FIȘĂ DE POST SECRETAR ORGANIZATIE POLITICA

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:SECRETAR ORGANIZATIE POLITICA

1.2. Cod C.O.R.:111404

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu Președintele, Biroul Executiv, Secretarul General Adjunct, membrii comisiilor de lucru, personalul administrativ pentru gestionarea fluxurilor de documente, programarea ședințelor și asigurarea suportului logistic. Externe: Colaborează cu instituții guvernamentale, parteneri politici, organizații neguvernamentale și mass-media pentru diseminarea informațiilor, gestionarea corespondenței oficiale și reprezentarea organizației în diverse contexte.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

„Secretarul organizației politice asigură suport administrativ și organizatoric pentru activitățile partidului. Responsabilitățile principale includ gestionarea corespondenței, redactarea de documente, organizarea de întâlniri și evenimente, ținerea evidenței membrilor și a documentelor oficiale, precum și asigurarea bunei funcționări a arhivei. De asemenea, secretarul colaborează cu conducerea partidului pentru a facilita comunicarea internă și externă, contribuind la realizarea obiectivelor strategice ale organizației.”

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Gestionarea fluxului de documente și corespondență, inclusiv scanarea, arhivarea și distribuirea acestora.
Redactarea de note, rapoarte, procese-verbale, comunicate de presă și alte documente oficiale.
Organizarea și coordonarea ședințelor, a întâlnirilor și a evenimentelor politice, inclusiv pregătirea agendei și a materialelor necesare.
Gestionarea bazei de date a membrilor, actualizarea informațiilor și generarea de rapoarte privind componența organizației.
Asigurarea respectării procedurilor interne și a reglementărilor legale în activitatea organizației.
Gestionarea agendei liderilor organizației și facilitarea comunicării cu membrii și partenerii.
Monitorizarea presei și a mediilor online pentru a identifica oportunități de promovare a organizației și de gestionare a imaginii publice.
Pregătirea și distribuirea de materiale informative pentru membrii și simpatizanții organizației.
Asigurarea suportului logistic pentru activitățile organizației, inclusiv gestionarea resurselor financiare și materiale.
Colaborarea cu alte departamente și structuri ale organizației pentru a asigura o coordonare eficientă a activităților.
Organizarea și participarea la acțiuni de mobilizare politică și de campanie electorală.
Gestionarea arhivei organizației, inclusiv clasificarea, inventarierea și păstrarea documentelor.
Asigurarea suportului pentru activitățile de relații publice și de comunicare externă.
Pregătirea de prezentări și materiale vizuale pentru prezentări publice și întâlniri.
Monitorizarea și raportarea asupra indicatorilor de performanță ai organizației.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii superioare, preferabil în științe politice, științe administrative, drept sau comunicare.
Cunoștințe solide de legislație electorală și de funcționare a administrației publice.
Cunoștințe avansate de operare a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al documentelor electronice.
Abilități de comunicare scrisă și orală excelente, inclusiv redactare de documente oficiale și discursuri.
Cunoștințe de limbi străine (engleză obligatoriu, alte limbi constituie un avantaj).
Certificat de absolvire a unor cursuri de specializare în managementul organizațiilor politice, protocol diplomatic sau relații publice (constituie un avantaj).
Experiență în gestionarea documentelor și a fluxurilor de lucru într-un mediu politic sau administrativ (constituie un avantaj).
Cunoștințe de contabilitate de bază și de gestionare a bugetului (constituie un avantaj).
Abilități de organizare, planificare și gestionare a timpului, cu capacitatea de a prioritiza sarcinile și de a respecta termenele limită.
Cunoștințe despre principiile de funcționare ale sistemelor de management al informațiilor și a bazelor de date.
Certificat de competențe în utilizarea instrumentelor de comunicare digitală și a rețelelor sociale (constituie un avantaj).
Cunoștințe de etică profesională și de respectare a confidențialității informațiilor.
Atestat de formare profesională în domeniul securității informațiilor (constituie un avantaj).
Experiență în utilizarea instrumentelor de analiză statistică (constituie un avantaj).

5.2. Experiență Profesională:

Experiență minimă de 2 ani în activități administrative și de secretariat.
Experiență în gestionarea documentelor și a fluxurilor de lucru, inclusiv scanare, arhivare și distribuire.
Experiență în redactarea de note, rapoarte, procese-verbale și alte documente oficiale.
Experiență în organizarea și coordonarea ședințelor, a întâlnirilor și a evenimentelor.
Experiență în utilizarea pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) la un nivel avansat.
Experiență în gestionarea bazelor de date și a sistemelor de management al informațiilor.
Experiență în comunicare scrisă și orală, inclusiv redactare de discursuri și prezentări.
Experiență în gestionarea agendei și a corespondenței liderilor organizației.
Experiență în activități de relații publice și de comunicare externă (constituie un avantaj).
Experiență în activități de campanie electorală (constituie un avantaj).
Experiență în gestionarea resurselor financiare și materiale (constituie un avantaj).
Experiență în utilizarea instrumentelor de comunicare digitală și a rețelelor sociale (constituie un avantaj).
Experiență în activități de protocol diplomatic (constituie un avantaj).
Experiență în mediul legislativ sau guvernamental (constituie un avantaj).
Experiență în gestionarea proiectelor (constituie un avantaj).

