FIȘĂ DE POST SECRETAR ORGANIZATIE SINDICALA

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:SECRETAR ORGANIZATIE SINDICALA

1.2. Cod C.O.R.:111410

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu președintele organizației sindicale pentru implementarea programului de activitate, cu comisiile de lucru pentru elaborarea de studii și propuneri, cu administratorul sindical pentru gestionarea documentelor și a evidenței membrilor, cu echipa de comunicare pentru diseminarea informațiilor. Externe: Colaborează cu reprezentanții angajatorului în vederea negocierii contractelor colective de muncă, cu alte organizații sindicale pentru acțiuni concertate, cu instituții guvernamentale pentru apărarea drepturilor lucrătorilor, cu avocați pentru asistență juridică.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

„Secretarul organizației sindicale are rolul de a asigura buna funcționare a structurii sindicale, coordonând activitățile administrative și juridice. Responsabilitățile includ redactarea și distribuirea documentelor, gestionarea corespondenței, organizarea ședințelor și a evenimentelor, ținerea evidenței membrilor, precum și asigurarea respectării legislației muncii și a statutului organizației. Colaborează cu conducerea sindicatului pentru a reprezenta interesele membrilor și pentru a promova dialogul social în cadrul unității.”

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Întocmirea și redactarea proceselor-verbale ale ședințelor comitetului executiv și ale adunării generale a membrilor.
Gestionarea corespondenței interne și externe, asigurând fluxul informațional în cadrul organizației sindicale.
Organizarea și coordonarea activităților de informare și comunicare cu membrii, prin diverse canale (newsletter, site web, rețele sociale).
Monitorizarea și actualizarea constantă a legislației muncii, a convențiilor colective de muncă și a altor reglementări relevante.
Asigurarea respectării statutului și regulamentului organizației sindicale.
Gestionarea arhivei organizației, inclusiv a documentelor legale, a contractelor și a corespondenței.
Întocmirea și depunerea declarațiilor și a rapoartelor către instituțiile competente (ITM, CNS).
Pregătirea documentelor necesare pentru negocierile colective și pentru soluționarea conflictelor de muncă.
Reprezentarea organizației sindicale în relația cu angajatorii și cu alte organizații din domeniul sindical.
Gestionarea fluxului financiar al organizației, în conformitate cu bugetul aprobat.
Organizarea și coordonează activitățile de formare și perfecționare a membrilor organizației sindicale.
Asigură suport juridic pentru membrii organizației în situații de încălcare a drepturilor muncitorilor.
Verifică și actualizează baza de date a membrilor, asigurând acuratețea informațiilor.
Întocmirea de referate și analize privind situația drepturilor salariale și a condițiilor de muncă.
Colaborează cu comisiile de lucru ale organizației sindicale pentru elaborarea de propuneri legislative și de politici publice.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii medii complete, cu preferință pentru studii postliceale sau universitare în domeniul juridic, economic, administrativ sau în științe sociale.
Certificat de absolvire a unui curs de formare profesională în domeniul resurselor umane sau al legislației muncii, constituie un avantaj.
Cunoștințe solide de legislație a muncii, a securității sociale și a drepturilor sindicale.
Cunoștințe de contabilitate și de gestiune financiară, necesare pentru gestionarea bugetului organizației sindicale.
Abilități de utilizare a calculatorului, inclusiv a programelor de editare text, a foilor de calcul și a sistemelor de gestiune a documentelor.
Cunoașterea limbii române, scris și vorbit, la un nivel superior, precum și abilități de redactare a documentelor oficiale.
Cunoștințe de limbi străine (engleză, franceză sau germană), constituie un avantaj în relația cu organizații sindicale internaționale.
Certificat de absolvire a unui curs de inițiere în legislația muncii, eliberat de către o instituție acreditată.
