FIȘĂ DE POST VICECONSUL

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:VICECONSUL

1.2. Cod C.O.R.:111235

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu șeful misiunii diplomatice, cu ofițerii consulari, cu personalul administrativ și tehnic, pentru asigurarea continuității serviciilor și respectarea procedurilor. Externe: Colaborează cu autoritățile locale, cu alte misiuni diplomatice acreditate, cu organizații internaționale, cu ONG-uri și cu mass-media, pentru promovarea intereselor României și acordarea asistenței consulare.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

„Vicconsulul asistă consiul în îndeplinirea atribuțiilor ce țin de reprezentarea statului român în străinătate, oferind suport în domeniul consular și diplomatic. Responsabilitățile includ gestionarea documentelor, acordarea de informații către cetățeni, asistarea în cazuri de urgență, monitorizarea situației locale și contribuirea la promovarea relațiilor bilaterale. Vicconsulul colaborează cu alte instituții guvernamentale și organizații internaționale, asigurând respectarea legislației române și a convențiilor internaționale. Este o poziție de încredere, ce implică discreție, profesionalism și abilități excelente de comunicare.”

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

- Asistă consiul în exercitarea funcțiilor de reprezentare diplomatică și consulară a României.
- Participă la negocierea și implementarea acordurilor bilaterale și multilaterale, cu focus pe aspecte consulare.
- Redactează note verbale, rapoarte și alte documente oficiale, referitoare la situația locală și la activitatea consulară.
- Gestionează fluxul de documente consulare, asigurând respectarea procedurilor și termenelor legale.
- Acordă asistență consulară cetățenilor români aflați în situații de urgență (deces, arestare, calamități naturale).
- Monitorizează legislația locală și internațională, identificând implicațiile pentru activitatea consulară.
- Participă la conferințe și întâlniri cu oficiali locali și cu reprezentanți ai altor state.
- Asigură informarea cetățenilor români cu privire la drepturile și obligațiile lor.
- Colaborează cu autoritățile locale în cazuri de protecție a intereselor cetățenilor români.
- Gestionează baza de date a cetățenilor români înregistrați la consulat.
- Participă la organizarea și desfășurarea de evenimente culturale și de promovare a imaginii României.
- Analizează și sintetizează informații relevante pentru raportarea către Ministerul Afacerilor Externe.
- Asistă în procesarea cererilor de obținere a documentelor de stare civilă.
- Contribuie la îmbunătățirea eficienței activității consulare prin identificarea de soluții inovatoare.
- Participă la verificarea legalității documentelor prezentate de cetățeni și de alte instituții.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

- Diplomă de licență în științe politice, științe juridice, economice sau relații internaționale.
- Absolvirea cu succes a unui curs de formare specific, organizat de Ministerul Afacerilor Externe.
- Cunoștințe aprofundate de legislație română și internațională, cu accent pe drept consular și drept internațional public.
- Cunoștințe temeinice de proceduri administrative și de gestionare a documentelor oficiale.
- Stare de funcționar public de categorie înaltă, obținută în urma unui concurs.
- Cunoașterea limbii engleze la nivel avansat (C1), precum și a cel puțin o altă limbă străină de importanță pentru zona de activitate.
- Capacitate dovedită de redactare de rapoarte, note verbale și alte documente oficiale, în limba română și în limbi străine.
- Abilități de comunicare interpersonale și de negociere, adaptate mediului diplomatic.
- Cunoștințe de operare a pachetului Microsoft Office și a altor aplicații de birou.
- Certificat de competență lingvistică, eliberat de o instituție acreditată.
- Capacitate de analiză și sinteză a informațiilor complexe.
- Capacitate de a lucra în echipă și de a respecta termene limită.
- Cunoștințe de securitate informațiilor și de protecție a datelor personale.
- Certificat de securitate, în conformitate cu prevederile legale.
- Familiarizare cu sistemul de gestionare a informațiilor diplomatice (SIGMA).