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare avansată a sistemului de operare Windows.
Cunoștințe solide de utilizare a suitei Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Utilizare eficientă a procesorului de text Microsoft Word (formatare, stilizare, tabele, inserție imagini).
Utilizare avansată a foii de calcul Microsoft Excel (funcții, formule, grafice, tabele pivot).
Cunoștințe de utilizare a programelor de prezentare PowerPoint (design, animații, tranziții).
Gestionarea eficientă a corespondenței prin Microsoft Outlook (calendar, contacte, grupuri de distribuție).
Utilizarea sistemelor de arhivare electronică și de gestionare a documentelor.
Cunoștințe de utilizare a bazelor de date (ex: Microsoft Access, MySQL) pentru gestionarea informațiilor.
Utilizarea platformelor de colaborare online (ex: Google Workspace, Microsoft Teams).
Cunoștințe de utilizare a programelor de editare grafică (ex: Adobe Photoshop, GIMP) (constituie un avantaj).
Utilizarea instrumentelor de comunicare digitală și a rețelelor sociale (Facebook, Twitter, Instagram, LinkedIn).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de videoconferință (ex: Zoom, Skype).
Utilizarea programelor de criptare și securitate a datelor.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de analiză statistică (ex: SPSS, R) (constituie un avantaj).
Utilizarea software-urilor de gestionare a proiectelor (ex: Microsoft Project, Asana) (constituie un avantaj).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al conținutului (CMS) (ex: WordPress, Joomla) (constituie un avantaj).
Utilizarea instrumentelor de generare a rapoartelor (ex: Crystal Reports) (constituie un avantaj).
Cunoștințe de utilizare a programelor de contabilitate (ex: QuickBooks, SAP) (constituie un avantaj).
Utilizarea instrumentelor de gestionare a fluxurilor de lucru (workflow management) (constituie un avantaj).
Cunoștințe de utilizare a software-urilor de recunoaștere optică a caracterelor (OCR) (constituie un avantaj).

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilități excelente de comunicare scrisă și orală.
Capacitate de a redacta documente oficiale și corespondență de afaceri.
Organizare impecabilă și gestionarea eficientă a timpului.
Atenție sporită la detalii și acuratețe.
Capacitate de a prioritiza sarcinile și de a lucra sub presiune.
Abilități de rezolvare a problemelor și luare a deciziilor.
Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări.
Abilități de lucru în echipă și colaborare.
Discreție și confidențialitate.
Capacitate de a gestiona informații sensibile.
Abilități de negociere și persuasiune.
Inițiativă și proactivitate.
Orientare către rezultate și performanță.
Abilități de leadership și coordonare (în anumite situații).
Gestionarea eficientă a conflictelor.
Empatie și capacitate de a înțelege perspective diferite.
Capacitate de a construi și menține relații profesionale.
Abilități de ascultare activă.
Gestionarea stresului și reziliență.
Capacitate de a învăța rapid și de a se adapta la noi tehnologii și proceduri.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Numărul de documente redactate și verificate, numărul de corespondențe trimise și primite, numărul de ședințe organizate și protocolate, numărul de evenimente coordonate, numărul de rapoarte întocmite, numărul de termene limită respectate, numărul de erori sau omisiuni în documente, gradul de satisfacție al membrilor organizației cu serviciile de secretariat, gradul de respectare a procedurilor interne, timpul de răspuns la solicitări, numărul de reclamații sau sesizări legate de activitatea de secretariat, gradul de utilizare eficientă a resurselor de birou, numărul de proceduri interne îmbunătățite, numărul de probleme rezolvate proactiv, numărul de evenimente organizate în bugetul alocat, numărul de întâlniri programate și confirmate, numărul de informații actualizate în baza de date a organizației, numărul de documente arhivate conform procedurilor, numărul de solicitări de informații răspunse în termen.
6.2. Indicatori Calitativi: Precizia documentelor, claritatea corespondenței, respectarea confidențialității, gradul de organizare al arhivei, respectarea procedurilor interne, profesionalismul în interacțiunea cu membrii organizației, respectarea termenelor limită, calitatea protocoalelor de ședință, acuratețea informațiilor furnizate, gradul de satisfacție al membrilor organizației, eficiența în gestionarea timpului, respectarea etichetei profesionale, capacitatea de a gestiona situații de criză, calitatea prezentărilor și a materialelor de suport, capacitatea de a anticipa nevoile organizației, profesionalismul în gestionarea corespondenței, acuratețea informațiilor furnizate, respectarea procedurilor de securitate a informațiilor, claritatea și concizia documentelor, eficiența în comunicarea informațiilor.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă, atenție la detalii, capacitate de organizare, adaptabilitate, discreție, profesionalism, comunicare eficientă, orientare către rezultate, rezolvare de probleme, gestionarea timpului, lucru în echipă, gestionarea stresului, flexibilitate, etică profesională, capacitate de a învăța, respectarea confidențialității, proactivitate, abilități de negociere, responsabilitate, capacitate de a prioritiza.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Computer, imprimantă, scanner, copiator, telefon, fax, arhivator, software de procesare a textului, software de foi de calcul, software de prezentare, software de gestionare a bazei de date, software de contabilitate (în anumite situații), agendă, pixuri, markere, riglă, foarfece, bandă adezivă, dosare, mape, clasori, arhivatoare, echipamente de protecție a datelor (parole, antivirus), sistem de videoconferință (în anumite situații)..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.