FIȘĂ DE POST SECRETAR PRIMARIE, PREFECTURA

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:SECRETAR PRIMARIE, PREFECTURA

1.2. Cod C.O.R.:111302

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu primarul, consilierii locali/judeteani, serviciile din cadrul administrației publice locale/judeteane, funcționarii publici, comisiile de lucru ale consiliului local/judetean, pentru asigurarea legalității și eficienței activităților. Externe: Colaborează cu alte instituții publice, organizații neguvernamentale, furnizori de servicii, mass-media, cetățeni, pentru informare, consultare și implementarea politicilor publice locale/judeteane.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Secretarul primăriei, în subordinea prefectului, asigură suport administrativ și juridic pentru buna funcționare a administrației publice locale. Responsabilitățile includ redactarea și gestionarea documentelor oficiale, convocarea și protocolul ședințelor consiliului local, monitorizarea legalității actelor administrative, relația cu instituțiile publice și cu cetățenii. De asemenea, asigură suport în realizarea proiectelor locale, respectând prevederile legislative și contribuind la promovarea imaginii primăriei."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

- Asigură suport juridic și administrativ pentru activitatea consiliului local și a primarului.
- Redactează proiectele de hotărâri, dispoziții și alte documente specifice administrației publice locale, verificând coerența cu legislația în vigoare.
- Organizează și ține evidența proceselor-verbale ale ședințelor consiliului local și ale altor întâlniri oficiale.
- Asigură respectarea procedurilor legale în procesul de elaborare și adoptare a actelor administrative.
- Monitorizează legalitatea actelor administrative emise de consiliul local și de primar, efectuând verificări prealabile.
- Gestionează corespondența oficială a primăriei, asigurând circulația eficientă a informațiilor.
- Asigură suport în implementarea politicilor locale, coordonând activitățile și monitorizând rezultatele.
- Colaborează cu alte instituții publice și cu agenți economici, reprezentând primăria în diverse situații.
- Asigură suport în realizarea studiilor de fezabilitate și a proiectelor de dezvoltare locală.
- Întocmește rapoarte privind activitatea consiliului local și a primăriei, conform cerințelor legale.
- Gestionează arhivele primăriei, asigurând păstrarea și accesul la documente.
- Asigură respectarea termenelor limită în îndeplinirea obligațiilor legale și administrative.
- Organizează și coordonează proceduri de achiziție publică, conform legislației în vigoare.
- Asigură suport în gestionarea patrimoniului public și privat al unității administrativ-teritoriale.
- Participă la elaborarea și punerea în aplicare a planurilor de dezvoltare locală, în concordanță cu strategia națională."

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

- Diplomă de licență, preferabil în științe juridice, științe administrative, economice sau echivalente.
- Certificat de absolvire a cursului de formare profesională pentru ocuparea funcției de secretar al dezvoltării urbane/rurale, conform legislației în vigoare.
- Certificat de absolvire a cursului de formare profesională pentru ocuparea funcției de secretar al unității administrativ-teritoriale, conform legislației în vigoare.
- Atestat de formare continuă în domeniul administrației publice, cu focus pe legislația actualizată și bune practici.
- Cunoștințe aprofundate de legislație primară și secundară în materia administrației publice locale, drept administrativ, drept civil, drept comercial și dreptul mediului.
- Cunoștințe de contabilitate publică și de gestionarea financiară a unităților administrativ-teritoriale.
- Cunoștințe de utilizare a instrumentelor IT de specialitate, precum sisteme de management al documentelor, baze de date și aplicații de raportare.
- Abilități de redactare a documentelor oficiale, de analiză juridică și de negociere.
- Cunoștințe de limbi străine (engleză, germană, franceză), constituie un avantaj.
- Experiență profesională în administrația publică, constituie un avantaj.
- Certificat de capacitate profesională pentru exercitarea funcției de secretar al dezvoltării urbane/rurale, conform legislației în vigoare (în anumite situații).
- Certificat de absolvire a unor cursuri de specializare în domeniul managementului proiectelor, constituie un avantaj.

