Abilități de prezentare și de persuasiune.
- Capacitate de a lucra sub presiune și de a respecta termene limită.
- Abilități de networking și de construire a unei rețele profesionale.
- Capacitate de a asculta activ și de a înțelege perspective diferite.
- Abilități de a delega sarcini și de a monitoriza progresul.
- Capacitate de a oferi feedback constructiv și de a primi feedback.
- Abilități de a inspira și de a motiva alte persoane.
- Capacitate de a construi și de a menține o imagine pozitivă a organizației.
- Abilități de a gestiona situații de criză și de a lua măsuri rapide.
- Capacitate de a învăța continuu și de a se adapta la noile tehnologii.
SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI
Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.
6.1. Indicatori Cantitativi: Număr de membri noi înscriși, gradul de implementare a planului strategic, creșterea veniturilor proprii, numărul de evenimente organizate, gradul de satisfacție al membrilor, numărul de parteneriate dezvoltate, numărul de rapoarte și studii elaborate, vizibilitatea asociației în mass-media, numărul de proiecte finanțate, gradul de respectare a bugetului, numărul de reclamații și sugestii gestionate, numărul de acțiuni de advocacy realizate, numărul de reprezentanți implicați în structurile de conducere, numărul de evenimente de formare organizate, numărul de studii de fezabilitate elaborate, numărul de parteneriate cu instituții publice, numărul de rapoarte de sustenabilitate publicate, gradul de implicare a membrilor în activitățile asociației, numărul de campanii de comunicare lansate, numărul de acțiuni de promovare a cooperatismului realizate.6.2. Indicatori Calitativi: Calitatea comunicării cu membrii, eficiența implementării planului strategic, gradul de satisfacție al membrilor față de serviciile oferite, relevanța și impactul acțiunilor de advocacy, coerența și claritatea mesajelor transmise, profesionalismul relațiilor cu partenerii, calitatea rapoartelor și studiilor elaborate, gradul de implicare a membrilor în procesul decizional, coerența între obiectivele strategice și acțiunile întreprinse, calitatea reprezentării asociației în instanțe juridice, gradul de respectare a principiilor cooperatiste, eficiența gestionării situațiilor de criză, calitatea colaborării cu mass-media, gradul de inovare în activitățile desfășurate, profesionalismul echipei de lucru, coerența dintre valorile asociației și comportamentul personalului, calitatea documentelor justificative, gradul de respectare a legislației în vigoare, calitatea reprezentării asociației în relațiile cu autoritățile publice, gradul de satisfacție al membrilor față de rezultatele acțiunilor întreprinse. {$rezultat_calit['response']}
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă, proactivitate, orientare către rezultate, capacitate de a lucra sub presiune, reziliență, flexibilitate, adaptabilitate, capacitate de a gestiona conflicte, abilități de negociere, orientare către client, capacitate de a lua decizii, gândire strategică, capacitate de a delega, leadership, capacitate de a motiva, abilități de comunicare, orientare către colaborare, capacitate de a asculta, respectarea termenelor limită, gestionarea eficientă a timpului, atenție la detalii, capacitate de a învăța, etică profesională, gestionarea schimbărilor, abilități de rezolvare a problemelor, capacitate de a lucra independent, responsabilitate, spirit de echipă, capacitate de a influența, capacitate de a construi relații, orientare către inovație, perseverență, gestionarea riscurilor. {$rezultat_comport['response']}
SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI
7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.
7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].
7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.
7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA
7.5. Echipamente din dotare:
Calculator personal, laptop, smartphone, imprimantă, scaner, copiator, server de date, software de contabilitate, software de management al membrilor, platformă de comunicare internă, software de editare text, software de prezentare, software de gestionare a proiectelor, software de analiză statistică, sistem de arhivare electronică, echipamente de videoconferință, echipamente de streaming audio-video, echipamente de protecție a datelor, router Wi-Fi, UPS (sursă de alimentare neîntreruptibilă)..
SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI
8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)
Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:
- Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
- Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
- Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
- Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
- Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
- Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
- Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
- Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
- Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
- Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
- Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
- Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
8.2. Situații de Urgență (SU)
Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.
- Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
- Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
- Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
- Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
- Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
- Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
- Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
- Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
- Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
- Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
- Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.
8.3. Protecția Mediului
Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:
- Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
- Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
- Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
- Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
- Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.
8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)
Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.
SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII
Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:
- Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
- Tichete de masă.
- Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
- Asigurare de viață/accidente.
- [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
- Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
- Decontarea transportului (dacă este cazul).
SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE
Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.