Atestat de formare profesională în domeniul protecției datelor cu caracter personal, în conformitate cu legislația în vigoare.
Experiență profesională anterioară în domeniul resurselor umane, al administrației publice sau în cadrul unei organizații neguvernamentale, reprezintă un avantaj.
Certificat de absolvire a unui curs de formare în domeniul negocierilor colective, poate fi un atu în reprezentarea intereselor membrilor.
Cunoștințe de utilizare a platformelor online de comunicare și colaborare, pentru a facilita interacțiunea cu membrii organizației.
Certificat de competențe digitale, care să ateste nivelul de cunoștințe și abilități în utilizarea tehnologiilor informației și comunicațiilor.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență de minim 2 ani în domeniul resurselor umane, cu focus pe legislația muncii și pe reprezentarea angajaților.
Experiență în redactarea și gestionarea documentelor legale, a contractelor colective de muncă și a proceselor-verbale.
Experiență în gestionarea corespondenței și a fluxului informațional în cadrul unei organizații, preferabil în domeniul sindical sau în administrație publică.
Experiență în utilizarea sistemelor de gestiune a documentelor și a bazelor de date, pentru a asigura acuratețea și accesibilitatea informațiilor.
Experiență în negocierea cu angajatorii și cu alte organizații, pentru a reprezenta interesele membrilor și pentru a soluționa conflictele de muncă.
Experiență în organizarea și coordonarea evenimentelor, a ședințelor și a acțiunilor de comunicare, pentru a informa și a implica membrii.
Experiență în gestionarea bugetului și a fluxului financiar, respectând reglementările contabile și fiscale.
Experiență în utilizarea programelor de editare text, a foilor de calcul și a instrumentelor de prezentare, pentru a elabora documente și rapoarte.
Experiență în monitorizarea și analiza legislației muncii, pentru a identifica oportunități și riscuri pentru membrii.
Experiență în utilizarea platformelor online de comunicare și colaborare, pentru a facilita interacțiunea cu membrii și pentru a disemina informații.
Experiență în redactarea de comunicate de presă și de articole de opinie, pentru a promova activitățile organizației și pentru a influența opinia publică.
Experiență în utilizarea instrumentelor de analiză statistică, pentru a evalua impactul acțiunilor organizației și pentru a identifica tendințe.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare fluentă a sistemelor de operare Windows și MacOS.
Cunoașterea avansată a suita Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Utilizarea eficientă a platformelor de videoconferință (Zoom, Microsoft Teams, Google Meet).
Cunoștințe solide de utilizare a bazelor de date (ex: Microsoft Access, MySQL).
Utilizarea programelor de contabilitate (ex: QuickBooks, SAP).
Utilizarea programelor de gestiune a documentelor (ex: SharePoint, Alfresco).
Cunoștințe de utilizare a platformelor de comunicare online (ex: Slack, WhatsApp Business).
Utilizarea instrumentelor de analiză statistică (ex: SPSS, R).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al relațiilor cu clienții (CRM).
Utilizarea programelor de editare grafică (ex: Adobe Photoshop, GIMP).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de automatizare a marketingului.
Utilizarea programelor de editare video (ex: Adobe Premiere, DaVinci Resolve).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de analiză web (ex: Google Analytics).
Utilizarea platformelor de social media (Facebook, LinkedIn, Twitter).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de geolocalizare (GIS).
Utilizarea programelor de gestionare a proiectelor (ex: Asana, Trello).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de securitate cibernetică.
Utilizarea platformelor de e-learning (ex: Moodle, Canvas).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de traducere automată.
Utilizarea programelor de creare a formularelor online (ex: Google Forms, Typeform).

