FIȘĂ DE POST SECRETAR GENERAL ACADEMIE

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:SECRETAR GENERAL ACADEMIE

1.2. Cod C.O.R.:111237

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu rectorul, prorectorii, directorii de departamente, secretarii facultăților, consilierii didactici, personalul administrativ, membrii consiliului de administrație, pentru asigurarea funcționării optime a academiei și implementarea strategiilor aprobate.
Externe: Colaborează cu alte instituții de învățământ superior, agenții de finanțare, parteneri strategici, furnizori de servicii, autorități publice, pentru dezvoltarea de proiecte comune și promovarea academiei.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Secretarul General al Academiei are rolul de a asigura buna funcționare a instituției, coordonând activitățile administrative, juridice și financiare, în conformitate cu statutul și reglementările interne. Responsabilitățile includ gestionarea documentelor, organizarea ședințelor, reprezentarea Academiei în relațiile externe, monitorizarea execuției bugetului și asigurarea respectării prevederilor legale. De asemenea, oferă suport permanent conducerii Academiei în luarea deciziilor strategice și în implementarea politicilor stabilite, contribuind la îndeplinirea misiunii instituționale."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Gestionarea fluxurilor documentare și arhivarea strategică a documentelor academice.
Coordonarea activităților de secretariat ale Consiliului Director și ale altor comitete academice.
Redactarea și diseminarea convocărilor, ordinea de zi și proceselor-verbale ale ședințelor.
Asigurarea respectării procedurilor și regulamentelor interne referitoare la funcționarea Academiei.
Gestionarea corespondenței oficiale, atât interne, cât și externe, cu respectarea protocoalelor.
Reprezentarea Academiei în relațiile cu alte instituții de cultură, cercetare și învățământ superior.
Monitorizarea și raportarea privind execuția bugetului Academiei, conform prevederilor legale.
Gestionarea contractelor și a altor acorduri legale, asigurând conformitatea cu legislația în vigoare.
Supervizarea activității personalului din subordine, asigurând eficiența fluxurilor de lucru.
Organizarea și coordonează evenimente academice, conferințe și simpozioane.
Asigură suport pentru elaborarea și implementarea politicilor și strategiilor Academiei.
Gestionarea și actualizarea bazei de date a membrilor Academiei.
Monitorizarea și raportarea privind indicatorii de performanță ai Academiei.
Colaborează cu serviciul juridic pentru a asigura respectarea legislației și pentru a preveni litigiile.
Gestionarea și optimizarea resurselor materiale și financiare ale Academiei, în conformitate cu prioritățile stabilite.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii universitare de licență, preferabil în științe juridice, administrative, economice sau științe comunicare.
Studii postuniversitare (masterat) într-un domeniu relevant pentru activitatea Academiei (ex: management, drept administrativ, relații publice).
Certificări în managementul proiectelor, conformitate și etică profesională reprezintă un avantaj.
Experiență profesională relevantă de minimum 10 ani în funcții de conducere, preferabil în instituții publice sau organizații culturale.
Cunoștințe aprofundate a legislației române și europene în domeniul administrației publice, dreptului contractual și dreptului muncii.
Cunoștințe avansate de operare a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Cunoștințe de limbi străine (engleză obligatoriu, alte limbi de rezonanță internațională reprezintă un avantaj).
Abilități excelente de comunicare scrisă și orală, precum și de negociere și relaționare interumană.
Cunoștințe de contabilitate și bugetare, precum și de management financiar.
Cunoștințe privind funcționarea sistemului de arhivă și gestionarea documentelor.
Abilități de leadership și de coordonare a unei echipe de profesioniști.
Capacitate de a lua decizii strategice și de a gestiona situații de criză.
Certificat de casier (dacă este necesară gestionarea directă a fondurilor).
Cunoștințe despre protocoalele diplomatice și eticheta oficială.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență de minimum 10 ani în administrație publică, preferabil în instituții cu rol consultativ, deliberativ sau de cercetare.
Experiență de minimum 5 ani în funcții de conducere, cu responsabilități în gestionarea resurselor umane, financiare și materiale.
Experiență demonstrată în elaborarea și implementarea de strategii și politici publice.
Experiență în gestionarea proiectelor complexe, cu respectarea termenelor și bugetelor stabilite.
Experiență în reprezentarea unei instituții în relațiile cu alte organizații, atât naționale, cât și internaționale.
Experiență în redactarea de documente oficiale, rapoarte, procese verbale și alte materiale de comunicare.
Experiență în gestionarea corespondenței oficiale și în asigurarea fluxului de informații în cadrul unei organizații.
Experiență în organizarea și coordonarea de evenimente, conferințe și simpozioane.
Experiență în gestionarea riscurilor și în asigurarea conformității cu legislația în vigoare.
Experiență în negocierea și redactarea de contracte și acorduri juridice.
Experiență în audit intern și extern, precum și în implementarea recomandărilor.
Experiență în utilizarea sistemelor informatice de management al documentelor și al informațiilor.
Experiență în gestionarea resurselor umane, inclusiv recrutare, evaluare și dezvoltare profesională.
Experiență în monitorizarea și raportarea indicatorilor de performanță ai unei organizații.
Experiență în relaționare cu mass-media și în gestionarea imaginii publice a unei instituții.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare avansată a sistemelor de operare Windows și macOS.
Cunoștințe aprofundate a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) – nivel expert.
Utilizare eficientă a software-ului de gestionare a documentelor (ex: SharePoint, Alfresco).