5.2. Experiență Profesională:

- Experiență profesională de minimum 5 ani în domeniul administrației publice, preferabil în activități de secretariat, juridic sau de gestionare a documentelor.
- Experiență în redactarea și verificarea legalității actelor administrative, inclusiv hotărâri de consiliu local, dispoziții și contracte.
- Experiență în organizarea și protocolul ședințelor consiliului local, inclusiv pregătirea agendei, întocmirea proceselor-verbale și gestionarea corespondenței.
- Experiență în gestionarea arhivei instituției, asigurând păstrarea și accesul la documente conform reglementărilor legale.
- Experiență în colaborarea cu alte instituții publice și cu agenți economici, reprezentând unitatea administrativ-teritorială în diverse situații.
- Experiență în utilizarea sistemelor informatice de gestionare a documentelor și a altor aplicații specifice administrației publice.
- Experiență în monitorizarea și raportarea privind îndeplinirea obligațiilor legale și administrative ale unității administrativ-teritoriale.
- Experiență în gestionarea proiectelor de dezvoltare locală, de la identificare până la implementare și evaluare.
- Experiență în domeniul achizițiilor publice, conform legislației în vigoare, constituie un avantaj.
- Experiență în activități de relații publice și comunicare, promovând imaginea pozitivă a unității administrativ-teritoriale, constituie un avantaj.
- Experiență în redactarea de rapoarte, studii și analize privind situația economico-socială a unității administrativ-teritoriale, constituie un avantaj.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

- Operare fluentă a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Cunoștințe avansate de utilizare a sistemelor de management al documentelor (ex: e-Primărie, alte platforme specifice).
- Utilizarea eficientă a bazelor de date (ex: Acces, SQL) pentru gestionarea informațiilor și generarea de rapoarte.
- Cunoștințe solide de utilizare a aplicațiilor de contabilitate publică (ex: Bugetul public, alte programe specifice).
- Utilizarea aplicațiilor de cartografiere geografică (GIS) pentru gestionarea informațiilor teritoriale (dacă este cazul).
- Cunoașterea și utilizarea platformelor de videoconferință și de colaborare online (ex: Microsoft Teams, Zoom).
- Abilități de redactare a documentelor oficiale, rapoartelor, proceselor-verbale și altor acte administrative.
- Utilizarea aplicațiilor de arhivare electronică și de scanare a documentelor.
- Cunoștințe de utilizare a sistemelor de e-notificări și de comunicare electronică cu cetățenii.
- Utilizarea aplicațiilor de securitate cibernetică pentru protejarea datelor și a sistemelor informatice.
- Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de analiză statistică (ex: SPSS, R) pentru interpretarea datelor (dacă este cazul).
- Utilizarea aplicațiilor de gestionare a proiectelor (ex: MS Project, GanttProject) (dacă este cazul).
- Cunoștințe de utilizare a platformelor de e-achiziții publice (ex: SEAP) (dacă este cazul).
- Utilizarea aplicațiilor de gestionare a fluxurilor de lucru (workflow) (dacă este cazul).
- Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de criptare a datelor (dacă este cazul).
- Utilizarea aplicațiilor de gestionare a resurselor umane (HRM) (dacă este cazul).
- Cunoștințe de utilizare a platformelor de Business Intelligence (BI) (dacă este cazul).
- Utilizarea aplicațiilor de monitorizare a performanței sistemelor informatice.
- Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de backup și restaurare a datelor.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