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilități excelente de comunicare orală și scrisă, adaptate la diverse audiențe.
Capacitate de negociere și mediere în situații conflictuale.
Abilități de leadership și capacitatea de a motiva echipe.
Gândire strategică și capacitatea de a elabora planuri de acțiune.
Abilități de rezolvare a problemelor și luarea deciziilor în situații complexe.
Empatie și capacitatea de a înțelege perspectivele altora.
Organizare și planificare eficientă a timpului și a resurselor.
Gestionarea stresului și adaptabilitate la schimbări.
Abilități de lucru în echipă și colaborare.
Capacitate de a construi și menține relații profesionale.
Atitudine proactivă și orientare către rezultate.
Abilități de prezentare și persuasiune.
Capacitate de a asculta activ și de a oferi feedback constructiv.
Gestionarea eficientă a timpului și prioritizarea sarcinilor.
Abilități de analiză critică și sinteză a informațiilor.
Flexibilitate și disponibilitate pentru a răspunde solicitărilor neprevăzute.
Integritate și respectarea confidențialității.
Capacitate de a lucra independent și de a lua inițiativă.
Abilități de a gestiona conflicte și de a găsi soluții constructive.
Curiozitate intelectuală și dorință de a învăța continuu.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Număr de procese-verbale redactate și distribuite, număr de contracte colective de muncă negociate și încheiate, număr de reclamații și contestații soluționate, număr de membri sindicali activi, număr de evenimente și acțiuni de informare organizate, număr de articole și comunicate de presă publicate, număr de întâlniri cu angajatorii și reprezentanții instituțiilor publice, număr de dosare de litigii gestionate, număr de audituri interne și externe efectuate, număr de traininguri și sesiuni de formare organizate pentru membri, număr de reclamații și contestații primite și rezolvate în termen legal, număr de membri noi înscriși, rata de participare la votul pentru alegeri, număr de parteneriate stabilite cu alte organizații sindicale, număr de rapoarte de activitate întocmite și prezentate, număr de solicitări de informații primite și răspunsuri oferite, număr de reclamații și contestații soluționate în termen optim, număr de soluții alternative de rezolvare a disputelor (ADR) utilizate, gradul de satisfacție al membrilor față de serviciile oferite, număr de recomandări pozitive primite de la membri și parteneri.
6.2. Indicatori Calitativi: Calitatea proceselor-verbale redactate, acuratețea informațiilor din contractele colective de muncă, eficiența soluțiilor găsite pentru reclamații și contestații, gradul de implicare al membrilor în activitățile sindicale, claritatea și accesibilitatea informațiilor comunicate, profesionalismul relațiilor cu angajatorii și instituțiile publice, respectarea termenelor legale în gestionarea dosarelor de litigii, relevanța trainingurilor și a sesiunilor de formare, corectitudinea și imparțialitatea în soluționarea disputelor, gradul de satisfacție al membrilor față de reprezentarea sindicatului, respectarea principiilor etice și a confidențialității, coerența și consistența politicilor și procedurilor interne, calitatea comunicării și a relațiilor cu mass-media, gradul de transparență în utilizarea fondurilor sindicale, eficiența în promovarea drepturilor și intereselor membrilor, calitatea reprezentării sindicatului în negocierile colective, gradul de inovare în abordarea problemelor și a soluțiilor, capacitatea de a construi și menține un climat de încredere și colaborare, respectarea legislației muncii și a drepturilor sindicale, capacitatea de a anticipa și de a răspunde la schimbările din mediul de lucru.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă în identificarea problemelor și propunerea de soluții, Abilitatea de a lucra sub presiune și în termene limită, Capacitatea de a gestiona conflicte și de a găsi compromisuri, Abilitatea de a asculta activ și de a înțelege perspectivele diferite, Capacitatea de a comunica eficient și persuasiv, Abilitatea de a lua decizii informate și responsabile, Capacitatea de a lucra autonom și de a-și organiza activitatea, Abilitatea de a colabora cu alte persoane și de a construi relații profesionale, Abilitatea de a învăța rapid și de a se adapta la schimbări, Abilitatea de a respecta confidențialitatea și etica profesională, Abilitatea de a demonstra empatie și de a înțelege nevoile membrilor, Abilitatea de a motiva și de a inspira încredere, Abilitatea de a fi proactiv și orientat către rezultate, Abilitatea de a demonstra flexibilitate și disponibilitate, Abilitatea de a gestiona timpul eficient și de a prioritiza sarcinile, Abilitatea de a fi perseverent și de a depăși obstacolele, Abilitatea de a demonstra integritate și onestitate, Abilitatea de a fi un bun reprezentant al organizației sindicale, Abilitatea de a gestiona situații de criză, Abilitatea de a construi și menține o imagine pozitivă a sindicatului.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator personal, Imprimantă, Scaner, Telefon mobil, Aparat de dictare, Software de procesare a textului, Software de contabilitate, Software de gestionare a bazei de date, Software de comunicare online (e-mail, videoconferință), Software de arhivare electronică, Sistem de stocare externă (hard disk, stick USB), Aparatură de sonorizare (microfon, boxe), Sistem de prezentare (proiector, ecran), Aparatură de copiere, Fax, Teancă de hârtie, Consumabile pentru imprimantă (cartuș, toner), Agende, Dosare, Stilouri, Markere, Arhivator, Bandă adezivă, Foarfece, Cuțit de birou..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.