5.2. Experiență Profesională:

- Experiență profesională de minimum 5 ani în administrație publică, preferabil în domeniul relațiilor internaționale sau consular.
- Experiență în gestionarea situațiilor de urgență și acordarea de asistență consulară cetățenilor români aflați în dificultate.
- Experiență în redactarea de documente oficiale (note verbale, rapoarte, discursuri) și în prezentarea acestora în fața unor audiențe diverse.
- Experiență în negocierea de acorduri bilaterale sau multilaterale, cu accent pe aspecte consulare.
- Experiență în gestionarea și protejarea informațiilor confidențiale și clasificate.
- Experiență în colaborarea cu alte instituții guvernamentale și organizații internaționale.
- Experiență în monitorizarea legislației naționale și internaționale și în evaluarea impactului acesteia asupra activității consulare.
- Experiență în organizarea și coordonarea de evenimente culturale și de promovare a imaginii României.
- Experiență în utilizarea eficientă a tehnologiei informației și a comunicațiilor în activitatea diplomatică.
- Experiență în gestionarea bugetară și financiară a unei unități administrative.
- Experiență în analizarea și interpretarea datelor statistice privind fluxurile de persoane și bunuri.
- Experiență în medierea conflictelor și în facilitarea dialogului între părți.
- Experiență în reprezentarea statului român în cadrul unor forumuri internaționale.
- Experiență în gestionarea unei baze de date complexe și în asigurarea securității datelor.
- Experiență în redactarea de studii și analize privind situația politică, economică și socială a unei țări străine.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

- Cunoștințe avansate de operare a sistemelor de calculatoare (Windows, Linux).
- Utilizare fluentă a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Cunoștințe de utilizare a sistemelor de gestionare a documentelor (EDMS).
- Utilizare a platformelor de videoconferință (Zoom, Microsoft Teams, Skype).
- Cunoștințe de operare a sistemelor de securitate cibernetică (firewall, antivirus).
- Utilizare a aplicațiilor de criptare și decriptare a datelor.
- Cunoștințe de operare a sistemelor de gestionare a bazelor de date (SQL, MySQL).
- Utilizare a software-ului de analiză statistică (SPSS, R).
- Cunoștințe de utilizare a sistemelor de cartografiere geografică (GIS).
- Utilizare a aplicațiilor de traducere automată (Google Translate, DeepL).
- Cunoștințe de operare a echipamentelor de comunicații (telefoane, faxuri, radiouri).
- Utilizare a platformelor de social media (Facebook, Twitter, LinkedIn) pentru comunicare diplomatică.
- Cunoștințe de programare (Python, Java) – avantaj.
- Utilizare a sistemelor de management al proiectelor (MS Project, Jira).
- Cunoștințe de operare a echipamentelor de arhivare digitală.
- Utilizare a software-ului de creare și editare a graficilor (Adobe Photoshop, Illustrator).
- Cunoștințe de operare a echipamentelor de imprimare și scanare.
- Utilizare a sistemelor de back-up și recuperare a datelor.
- Cunoștințe de operare a echipamentelor de protecție a vederii (ecrane, proiectoare).
- Utilizare a aplicațiilor de gestionare a timpului și a sarcinilor.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