Cunoștințe de utilizare a platformelor de videoconferință (ex: Zoom, Microsoft Teams, Google Meet).
Utilizare a software-ului de contabilitate și bugetare (ex: SAP, Oracle).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al informațiilor (MIS).
Utilizare a software-ului de analiză statistică (ex: SPSS, R).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de arhivare electronică și digitalizare a documentelor.
Utilizare a platformelor de comunicare internă (ex: Slack, Microsoft Teams).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de raportare și monitorizare a performanței (KPI).
Utilizare a software-ului de gestionare a proiectelor (ex: Microsoft Project, Asana).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de securitate cibernetică și protecție a datelor.
Utilizare a platformelor de e-learning și de dezvoltare a resurselor educaționale.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al resurselor umane (HRIS).
Utilizare a software-ului de editare grafică și de creare a prezentărilor (ex: Adobe Photoshop, Adobe Illustrator).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de analiză web și de monitorizare a traficului online (ex: Google Analytics).
Utilizare a sistemelor de gestionare a bazelor de date (ex: MySQL, PostgreSQL).
Cunoștințe de programare (ex: Python, Java) – constituie un avantaj.
Utilizare a software-ului de criptare și de protecție a datelor sensibile.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de geolocalizare și de cartografiere.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilitatea de a conduce și motiva o echipă multidisciplinară.
Capacitate dovedită de a lua decizii strategice, chiar și în situații de presiune.
Excelentă comunicare scrisă și orală, adaptată diferitelor audiențe.
Abilități de negociere și persuasiune, cu focus pe obținerea consensului.
Capacitate de a gestiona conflicte și de a găsi soluții constructive.
Abilitatea de a prioritiza sarcini și de a respecta termene limită.
Orientare către rezultate și focus pe atingerea obiectivelor strategice.
Capacitate de a lucra eficient în medii complexe și dinamice.
Abilitatea de a gândi critic și de a analiza informații complexe.
Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări și la noi tehnologii.
Capacitate de a construi și menține relații profesionale solide.
Abilitatea de a oferi feedback constructiv și de a primi feedback cu deschidere.
Orientare către detalii și acuratețe în realizarea sarcinilor.
Capacitatea de a lucra independent și de a iniția proiecte.
Abilitatea de a delega sarcini și de a monitoriza progresul.
Orientare către inovare și îmbunătățire continuă.
Capacitatea de a gestiona situații de criză și de a lua măsuri adecvate.
Abilitatea de a reprezenta instituția în relația cu parteneri externi.
Empatie și capacitate de a înțelege perspective diferite.
Etică profesională și respectarea confidențialității.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Număr de hotărâri/decizii adoptate de conducerea academică, număr de rapoarte/studii elaborate, număr de proiecte/programe implementate, număr de parteneriate strategice dezvoltate, număr de evenimente/conferințe organizate, număr de contracte/acorduri negociate, gradul de implementare a strategiilor și politicilor aprobate, gradul de satisfacție al personalului din subordine, număr de reclamații/sesizări primite și rezolvate, număr de audituri interne/externe realizate și recomandările implementate, număr de documente/procese optimizate, reducerea costurilor operaționale, creșterea vizibilității academice, îmbunătățirea comunicării interne/externe, creșterea eficienței administrative, număr de documente clasificate și securizate, număr de cereri de informații publice primite și răspunsuri oferite, număr de proceduri de achiziție publică derulate, număr de acțiuni de prevenire și gestionare a riscurilor implementate, număr de indicatori de performanță monitorizați și raportați.
6.2. Indicatori Calitativi: Calitatea comunicării cu conducerea academică, eficiența procesului decizional, gradul de aliniere a activităților cu strategia academică, transparența proceselor administrative, gradul de satisfacție al membrilor comunității academice, coerența politicilor și procedurilor, calitatea documentelor elaborate, gradul de respectare a termenelor limită, gradul de implicare în îmbunătățirea continuă a proceselor, eficiența gestionării conflictelor, calitatea reprezentării academiei în relația cu partenerii externi, gradul de respectare a legislației în vigoare, calitatea relațiilor interpersonale, gradul de profesionalism demonstrat, gradul de adaptabilitate la schimbări, calitatea raportării și a prezentării informațiilor, gradul de inovare în soluționarea problemelor, eficiența utilizării resurselor, gradul de respectare a principiilor etice și de integritate.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă în identificarea și propunerea de soluții, capacitate de a lucra sub presiune, orientare către rezultate, flexibilitate în adaptarea la schimbări, abilități de comunicare eficientă, atenție la detalii, capacitate de a prioritiza sarcini, abilități de delegare, capacitate de a gestiona conflicte, abilități de luare a deciziilor, capacitate de a lucra în echipă, abilități de planificare strategică, capacitate de a motiva și inspira, abilități de leadership, etică profesională, responsabilitate, proactivitate, perseverență, reziliență, capacitate de a gestiona timpul eficient.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Computer desktop/laptop, imprimantă multifuncțională, scaner, telefon fix/mobil, server de e-mail, sistem de arhivare electronică, software de procesare text, software de prezentare, software de calcul tabelar, software de gestionare a proiectelor, sistem de videoconferință, sistem de management al documentelor, aplicații de comunicare instantanee, software de securitate cibernetică, sistem de management al informațiilor, echipamente de protecție a datelor, sistem de backup, echipamente de stocare externă, sistem de control acces..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.