- Abilități excelente de comunicare orală și scrisă, inclusiv capacitatea de a redacta documente oficiale clare și concise.
- Capacitate de a negocia și de a gestiona conflicte, menținând un climat de colaborare și respect.
- Abilități de leadership și de motivare a echipei, promovând un mediu de lucru pozitiv și performant.
- Capacitate de a lucra sub presiune și de a respecta termene limită, gestionând eficient multiple sarcini simultan.
- Abilități de organizare și planificare, stabilind priorități și delegând sarcini în mod eficient.
- Capacitate de a lua decizii în mod independent și responsabil, analizând situații complexe și evaluând riscuri.
- Abilități de rezolvare a problemelor, identificând cauzele situațiilor dificile și propunând soluții creative.
- Capacitate de a lucra în echipă, colaborând eficient cu colegii și alte instituții.
- Abilități de relaționare interpersonale, construind și menținând relații profesionale solide.
- Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări, gestionând eficient situații neprevăzute.
- Atenție la detalii, asigurând acuratețea și corectitudinea informațiilor și documentelor.
- Capacitate de a asculta activ și de a înțelege perspectivele celorlalți.
- Abilități de gestionare a timpului și de stabilire a priorităților.
- Capacitate de a lucra autonom și de a-și asuma responsabilitatea pentru rezultatele proprii.
- Abilități de prezentare și de persuasiune, promovând eficient proiecte și inițiative.
- Capacitate de a gestiona informații confidențiale și de a respecta regulile de etică profesională.
- Abilități de gândire critică și de analiză a informațiilor.
- Capacitate de a învăța rapid și de a se adapta la noile tehnologii și proceduri.
- Abilități de gestionare a emoțiilor și de menținere a calmului în situații stresante.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Numărul de hotărâri adoptate de consiliul local/judetean, numărul de procese verbale întocmite și distribuite, numărul de răspunsuri formulate la petiții și corespondență oficială, numărul de documente gestionate în sistemul de arhivă electronică, numărul de proiecte administrative coordonate, numărul de evenimente publice organizate, numărul de reclamații/sesizări soluționate, numărul de controale/audite suportate cu observații minore/fără observații, numărul de întâlniri/conferințe la care a participat reprezentând instituția, numărul de rapoarte/studii elaborate, numărul de cereri de informații publice răspunde în termene legale, gradul de respectare a termenelor limită pentru depunerea documentelor, numărul de erori/omisiuni în documente, numărul de întârzieri în transmiterea informațiilor către alte instituții, numărul de reclamații/plângeri primite de la cetățeni/instituții cu privire la activitatea sa, gradul de implementare a politicilor și procedurilor interne, numărul de acțiuni de îmbunătățire a eficienței proceselor administrative implementate, numărul de instruiri/seminare la care a participat pentru dezvoltarea profesională, gradul de satisfacție al membrilor consiliului local/judetean cu serviciile prestate, numărul de documente publicate pe site-ul instituției în termenele stabilite, numărul de reclamații/sesizări depuse la nivelul superior cu privire la activitatea sa.
6.2. Indicatori Calitativi: Calitatea redactării actelor administrative și juridice, acuratețea și corectitudinea informațiilor furnizate, claritatea și concizia răspunsurilor la întrebările și solicitările primite, respectarea termenelor limită în îndeplinirea sarcinilor, gradul de implicare în îmbunătățirea proceselor administrative, capacitatea de a gestiona eficient situațiile de criză, abilitatea de a colabora cu alte instituții și de a construi relații profesionale solide, nivelul de cunoaștere a legislației în vigoare și a procedurilor administrative, modul de prezentare a informațiilor în fața consiliului local/judetean și a publicului, gradul de respect față de membrii consiliului local/judetean și de alte persoane cu care interacționează, eficiența comunicării cu mass-media și cu publicul, calitatea documentelor prezentate consiliului local/judetean, respectarea obiectivității și imparțialității în exercitarea atribuțiilor, capacitatea de a identifica și de a propune soluții inovatoare pentru îmbunătățirea serviciilor publice, modul de gestionare a conflictelor și de mediere a disputelor, gradul de profesionalism și etică în exercitarea atribuțiilor, capacitatea de a anticipa și de a preveni problemele administrative, calitatea relațiilor cu cetățenii și cu alte instituții, gradul de adaptabilitate la schimbările legislative și administrative, modul de gestionare a informațiilor confidențiale, capacitatea de a lucra sub presiune și de a respecta termene limită, calitatea documentelor de lucru pregătite pentru consiliul local/judetean.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă în identificarea și propunerea de îmbunătățiri ale proceselor administrative, Capacitate de a lucra autonom și de a lua decizii în limitele competențelor, Abilitatea de a gestiona eficient timpul și de a prioritiza sarcinile, Orientare către rezultate și respectarea termenelor limită, Capacitate de a colabora eficient cu membrii consiliului local/judetean și cu alte instituții, Abilitatea de a comunica clar și concis, atât oral, cât și în scris, Orientare către satisfacerea nevoilor utilizatorilor serviciilor publice, Capacitatea de a gestiona situații de conflict și de a găsi soluții constructive, Abilitatea de a asculta activ și de a înțelege perspectivele diferite, Flexibilitate și adaptabilitate la schimbările legislative și administrative, Responsabilitate și implicare în îndeplinirea atribuțiilor, Etică profesională și respectarea principiilor de transparență și imparțialitate, Abilitatea de a lucra sub presiune și de a menține calmul în situații dificile, Capacitatea de a învăța continuu și de a se dezvolta profesional, Inițiativă în identificarea și rezolvarea problemelor, Abilitatea de a delega sarcini și de a coordona echipe, Orientare către îmbunătățirea continuă a serviciilor publice, Capacitatea de a construi și menține relații profesionale solide, Abilitatea de a oferi feedback constructiv și de a primi feedback, Capacitatea de a lucra eficient atât individual, cât și în echipă.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : NU

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator personal, imprimantă/multifuncțională, scaner, copiator, telefon fix, telefon mobil, fax, server de arhivă electronică, sistem de videoconferință, echipamente de protecție a datelor (antivirus, firewall), software de contabilitate, software de gestionare a documentelor, sistem de management al informațiilor, echipamente de protecție a datelor (UPS), sistem de arhivare fizică (dulapuri, rafturi), echipamente de birou (agende, pixuri, markere), echipamente de videoconferință (microfon, căști), echipamente de prezentare (proiector, ecran)..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.