- Abilitatea de a comunica eficient, atât verbal, cât și în scris, în limbi străine.
- Capacitatea de a negocia și de a construi relații de încredere cu diverse părți interesate.
- Abilitatea de a gestiona situații de criză și de a lua decizii rapide sub presiune.
- Capacitatea de a lucra în echipă și de a colabora cu alte instituții guvernamentale și organizații internaționale.
- Abilitatea de a reprezenta interesele României în relațiile bilaterale și multilaterale.
- Capacitatea de a se adapta la schimbări legislative și politice.
- Abilitatea de a gestiona conflicte și de a găsi soluții diplomatice.
- Capacitatea de a lucra independent și de a-și prioritiza sarcinile.
- Abilitatea de a observa și de a analiza informații complexe.
- Capacitatea de a fi flexibil și de a se adapta la diferite culturi.
- Abilitatea de a fi discret și de a respecta confidențialitatea informațiilor.
- Capacitatea de a demonstra integritate și profesionalism.
- Abilitatea de a fi proactiv și de a identifica oportunități.
- Capacitatea de a gestiona stresul și de a menține o atitudine pozitivă.
- Abilitatea de a fi orientat spre rezultate și de a atinge obiectivele stabilite.
- Capacitatea de a fi un bun ascultător și de a înțelege perspectivele altora.
- Abilitatea de a demonstra empatie și de a construi relații interpersonale solide.
- Capacitatea de a fi un lider și de a inspira încredere în ceilalți.
- Abilitatea de a gestiona timpul eficient și de a respecta termenele limită.
- Capacitatea de a fi un bun observator și de a anticipa problemele.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Număr de acte de identitate românești eliberate, Număr de pașapoarte românești eliberate, Număr de vize acordate, Număr de acte notariale întocmite, Număr de cazuri de asistență consulară gestionate, Număr de intervenții în situații de urgență coordonate, Număr de rapoarte de activitate întocmite, Număr de evenimente culturale organizate, Număr de contacte oficiale stabilite, Număr de dosare de protecție a victimelor traficului uman procesate, Număr de cereri de protecție internațională evaluate, Număr de vizite de lucru efectuate, Număr de cooperări cu autoritățile locale consolidate, Număr de reclamații primite și rezolvate, Număr de controale interne efectuate, Număr de proiecte implementate, Număr de parteneriate dezvoltate, Număr de audiențe publice organizate, Număr de articole informative publicate, Număr de studii de fezabilitate elaborate.
6.2. Indicatori Calitativi: Gradul de satisfacție al cetățenilor români privind serviciile consulare, Calitatea rapoartelor de activitate, Respectarea termenelor de răspuns la solicitări, Nivelul de cooperare cu autoritățile locale, Eficiența gestionării situațiilor de criză, Gradul de acuratețe a informațiilor furnizate, Nivelul de profesionalism în interacțiunea cu publicul, Respectarea confidențialității informațiilor, Calitatea reprezentării României în relațiile bilaterale, Gradul de implicare în promovarea imaginii României, Eficiența comunicării cu mass-media, Nivelul de inovare în soluționarea problemelor, Calitatea organizării evenimentelor culturale, Gradul de respectare a legislației, Nivelul de adaptare la schimbările legislative, Calitatea cooperării cu alte misiuni diplomatice, Nivelul de implicare în proiecte de dezvoltare locală, Respectarea procedurilor operaționale standard, Calitatea relațiilor interpersonale, Gradul de percepție a siguranței de către cetățenii români.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă în identificarea soluțiilor pentru problemele cetățenilor, Abilitatea de a lua decizii rapide și eficiente în situații critice, Capacitatea de a gestiona conflicte și de a negocia soluții acceptabile, Flexibilitate în adaptarea la schimbări legislative și politice, Capacitatea de a lucra independent și de a-și prioritiza sarcinile, Abilitatea de a comunica clar și concis, atât verbal, cât și în scris, Capacitatea de a construi și menține relații profesionale solide, Abilitatea de a lucra eficient în echipă, Capacitatea de a demonstra integritate și etică profesională, Abilitatea de a gestiona stresul și de a menține o atitudine pozitivă, Capacitatea de a observa și de a analiza informații complexe, Abilitatea de a fi proactiv și de a identifica oportunități, Capacitatea de a fi orientat spre rezultate și de a atinge obiectivele stabilite, Abilitatea de a gestiona timpul eficient și de a respecta termenele limită, Capacitatea de a demonstra empatie și de a înțelege perspectivele altora, Abilitatea de a fi un lider și de a inspira încredere în ceilalți.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Computer de serviciu, Aplicații software specifice (ex: gestionare viză, pașapoarte, registre), Telefon mobil de serviciu, Scanner de documente, Imprimantă multifuncțională, Aparat de fax, Dispozitiv de stocare extern (ex: hard disk extern, stick USB), Software de criptare a datelor, Software de videoconferință, Sistem de management al documentelor, Aparatură de comunicare radio (în situații de urgență), Echipament de protecție personală (în situații de urgență), Software de traducere automată, Aparat de distrugere a documentelor confidențiale, Sistem de securitate cibernetică, Software de gestionare a corespondenței..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.